Procesy informacyjne w przedsiębiorstwie 1/1 Przetwarzanie informacji Co to jest informacja? Informacja jako zasób Przetwarzanie informacji Pozyskiwanie informacji Przechowywanie informacji Przekształcanie informacji Przesyłanie informacji 2 Sterowanie Sterowanie jest to funkcja systemu zorientowana albo na zachowanie jego podstawowej jakości w warunkach zmieniającego się otoczenia albo na realizację określonego programu, który powinien zapewnić stabilność funkcjonowania systemu, homeostazę, osiągnięcie określonego celu. Powyższa definicja uwzględnia dwa przypadki: systemy samoorganizujące się (biologiczne, społeczne i społeczno-gospodarcze) podsystemy systemów samoorganizujących się i urządzenia techniczne 1/3 1
Przepływ informacji w procesie sterowania informacja sterująca system sterujący system sterowany oddziaływanie otoczenia na system sterowany otoczenie systemu sterowanego informacja o oddziaływaniu otoczenia na system sterowany informacja o stanie systemu sterowanego wyjście systemu sterowanego 4 Sterowanie urządzeniami technicznymi Sterowanie automatyczne polega na określeniu na podstawie informacji o danym obiekcie decyzji, których realizacja umożliwi otrzymanie z góry założonych właściwości tego obiektu. Określenie decyzja oznacza tutaj sygnał (lub sygnały) sterujące, natomiast informacje o układzie są dwóch rodzajów: pochodzące z modelu obiektu (przewidywanie zachowania obiektu) pochodzące z pomiarów dokonywanych na obiekcie (stan) 5 Sterowanie systemami społeczno-gospodarczymi Istotną cechą odróżniającą świadome sterowane systemy społeczne i ekonomiczne od innych systemów jest występowanie ogniwa pośredniego w kanałach informacyjnych, tj. brak automatyzmu ich funkcjonowania. Głównym skutkiem tej różnicy jest powstanie problemu pobudzania (stymulacji, motywacji). 6 2
Kierowanie - oddziaływanie jednego obiektu (kierującego) na inny obiekt (kierowany) zmierzające do tego, aby obiekt kierowany zachowywał się tak aby osiągnąć postawiony przed nim cel (kierować samochodem, kierować działem sprzedaży). Zarządzanie - działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu. 7 Sterowanie jednostkami organizacyjnymi Procesy sterowania (zarządzania) jednostkami organizacyjnymi powstają ponad procesami realizacyjnymi (produkcyjnymi) i obejmują: Planowanie Decyzje Organizowanie Motywowanie (rozkazywanie i koordynowanie - Fayol) Kontrolę Jednostki organizacyjne realizujące tylko procesy informacyjne sterowania (zarządzania) tworzą system zarządzania. 8 Funkcje zarządzania jako elementy procesu sterowania system sterujący = system zarządzania planowanie, organizowanie informacja sterująca motywowanie oddziaływanie otoczenia na system sterowany system sterowany = system produkcyjny otoczenie systemu sterowanego informacja o oddziaływaniu otoczenia na system sterowany informacja o stanie systemu sterowanego kontrola wyjście systemu sterowanego 9 3
Sterowanie jednostkami organizacyjnymi Planowanie Organizowanie Motywowanie (rozkazywanie i koordynowanie - Fayol) Kontrolę 10 Planowanie - tworzenie wzorców opracowanie strategii rozwoju systemu prognozowanie zapotrzebowań odbiorców, kosztów, cen, warunków otoczenia projektowanie zdolności produkcyjnych zarządzanie zasobami szeregowanie zadań 11 Sterowanie jednostkami organizacyjnymi Planowanie Organizowanie Motywowanie (rozkazywanie i koordynowanie - Fayol) Kontrolę 12 4
Organizowanie - generowanie decyzji określanie funkcji i zadań jednostki projektowanie technologii pomiary i normowanie pracy korygowanie odchyleń od wzorca 13 Sterowanie jednostkami organizacyjnymi Planowanie Organizowanie Motywowanie Kontrolę 14 Motywowanie - przekazanie decyzji Pobudzanie elementów systemu do zainteresowania realizacją określonych funkcji systemu. Przetłumaczenie sygnałów zarządzających na język interesów systemu realizującego decyzję układu sterującego. 15 5
Sterowanie jednostkami organizacyjnymi Procesy sterowania (zarządzania) jednostkami organizacyjnymi powstają ponad procesami realizacyjnymi (produkcyjnymi) i obejmują: Planowanie Organizowanie Motywowanie Kontrolę 16 Kontrola Porównywanie stanów bieżących z planowanymi w zakresie: terminów i wielkości produkcji zużycia i dostępności zasobów (również finansowych) kosztów jakości 17 Controlling Controlling jest nowoczesnym instrumentem zarządzania przedsiębiorstwem, który charakteryzuje się następującymi cechami: całościowym i kompleksowym spojrzeniem na działalność przedsiębiorstwa - analiza danych pochodzących ze wszystkich obszarów działalności, odpowiednio wczesnym wykrywaniem słabych stron i wąskich gardeł - określenie aktualnego stanu przedsiębiorstwa, czyli jego sytuacji gospodarczej, przygotowaniem i przetwarzaniem danych i informacji zgodnie z potrzebami poszczególnych odbiorców. 18 6
Zadania controllingu Czy wiemy, na których produktach zarabiamy, a do których musimy dołożyć? Czy wiemy, jak podejmowane działania wpływają na wynik przedsiębiorstwa? Od jakich czynników zależy wysokość kosztów ogólnych? Jak wygląda wynik ekonomiczny przedsiębiorstwa bez uwzględniania aspektów podatkowych? 19 Narzędzia controllingu tradycyjny rachunek kosztów planowany rachunek kosztów rachunek kosztów procesów schematy wskaźników model planu produkcji i sprzedaży modele dyspozycji materiałowych 20 Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych Najczęściej wartość firmy wyliczana jest na podstawie przepływów pieniężnych. Duża firma może przez krótki czas działać z ujemnym wynikiem finansowym, ale bez gotówki - nawet jeśli osiąga zyski - nie będzie w stanie prowadzić interesów. 21 7
Sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych Wpływy wniesiony kapitał przychody z działalności operacyjnej przychody z działalności finansowej przychody z działalności inwestycyjnej kredyt obrotowy kredyt inwestycyjny wyemitowane dłużne papiery wartościowe Wypływy zakup maszyn zatrudnienie pracowników wynagrodzenie pracowników zakup materiałów koszty transportu koszty ogólne badanie rynku podatek wypłata dywidendy KASA = WPŁYWY - WYPŁYWY 22 Wskaźniki płynności finansowej majątek obrotowy Wskaźnik bieżącej płynności = zobowiązania krótkoterminowe zależy od branży: 1-2 23 Wskaźniki płynności finansowej pieniądze w kasie + pieniądze w banku + krótkoterminowe papiery wartościowe + należności Wskaźnik szybkiej płynności = zobowiązania krótkoterminowe około 1 24 8
Wskaźniki płynności finansowej środki pieniężne + krótkoterminowe papiery wartościowe Wskaźnik natychmiastowy = zobowiązania krótkoterminowe 5-35% 25 Zbyt wysoka płynność = zbyt dużo niezainwestowanych środków pieniężnych albo zbyt dużo należności (nieefektywność) Zbyt niska płynność = trudności płatnicze już istniejące lub mogące wystąpić w najbliższej przyszłości 26 Wskaźniki zadłużenia Wskaźnik struktury kapitału = zobowiązania długoterminowe kapitał własny 30% 27 9
Wskaźniki zadłużenia Wskaźnik zadłużenia = zobowiązania ogółem < 50% aktywa 28 Wskaźniki zadłużenia Wskaźnik pokrycia odsetek zyskiem = zysk brutto + odsetki odsetki 3-8 29 Wskaźniki zadłużenia Wskaźnik dźwigni finansowej = kapitały obce kapitały własne 30 10
Wspomaganie procesu informacyjnego w przedsiębiorstwie 31 Struktura produkcyjno-administracyjna Komórkę produkcyjną, jej część, lub kilka z nich należy dostosować do możliwości techniczno-organizacyjnych i lokalizacyjnych w ten sposób, aby ją wyodrębnić administracyjnie i kosztowo w strukturze zakładu czy przedsiębiorstwa i na jej czele ustanowić kierownika pierwszego stopnia. Komórkę taką nazywa się komórką produkcyjno-administracyjną stopnia pierwszego. Według tych samych zasad łączy się komórki pierwszego stopnia w komórki drugiego stopnia itd. 32 Czynniki kształtujące strukturę produkcyjno-administracyjną przyjęte kryteria projektowania i organizacji podstawowych procesów produkcyjnych badania marketingowe i tendencje aktualnego i przyszłościowego rozwoju produkcji struktura procesu produkcyjnego w ujęciu technologicznym przedmiotowym lub technologii grupowej typ produkcji, forma organizacji produkcji, odmiana organizacji produkcji struktura produkcyjna wzajemna lokalizacja komórek produkcyjnych dopuszczalna w danych warunkach technicznych i organizacyjnych wielkość komórek produkcyjno-organizacyjnych I stopnia organizacja marketingu i procesów naukowo-technicznego i inwestycyjnego przygotowania produkcji, a także pomocniczych procesów produkcyjnych kwalifikacje personelu kierowniczego i wykonawczego zadań produkcyjnych posiadane środki techniczne i oprogramowanie do przetwarzania i transmisji informacji aktualnie ważne zadania w zakresie produkcji i rozwoju techniki inne aktualnie ważne względy polityki gospodarczej i personalnej 33 11
Czynniki kształtujące strukturę produkcyjno-administracyjną I Struktura procesu produkcyjnego w ujęciu: technolo -gicznym przedmi otowym obróbki grupowej Wielkość komórek produkcyjnych Struktura produkcyjna STRUKTURA PRODUKCYJNO-ADMINISTRACYJNA Wskaźnik rozwoju produkcji Program produkcyjny Typ produkcji Forma produkcji Odmiana org. prod. Wielkość komórek produkcyjno -administracyjnych Wzajemna lokalizacja komórek Dotychczasowy przebieg budowy i rozwoju zakładu 34 Czynniki kształtujące strukturę produkcyjno-administracyjną II STRUKTURA PRODUKCYJNO-ADMINISTRACYJNA Cele strategiczne firmy Organizacja procesów R&D Organizacja procesów pomocniczych Kwalifikacje kierownictwa Przepływ informacji Organizacja marketingu Organizacja dystrybucji i serwisu 35 Zasada budowy struktury produkcyjno-administracyjnej (przykład) BRYGADA BRYGADZISTA WYDZIAŁ KIEROWNIK ODDZIAŁ KIEROWNIK ZESPÓŁ ZAKŁADÓW DYREKTOR ZESPÓŁ WYDZIAŁÓW KIEROWNIK WYDZIAŁ KIEROWNIK LINIA PRODUKCYJNA MISTRZ STANOWISKA ROBOCZE PRACOWNIK OBSŁUGUJĄCY ZAKŁAD DYREKTOR ZAKŁAD KIEROWNIK GNIAZDO PRODUKCYJNE MISTRZ 36 12
Systemy informacyjne i informatyczne Pozyskiwanie danych Przechowywanie danych Przetwarzanie danych obliczenia analiza podejmowanie decyzji Wymiana danych wewnętrzna zewnętrzna Interfejsy Bazy danych, magazyny danych Oprogramowanie specjalistyczne kalkulator symulatory, statystyki systemy wspomagania decyzji systemy eksperckie Sieci komputerowe intranet Internet komunikacja mobilna 37 Przyczyny automatyzacji procesów informacyjnych Koszty Czas Dokładność i wiarygodność Moda 38 Automatyzacja procesów informacyjnych Funkcje Techniki uzyskanie informacji czujniki, systemy wizyjne, systemy rozpoznawania mowy przetwarzanie informacji automaty produkcyjne, urządzenia sterowania numerycznego, kalkulatory komputery, mini- i mikrokomputery przekazywanie informacji i siłowniki hydrauliczne, elektryczne, sterowanie mocą pneumatyczne sterowanie magazynowaniem i zautomatyzowane magazyny składowaniem sterowane komputerowo sterowanie przepływem części zautomatyzowany transport bliski, zautomatyzowane wózki transportowe pomocnicze funkcje operacyjne roboty przemysłowe, technologiczne, montażowe, manipulatory automatyczne, testery i inne urządzenia kontrolne optymalizacja systemów pakiety oprogramowania komputerów produkcyjnych dla operatywnego sterowania i inne funkcje związane z produkcją zarządzania produkcją projektowanie wyrobów, procesów i systemów produkcyjnych wspomagane komputerowo 39 13
Systemy informatyczne zarządzania Systemy transakcyjne (Transaction Processing Systems - TPS) Systemy automatyzacji biura (Office Automation Systems - OAS) Systemy informacyjne zarządzania (Management Information Systems - MIS) Systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems - DSS) Systemy informowania kierownictwa (Executive Information Systems - EIS) 40 Systemy informatyczne w zarządzaniu EIS DSS MIS Koncentracja na strategii Koncentracja na optymalności decyzji Koncentracja na informacji TPS OAS Koncentracja na danych Źródło: dr hab. inż. na Joanna podstawie Józefowska, Flakiewicz prof. W., PP Systemy informacyjne w zarządzaniu 41 Systemy informatyczne w zarządzaniu Problemy o słabej lub złej strukturze Poziom strategiczny Poziom taktyczny Poziom operacyjny Problemy programowalne o dobrej dr hab. inż. Joanna Józefowska, strukturze prof. PP MIS DSS EIS 42 14
Systemy transakcyjne 43 Systemy automatyzacji biura 44 Systemy informacyjne zarządzania 45 15
Systemy wspomagania decyzji 46 Systemy informowania kierownictwa Zaprojektowany dla najwyższego kierownictwa Łatwy i intuicyjny w użyciu Uwzględnienie indywidualności użytkownika Dostęp i integracja do zewnętrznych i wewnętrznych źródeł danych Raportowanie wyjątków Mechanizm dochodzenia Analiza trendów 47 EIS w piramidzie systemowej Zakup Systemy informacyjne kierownictwa EIS Systemy wspomagania decyzji Systemy informacyjne zarządzania System transakcyjny Magazyn Produkcja Źródło: dr na hab. podstawie inż. Joanna Głuchowski Józefowska, P., prof. Gabriel PP R., Chamoni P., Management Support Systeme. 48 16