Załącznik Nr 3 do wniosku o udzielenie zamówienia publicznego Załącznik Nr 3 do SIWZ UMOWA (wzór) o wykonywanie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotów przesyłek niedoręczonych wraz z usługami komplementarnymi o wadze pow. 50 g na rzecz Sądu Okręgowego w Tarnowie zawarta w Tarnowie, dnia pomiędzy; Skarbem Państwa - Sądem Okręgowym w Tarnowie, ul. Jarosława Dąbrowskiego 27, 33-100 Tarnów NIP: 873-10-47-701, REGON: 000570780 reprezentowanym przez: Dyrektora Sądu Okręgowego Pana Jacka Guta zwanym dalej Zamawiającym, a. z siedzibą:. NIP:, REGON: (wpis do rejestru..), reprezentowaną przez: zwaną dalej Wykonawcą dalej w treści umowy zwanymi Stronami. Niniejsza umowa zawarta została w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U.10.113.759 ze zm.). 1 przedmiot umowy Przedmiotem zamówienia (umowy) jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przez Wykonawcę na rzecz Sądu Okręgowego w Tarnowie w szczególności: 1. Odbiór, przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych krajowych i zagranicznych o wadze powyżej 50 gram: a) rejestrowanych b) nierejestrowanych 2. Odbiór, przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie paczek pocztowych, 3. Świadczenie przez Wykonawcę usług komplementarnych (potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej) przewidzianych dla rodzajów przesyłek rejestrowanych, 4. Zwrot przesyłek rejestrowanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, 1
5. Odbiór uporządkowanych przesyłek pocztowych oraz stosownej dokumentacji z siedziby Zamawiającego, parter, Biuro Podawcze, a następnie nadanie tych przesyłek w.. 6. Szczegółowy opis przedmiotu umowy zawiera Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zapotrzebowania na wysyłanie przesyłek pocztowych w czasie obowiązywania umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w sytuacji, gdy środki finansowe i ilość przesyłek określone w umowie nie zostaną w pełni wykorzystane w czasie obowiązywania niniejszej umowy. 2 przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek 1. Przesyłki pocztowe nadane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą. Paczki doręczane będą do krajów wskazanych w cenniku usług zagranicznych, zgodnie z treścią porozumień zawartych ze światowym Związkiem Pocztowym, 2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze powyżej 50 g, b) przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru o wadze powyżej 50 g krajowe i zagraniczne, c) paczki krajowe i zagraniczne przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U.04.5.34 ze zm.) 3. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych według wzoru druku Zamawiającego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 czerwca 1999 r. w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym (Dz.U.99.62.697 ze zm.) oraz załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz.U. 03.108.1022 ze zm.). Przesyłki rejestrowane winny być ułożone według kolejności wpisów do wykazu listów poleconych. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu nadanych przesyłek. 4. Wykazy, o których mowa w ust. 3 2 winny być sporządzane w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. W wykazach Zamawiający winien zamieścić informacje o miejscu przeznaczenia przesyłki - adresacie. W kolumnie uwagi Zamawiający zamieszcza informacje dotyczące usług komplementarnych, kategorii i gabarytów przesyłek. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 5. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym tj. przekazuje przesyłki ułożone stroną adresową w tym samym kierunku: 2
a) rejestrowanych według kolejności wpisów w wykazie o którym mowa w ust. 3 2 z uwzględnieniem podziału na : poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe, b) nierejestrowanych w podziale wynikającym z wykazu, o którym mowa w ust. 3 2 6. Zamawiający umieszcza na przesyłkach pocztowych w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru oraz priorytetowa lub ekonomiczna) na stronie adresowej przesyłki. 7. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przychodzące przesyłki pocztowe każdego dnia roboczego do siedziby Zamawiającego, parter, Biuro Podawcze, tel. kontaktowy (14) 688-74-72 8. Przesyłki pocztowe oraz paczki przeznaczone do wysłania odbierane będą z siedziby Zamawiającego, ul. J. Dąbrowskiego 27 33-100 Tarnów, parter, pok. 43, Biuro Podawcze tel. kontaktowy (14) 688-74-72 Odbiór przesyłek pocztowych dokonywany będzie codziennie w dni robocze (poniedziałek piątek ) w godzinach pomiędzy 15.00 a 15.30. Przesyłki pocztowe muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 9. Odbioru przesyłek pocztowych wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia wraz z dokumentem tożsamości. 10. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek od Zamawiającego, Wykonawca wyjaśnia je telefonicznie z Zamawiającym, 11.Przy braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia nieprawidłowości w dniu ich odbioru, nadanie przesyłek nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu, w którym zostaną wyjaśnione i usunięte nieprawidłowości. 12.Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 13. Zamawiający zobowiązany jest do umieszczenia na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą: OPŁATA POBRANA TAXE PERÇUE - POLOGNE umowa nr z z dnia. Nadano w. 14. Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów druku potwierdzenia odbioru załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 czerwca 1999 r. w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym (Dz.U.99.62.697 ze zm.) oraz załącznik nr 1 do rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz.U.03.108.1022 ze zm.), 15. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy 3
pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 czerwca 1999 r. w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym (Dz.U.99.62.697 ze zm.), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz.U.03.108.1022 ze zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U.04. 5.34 ze zm.). 16. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. 04.5.34 ze zm.) Wykonawca powinien posiadać odpowiednią ilość placówek zdawczo-odbiorczych. Placówki winny być czynne min. 5 dni w tygodniu. 17. Wykonawca będzie doręczał przesyłki listowe krajowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dn. 09 stycznia 2004r. (Dz.U.04.5.34 ze zm.) 18.Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za nie wykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 19.Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania. 20.Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 3 wartość umowy i warunki płatności 1. Za wykonanie przedmiotu zamówienia ustala się cenę w maksymalnej wysokości.... zł brutto (słownie:.... zł), w tym podatek VAT ( %)... zł. Wartość netto umowy, 2. Ostateczna wartość przedmiotu umowy wynikać będzie z ilości i wartości usług faktycznie wykonanych przez Wykonawcę w okresie umownym, 3. Ustala się jednomiesięczny cykl rozliczeniowy, 4. Za przyjęte przesyłki oraz zwroty przesyłek, jak również usługi odbioru przesyłek Zamawiający zobowiązuje się uiścić opłatę z dołu 5. Wykonawca wystawi fakturę VAT z dołu w terminie najpóźniej 7 dni po upływie okresu rozliczeniowego z terminem płatności nie krótszym niż 21 dni od daty wystawienia faktury, 6. Podstawą obliczenia należności, będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczania w okresie 4
rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Podstawą wystawienia faktury będzie także potwierdzona przez Zamawiającego specyfikacja usług wykonanych w danym miesiącu. Osobami upoważnionymi ze strony Zamawiającego do potwierdzania specyfikacji są: Rajmund Witek i Krzysztof Chlewski, 7. Każda faktura zawierać będzie miesięczną opłatę za odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego, której wartość zgodna będzie z kwotą zamieszczoną w formularzu ofertowym formularzu cenowym Załącznik Nr 1 do umowy, 8. Zapłata następować będzie bezgotówkowo na każdorazowo wskazany we fakturze rachunek bankowy Wykonawcy. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego, 9. W przypadku opóźnienia w zapłacie Wykonawca będzie naliczał odsetki ustawowe, 10. Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób określony w ustawie Prawo Pocztowe i powiadomieniu niezwłocznie o tym fakcie Zamawiającego. W takim przypadku zmiana cen usług nie wpłynie na wartość maksymalną umowy, określoną w 3 ust. 1 umowy, 11. W przypadku zmiany w trakcie trwania mniejszej umowy przepisów w zakresie podatku VAT, Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty ceny powiększonej o podatek VAT zgodnie ze zmienionymi przepisami, 12. Zamawiający oświadcza, że nie jest płatnikiem podatku VAT i posiada NIP 873-10-47-701, 13. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych i zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy, 14. Określone w formularzu ofertowym formularzu cenowym Załącznik Nr 1 do umowy rodzaje i ilość przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy, 15. Zamawiający dopuszcza możliwość rozliczania w formie zaliczkowania poprzez dokonywanie wcześniejszych wypłat zaliczek na poczet wykonania przedmiotu zamówienia (umowy) w danym okresie rozliczeniowym w przypadku używania przez Zamawiającego maszyny frankującej i po wyrażeniu zgody na powyższe przez Wykonawcę i wówczas: a) Zamawiający dokonywać będzie wpłat należności na poczet wykonania usług opłacanych przy użyciu maszyny do frankowania z góry, przelewem na konto: z określeniem tytułu wpłaty:.., b) Ustawianie licznika maszyny frankującej w placówce nadawczej Wykonawcy odpowiednio do wysokości wpłaty, następować będzie najwcześniej w dniu dokonania wpłaty, 5
c) z tytułu wpłat należności na poczet wykonania usług, Wykonawca wystawi fakturę VAT nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania wpłaty gdzie za dzień dokonania wpłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy, d) w przypadku, gdy wpłaty wniesione przez Zamawiającego, uwzględniające kwoty wpłat, dokonanych w okresie rozliczeniowym, rozumianym jako miesiąc kalendarzowy oraz kwoty ewentualnie pozostające z poprzednich okresów rozliczeniowych, będą wyższe niż faktycznie należna opłata za wykonane w danym okresie rozliczeniowym usługi (nadpłata), Wykonawca w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego wystawi dokument Specyfikacja wykonanych usług i zaliczy kwotę nadpłaty na poczet opłat należnych w następnym okresie rozliczeniowym e) w przypadku awarii maszyny frankującej lub innej sytuacji uniemożliwiającej korzystanie przez Zamawiającego z maszyny frankującej rozliczanie między stronami następować będzie na zasadzie płatności z dołu określonych w 3 niniejszej umowy. 4 czas obowiązywania umowy 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 1.06.2011r. do dnia 31.05.2013r. 2. Z zastrzeżeniem postanowień ust. 1 niniejszego paragrafu umowy umowę uważa się za rozwiązaną w momencie wykorzystania maksymalnej wartości umowy lub z upływem terminu jej wypowiedzenia. W takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia dotyczące kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy maksymalną ceną brutto określoną w 3 ust. 1 umowy a kwotą wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a także roszczenia odszkodowawcze jak i kary umowne. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy Strony czynią Zamawiającego. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, w przypadku nierzetelnego wykonywania umowy przez Wykonawcę, tj. dostarczania uszkodzonych przesyłek, opóźnienia w dostarczaniu, niezgodnego z umową przepakowywania przesyłek dostarczanych przez Wykonawcę. 4. W razie wystąpienia okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać od Zamawiającego wyłącznie wynagrodzenia z tytułu wykonania części umowy. 5. Wykonawcy przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z okresem wypowiedzenia krótszym niż jeden miesiąc w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy, obowiązujących przepisów prawnych dotyczących działalności pocztowej, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizacje umowy. Okres wypowiedzenia będzie ustalony przez Wykonawcę w 6
taki sposób, aby umowa uległa rozwiązaniu przed wejściem w życie przepisów, o których mowa w zdaniu poprzednim. 6. Odstąpienie od umowy może nastąpić jedynie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 5 prawa i obowiązki stron umowy 1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność materialna za szkody wyrządzone przez osoby, którym powierzył obowiązku określone w niniejszym paragrafie w razie nie wykonania lub nienależytego wykonania tych obowiązków przez Wykonawcę, 2. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Prawa pocztowego (art. 57 i 58 Dz.U.03.130.1188 ze zm.), 3. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług objętych niniejszą umową zgodnie z przepisami: a) Ustawy z dnia 12 czerwca 2003 roku Prawo Pocztowe (Dz.U. 08.189.1159 z późn. zm.), b) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U.04.5.34 z późn. zm.), c) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 roku w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U.03.183.1795 ze zm.), d) Protokołu końcowego Światowej Konwencji Pocztowej Bukareszt 2004 (Dz.U.07.206.1495 ze zm.), e) Regulaminu Poczty Listowej Protokół Końcowy Berno 2005 (Dz.U. 07.108.744), f) Kodeksu postępowania cywilnego (Dz.U.64.43.296 ze zm.), g) Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym z dnia 17 czerwca 1999 roku (Dz.U.99.62.697 z późn. zm. ), h) Kodeksu postępowania karnego (Dz.U.97.89.555 ze zm.) i) Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym z dnia 18 czerwca 2003 roku (Dz.U.03.108.1022 ze zm.). 4. Strony oświadczają, że zapoznały się z ww. przepisami, 5. Do świadczenia usług, o których mowa w 1 umowy mają zastosowanie przepisy wskazane w ust. 3, w brzmieniu obowiązującym w dniu nadania przesyłek, 6. Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są: ze strony Zamawiającego Kierownik Oddziału Administracyjnego mgr Krystyna Kuklińska (tel. (14) 688-74-09), ze strony Wykonawcy.. (tel ) 6 zmiany umowy i tajemnica przedsiębiorstwa 7
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, 2. Nie wymaga aneksowania umowy zmiana nazwy Wykonawcy, zmiana rachunku bankowego. Do dokonania ww. zmian wystarczające jest powiadomienie Zamawiającego przez Wykonawcę w formie pisemnej, 3. Strony zobowiązują się do nieujawniania uzyskanych w związku z realizacją umowy, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy i Zamawiającego w rozumieniu Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.03.153.1503 ze zm.) i nie mogą być ujawniane w jakiejkolwiek postaci osobom trzecim przez żadną ze stron. 7 rozstrzyganie sporów Wszelkie spory powstałe na tle wykonywania niniejszej umowy rozstrzygane będą w drodze negocjacji, a w przypadku braku porozumienia, spory rozstrzygać będzie właściwy dla siedziby Zamawiającego sąd powszechny 8 1. W sprawach nie uregulowanych znajdują zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego (dz.u.64.16.93 ze zm.) oraz Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych ( Dz.U.10.113.759 ze zm.), 2. W przypadkach gdy postanowienia regulaminów świadczenia usług objętych niniejszą umowa będą mniej korzystne dla Zamawiającego niż postanowienia umowy, nie będą one miały zastosowania do Zamawiającego. 9 Umowa sporządzona została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Załączniki do umowy: 1. opis przedmiotu zamówienia - wypełniony formularz ofertowy formularz cenowy (Załącznik Nr 1a do SIWZ) 8