PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastarni w dniu 16 maja 2013 r. przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Kontrolę przeprowadzili: 1. Iwona Gocał starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 113/2013 z dnia 25 marca 2013 r. przewodnicząca zespołu 2. Katarzyna Dańczyszyn inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 114/2013 z dnia 25 marca 2013 r. I. Zasady i warunki organizacji kontroli Celem kontroli była ocena organizacji, skuteczności pracy i poprawności realizacji zadań zleconych gminie przez administrację rządową z zakresu pomocy społecznej w 2012 r. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138) Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712) Informacja o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli: Jednostka kontrolowana została powiadomiona o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem z dnia 8 maja 2013 r., znak: PS-II.431.2.12.2013. IG (zał. Nr 1). 1
Podstawa przeprowadzenia kontroli: Upoważnienia nr 113/2013; nr 114/2013 z dnia 25 marca 2013 r. (zał. Nr 2, 3). Ustalenia ogólne: Ilekroć w protokole jest mowa o: Ośrodku należy przez to rozumieć: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Jastarni, Kierowniku należy przez to rozumieć: Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni, Ustawie o pomocy społecznej należy rozumieć ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.). Badaniem kontrolnym objęto następujące zagadnienia: 1) ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni, 2) zgodność zatrudnienia pracowników z wymaganymi kwalifikacjami zgodnie z art. 116 ustawy o pomocy społecznej, 3) wydatki na pomoc społeczną w 2012 r., 4) zasadność przyznawania świadczeń w ramach zadań zleconych i zadań własnych dotowanych z budżetu państwa, 5) prawidłowość i terminowość przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych i rozpatrywania wniosków, 6) współpracę z podmiotami uczestniczącymi w rozwiązywaniu problemów społecznych. W toku kontroli wyjaśnień udzielał: Barbara Koss Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni. II. Ustalenia kontrolne Ad.1 Ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Jastarni został utworzony na mocy uchwały Nr XI/42/90 Miejskiej Rady Narodowej w Jastarni z dnia 26 lutego 1990 r. w sprawie utworzenia Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni (zał. Nr 4). Jednocześnie w/w uchwałą wprowadzono Statut Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni (zał. Nr 5). W związku ze zmianami zachodzącymi w pomocy społecznej statut wymagał dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego. Na dzień kontroli, aktualnie obowiązujący Statut był wprowadzony Uchwałą Nr XXV/137/2008 Rady Miasta Jastarni 2
z dnia 27 sierpnia 2008 r. w sprawie zatwierdzenia i ogłoszenia jednolitego tekstu Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni (zał. Nr 6). W związku ze zmianami przepisów, zawartymi w ustawach regulujących działalność Ośrodka zasadnym byłoby uaktualnienie statutu do obowiązujących przepisów prawa. Strukturę organizacyjną Ośrodka, szczegółowy zakres zadań i działalności oraz obowiązki i zakres działania pracowników określał Regulamin Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni wprowadzony Zarządzeniem Nr 3/2010 Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastarni z dnia 1 kwietnia 2010 r. (zał. Nr 7). W oparciu o art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej Burmistrz Miasta Jastarnia Zarządzeniem Nr 136/2008 z dnia 14 października 2008 r. udzielił Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy (zał. Nr 8). Ponadto w oparciu o art. 110 ust. 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej na wniosek Kierownika Ośrodka, Burmistrz Miasta Jastarnia w dniu 1 grudnia 2008 r. udzielił upoważnienia, Pani Marzennie Dolemba, do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy podczas nieobecności Kierownika spowodowanej urlopem bądź zwolnieniem lekarskim ( zał. Nr 9). Według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. na terenie Miasta Jastarnia zamieszkiwało 3.937 mieszkańców. Stopa bezrobocia w powiecie puckim wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. wynosiła 14,9%. Głównymi problemami społecznymi w ramach, których udzielana była pomoc to: bezrobocie, alkoholizm, długotrwała lub ciężka choroba, niepełnosprawność i ubóstwo. Ośrodek mieści się na parterze budynku Urzędu Miasta w Jastarni ul. Portowa 24, gdzie zajmuje 3 pomieszczenia. Ośrodek dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych, posiada podjazd prowadzący na parter budynku. Klienci niepełnosprawni obsługiwani są przez pracowników socjalnych na parterze budynku, w pomieszczeniach bez progów z poszerzonymi drzwiami wejściowymi. Warunki lokalowe są dobre, pracownicy mają zapewniony komfort pracy (każdy pracownik posiada na wyposażeniu swojego stanowiska pracy komputer z dostępem do internetu, telefon oraz swobodny dostęp do drukarek, kserokopiarki, skanera, faxu). Ośrodek czynny jest codziennie (od poniedziałku do piątku) w godzinach od 7 30 do 15 30. Załatwianie indywidualnych spraw klientów odbywa się w godzinach urzędowania. 3
Wypłata świadczeń pieniężnych realizowana jest w kasie Ośrodka lub sporadycznie na indywidualne konta klientów. Korespondencja wychodząca z Ośrodka podpisywana jest przez Kierownika upoważnionego przez Burmistrza Miasta Jastarnia. Ad.2 Zgodność zatrudnienia pracowników z wymaganymi kwalifikacjami, zgodnie z art. 116 ustawy o pomocy społecznej W trakcie kontroli ustalono, że Ośrodek na koniec roku 2012 zatrudniał 5 pracowników, w tym: 1) Kierownik Barbara Koss pełni tę funkcję od 1 lutego 1991 r. na podstawie aktu powołania przez zastępcę Burmistrza Miasta Jastarnia z dnia 1 lutego 1991 r. (zał. Nr 10). Posiada wykształcenie średnie (ukończyła w 1996 r. Szkołę Policealną Pracowników Służb Społecznych w Gdańsku i uzyskała dyplom pracownika socjalnego- zał. nr 11). Nie posiada wymaganej na stanowisku kierownika specjalizacji w zakresie organizacji pomocy społecznej zatem nie spełnia kwalifikacji określonych w art. 122 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Posiada certyfikat ukończenia kursu Profesjonalne zarządzanie OPS który odbył się w okresie od 26 maja do 28 maja 2008 r. w Sopocie a organizowany był przez Ośrodek Twórczej Interwencji z Krakowa (zał. Nr 12). 2) 1 starszy pracownik socjalny w 2006 r. ukończył studia licencjackie w Ateneum-Szkoła Wyższa, Wydział Studiów Edukacyjnych w Gdańsku na kierunku pedagogika w zakresie specjalności pedagogiki resocjalizacyjnej, a następnie na Uniwersytecie Gdańskim, Wydział Nauk Społecznych w Gdańsku w roku 2008 uzyskał dyplom na kierunku pedagogiki. Zatrudniony jest w Ośrodku od 1991 r. (zał. nr 13,14), 3) 1 pracownik socjalny w 2012 r. ukończył studia licencjackie w Pomorskiej Wyższej Szkole Nauk Stosowanych w Gdyni na kierunku pedagogika w zakresie specjalności praca socjalna. W Ośrodku pracuje od 2012 r. (zał. nr 15), 4) 1 pracownik socjalny w 1988 ukończył liceum Ekonomiczne. Zatrudniony jest w Ośrodku od 1989 r. (zał. nr 16). 5) Księgowa. W trakcie analizy struktury zatrudnienia stwierdzono, że starszy pracownik socjalny oraz 1 pracownik socjalny spełniali wymogi odnośnie kwalifikacji zawodowych wskazane w art. 116 i art. 156 ustawy o pomocy społecznej. Stwierdzono nieprawidłowość w zatrudnieniu pracownika socjalnego, który nie posiadał wymaganych kwalifikacji zawodowych do zatrudnienia na stanowisku pracownika socjalnego i w związku z tym nie miał uprawnień do przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych. Art. 107 ust. 3 4
ustawy o pomocy społecznej stanowi jednoznacznie, że rodzinny wywiad środowiskowy przeprowadza pracownik socjalny. Zgodnie z art. 116 ustawy pracownikiem socjalnym może być osoba, która spełnia co najmniej jeden z niżej wymienionych warunków: a) posiada dyplom ukończenia kolegium pracowników służb społecznych, b) ukończyła studia wyższe na kierunku praca socjalna, c) do dnia 31 grudnia 2013 r. ukończyła studia wyższe o specjalności przygotowującej do zawodu pracownika socjalnego na jednym z kierunków: pedagogika, pedagogika specjalna, politologia, polityka społeczna, psychologia, socjologia, nauki o rodzinie. Sprawdzono również zakresy czynności pracowników socjalnych, które były adekwatne do wykonywanych przez nich zadań, a ich treść dostosowana do obowiązujących przepisów prawa (zał. Nr 17, 18, 19). Za obsługę programu i pomoc informatyczną odpowiada zatrudniony na umowę zlecenie informatyk. Pracownicy Ośrodka mają możliwość korzystania z konsultacji radcy prawnego zatrudnionego w Urzędzie Miasta. Radca prawny w/w Urzędu udziela bezpłatnych konsultacji dla klientów Ośrodka w zakresie pomocy społecznej. Według stanu na dzień 31 grudnia 2012 r. pracę socjalną w środowisku w tym przeprowadzanie wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki wykonywało 3 pracowników socjalnych, w 3 rejonach opiekuńczych. W okresie objętym kontrolą pracownicy socjalni wykonujący prace w terenie (przeprowadzający wywiady środowiskowe w miejscu zamieszkania klientów) pobierali dodatek do wynagrodzenia w kwocie 250 zł zgodnie z art. 121 ust. 3 a ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.). Pracownikowi socjalnemu nie posiadającemu kwalifikacji do wykonywania zawodu pracownika socjalnego nie przysługiwał co miesięczny dodatek do wynagrodzenia 250 zł określony w art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej wskazujący, że pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, do którego podstawowych obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, w tym przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje wypłacany co miesiąc dodatek do wynagrodzenia w wysokości 250 zł. W przypadku zatrudnienia w mniejszym wymiarze czasu pracy dodatek przysługuje w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy. 5
Stan zatrudnienia w Ośrodku określa art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej, który stanowi iż Ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tyś. mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. W toku kontroli ustalono, że w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastarni zatrudnionych jest 2 pracowników socjalnych. Ośrodek nie spełnia wymaganego ustawą współczynnika zatrudnienia. Pomimo, że na 1 pracownika socjalnego przypada 1.969 mieszkańców gminy, Ośrodek zatrudnia mniej niż trzech pracowników socjalnych w myśl art. 110 ust. 11 cyt. ustawy. Wymagany wskaźnik zatrudnienia umożliwiałby pracownikom socjalnym prawidłową realizację zadań, w szczególności prowadzenia pracy socjalnej z osobami/rodzinami znajdującymi się w trudnej sytuacji życiowej. Pracownicy socjalni na dojazdy do środowisk osób i rodzin korzystających z pomocy społecznej mają do dyspozycji samochód, który jest wynajmowany przez Ośrodek od Straży Miejskiej w Jastarni. Ad.3 Wydatki na pomoc społeczną w 2012 roku. W 2012 r. w mieście Jastarnia nie zachodziła potrzeba udzielania pomocy w ramach zadań zleconych przez administrację rządową z ustawy o pomocy społecznej w formie: specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi (art. 18 ust. 1 pkt. 3), pomocy dla cudzoziemców (art. 18 ust. 1 pkt. 8), wypłacania wynagrodzenia za sprawowanie opieki sądowej (art. 18 ust. 1 pkt. 9). Realizowano zadania własne dotowane częściowo z budżetu państwa, na które wojewoda przekazał dotacje w wysokości: zasiłki stałe - 86.580 zł zasiłki okresowe - 25.000 zł Na powyższe formy pomocy z budżetu wojewody wydatkowano odpowiednio kwoty: zasiłki stałe - 85.174,24 zł (zwrot 1.405,76 zł) zasiłki okresowe - 24.997,73 zł (zwrot 2,27 zł) Dotacje zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem prawie w całości, a środki niewykorzystane zwrócone na konto Wydziału Finansów i Budżetu Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. 6
Ad.4 Zasadność przyznawania świadczeń w ramach zadań zleconych i zadań własnych dotowanych z budżetu państwa. Podczas kontroli dokonano oceny zasadności przyznawania świadczeń oraz prawidłowości prowadzenia dokumentacji w zakresie ustalania uprawnień do pomocy w formie zasiłków stałych i okresowych - na podstawie losowo wybranej dokumentacji świadczeniobiorców. Zasiłki stałe W 2012 r. pomoc w formie zasiłku stałego przyznano 25 osobom, w tym: dla 16 osób samotnie gospodarujących oraz 9 pozostających w rodzinie. Wypłacono ogółem 247 świadczeń. Dokumentacja w oparciu, o którą przyznane były świadczenia znajduje się w teczkach osób i rodzin. Zgodnie z art. 37 ustawy o pomocy społecznej zasiłek stały przysługuje pełnoletniej osobie samotnie gospodarującej, całkowicie niezdolnej do pracy z powodu wieku lub niepełnosprawności jeżeli jej dochód jest niższy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodarującej (do 30.09.2012 r. w wysokości 477 zł. i od 01.10.2012 r. w wys. 542 zł.); pełnoletniej osobie pozostającej w rodzinie, całkowicie niezdolnej do pracy z powodu wieku lub niepełnosprawności, jeżeli jej dochód jest niższy od kryterium dochodowego na osobę w rodzinie (do 30.09.2012 r. w wys. 351 zł. i od 01.10.2012 r. w wys. 456 zł). Za osoby korzystające z zasiłku stałego nie objęte ubezpieczeniem zdrowotnym Ośrodek opłacał składkę na ubezpieczenie zdrowotne zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 20 ustawy o pomocy społecznej oraz art. 66 ust. 1 pkt. 26 i art. 75 ust. 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) w wysokości określonej w art. 79 ust.1 cyt. ww. ustawy tj. 9% od kwoty przyznanego zasiłku stałego. Dokumentacja w oparciu o którą przyznane były świadczenia znajdowała się w teczkach rodzin i osób. W aktach znajdowały się stosowne dokumenty potwierdzające opisaną w wywiadach sytuację rodzinną, zawodową, zdrowotną i materialną klientów oraz osób pozostających z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym oraz orzeczenia o stopniu niepełnosprawności uprawniające do pobierania zasiłku stałego. Przy ustalaniu sytuacji dochodowej rodziny sprawdzono możliwość udzielenia pomocy na rzecz osoby ubiegającej się o świadczenie, przez osoby, o których mowa w art. 103 ustawy o pomocy społecznej, zobowiązanych do alimentacji na mocy art. 128 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy. 7
Wywiady środowiskowe (rodzinne) aktualizowane były w obowiązującym terminie 6 miesięcy. Kontrolą objęto dokumentację 6 osób (rodzin) korzystających z pomocy w formie zasiłku stałego. Sprawdzono dokumentację na podstawie następujących decyzji: (zał. Nr 20) 1) MOPS.8210.14.2.2012 2) MOPS.8210.15.1.2012 3) MOPS.8210.14.2012 4) MOPS.8210.3.1.2012 5) MOPS.8210.2.1.2012 6) Wywiad kontrolny aktualizacyjny z dnia 02.05.2012 r. dotyczy decyzji MOPS.8210.11.1.2011 z dnia 16.11.2011 r. Sprawdzone decyzje zawierały pouczenie o prawach i obowiązkach osoby korzystającej ze świadczeń, uzasadniały przyznanie pomocy i wskazywały tryb odwoławczy. Wysokość przyznanych świadczeń ustalana była prawidłowo. W stosunku do trybu i zasadności przyznanych zasiłków nie wniesiono zastrzeżeń. Przyznawanie zasiłków okresowych. Zasiłek okresowy zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej przysługuje w szczególności ze względu na długotrwałą chorobę, niepełnosprawność, bezrobocie, możliwość otrzymania lub nabycie uprawnień do świadczeń z innych systemów zabezpieczenia społecznego: osobie samotnie gospodarującej, której dochód jest niższy od kryterium dochodowego rodziny. Zasiłek okresowy ustala się: 1) w przypadku osoby samotnie gospodarującej do wysokości różnicy między kryterium dochodowym osoby samotnie gospodarującej a dochodem tej osoby. 2) w przypadku rodziny do wysokości różnicy kryterium dochodowego rodziny a dochodem tej rodziny. Zgodnie z art. 38 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej w 2012 r. minimalna wysokość tego zasiłku wynosiła 50% różnicy między: 1) kryterium dochodowym osoby samotnie gospodarującej, a dochodem tej osoby, 2) kryterium dochodowym rodziny a dochodem tej rodziny. W okresie objętym kontrolą Ośrodek przyznał pomoc w formie zasiłku okresowego 26 osobom, którym wypłacił łącznie 83 świadczenia. Na realizację powyższego zadania wydatkowano łącznie kwotę 27.520 zł. Ośrodek przyznał zasiłki okresowe w wysokości określonej w art. 147 pkt. 7 w związku z art. 38 ustawy o pomocy społecznej. Ze środków budżetu państwa pokrywano zasiłki okresowe w części gwarantowanej tj. 50% wysokości świadczenia. Pozostała część świadczenia dofinansowana 8
była częściowo ze środków własnych gminy. Na powyższy cel gmina zaangażowała środki własne w wysokości 2.522 zł. Kontrolą objęto dokumentację 10 rodzin (osób) korzystających z tej formy pomocy. Sprawdzono dokumentację na podstawie losowo wybranych decyzji: (zał. Nr 21) 1) Nr MOPS.8211.5.1.2012 2) Nr MOPS.8211.8.1.2012 3) Nr MOPS.8211.9.1.2012 4) Nr MOPS.8211.16.1.2012 5) Nr MOPS.8211.22.1.2012 6) Nr MOPS.8211.15.1.2012 7) Nr MOPS.8211.23.1.2012 8) Nr MOPS.8211.3.1.2012 9) Nr MOPS.8211.2.2012 10) Nr MOPS.8211.17.1.2012 Na podstawie skontrolowanych akt stwierdzono, że kompletowano dokumenty niezbędne do rozpatrzenia sprawy w oparciu o art. 107 ust. 5b ustawy o pomocy społecznej. Dokumentacja dotycząca przyznania świadczenia zawierała niezbędne zaświadczenia i oświadczenia o dochodach, oświadczenia majątkowe i inne potrzebne dokumenty. W przypadku bezrobocia były to zaświadczenia z PUP o rejestracji bezrobotnych, a z tytułu niepełnosprawności i długotrwałej choroby orzeczenia o stopniu niepełnosprawności i zaświadczenia lekarskie. Załączone do wywiadów kopie dokumentów nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem, co stanowi naruszenie zapisów 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego ( Dz. U. z 2012 r. poz. 712), który stanowi: w aktach sprawy zamiast oryginałów można pozostawić kopie dokumentów, o których mowa w art. 107 ust. 5b ustawy o pomocy społecznej, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez pracownika socjalnego przeprowadzającego wywiad. Skontrolowane świadczenia ocenia się jako zasadnie przyznane. Wszystkie rodziny spełniały kryterium dochodowe uprawniające do korzystania ze świadczeń pomocy społecznej. Świadczenia przyznane były w drodze decyzji administracyjnych wydanych w terminie nie przekraczającym 30 dni od wszczęcia postępowania. Wydane decyzje w sprawie przyznania zasiłków okresowych sporządzane były w sposób prawidłowy. W rozstrzygnięciu decyzji informowano stronę o przyznaniu zasiłku okresowego, powodach jego przyznania, kwocie przyznanego świadczenia, okresie na jaki świadczenie 9
zostało przyznane, terminie i formie jego wypłaty. Decyzje podpisywane były przez Kierownika Ośrodka z upoważnienia Burmistrza Miasta Jastarnia. Na podstawie badanych akt ustalono, że kwalifikacja świadczeń była właściwa, we wszystkich przypadkach świadczenie przyznano z powodu spełnienia przesłanki określonej w art. 38 ustawy o pomocy społecznej. Informowano stronę o możliwości wniesienia odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego za pośrednictwem Ośrodka w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji. Nie wniesiono zastrzeżeń do zasadności przyznanych świadczeń. Ad.5 Prawidłowość i terminowość przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych i rozpatrywania wniosków. W Ośrodku prowadzono rejestr wpływającej korespondencji. Sprawdzona dokumentacja dotycząca przyznawanych świadczeń w formie zasiłku stałego była rejestrowana w spisach spraw. Natomiast wnioski o przyznanie pomocy w formie zasiłku okresowego nie były wpisywane do przedmiotowego rejestru. Wpływające wnioski od klientów w sprawach o przyznanie świadczeń z pomocy społecznej opieczętowane były pieczątką wpływu. Sprawy załatwiane były w terminach określonych w art. 35 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Numery wniosków wykazane w decyzjach różniły się od numerów nadawanych wg rejestru korespondencji. Zasadnym byłoby ich ujednolicenie. Powyższe uchybienie omówiono na miejscu z Kierownikiem Ośrodka. Wywiady środowiskowe przeprowadzane były w miejscu zamieszkania klienta w terminie wskazanym ustawowo. Treść wywiadów pełna, zawierająca opis sytuacji socjalno-bytowej i zdrowotnej rodziny oraz ustalony plan pomocy przez pracownika socjalnego i wnioskującego, potwierdzony własnoręcznym podpisem klienta. W wywiadach znajdował się również zatwierdzony przez kierownika Ośrodka plan pomocy w oparciu, o który podjęte były decyzje dotyczące przyznania świadczeń w formie zasiłku stałego i okresowego. W jednym przypadku, w poddanej kontroli dokumentacji, brak było aktualnego wywiadu środowiskowego w oparciu o który powinna być dokonana kwalifikacja do udzielenia pomocy w formie świadczenia. Było to niezgodne z zapisami art.107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, który stanowi W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie, sporządza się aktualizację wywiadu. W przypadku osób korzystających ze stałych form pomocy aktualizację sporządza się nie rzadziej niż co 6 miesięcy, mimo braku zmiany danych. 10
W wyniku kontroli stwierdzono, że wydawane decyzje na powyższe formy pomocy zawierały aktualną podstawę prawną, pouczenie o możliwości wniesienia odwołania do organu II instancji oraz zapis mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o każdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej klienta. Uzasadnienie decyzji było pełne pod względem formalno prawnym. Kontrola wykazała, że Ośrodek przekazywał decyzje stronom za pośrednictwem poczty ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Osoba otrzymująca potwierdzała odbiór podpisem i wpisaniem daty otrzymania, co jest zgodne z 46 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, który mówi, że odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. We wszystkich poddanych kontroli aktach symbole oraz hasła klasyfikacyjne zostały nadane nie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). W oparciu o zapisy 1 ust. 3 w stosunku do organów stanowiących gminy, zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednio podmioty i kierownicy tych podmiotów. Ad.6 Współpraca z podmiotami uczestniczącymi w rozwiązywaniu problemów społecznych. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ściśle współpracuje z władzami samorządowymi na polu szeroko rozumianej pomocy społecznej. Kierownik zapraszany jest na sesje Rady Miasta Jastarnia gdy omawiane są zagadnienia związane z pomocą społeczną. Ponadto Ośrodek współpracuje z : 1) Gminną Komisją ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. 2) Zespołem Interdyscyplinarnym ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, w którym pracują Kierownik Ośrodka i pracownicy socjalni. 3) Szkołami (Szkoła Podstawowa, Gimnazjum) 4) Parafiami kościelnymi na terenie miasta w zakresie organizowania festynów na rzecz dzieci niepełnosprawnych 5) Organizacją pozarządową Stowarzyszenie otwartych serc S.O.S. w zakresie wsparcia osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej i ich rodzin, organizacji koncertów charytatywnych zbiórka pieniędzy na leczenie chorych dzieci, przeciwdziałanie bezrobociu, 11
6) Polskim Związkiem Emerytów i Rencistów Oddział Rejonowy w Jastarni organizując dla seniorów: wycieczki krajowe, spotkania wigilijne i inne spotkania okolicznościowe, kursy komputerowe. 7) Ośrodek realizował unijny program PEAD Dostarczanie żywności dla najuboższej ludności UE 2012. Z tej formy pomocy skorzystało 485 osób t.j. 155 rodzin. Przekazano 16 asortymentów żywności w ilości: 14.284 ton i 7.392 litry. 8) Ośrodek pozyskuje odzież używaną, sprzęt gospodarstwa domowego AGD, który przekazywany jest najbardziej potrzebującym rodzinom korzystającym z pomocy społecznej. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: W trakcie kontroli stwierdzono, następujące nieprawidłowości: 1) Zgodnie z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej, dodatek do wynagrodzenia w kwocie 250 zł miesięcznie przysługuje pracownikom socjalnym (tj. osobom posiadającym odpowiednie kwalifikacje wykazane w art. 116 lub 156 ww. ustawy do zatrudnienia na stanowisku pracownika socjalnego, starszego pracownika socjalnego, specjalisty pracy socjalnej, starszego specjalisty pracy socjalnej, głównego specjalisty).w związku z tym, że pracownik socjalny nie posiadał stosownych kwalifikacji zawodowych wymaganych na zajmowanym stanowisku pracy, wypłacony mu dodatek do wynagrodzenia w okresie objętym kontrolą tj. od 01.01.2012 r. do 31.12.2012 r. podlega w całości zwrotowi do budżetu państwa. 2) Kierownik Ośrodka nie posiada wymaganej na stanowisku kierowniczym specjalizacji z organizacji pomocy społecznej zgodnie z art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej, 3) Statut Ośrodka wymaga dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego, 4) W Ośrodku nie jest spełniony współczynnik zatrudnienia pracowników socjalnych wykonujących pracę w rejonach opiekuńczych zgodnie z art. 110 ust. 11 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), który stanowi, że Ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na dwa tysiące mieszkańców, nie mniej niż trzech pracowników. Występuje brak jednego pracownika socjalnego, 5) Wpływające wnioski o przyznawanie świadczeń z pomocy społecznej w formie zasiłku okresowego nie były rejestrowane w dzienniku wpływającej korespondencji, 6) W jednym przypadku, w poddanej kontroli dokumentacji, brak było aktualnego wywiadu środowiskowego w oparciu o który powinna być dokonana kwalifikacja do udzielenia pomocy w formie świadczenia. Było to niezgodne z zapisami art.107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, 12
7) Załączone do wywiadów kopie dokumentów nie były potwierdzone za zgodność z oryginałem, co stanowiło naruszenie zapisów 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712), 8) Symbole oraz hasła klasyfikacyjne nie zostały nadane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. W oparciu o zapisy 1 ust. 3 w stosunku do organów stanowiących gminy zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednio podmioty i kierownicy tych podmiotów. W związku ze stwierdzeniem powyższych nieprawidłowości zostaną wydane zalecenia pokontrolne. Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych w zakresie ustalania uprawnień i przyznania pomocy w formie zasiłków stałych i okresowych nie stwierdzono nieprawidłowości, co do merytorycznej zasadności przyznania tych świadczeń. Skontrolowane akta zawierały niezbędne dokumenty potwierdzające opisaną w wywiadach sytuację rodzinną, zawodową, zdrowotną i materialną klienta oraz osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Wywiady środowiskowe przeprowadzone były zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138) i rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712). Kwoty świadczeń naliczone i wypłacane były w sposób prawidłowy. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzenia inspekcji pod pozycją nr 1. Na tym protokół zakończono, sporządzając go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla jednostki kontrolowanej. Kierownik kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przed podpisaniem protokołu ma prawo zgłoszenia zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Przysługuje również prawo odmowy podpisania protokołu z kontroli, 13
z jednoczesnym obowiązkiem złożenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnych wyjaśnień co do odmowy. Jastarnia, dnia 19 lipca 2013 r. Kontrolujący: (-) Iwona Gocał Kierownik jednostki kontrolowanej: (-) Barbara Koss Kontrolujący: (-) Katarzyna Dańczyszyn Sporządzono: Gdańsk, dnia 16 lipca 2013 r. 14