Świadczenie usług pocztowych. Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 CPV: usługi pocztowe Świadczenie usług pocztowych Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym na rzecz Wodociągów Kościańskich Sp. z o.o. ul. Czempińska 2, Kościan w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów, świadczonych przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, w 2016 roku. 2. Przedmiot zamówienia musi być realizowany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie niżej wymienionymi przepisami: a) Ustawy z dnia r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529, ); b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013r. poz. 545 ); c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U z 2013r. poz.1468 ); d) Innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: - przesyłki listowe nierejestrowane krajowe; - przesyłki listowe rejestrowane nadane i doręczane za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru krajowe, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013 r. poz. 545); - usługi codziennego doręczania, ZPO (zwrotnego potwierdzania odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. - Wodociągi Kościańskie Sp. z o.o. szacują, iż przesyłają ok. 97% przesyłek listowych (zwykłych) nierejestrowanych w obrocie krajowym, oraz ok. 3% przesyłek listowych rejestrowanych. 4. Terminy doręczania przesyłek pocztowych zgodnie z art.48a ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2012 r., poz ). 5. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi: - doręczania jeden raz dziennie przychodzących przesyłek pocztowych oraz ZPO (zwrotnego potwierdzania odbioru ) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego tj. Wodociągów Kościańskich Sp. z o.o. ul. Czempińska 2, Kościan, w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach 13:30 14:30. - odbioru jeden raz dziennie przesyłek przeznaczonych do nadania z siedziby Zamawiającego (adres jw.), w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z punktu kancelaryjnego Zamawiającego.

2 6. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 7. Doręczanie zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych wraz z wykazem nie doręczonych zwrotów z podaniem ich numeru rejestrowego nadania odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy do siedziby Zamawiającego (adres jw.). Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Operatora Pocztowego do każdego miejsca w kraju (w przypadku przesyłek zagranicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami międzynarodowymi). 8. Zamawiający będzie odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenia ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsc zgodnie z adresem przeznaczenia. 9. Zamawiający będzie umieszczał w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. 10. Opakowanie przesyłek listowych będzie stanowiła zaklejona koperta Zamawiającego. W przypadku paczek opakowanie paczki będzie stanowiło sztywne pudełko lub szary / biały papier Zamawiającego. Opakowanie paczki będzie zabezpieczało przed dostępem do zawartości i minimalizowało ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania. 11. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania dla przesyłek listowych, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 12. Wykonawca doręcza przesyłkę w miejsce wskazane przez Zamawiającego w postaci przekazanej mu przez Zamawiającego. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 13. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 14. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej, opatrzone odpowiednim zapisem o zawartej umowie. Przesyłki listowe rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów w formie książki nadawczej. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia. 15. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U z 2013r., poz.1468 ). 16. Do odpowiedzialności wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy Ustawy z dnia r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U z

3 2013 r. poz.1468) a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r Kodeks Cywilny. 17. Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie z dołu tj. po wystawieniu faktury VAT za miesiąc miniony. 18. Opłata za zwroty przesyłek rejestrowanych odbywać się będzie na podstawie wystawionej faktury VAT. 19. Zamawiający nie przewiduje możliwości dołączania przez Zamawiającego i Wykonawcę, do opakowanych przesyłek przekazanych przez Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów, w szczególności wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi. 20. Szacunkowy wykaz ilości przesyłek stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego formularz cenowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania lub zwiększenia ilości poszczególnych rodzajów przesyłek. Nadawane rodzaje oraz ilości uzależnione będą od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. 21. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług, który jest dostępny na stronie internetowej Wykonawcy, w komórkach handlowych oraz w każdej placówce operatora. 22. W przypadku gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień wolny od pracy, dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę, z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca nie jest zobowiązany w takim dniu do doręczenia i zwrotu oraz nadania przesyłek.

4 Załącznik nr 2 Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Przedmiot umowy: 1) Usługi pocztowe, które są przedmiotem zamówienia będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w: a) Ustawie z dnia r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) b) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013r, poz. 545) c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U z 2013r. poz.1468) d) Innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy. 2) Określone w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Operator wyraża zgodę, oświadczając tym samym, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. 3) Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do: a) doręczania jeden raz dziennie przychodzących przesyłek pocztowych oraz ZPO (zwrotnego potwierdzania odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do siedziby zamawiającego tj. do Wodociągów Kościańskich Sp. z o.o. ul. Czempińska 2, Kościan, w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach 13:30 14:30. b) odbioru jeden raz dziennie przesyłek przeznaczonych do nadania z siedziby Zamawiającego (adres jw.), w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. c) nadawania przesyłek w dniu ich odbioru z punktu kancelaryjnego Zamawiającego. d) doręczania przesyłek w miejsce wskazane przez Zamawiającego w postaci przekazanej mu przez Zamawiającego. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. e) doręczania zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych wraz z wykazem nie doręczonych zwrotów z podaniem ich numeru rejestrowego nadania. Doręczanie odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy do siedziby Zamawiającego (adres jw.) w dni robocze od poniedziałku do piątku. f) zapewnienia stosownych oznaczeń dla przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. g) wyznaczenia w obrębie centrum miasta punktów umożliwiających odbiór przesyłek awizowanych czynnych w dni robocze co najmniej od godz. 09:00 do godz. 18:00. Punkty odbioru przesyłek zlokalizowane są w Kościanie na ulicach : nr nr.. nr 4) Zamawiający jest zobowiązany w szczególności do: a) nadawania przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenia bez ubytku i uszkodzenia do miejsc zgodnie z adresem przeznaczenia;

5 b) umieszczania w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikujących adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki; c) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Przesyłki listowe rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu listów w formie książki nadawczej. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Operatora. 5) Opakowanie przesyłek listowych będzie stanowiła zaklejona koperta Zamawiającego. Opakowanie paczki będzie stanowiło sztywne pudełko lub szary / biały papier zamawiającego. Opakowanie paczki będzie zabezpieczało przed dostępem do zawartości i minimalizowało ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania. 6) Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek listowych. Nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 7) Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzenia Ministra Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U. z 2013r., poz.1468 ). 8) Zamawiający nie przewiduje możliwości dołączania przez Zamawiającego i Wykonawcę, do opakowanych przesyłek przekazanych przez Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów, w szczególności wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi. 2. Czas obowiązywania umowy. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia do dnia r. 3. Wartość umowy: 1) Podany w zał. nr 1 stan ilościowy przesyłek jest orientacyjny, i może ulec w ciągu obowiązywania umowy zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Operatorowi nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia dotyczące kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy ceną brutto określoną w ust.. umowy a kwotą wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a także roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu. 2) Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go każdego miesiąca Operator wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług, płatną w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. 3) Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany.

6 4) W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Operatora, który będzie stanowił załącznik do umowy. 4. Odpowiedzialność z tytułu niewłaściwej realizacji postanowień niniejszej umowy. 1) Niniejsza umowa może być rozwiązana w formie pisemnej: a) przez Zamawiającego w trybie natychmiastowym, w przypadku nienależytego wykonywania Umowy przez Wykonawcę, trzykrotnie w ciągu trwania Umowy, b) Przez każdą ze Stron z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, bez podania powodów. 2) Przez nienależyte wykonanie Umowy rozumie się wszelkie zaniedbania powstałe przy realizacji Umowy ze strony Wykonawcy, a w szczególności opóźnienia w wykonaniu Umowy, zaniedbanie lub zaniechanie podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości w realizacji Umowy. 3) O stwierdzeniu każdego przypadku nienależytego wykonywania Umowy przez Wykonawcę Zamawiający informuje go w formie pisemnej. 4) Nienależyte wykonywanie Umowy, o którym mowa w ust.1 lit. a) stanowi ważny powód, o którym mowa w art k.c. 5) W przypadku wygaśnięcia Umowy lub jej rozwiązania, Strony zobowiązują się do dokonania, w terminie 2 miesięcy od zakończenia obowiązywania Umowy, rozliczenia liczby nadanych a także zwróconych przesyłek, a w razie potrzeby również do zwrotu kwot nienależnych wynikających z takiego rozliczenia na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur korygujących. 6) Operator zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną w wysokości: 10% łącznej wartości (brutto) umowy, wskazanej w. ust.., w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Operator. 7) Pomimo kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić od Operatora odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 8) W przypadku zwłoki w zapłacie należności za świadczone usługi Zamawiający zapłaci Operatorowi ustawowe odsetki. 5. Nadzór nad realizacją niniejszej umowy Osobami zobowiązanymi do stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są: 1) ze strony Operatora:., tel... 2) ze strony Zamawiającego:., tel Postanowienia końcowe: 1) W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają: przepisy Kodeksu

7 cywilnego, Ustawy z dnia r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U z 2013r. poz. 545 ), Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U z 2013r. poz.1468 ) oraz Kodeks postępowania cywilnego i KPA. 2) Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez Strony, pod rygorem nieważności. 3) Spory wynikłe ze stosowania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3) W przypadku wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o wskazanych wyżej okolicznościach. W takim przypadku Operator może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 4) Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

8 Załącznik nr 4 Kryterium wyboru ofert 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena brutto oferty - 70 W kryterium cena ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: C = ( Cn : Cb ) x 70 gdzie: C ilość punktów przyznana danej ofercie Cn najniższa cena spośród ważnych ofert Cb cena oferty badanej b) Punkty odbioru - 20 W kryterium punkty odbioru ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru; P= (Pb : Pm ) x 20 gdzie: P - ilość punktów przyznana danej ofercie Pm oferta z najwyższą liczbą punktów odbioru Pb ilość punktów odbioru w ofercie badanej Zamawiający uzna za punkt odbioru miejsce wskazane przez Wykonawcę, potwierdzone stosowną umową lub innym dokumentem potwierdzającym możliwość dysponowania lokalem w celu odbioru przesyłek, czynnym w dni robocze co najmniej w godz. od 09:00 do 18:00. Załączony dokument winien obowiązywać na cały okres obowiązywania umowy tzn. od do r. c) Koszt odbioru przesyłek brutto - 10 W kryterium koszt odbioru ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: K = ( Kn : Kb ) x 10 gdzie: K ilość punktów przyznana danej ofercie w kryterium koszt odbioru za 12 miesięcy Kn najniższy koszt odbioru z pośród ważnych ofert Kb koszt odbioru oferty badanej O = C + P + K Oferta która otrzyma najwyższą ilość punktów obliczonych wg wzorów wskazanych powyżej zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. W przypadku dwóch ofert z tym samym bilansem punktowym, jako najkorzystniejszą ofertę Zamawiający wybierze ofertę z niższą ceną.

9 Tabela ofertowa załącznik nr 1 Szacowana ilość Lp. Rodzaj przesyłki Waga przesyłki szt. LISTY KRAJOWE GABARYT A Cena brutto ekonomiczne nierejestrowane do 350 g ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem do 350 g 50 odbioru priorytetowe nierejestrowane do 350 g 150 priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru do 350 g 30 zwrot przesyłek do 350 g 100 ekonomicznych zwrot przesyłek priorytetowych do 350 g 10 Razem Odbiór przesyłek w trybie codziennym od poniedziałku do piątku Opłata miesięczna zł x 12 miesięcy co stanowi kwotę.. brutto (słownie:.)