Łobez 1O.O1.2OO5 r. Protokół kontroli Na podstawie upoważnienia Starosty Łobeskiego Nr OA. JB/ 0114-31/04 z dnia 13.12.2004 r przeprowadzono kontrolę wewnętrzną w Starostwie Powiatowym w Łobzie. Jednostka kontrolowana Starostwo Powiatowe 73-150 Łobez ul. M. Konopnickiej 41 Zakres kontroli: a) wydatki na podróże służbowe; b) wydatki na szkolenia pracowników Starostwa; c) wydatki na zakupy, dostawy, roboty i usługi (poza inwestycjami); d) dochody własne i z majątku; e) realizacja wybranych inwestycji; Czas trwania kontroli: 14-28 grudzień 2004 roku. Informacji w czasie kontroli udzielali i byli obecni: a) Helena Szulc- skarbnik Starostwa Powiatowego w Łobzie; b) Jadwiga Brzozowska- z-ca głównego księgowego; c) Katarzyna Gębala- księgowa; W wyniku czynności kontrolnych ustalono następujące operacje księgowe. 1) Wydatki na podróże służbowe : Do wypełniana poleceń służbowych poza terenem siedziby Starostwa Powiatowego w Łobzie pracownicy korzystają z usług firm autobusowych, PKP i samochodów prywatnych. W Starostwie nie przyznano pracownikom limitu kilometrów jaki dopuszcza ustawa Dz. Ust. Nr 27 z 25 marca 2002 roku. Polecenie służbowe jakie musi być wykonane poza terenem siedziby Starostwa Powiatowego jest zapisane pod kolejnym numerem ewidencyjnym w książce Rejestr delegacji" i na druku delegacji. Numer na druku delegacji pokrywa się z numerem w książce Rejestr delegacji". Nie znajduję w Regulaminie Starostwa ani w innych zarządzeniach Zarządu Starostwa czy w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r w sprawie, szczegółowych zasad rozliczania delegacji służbowych które by pozwalały w sposób nie budzący wątpliwość, uznać wystawioną delegację jako wykonanie podróży służbowej. Dodatkowo komplikuje ocenę wykonania podróży służbowej, brak potwierdzenia w postaci pieczątki czy krótkiej informacji delegowanego w jakim określonym celu służbowym była wystawiona delegacja, która pozwalałaby bez zastrzeżeń uznać że została spełniona formuła podróży służbowej. Wydatki na podróż służbowe były dokonywane w oparciu o przepisy: - rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. - (Dz. U. Nr 231, poz. 1990) - rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 lutego 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271) Ustalono że:
-podróże służbowe odbywały się na podstawie jednorazowych poleceń wyjazdu służbowego wystawionego przez pracodawcę -podróże służbowe prawidłowo dokumentowano m. in. przez ujmowanie poleceń wyjazdu w rejestrze -przestrzegano zasady rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w terminie i miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego -prawidłowo rozliczano koszty wyjazdów służbowych i koszty użyczania samochodów prywatnych do celów służbowych -przyjmowano prawidłowa stawkę za 1 km przebiegu. 2) Wydatki na szkolenia pracowników. Sprawdzono wydatki na szkolenia pracowników Starostwa Powiatowego w Łobzie od 1.01. 2004 r do 30.11.2004 roku. Kwota zaplanowana w budżecie to 28500 złoty, wykorzystano do końca listopada 21550 złoty. Szkolenia są rejestrowane w Zeszycie rejestru szkoleń". Nie stwierdzono dublowania wyjazdów na szkolenia przez poszczególne wydziały Starostwa. Do dnia kontroli odnotowano 61 szkoleń z czego 31 zostało wykorzystanych przez wydział ogólno-administracyjny. 3) Wydatki na zakup, dostawy, roboty i usługi (poza inwestycjami). Sprawdzono zakupy drogą losową np. F/ 285- kwota 24057,79 złoty z dnia 10.03.2004 roku Nr faktury VAT 00755/4 termin płatności 14 dni, przelew/24.03.2004 r zapłacono 23.03.04 r. Dokumenty kasowe i bankowe wydatków prawidłowo zakwalifikowano do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej i zaopatrzono w symbolikę kont. Zamówienia dokonano zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym-15.03.2004 r. pod względem formalnym i rachunkowym 15.03.2004 r. dokument bankowy B/59(przelew). Przyjęto jako środek trwały (ŚT/7) i rozpisano na dokumencie OT w następujący sposób: Nr OT 19/2004 kwota w zł 8113,00 Nr OT 18/2004 kwota w zł 1024,80 Nr OT 17/2004- kwota w zł 1342,00 Nr OT 16/2004 kwota w zł 3513,60 Nr OT 15/2004- kwota w zł 902,80 Nr OT 14/2004- kwota w zł 671,00 Nr OT 13/2004- kwota w zł 2104,50 Na dokumencie OT nr 13; 14; 15 /2004 brak jest podpisu osoby której powierzono środek trwały. Uzupełniono dnia 21 grudnia 2004 roku(zdał pan Jan Łań ; przyjął pan Remigiusz Kowalec). Zakupiony środek trwały pan Remigisz Kowalec przekazał do wydziału Starostwa nie mając żadnego pokwitowania ze strony dyrektora lub osoby przez nich upoważnionej. Sprawdzono fakturę F/1329 z dnia 21.10.2004 roku na kwotę 10215,71 złoty. Przelew 14 dni/ zapłacono 2.11.2004 roku(dokument bankowy 216/4). Dokumenty kasowe i bankowe prawidłowo zakwalifikowano do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej i zaopatrzono w symbolikę kont. Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia 26.10.2004 r a pod względem formalnym i rachunkowym dnia 27.10.2004 r. Zamówienia dokonano zgodnie z Ustawą o zamówieniach publicznych(umowa nr ZP/29/04). Na fakturze nr F/1329 z tyłu istnieje zapis przyjął - Jan Łań i Remigisz Kowalec oraz Zakupione materiały eksploatacyjne są wydane i instalowane w budynku Starostwa Powiatowego w Łobzie ul. M arii Konopnickiej 41 i budynku Geodezji ul. Niepodległości 66. Nie wyszczególniono jakie materiały, komu, ile i brak jest potwierdzenia przyjęcia przez np. dyrektora lub osobę upoważnioną z danego wydziału Starostwa.
Analizując zakupiony sprzęt jako środek trwały stwierdzono brak aktualnych oznaczeń inwentaryzacyj nych. 4)Realizacja wybranych inwestycji. Skontrolowano inwestycje pn. Łobeskie Centrum Turystyki w zakresie: proces wyboru wykonawców i dostawców. Do dnia kontroli tj. 28.12.2004 roku przeprowadzono następujące przetargi nieograniczone: a) wg oznaczenia- OA. MO 3343-9/03 Wykonanie robót budowlanych w budynku Internatu Zespołu Szkół z przeznaczeniem na Łobeskie Centrum Turystyki. Złożono 15 ofert z czego wykluczono 7 gdyż nie spełniały warunków jakie zawierała specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Jedynym kryterium była cena całej usługi. Wybrano najkorzystniejszą ofertę, którą przedstawił: Zakład Ogólnobudowlany Czesław Klemański 74-304 Nowogródek Pomorski ul. Plac Św. Floriana 4b Kwota wykonanych robót budowlanych to 49710,52 Euro netto. b) wg oznaczenia- OA. MO 3343-10/03. Wyposażenie Łobeskiego Centrum Turystyki. Złożono 5 ofert z czego wykluczono 2 gdyż nie spełniały warunków jakie zawierała specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Jedynym kryterium była cena całej usługi. Wybrano najkorzystniejszą ofertę, którą przedstawił: Marek Rychert i Andrzej Deyk 83-340 Skierniewice ul. Ks. Stefana Wyszyńskiego 6 Kwota wykonanej usługi wynosiła 19693 Euro netto. W obu wypadkach ogłoszenie wyników postępowania nastąpiło 6.03.2004 roku. W obu wypadkach nie stwierdzono naruszenia Ustawy o zamówieniach publicznych. W obu wypadkach wypłacono należność przeliczając wartość Euro zgodnie z kursem NBP w dniu w którym dokonano przelewu na konto wykonawcy. Źródła finansowania w złotych polskich(pln): Środki własne 283032 Środki PHARE 242245 Środki z budżetu państwa na dofinansowanie zadania 135000 Środki z rezerwy celowej budżetu państwa na dofinansowanie inwestycji określonej w programie współpracy przygranicznej 35000 Do dnia kontroli wydano 695277 złoty. Ewidencja księgowa inwestycji jest prowadzona w sposób pozwalający na prawidłowe sporządzanie sprawozdań oraz na dany okres kosztów poszczególnych zadań i obiektów inwestycyjnych. Dla ewidencjonowania kosztów inwestycji i ich rozliczenia urządzono konto-,,80" Inwestycje. W Starostwie Powiatowym w Łobzie za zamówienia publiczne odpowiada i informacji udzielała pani Marlena Olszewska. 5) Dochody własne i z majątku. Sprawdzono dochody Starostwa Powiatowego w Łobzie z sprzedaży mienia w okresie od 01.01.2004 r do 30.11.2004 r i najem.
1. Sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 2, przy ul. Niepodległości 54a w działce nr 1871, obręb nr 1 miasta Łobez- akt notarialny z dnia 12.03.2004 r nr 952/2004 na kwotę 4841,20złoty. 2. Sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 1, przy ul. Niepodległości 54a w działce nr 1871, obręb nr 1 miasta Łobez- akt notarialny z dnia 26.04.2004 r nr 1726/2004 na kwotę 4653.20 złoty. 3. Sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 3, przy ul. Niepodległości 54a w działce nr 1871, obręb nr 1 miasta Łobez-akt notarialny z dnia 24.05.2004 nr 2376/2004 na kwotę 4874,20 złoty. 4. Sprzedaż nieruchomości rolnej położonej w obrębie miasta Łobez w działce 72/1 o powierzchni 2,8121 ha- akt notarialny z dnia 28.06.2004 r nr 2936/2004 na kwotę 12350 złoty. 5. Najem lokalu użytkowego o pow. 12,18 m2, znajdującego się w budynku Starostwa Powiatowego w Łobzie w działce nr 1883, obręb nr 1 miasta Łobez- czynsz z tytułu Najmu wynosi miesięcznie 12,18 zł + VAT. Najemca zobowiązany jest oprócz czynszu Do ponoszenia opłat: za energię elektryczną, ciepłą wodę, odbiór nieczystości oraz należności publiczno- prawnych od podmiotu najmu, w zryczałtowanej wysokości wynoszącej 5 złoty za 1 m2 powierzchni +VAT. Informacji udzielał pan Zbigniew Pałubiak- Dyrektor wydziału Ochrony Środowiska. Sprzedaż mienia Starostwa Powiatowego w Łobzie zbyto zgodnie z Uchwałą Rady Powiatu W Łobzie Nr X/56/03 z 12.04.2003 r ; Nr XII/66/2003 z 26.05.2003 r i Uchwałą Zarządu Powiatu w Łobzie Nr 128/2003 z dnia 20.11.2003 roku. Sprzedając mienie Starostwa Powiatowego nie naruszono Ustawy o gospodarce nieruchomościami Dz. Ust. Nr 46 z 2000 r. poz. 543. WNIOSKI 1. Uwzględnić, w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego lub określić zarządzeniem wewnętrznym Starosty Powiatu, zasady rozliczania delegacji służbowych w formie, która potwierdzi wykonanie zleconego zadania służbowego. W książce Rejestracja delegacji" w pozycji- Cel wyjazdu- szczegółowiej go określić. 2. Spowodować, aby zakupiony sprzęt niezbędny do prawidłowego funkcjonowania poszczególnych wydziałów w Starostwie Powiatowym w Łobzie, był prawidłowo przychodowany i rozchodowany. Dyrektorzy wydziałów lub upoważnieni przez nich pracownicy powinni kwitować otrzymany sprzęt na dokumentach przygotowanych przez wydział finansowy. 3. Przeprowadzić inwentaryzację w wydziałach Starostwa, celem dokładnego oznakowania sprzętu jaki znajduje się na stanie tych wydziałów.
Inspektor ds. kontroli wewnętrznej- Józef Błyszko Podpisy pracowników jednostki kontrolowanej: Skarbnik Starostwa Powiatowego w Łobzie- Helena Szulc Dołączone załączniki: a) Sprzedaż mienia powiatu w okresie od 0l.01.2004 r. do 30.11.2004 r. i najmu; b) Wykonanie wydatków wg klasyfikacji budżetowej na rok: 2004 miesiąc: 12; c) Analityczne zestawienie sald i obrotów za miesiące 01-12 2004 roku; d) Plan kont; e) Plan finansowy jednostki na rok: 2004 miesiąc 11; f) Upoważnienie;