Data publikacji ogłoszenia: Termin składania dokumentów: , do godz.15:00 Komórka organizacyjna: Rodzaj ogłoszenia:

Transkrypt

1 Usługa: Świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Bychawie. Data publikacji ogłoszenia: Termin składania dokumentów: , do godz.15:00 Komórka organizacyjna: Rodzaj ogłoszenia: Wydział Oświaty, Spraw Społecznych i Organizacyjnych Zaproszenie do składania ofert Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Bychawie w okresie od r. do r. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą: a) usługi pocztowe w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych: ekonomicznych (zwykłych), priorytetowych, poleconych i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz paczek ekonomicznych, priorytetowych i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru; b) usługi pocztowe w obrocie zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru; c) doręczanie lub wydawanie przesyłek, o których mowa w pkt. a i b zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki: a) listy ekonomiczne (zwykłe) - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, b) listy zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, c) listy polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym, d) listy polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym, e) listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym;

2 f) listy polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym; g) paczki pocztowe ekonomiczne, priorytetowe i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz nadane na poste restante w obrocie krajowym. Wymiary przesyłek listowych :,,Gabaryt A'' - przesyłki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm.,,gabaryt B'' - przesyłki o wymiarach: - minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przyjmuje się tolerancje wszystkich wymiarów ± 2 mm. Szacunkowe ilości przewidywanych przesyłek w okresie świadczenia usługi wskazane są w zestawieniu ilościowym przesyłek. Ilość i rodzaj przesyłek jest szacunkowa i służy jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia, która może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wymagania dotyczące usługi: 1) Zamawiający wymaga od Wykonawców realizacji przedmiotu zamówienia, z zachowaniem wymogów, wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r., poz.1529) oraz obowiązujących w tym zakresie aktów wykonawczych. 2) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował stałą placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy w Polsce. 3) W ramach świadczenia usług, o których mowa w Przedmiocie zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania m.in. następujących czynności:

3 a) dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego codziennie (w dni robocze) do godziny 9.30, odbierania jeden raz dziennie przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach , potwierdzania w zestawieniach przesyłek pocztowych rejestrowanych i nie rejestrowanych a także pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę (odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy), b) doręczania zwrotnego potwierdzenia odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach ustalonych w pkt. 3 litera a. c) nadawania przesyłek w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego, d) zwrotu otrzymanego od Zamawiającego zestawienia nadanych przesyłek pocztowych w dniu następnym, potwierdzonego przez upoważnionego pracownika Wykonawcy z podsumowaniem kwot nadanych przesyłek, 4) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia ogólnej ilości przesyłek pocztowych, wynikających z formularza ofertowego. 5) Wykonawca zobowiązuje się, że przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012.poz.1529), Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie warunków i wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r. poz. 545), a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi. 6) Doręczania części przesyłek pocztowych rejestrowanych do określonych przez Zamawiającego na przesyłkach adresatów w tym, w trybie wynikającym z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (także z zastosowaniem art pkt. 2 ) oraz Ordynacji Podatkowej. 7) W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie ( pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest niezwłocznie Zamawiającemu z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.

4 8) Wykonawca za nienależyte wykonanie usługi tj. w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonanie przedmiotu zamówienia zapłaci Zamawiającemu należyte odszkodowania i inne roszczenia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2012r. poz. 1529) i przepisami wykonawczymi, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny ( Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). 9) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata "zwrotne potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po wpłynięciu potwierdzenia odbioru do urzędu oddawczego, doręczającego przesyłki od Zamawiającego. 10) Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych nadanych w standardowym trybie przesyłek rejestrowanych. 11) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 12) Wybrany Wykonawca dostarczy Zamawiającemu projekt umowy, zawierający wszystkie istotne postanowienia zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie 2 dni od daty otrzymania informacji o wyborze oferty Obowiązki Zamawiającego: 1) Umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata. 2) Umieszczanie w górnym lewym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu. 3) Wypełnianie zestawienia wysyłanych przesyłek rejestrowanych i nie rejestrowanych a także na podstawie pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych, w dwóch egzemplarzach (oryginał zestawienia pozostanie u Wykonawcy, natomiast kopia, na której Wykonawca kwituje odbiór wszystkich przesyłek oraz potwierdza ich wysłanie i kwotę za ich wysyłkę (w przypadku przesyłek rejestrowanych: nadaje numer nadania i wskazuje datę) zwracana będzie do Zamawiającego. 4) Stosowanie do przesyłek listowych z potwierdzeniem odbioru druków zwrotnego potwierdzenia odbioru zgodnych ze wzorami Wykonawcy i dostarczonych przez Wykonawcę.

5 5) Umieszczanie oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci. Zasady dokonywania rozliczeń: Podstawą rozliczania kosztów świadczonych usług pocztowych będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie jednego miesiąca, stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Płatność za wykonanie usługi będzie dokonywana w formie płatności z dołu w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Faktura z tytułu należności wynikających z realizacji umowy, wystawiana będzie przez Wykonawcę wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. Zamawiający dokona przelewem płatności kwoty określonej w fakturze w terminie 21 dni od dnia wpływu do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury na rachunek bankowy Wykonawcy określony na fakturze. Termin wykonywania zamówienia: r r. Opis kryteriów wyboru oferty: Kryterium decydującym o wyborze oferty jest cena lub inne istotne elementy wskazane przez zamawiającego: - posiadania uprawnień do wykonywania działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania w obrocie krajowym i zagranicznym przesyłek zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, - dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia, - posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie przedmiotu zamówienia, przy założeniu, że wykonawca złoży ofertę zawierającą przedmiot zamówienia zgodny z wymaganiami zamawiającego. Termin oraz forma złożenia oferty: Wypełniony formularz ofertowy należy złożyć w formie pisemnej (osobiście, pisemnie-listem), elektronicznie albo faxem do dnia r. do godziny 15:00. Adres: Urząd Miejski W Bychawie, ul. Partyzantów 1, Bychawa fax , wew.10 um@bychawa.pl Osoba do kontaktu: Edyta Wójcik, tel Załączniki: Formularz ofertowy Zestawienie ilościowe przesyłek-polecone

6 Zestawienie ilościowe przesyłek-priorytety Zestawienie ilościowe przesyłek-zwykłe Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i otrzymane oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron. Urząd Miejski w Bychawie zastrzega sobie prawo modyfikacji i unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani.