XI WW 4191-12/13 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU Dział I Podstawa i zakres I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie I.3. Kontrolowany sekretariat Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013r., poz. 69) Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r., poz. 1070 z późn. zm.) Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach Sekretariat V Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Rudzie Śląskiej I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca /e kontrolę I.5. Termin przeprowadzenia I.6. Zakres /przedmiot I.7. Okres objęty kontrolą Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok 24.06. 05.07.2013r., 22.07. 23.07.2013r. Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób prowadzenia akt ksiąg wieczystych 01 lipiec 2010r. 30 czerwiec 2013r. (w zakresie ruchu spraw oraz obsady wydziału przedstawiono oraz przeanalizowano dane obejmujące okres od 1 styczeń 2010r. 30 czerwiec 2013r.) Dział IX Wnioski IX.1. Praca sekretariatu Kontrolowany sekretariat wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Planowaniem i organizowaniem pracy sekretariatu zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się wielkim zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych wynikających (m.in.) z treści przepisów 5 oraz 9 w/w Zarządzenia M.S. Również pozostali pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest na terenie 1
sekretariatu przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy. Sposób organizacji pracy w kontrolowanym sekretariacie ulegał na przestrzeni kontrolowanego okresu wielokrotnym zmianom i to z różnych przyczyn. Zupełnie nowe, odmienne warunki wykonywania obowiązków pojawiły się od dnia 1 sierpnia 2010r. tj. od chwili, gdy Wydział zakłada i prowadzi księgi wieczyste w systemie informatycznym Nowa Księga Wieczysta. Faktem jest, iż wykorzystywana aplikacja SOWKW wspomaga i ułatwia wykonywanie części zadań sekretariatu, m.in. umożliwia obsługę części urządzeń ewidencyjnych, wstępną i szczegółową rejestrację wniosków wieczysto-księgowych, automatyczne nanoszenie wzmianek w poszczególnych działach ksiąg wieczystych, bezpośrednio w systemie sporządzane są projekty wpisów jak również zawiadomienia o treści dokonanych wpisów. Wiele jednak czynności aktualnie pochłania więcej czasu, niż przed tą graniczną datą. Obecnie, aby móc sporządzić projekt wpisu w księdze wieczystej, pracownik musi mieć możliwość pobrania treści ksiąg wieczystych zapisanych w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych (CBDKW). Pobieranie i przesyłanie danych z i do CBD bywa często procesem bardzo czasochłonnym, na który pracownicy sekretariatu nie mają najmniejszego wpływu. Czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu w przeważającej większości wykonywane są w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi przepisami Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz Regulaminu urzędowania sądów powszechnych. Pracownicy dokładają również starań, aby terminowo wykonywać wszystkie powierzone im czynności. Przewidziane do prowadzenia przez kontrolowany Wydział urządzenia ewidencyjne, o których stanowi przepis 260 ustęp 1 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r prowadzone są wyłącznie w systemie informatycznym. W systemie informatycznym zakładane i prowadzone są również księgi wieczyste. Natomiast urządzenia ewidencyjne, których obowiązek prowadzenia przez kontrolowany sekretariat wynika z treści przepisu 260 ustęp 2 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. oraz z przepisów ogólnych w/w Zarządzenia nadal prowadzone są w formie tradycyjnej w stosowanym przez Wydział systemie informatycznym SOWKW nie stworzono bowiem do chwili obecnej możliwości ich prowadzenia w formie elektronicznej. Wszystkie występujące w wydziale urządzenia ewidencyjne prowadzone są według ustalonych wzorów. Dokonywane w nich wpisy poprawnie odzwierciedlają czynności sądu. Na ich podstawie można zarówno ustalić tok postępowania w poszczególnych sprawach, jak również każdorazowo ustalić aktualne miejsce położenia akt. Akta i dokumenty poszczególnych ksiąg wieczystych prowadzone są staranie. Adnotacje w nich dokonywane w swej treści są prawidłowe, karty w aktach ksiąg wieczystych są w przeważającej większości na bieżąco zszywane i numerowane. Niewątpliwie czynnikiem niekorzystnym dla kontrolowanego sekretariatu jest fakt, iż siedziba Wydziału Ksiąg Wieczystych mieści się poza głównym budynkiem sądu (w odległości ok. 3 km). Bywa to przyczyną utrudnień a przede wszystkim spowalnia współpracę z pozostałymi komórkami organizacyjnymi sądu. W związku z treścią przepisu 236 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r., z której wynika, iż interesanci w sekretariatach ksiąg wieczystych winni być przyjmowani przez cały czas urzędowania sądu, jak również w tych samych godzinach winny być w wydziale przyjmowane wnioski wieczystoksięgowe i inne pisma ( 236 ustęp 3) ustalono, iż poza godzinami wyznaczonymi do przyjmowania interesantów w sekretariacie kontrolowanego wydziału, interesanci mają możliwość przez cały czas urzędowania sądu uzyskania ogólnych informacji w Punkcie Obsługi Interesanta mieszczącym się w głównym budynku sądu, tam mogą również składać w Biurze Podawczym wszelką korespondencję przeznaczoną dla Wydziału Ksiąg Wieczystych. 2
Wnioski składane do Wydziału Ksiąg Wieczystych w przeważającej większości winny być opłacone już w momencie ich składania, jednakże w budynku w którym ma siedzibę Wydział brak jest kasy. Powoduje to konieczność odsyłania interesantów tam przybyłych celem uiszczenia opłat lub zakupu znaków opłaty sądowej do głównego budynku sądu. Z wyżej wymienionych powodów znaczne ilości przeznaczonej dla Wydziału Ksiąg Wieczystych Korespondencji składane są w biurze podawczym sądu przy ul. 1 Maja 225. Również na adres głównej siedziby sądu (który to adres jest wskazywany jako adres do korespondencji na wszystkich wychodzących z wydziału pismach) dociera korespondencja dostarczana przez urząd pocztowy. Powyższe rozwiązania powodują jednakże, iż korespondencja do kontrolowanego sekretariatu dociera z opóźnieniem najczęściej jednodniowym, w sytuacji weekendów są to natomiast już większe opóźnienia. Warunki lokalowe, w jakich wykonują powierzone obowiązki pracownicy kontrolowanego sekretariatu są dobre. Uciążliwym jednak w codziennej pracy jest fakt rozmieszczenia pomieszczeń wydziałowej składnicy na kilku poziomach budynku, przy jednoczesnym braku w tymże budynku jakiejkolwiek windy (zarówno osobowej jak i towarowej). Sekretariat wyposażony jest w odpowiednią ilość prawidłowo działającego sprzętu komputerowego, na którym zainstalowane jest odpowiednie do właściwego wykonywania powierzonych zadań oprogramowanie. W zakresie warunków pracy, które zapewnia pozostałe wyposażenie techniczne sekretariatu, to można je uznać za zadawalające, ale niewątpliwie mogłyby one ulec poprawie. Wskazanym byłoby np. jednoznaczne ustalenie przyczyn utrudnień występujących przy drukowaniu w szczególności kopert i zwrotek i w zależności od dokonanych ustaleń (czy występujące utrudnienia leżą po stronie jakości wykorzystywanych drukarek czy też istniejących połączeń sieciowych), podjęcie dalszych właściwych kroków. Ponadto będące na wyposażeniu kontrolowanego sekretariatu czytniki, czy to ze względu na swą jakość czy też już znaczny stopień zużycia często się zacinają, przez co utrudniają a przede wszystkim spowalniają pracę sekretariatu. Niewątpliwie koniecznym jest tutaj rozważenie zakupu nowych i odpowiedniej jakości urządzeń. Ponadto, z uwagi na treść przepisu 234 ustęp 2 Zarządzenia M.S., zgodnie z którym do zadań kontrolowanego sekretariatu należy również przyjmowanie korespondencji Wydział winien dysponować własną (wydziałową) pieczęcią wpływu, w którą należy zaopatrywać wszelką składaną i przesyłaną na adres siedziby wydziału korespondencję i dokumentację. IX.2. Wnioski Praca kontrolowanego sekretariatu została szczegółowo przedstawiona we wcześniejszych działach niniejszego protokołu. Niewątpliwie ocenić ją należy jako dobrą. Kierownik sekretariatu wydziału w sposób prawidłowy wywiązuje się ze swoich obowiązków, w szczególności przewidzianych treścią przepisu 5 ust. 1 zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r. Praca w sekretariacie wydziału jest należycie zorganizowana, obciążenie pracowników obowiązkami jest równomierne, wszyscy pracownicy rzetelnie traktują swoje obowiązki. Przeprowadzona obecnie kontrola wykazała, iż zastosowano się zarówno do zaleceń zawartych w sprawozdaniu z funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w roku 2009 jak i w sprawozdaniu z re przeprowadzonej w roku 2010. Wyeliminowano stwierdzone wówczas uchybienia w zakresie prowadzenia ksiąg biurowych jak również nieprawidłowości przy prowadzeniu akt ksiąg wieczystych. Uzyskano znaczną poprawę w zakresie terminowości wykonywania zarządzeń, zlikwidowano wszelką zaległość w zakresie dołączania do akt zwrotnych poświadczeń odbioru przesyłanej korespondencji i obecnie są one dołączane do akt na bieżąco. Na przestrzeni czerwca 2010r. zakończono w sekretariacie wymianę sprzętu komputerowego, wymianie uległy również stare monitory na nowe płaskie, co przyczyniło się do pozyskania na każdym biurku większej powierzchni do wykonywania powierzonych czynności i z pewnością stanowiło znaczne udogodnienie w codziennej pracy. Rozwiązano również występujący poprzednio problem braku możliwości przekierowywania połączeń telefonicznych stworzono taką możliwość i jest ona często wykorzystywana. 3
Na dobre obecnie funkcjonowanie kontrolowanego sekretariatu duży wpływ ma niewątpliwie fakt, iż jego aktualni pracownicy stanowią doświadczoną kadrę i zgrany zespół, który wspólnie dąży do prawidłowego wypełniania powierzonych obowiązków. Wszystkie zatrudnione w sekretariacie osoby wykazują duże zaangażowanie w sumienne, sprawne i terminowe wykonywanie powierzonych im czynności. Mimo ogólnie dobrej oceny pracy sekretariatu, stwierdzono w trakcie przeprowadzanej jednakże kilka nieprawidłowości, które winny zostać wyeliminowane. Części z nich z pewnością nie da się usunąć na poziomie Wydziału i należy się o właściwą pomoc zwrócić do właściwych komórek organizacyjnych sądu. Niewątpliwie w pierwszej kolejności należy rozważyć wszelkie możliwe do wprowadzenia rozwiązania, które doprowadzą do wyeliminowania występujących obecnie opóźnień w zakresie rejestrowania wniosków w dzienniku ksiąg wieczystych oraz zamieszczania wzmianek o złożonych wnioskach we właściwych działach księgi wieczystej. Jeszcze raz przypomina się, iż terminowość w tym zakresie jest jednoznacznie określona treścią przepisu art. 626 7 kodeksu postępowania cywilnego: 1. Wniosek o wpis powinien być w dniu wpływu do sądu zarejestrowany niezwłocznie w dzienniku ksiąg wieczystych i opatrzony kolejnym numerem. 2. Niezwłocznie po zarejestrowaniu wniosku w dzienniku ksiąg wieczystych zaznacza się w odpowiednim dziale księgi wieczystej numer wniosku (wzmianka o wniosku). Należy również wyeliminować błędne oznaczenia adresowe Wydziału (w zakresie oznaczenia ulicy) zamieszczone ma kopertach zawierających wysyłaną przez Wydział korespondencję. Rozważenia niewątpliwie wymaga również sposób możliwych do likwidacji utrudnień i niedogodności natury technicznej przy wykonywaniu w sekretariacie codziennych obowiązków. Na poziomie Sekretariatu Wydziału należy natomiast wyeliminować wszelkie nieprawidłowości i niedokładności zdarzające się przy prowadzeniu akt ksiąg wieczystych. W związku z powyższym zwrócono uwagę na: obowiązek bezzwłocznego doszywania zwróconych przez ośrodek migracyjny dotychczasowych ksiąg wieczystych do właściwych akt księgi wieczystej, przy zachowaniu zasad chronologii zgodnie z wymogiem art. 15 ustęp 1 Ustawy z dnia 14 lutego 2003r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym jak również z treścią przepisu 6 ustęp 1 zdanie 2 Rozporządzenia M.S. z 17 września 2001r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów oraz z treścią 37 ustęp 1 zdanie 1 Zarządzenia M.S. z 12 grudnia 2003r.; obowiązek czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu zarządzeń bezpośrednio przy zarządzeniu, którego ta adnotacja dotyczy zgodnie z treścią przepisu 16 Zarządzenia M.S. z dnia 12 grudnia 2003r.; obowiązek każdorazowego stosowania przy oznaczaniu ksiąg wieczystych prawidłowego, aktualnie obowiązującego, numeru księgi wieczystej również na wystających u dołu teczek akt i dokumentów ksiąg wieczystych przyczepkach zgodnie z treścią przepisu 10 pkt 1 Rozporządzenia M.S. z 20 sierpnia 2003r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym; obowiązek każdorazowego czynienia na pozostawianych w aktach podpisanych kopiach wysłanych pism adnotacji o dacie ich wysłania zgodnie z treścią przepisu 20 Zarządzenia M.S. z dnia 12 grudnia 2003r.; konieczność każdorazowego przestrzegania w przypadku przyjmowania znaków opłaty sądowej w pełnym zakresie przepisów Rozporządzenia M.S. z 31 stycznia 2006r. w sprawie sposobu uiszczania opłat sądowych w sprawach cywilnych. 4
Jak wynika z dokonanych ustaleń terminowość wykonywania wydanych w poszczególnych sprawach przez sędziów/referendarzy zarządzeń była przez większość okresu podlegającego dobra. Stwierdzone opóźnienia miały jedynie przejściowy charakter i na chwilę obecną już nie występują. Należy dążyć do utrzymania powyższej terminowości również w przyszłości na co najmniej obecnie występującym poziomie i rozważyć w tym celu wszelkie możliwe do wprowadzenia w pracy sekretariatu rozwiązania i udogodnienia, które to umożliwią. Na zakończenie omówiono z panią kierownik sekretariatu wydziału szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do możliwych sposobów ich wyeliminowania. O wynikach poinformowano Panią Wiceprezes Sądu Rejonowego oraz Panią Przewodniczącą V Wydziału Ksiąg Wieczystych. IX.3. Materiał źródłowy, na podstawie którego dokonano ustaleń Przy dokonywaniu zawartych w niniejszym protokole ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w: Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249), Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. Nr 102 z 2001 poz. 1122), Ustawie z dnia 14 lutego 2003r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 42 z 2003 poz. 363), Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 162 z 2003 poz. 1575), Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003r. w sprawie przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 162 z 2003 poz. 1574 z późn. zm.), Podręczniku użytkownika aplikacji System Obsługi Wydziałów Ksiąg Wieczystych SOWKW (opracowanym przez Sygnity competence on). Materiał źródłowy: system informatyczny SOWKW, urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej, sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału, informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Administracyjnego (m.in. w zakresie osób zatrudnionych w sekretariacie na przestrzeni kontrolowanego okresu, odbytych szkoleń), losowo wybrane akta ksiąg wieczystych. Data sporządzenia protokołu 21.08.2013r. Podpis 5