Analiza biznesowa Dodatki wytyczne do budowy rozwiązania na platformie Microsoft SharePoint Server 2013

Analiza biznesowa Dodatki wytyczne do budowy rozwiązania na platformie Microsoft SharePoint Server 2013 Zakres projektu oraz warunki jego realizacji wspólne elementy obu systemów Dokument chroniony prawami autorskimi. Zabrania się wykorzystywania jakiegokolwiek fragmentu lub całości do celów innych niż bieżące postępowanie. Warszawa 2015

Spis treści 1. Cel dokumentu...3 2. Dodatki...3 2.1. Dodatek A Wybrane typy danych...3 2.2. Dodatek B Standardowe typy list i folderów... 10 2.3. Dodatek C Teczki... 17 2.4. Dodatek D - Publikacja treści... 19 2.5. Dodatek E Silnik przepływu pracy... 27 2.6. Dodatek F Moduł OCR... 30 2.7. Dodatek G Komponent do filtrowania... 31 2

1. Cel dokumentu Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie wizji mechanizmów wspólnych dla systemu Intranetowego i Kancelaryjnego dla Wojskowej Akademii Technicznej im. Jarosława Dąbrowskiego w Warszawie. 2. Dodatki 2.1. Dodatek A Wybrane typy danych W niniejszym załączniku opisano typy danych, jakie mogą przyjmować atrybuty elementów przechowywanych na platformie SharePoint. 2.1.1. Typy niestandardowe 2.1.1.1. Numerator Funkcjonalności: Pole służy do generowania i przechowywanie unikalnego numeru identyfikatora Pole musi spełniać kryteria: o Ciągłości numery są nadawane kolejno po sobie, bez opuszczania żadnego z nich o Unikalności ten sam numer nie może być nadawany dwa razy Mechanizm musi umożliwiać definiowanie szablonów, wg których będą nadawane numery; szablony składają się z części stałej i zmiennej Część zmienna szablonu może być powiązana z: o Bieżącym kontekstem (np. bieżąca data / godziną, zalogowany użytkownik) o Danymi obiektu, który jest numerowany (np. typ dokumentu) W przypadku kończenia się puli numerów (pozostało 50 wolnych), System musi wysyłać odpowiednie powiadomienie do Administratora Zastosowanie: Numerowanie korespondencji przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej Numerowanie spraw 2.1.1.2. Elementy powiązane Funkcjonalności: 3

Pole służy do definiowania i przechowywania powiązania z innym obiektem (np. ze sprawą) Pole musi być niewrażliwe na zmianę lokalizacji elementu powiązanego (np. na wskutek przeniesienia powiązanego dokumentu do innej lokalizacji) Pole powinno zapewniać możliwość wyszukiwania elementu Pole powinno zapewniać możliwość definiowania ograniczania zbioru, spośród którego można wyszukiwać (np. tylko korespondencja wychodząca) Pole powinno zapewniać możliwość definiowania i przechowywania wielu powiązań Zastosowanie: Definiowanie powiązań pomiędzy sprawami Definiowanie powiązań pomiędzy sprawą i korespondencją Definiowanie powiązań pomiędzy korespondencjami Rysunek 1 Pole elementów powiązanych Rysunek 2 Okno wyszukiwania elementów powiązanych 2.1.1.3. Filtrowany Odnośnik Odnośnik filtrowany jest komponentem rozszerzającym możliwości standardowego odnośnika SharePoint o funkcjonalności: Filtrowania elementów możliwych do wyboru Wskazanie listy źródłowej spoza bieżącej witryny (cross site) Rozpoznawanie elementów po wpisaniu fragmentu tekstu (resolving) Automatyczne uzupełnianie pól formularza danymi z wybranego elementu źródłowego 4

Rysunek 3 Pole odnośnika synchronizujące dane kontrahenta z systemu księgowego 2.1.1.4. Pole tabelaryczne Typ kolumny SharePoint, pozwalający na przechowywanie danych tabelarycznych (przykładowo pozycji faktury zakupowej). Konfiguracja pola pozwala zdefiniować typy i nazwy kolumn dostępne w tabeli oraz ich wymagalność. Wspierane są zarówno kolumny standardowe (tekst, data, liczba), jak i słowniki (wraz z zewnętrznymi źródłami danych). Możliwe jest zastosowanie rozszerzeń programistycznych, pozwalających obsłużyć scenariusze zaawansowanej walidacji, kalkulacji wartości pól, czy też interakcji z innymi elementami formularza. Edycja i dodawanie wiersza tabeli może odbywać się zarówno inline w obrębie wiersza, bądź w przypadku skomplikowanych formularzy w oknie dialogowym. Na bazie konfigurowalnej tabeli danych przygotowane mogą być pola do opisu pozycji faktury i zamówienia, będące odpowiednią konfiguracją pola. 2.1.2. Typy wbudowane 2.1.2.1. Pola tekstowe Rysunek 4 Pole tabelaryczne Rysunek 5 Pole typu tekstowego 5

2.1.2.2. Pola z datą i godziną 2.1.2.3. Pola liczbowe 2.1.2.4. Pola Tak / Nie 2.1.2.5. Pola opisowe 2.1.2.6. Pola typu użytkownik Rysunek 6 Pole typu data i godzina Rysunek 7 Pole typu liczbowego Rysunek 8 Pole typu tak / nie Rysunek 9 Pole typu opisowego Rysunek 10 Pole typu użytkownik 6

2.1.2.7. Hiperłącza Rysunek 11 Hiperłącze 2.1.2.8. Pole wyboru Pole wyboru może być reprezentowane na 3 sposoby: Rysunek 12 Pole wyboru wiele zaznaczeń Rysunek 13 Pole wyboru - jedno zaznaczenie (lista rozwijalna) Rysunek 14 Pole wyboru - jedno zaznaczenie (przyciski radiowe) Wartości wyboru we wszystkich polach słownikowych podlegają edycji przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami (Zarządzanie listami) i adminsitratorów. 2.1.2.9. Waluta Rysunek 15 Pole typu walutowego w trybie edycji Jedno pole walute może mieć skonfigurowaną jedną walutę, w której przchowuje dane. Nie umożliwia wyboru waluty w trakcie edycji wartości pola. Symbol waluty nie jest wyświetlany w trakcie edycji pola, jest natomiast widoczny w trakcie podlągu danych w polu. 7

Rysunek 16 Pole typu walutowego w trybie podglądu 2.1.2.10. Odnośnik Pole odnośnika odwzorowuje relację pomiędzy elementami list i bibliotek. Wygląda w sposób zbliżony do pola wyboru: Rysunek 17 Pole odnośnika To, co wyróżnia pole odnośnika od pola wyboru to miejsce przechowywania wartości do wyboru. Tutaj mamy odwołanie do innej istniejącej w portalu listy: Rysunek 18 Lista, na którą wskazuje odnośnik Dodatkowym atutem wykorzystywania pól tego typu jest automatyczna aktualizacja wartości w przypadku jej zmiany w elemencie źródłowym. 2.1.2.11. Zarządzane metadane Dane słownikowe będą w systemie przechowywane za pomocą pól taksonomicznych. Słowniki będą przechowywane w postaci struktur drzewiastych. Podczas wpisywania system podpowiadać będzie frazy słownikowe rozpoczynające się od wprowadzonego tekstu pokazując umiejscowienie terminu w hierarchii. Pokazane to zostało na obrazku poniżej: 8

Rysunek 19 Wybór wartości słownikowej Wartości z pola taksonomicznego można także wybierać bezpośrednio z drzewiastej struktury, która ustala hierarchię terminów: Rysunek 20 Wybór wartości słownikowej z drzewka Zbiór wartości słownikowych będzie mógł być ustalany przez dedykowanego administratora. 9

2.2. Dodatek B Standardowe typy list i folderów Załącznik nr 1c do Umowy Biblioteka dokumentów Biblioteka dokumentów umożliwia przechowywanie, organizowanie i synchronizowanie dokumentów oraz udostępnianie ich innym osobom. Funkcje współtworzenia, przechowywania wersji i wyewidencjonowywania pozwalają na wspólną pracę nad dokumentami. Przechowywanie dokumentów w jednym miejscu pozwala wszystkim osobom uzyskiwać najnowsze wersje, gdy są potrzebne. Dokumenty można też synchronizować z komputerem lokalnym, aby można było uzyskiwać do nich dostęp w trybie offline. Rysunek 21 Strona biblioteki dokumentów 10

Biblioteka stron typu Wiki Załącznik nr 1c do Umowy Jest to sprzężony zestaw łatwo edytowalnych stron sieci web, które mogą zawierać tekst, obrazy i składniki Web Part. Rysunek 22 Strona główna biblioteki stron typu Wiki Biblioteka obrazów Miejsce do przekazywania i udostępniania obrazów. Rysunek 23 Strona biblioteki obrazów. 11

Łącza Lista stron sieci web lub innych zasobów. Rysunek 24 Lista Łącza Anonsy Lista wiadomości, stanów i innych krótkich informacji. Rysunek 25 Lista anonsów 12

Kontakty Załącznik nr 1c do Umowy Lista osób, z którymi pracuje zespół, na przykład lista klientów lub partnerów. Listy kontaktów można synchronizować z programem Microsoft Outlook oraz innymi zgodnymi programami. Rysunek 26 Widok listy kontaktów Kalendarz Kalendarz zbliżających się spotkań, terminów ostatecznych i innych wydarzeń. Informacje kalendarza można synchronizować z programem Microsoft Outlook lub innymi zgodnymi programami. Rysunek 27 Widok kalendarza 13

Tablica dyskusyjna Załącznik nr 1c do Umowy Miejsce do prowadzenia dyskusji w stylu grup dyskusyjnych. Tablice dyskusyjne ułatwiają zarządzanie wątkami dyskusji i można je skonfigurować tak, aby każdy wpis wymagał zatwierdzenia. Rysunek 28 Widok tablicy dyskusyjnej Zadania Miejsce do zapisywania zadań dla zespołu i osób. Rysunek 29 Widok listy zadań 14

Śledzenie problemów Załącznik nr 1c do Umowy Lista problemów z projektem lub elementem. Problemy można przypisywać, nadawać im priorytety i śledzić ich stan. Rysunek 30 Widok listy problemów Ankieta Lista pytań, na które chce się uzyskać odpowiedzi od innych osób. Ankiety umożliwiają szybkie tworzenie pytań i wyświetlanie graficznych podsumowań odpowiedzi. Rysunek 31 Strona ankiety 15

Biblioteka elementów zawartości Załącznik nr 1c do Umowy Miejsce na udostępnianie i przeglądanie elementów multimedialnych, takich jak obrazy, pliki audio i wideo, oraz na zarządzanie nimi. Rysunek 32 Widok listy Biblioteki elementów zawartości Biblioteka slajdów Utwórz bibliotekę slajdów, gdy chcesz udostępnić slajdy programu Microsoft PowerPoint lub zgodnej aplikacji. Biblioteki slajdów oferują specjalne funkcje do znajdowania i wielokrotnego używania slajdów, a także do zarządzania slajdami. Rysunek 33 Biblioteka slajdów 16

2.3. Dodatek C Teczki Załącznik nr 1c do Umowy Teczki ułatwiają organizację i zarzadzanie uprawnieniami dla zbiorów dokumentów stanowiących logiczną całość (np. umowa wraz z jej załącznikami). Teczka umożliwia definiowanie jej uprawnień, dzięki czemu można łatwo zapewnić, że teczka wraz z dokumentami będzie widoczna tylko dla określonych użytkowników. W widoku teczek prezentowane jest pole podsumowujące uprawnienia teczki w uproszczony sposób. Domyślnie na etapie tworzenia teczki określić należy 3 grupy użytkowników: Właściciele, posiadający pełną kontrolę na teczką (edycja i nadawanie uprawnień) Współtworzący, posiadający uprawnienie edycji Do wiadomości, posiadający uprawnienie odczytu Rysunek 34 Widok przykładowej biblioteki z funkcjonalnością teczek Po kliknięciu w nazwę teczki użytkownik zostaje przekierowany na podgląd teczki. Podgląd składa się z czterech sekcji: 17

Atrybuty teczki. W tej sekcji są wyświetlane najważniejsze atrybuty teczki. Wyświetlane są również linki do podglądu wszystkich atrybutów oraz link do edycji atrybutów. Rysunek 35 Podgląd atrybutów teczki umowy Dokumenty. W tej sekcji prezentowany jest widok listy z dokumentami dodanymi do bieżącej teczki. Dokumenty mogą być pogrupowane w foldery. Rysunek 36 Widok dokumentów w teczce Zadania. Sekcja prezentuje listę zadań utworzonych w kontekście bieżącej teczki. Wyświetlany jest też link do utworzenia nowego zadania. 18

Rysunek 37 Zadania powiązane z teczką Notatki. Sekcja wyświetla notatki oraz pozwala wpisywać kolejne komentarze. Rysunek 38 Podgląd notatek teczki 2.4. Dodatek D - Publikacja treści Mechanizmy publikacji treści adresować powinny poniższe problemy: Problem uprawnień w dużych repozytoriach i dużej strukturze organizacyjnej Problem kontekstu - występowanie w systemie z perspektywy własnej jednostki organizacyjnej oraz możliwość zmiany tej perspektywy Problem prezentacji treści z perspektywy jednostki Problem kontroli publikacji treści - kto i na jakim poziomie może publikować treść (np. do własnej jednostki i podrzędnych) Problem adaptacji zmian w strukturze organizacyjnej do uprawnień Publikacja musi być mechanizmem uwzględniającym strukturę organizacyjną przy tworzeniu treści i kierowaniu jej do jednostek organizacyjnych. Zapewnia również narzędzia dostosowujące strukturę danych w systemie do zmian w strukturze organizacyjnej (dodawanie, usuwanie jednostek). 19

Redaktor, tworząc treść (artykuł, dokument, teczkę itd.) może wskazać jednostki org., dla których ta treść jest przeznaczona. Treść kierować można wyłącznie do jednostki organizacyjnej, dla której redaktor otrzymał uprawnienia (wraz ze wszystkim jednostkami podrzędnymi). Przykładowo, redaktor na poziomie WAT może publikować treści globalne, przeznaczone dla całej organizacji oraz treści dla dowolnych jednostek niższego poziomu, natomiast redaktor wybranego Pionu może publikować tylko do Pionu i jednostek niższego poziomu. Redaktorzy z wyższych poziomów struktury organizacyjnej mają uprawnienia do redagowania treści tworzonych dla niższych poziomów struktury. W systemie przyjęto założenie, że treść publikowana w sekcjach Intranetu współdzielonych przez wiele jednostek organizacyjnych kierowana będzie na trzech poziomach, tj.: WAT o Wydział Instytut Katedra Samodzielne stanowiska Dziekanat Dział Administracyjny o Pion Dział Nie zachodzi konieczność publikowania treści na bardziej szczegółowym poziomie (Laboratoria, sekcje), przy czym mechanizm publikacji obsługiwać musi dowolną liczbę poziomów zagłębienia. Nie każda treść musi podlegać zasadzie publikacji do struktury organizacyjnej. Będzie ona wykorzystywana tylko w tych miejscach systemu, w których jeden obszar publikacyjny współdzielony jest przez wiele jednostek organizacyjnych, a publikowane treści są dedykowane dla różnych jednostek. W pozostałych miejscach publikacja treści będzie opierać się o standardowe mechanizmy dostępne w SharePoint. Przykładem obszaru publikacyjnego, który nie wymaga publikacji do struktury organizacyjnej jest np. Prasa o WAT, która nie jest kierowana osobno do jednostek organizacyjnych, lecz globalnie (sytuacja tożsama jak w przypadku publikacji do orzenia drzewa, przy czym jeśli wszystkie treści są kierowana do korzenia, nie ma potrzeby aktywacji publikacji do jednostek organizacyjnych) 20

UWAGA: W systemie musi istnieć możliwość aktywacji oraz deaktywacji publikacji treści na dowolnej liście i bibliotece dokumentów SharePoint. 2.4.1. Kierowanie treści Publikacja treści odbywa się w przedstawiony poniżej sposób: Po wybraniu opcji Dodaj pojawia się formularz służący do wskazania jednostek organizacyjnych, dla których jest przeznaczony dodawany artykuł. Redaktor widzi swoją jednostkę organizacyjną i jednostki zależne (podrzędne). Redaktorzy globalni mogą publikować w jednostce Cały WAT.. Rysunek 39 Publikacja aktualności Krok 1 - kierowanie treści do wybranej jednostki organizacyjnej Po wybraniu adresatów treści, w kolejnym kroku wyświetlany jest standardowy formularz nowego elementu, zależny od dodawanej treści (np. strona z artykułem, teczka sprawy, termin kalendarza itp.). Rysunek 40 Publikacja aktualności Krok 2 - Standardowy formularz SharePoint dla strony publikacyjnej Po utworzeniu artykułu jest on widoczny dla użytkowników pochodzących z jednostek wskazanych, jako odbiorcy treści podczas tworzenia artykułu. 21

Poniżej przedstawiono przykład widoku Aktualności z Działu prezentującego różne artykuły w zależności od tego, jaki jest oddział zalogowanego użytkownika. Użytkownik z działu Informatyki Użytkownik z działu Personalnego Rysunek 41 Przeglądanie listy aktualności w różnych kontekstach przeglądania systemu Pod pojęciem widoczność artykułu rozumiane są dwa zagadnienia: Filtrowanie widocznych artykułów na podstawie przynależności użytkownika do odpowiedniej jednostki organizacyjnej. Oznacza to, że użytkownik ma uprawnienia do wszystkich artykułów, ale widzi tylko te kierowane dla swojego oddziału w swoim kontekście organizacyjnym. Może jednak dotrzeć do każdego artykułu w systemie, poprzez wyłączenie filtrowania, zmianę filtrów, zmianę kontekstu, czy też przejście do widoku bez nałożonych filtrów Brak dostępu do artykułów. Oznacza to, że użytkownik nie ma uprawnień do artykułów z poza swojego działu i nie może wyświetlić go w systemie. Na etapie zbierania wymagań ustalono, że w przypadku treści publikacyjnych, wszystkie będą dostępne publicznie. Ustalenie to nie jest wiążące i może być modyfikowane na etapie projektu technicznego oraz w trakcie użytkowania systemu. 22

UWAGA: Opisane powyżej ustawienia widoczności konfiguruje administrator systemu. Każdy z modułów publikacji można skonfigurować w taki sposób, aby treści były publiczne bądź ograniczone uprawnieniami do konkretnych jednostek organizacyjnych. 2.4.2. Hierarchiczna struktura uprawnień Tak jak zasygnalizowano we wcześniejszym rozdziałach, mechanizmy publikacji treści powinny umożliwiać nadawanie uprawnień zgodnie z aktualną strukturą organizacyjną. Dla każdego węzła struktury mechanizm powinien przewidywać możliwość zdefiniowania grup użytkowników: Czytelników rozumianych, jako osoby uprawnione do odczytu treści kierowanych do tego węzła oraz jego węzłów podrzędnych Edytorów rozumianych, jako osoby uprawnione do edycji treści tworzonych dla tego węzła oraz jego węzłów podrzędnych Zatwierdzających rozumianych, jako osoby uprawnione do zatwierdzania treści tworzonych dla tego węzła oraz jego węzłów podrzędnych 2.4.3. Kontekst przeglądania systemu Rysunek 42 Kontekst przeglądania systemu Widoczna na powyższym rysunku informacja Przeglądasz jako, stanowi tzw. kontekst przeglądania systemu. Informuje on użytkownika o tym, z perspektywy, której z jednostek organizacyjnych przegląda system. Domyślnie ustawiany jest, jako kontekst wynikający z przynależności użytkownika do struktury organizacyjnej. Kontekst decyduje o filtrowaniu treści widocznej na stronie. Przykładowo, przy ustawionym kontekście Dział Informatyki, w rejestrze Aktualności z Działu widoczne będą aktualności dla Działu Informatyki. 23

UWAGA: Nie każdy rejestr z aktywowaną publikacją treści musi respektować ustawienie kontekstu w systemie może być potrzeba utworzenia rejestrów, które jednocześnie wyświetlają treści dla wszystkich oddziałów. O tym, czy dany rejestr filtruje informacje na podstawie kontekstu decydują osoby z uprawnieniam do zarządzania listami/bibliotekami SharePoint. W określonych obszarach systemu, uprawnieni użytkownicy mają możliwość zmiany kontekstu do zdefiniowanych dla nich wartości za pomocą przełącznika, opisanego w rozdziale poświęconego Stronie głównej systemu. Dzięki temu, użytkownicy ci są w stanie oglądać treść w systemie z perspektyw różnych jednostek organizacyjnych. W wybranych obszarach systemu musi istnieć możliwość przypisania standardowego użytkownika systemu (nieadminsitracyjnego) do więcej niż jednego kontekstu. W takim przypadku użytkownik może zmieniać kontekst przeglądania systemu na jeden z przypisanych mu w konfiguracji. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż kontekst jest mechanizmem filtrującym treść i nie ma wpływu na uprawnienia (uprawnienia są zawsze nadrzędne). Oznacza to, że w sytuacji, kiedy treść publikowana jest z uwzględnieniem uprawnień (jednostka widzi tylko swoją treść), zmiana kontekstu przez użytkownika na inną jednostkę nie wyświetli treści z tej jednostki, jeśli użytkownik nie ma nadanych uprawnień odczytu bądź edycji w tej jednostce (rejestr zostanie przefiltrowany na podstawie wybranej jednostki, ale użytkownik nie ma uprawnień do treści tej jednostki, a więc nie zobaczy w rejestrze żadnego elementu). 2.4.4. Przekierowanie na różne wersje/warianty artykułu Redaktor ma możliwość definiowania przekierowań użytkowników do różnych wariantów tej samej strony w zależności od tego, jaka jest jednostka zalogowanego użytkownika. Można zdefiniować adresy dla każdej jednostki organizacyjnej oraz adres domyślny, pod który są przekierowywani użytkownicy z pozostałych jednostek. W ten sposób można utworzyć np. standardową stronę informującą o zasadach składania wniosków urlopowych w WAT, a dodatkowo dla wybranych jednostek organizacyjnych można utworzyć stronę zawierającą inną treść (inne zasady/system). Użytkownik jest przekierowany na stronę ustaloną na podstawie przynależności do jednostki organizacyjnej. Rysunek 43 Definiowanie przekierowań w zależności od jednostki organizacyjnej 24

2.4.5. Kierowanie nawigacji bocznej Załącznik nr 1c do Umowy Podobnie, jak w przypadku przekierowania na różne warianty stron w zależności od jednostki pracownika, możliwe jest definiowanie linków w nawigacji bocznej, które są widoczne tylko dla pracowników wybranych jednostek organizacyjnych. Użytkownik z działu Informatyki Użytkownik z działu Personalnego Rysunek 44 Zmiana zawartości menu bocznego w zależności od kontekstu przeglądania systemu przez użytkownika 2.4.6. Promocja treści na wyższy poziom Po opublikowaniu treści istnieje możliwość zmiany miejsca publikacji. W szczególności możliwe jest promowanie treści na wyższy poziom. Przykładowo, użytkownik może promować artykuł opublikowany w swoim dziale, aby był dostępny na poziome całego WAT. Do tego celu służy akcja Zmień miejsce publikacji. Jeżeli użytkownik nie ma uprawnień do publikowania na wyższym poziomie czynność ta może zostać wykonana przez redaktora wyższego poziomu. 2.4.7. Kierowanie treści do grupy odbiorców Redaktorzy mają możliwość kierowania treści nie tylko do wybranych jednostek struktury organizacyjnej, ale również do określonych użytkowników i grup AD. Aby opublikować treść dla wybranej grupy redaktor wybierając miejsce publikacji wskazuje w polu Do wiadomości użytkowników lub grupy, którzy mają mieć dostęp do publikowanej treści. 25

Rysunek 45 Kierowanie treści dla grupy AD 2.4.8. Adaptacja do zmian w strukturze Mechanizmy publikacyjne muszą automatycznie adaptować się do następujących zmian w strukturze: Dodanie węzła struktury Po dodaniu do struktury nowego węzła, system zaczyna automatycznie prezentować węzeł we wszystkich mechanizmach, tj. filtrach, ekranach dodawania elementów, itp. Usunięcie węzła struktury Usunięcie węzła powoduje automatyczne usunięcie wszystkich treści w węźle z wyników wyszukiwania i scenariuszy przeglądania systemu. Węzeł przestaje być dostępny we wszystkich mechanizmach, tj. filtrach, ekranach dodawania elementów, itp. Zmiana nazwy węzła struktury Zmiana nazwy węzła struktury powoduje automatyczną zmianę nazwy we wszystkich treściach opublikowanych dla tego węzła oraz we wszystkich mechanizmach, tj. filtrach, ekranach dodawania elementów, itp. 2.4.9. Obsługa dużych repozytoriów danych Architektura publikacyjna powinna zostać zaprojektowana w sposób pozwalający na uniknięcie problemów wydajnościowych w scenariuszach przechowywania dużej liczby elementów z indywidualnie przydzielonymi uprawnieniami (złamanym dziedziczeniem uprawnień). Sposób zarządzania uprawnieniami powinien zostać opracowany w taki sposób, aby automatycznie optymalizować liczbę elementów ze złamanymi uprawnieniami (przykładowo, dokumenty opublikowane dla konkretnej jednostki organizacyjnej nie muszą mieć 26

indywidulanie przydzielonych uprawnień per dokument, lecz per kontener, w którym się znajdują). Podejście takie sprawi, że infrastruktura publikacyjna będzie mogła być wykorzystana w innych obszarach systemu wszędzie tam, gdzie treść kierowana jest na podstawie przynależności użytkownika do struktury o charakterze drzewiastym (np. przy obiegu korespondencji oraz prowadzeniu spraw). UWAGA: W związku z możliwością wykorzystania infrastruktury publikacyjnej do przechowywania dużych wolumenów danych, mechanizm powinien udostępniać API programistyczne, pozwalające na wykonywanie operacji CRUD oraz zarządzanie uprawnieniami. 2.4.10. Metody zarządzania uprawnieniami Zarządzanie uprawnieniami w obszarach z aktywowaną publikacją treści do jednostek organizacyjnych nie może być oparte na grupach AD i grupach SharePoint. Samo przypisanie pracownika do konkretnego węzła w strukturze organizacyjnej powinno wyznaczać jego kontekst uprawnień w roli czytelnika. Uprawnienia edytora/zatwierdzającego wymagają dodatkowo określenia roli użytkownika w konkretnym module. Para (miejsce w strukturze, rola) wyznacza więc kontekst uprawnień użytkownika i dzięki temu nie jest już konieczne konfigurowanie grup AD dla wielu poziomów struktury organizacyjnej i wielu modułów. W opisanym modelu nadawanie uprawnień do odczytu treści sprowadza się do: Przydzielenia każdego użytkownika do węzła struktury organizacyjnej Wyznaczenia użytkowników w rolach edytora/zatwierdzającego w istniejących modułach, na określonych poziomach struktury organizacyjnej. 2.5. Dodatek E Silnik przepływu pracy Silnikiem przepływu pracy bazować musi na Windows Workflow Foundation. Poniżej zamieszczano kluczowe informacje o sposobie działania. 2.5.1. Zadania przepływu pracy W kolejnych krokach przepływu pracy system przydziela użytkownikom wynikającym z konfiguracji przepływu zadania. Zadanie przydzielane jest zawsze personalnie do konkretnego użytkownika, a dodatkowo może być możliwe do wykonania przez innych użytkowników/grupy. 27

Ukończenie zadania oznacza zawsze wykonanie pewnej akcji związanej z zadaniem (np. zatwierdzenie urlopu, zatwierdzenie zamówienia). Z każdym zadaniem może być powiązana jedna lub wiele akcji (np. zatwierdzenie urlopu lub odrzucenie urlopu). Każde zadanie przydzielane przez system powinno posiadać akcję Deleguj pozwalającą na przekierowanie zadania do innej osoby z wymaganym komentarzem. Zadanie może być oddelegowane do każdego użytkownika systemu bez ograniczeń. Każda akcja podejmowana na zadaniu może być opatrzona komentarzem. Oprócz wyboru akcji, zadanie może wymagać od użytkownika dostarczenia dodatkowych danych (np. opis faktury). Dane dostarczone w zadaniu są przepisywane do atrybutów obiektu, na którym uruchomiono przepływ pracy oznacza to, że obiekt nigdy nie jest modyfikowany przez użytkownika bezpośrednio, a jedynie przez system po ukończeniu przez użytkownika zadania 2.5.2. Uprawnienia Zastosowany model uprawnień zakłada: Nadanie uprawnień odczytu do obiektu wraz z przydzieleniem dowolnego, dotyczącego go zadania Nadanie uprawnień edycji do zadania osobie, do której zostało przydzielone bezpośrednio Nadanie (opcjonalne) uprawnień edycji do zadania dodatkowym osobom wynikającym z konfiguracji procesu Nadanie (opcjonalne) uprawnień odczytu do zadania dodatkowym osobom wynikającym z konfiguracji procesu Powyższy model uprawnień zostaje nałożony na statyczne uprawnienia listy i obiektów SharePoint. Oznacza, to, że osoby z uprawnieniami do wglądu bądź edycji obiektów zachowują swoje uprawnienia w trakcie działania przepływu pracy. 2.5.3. Powiadomienia o zadaniach Każde z zadań przydzielanych przez workflow generuje powiadomienie mailowe zawierające podstawowe dane zadania, tj. jego tytuł i opis, wraz z łączem prowadzących do formularza edycji zadania. 2.5.4. Delegacja zadań Niezależnie od akcji dostępnych na zadaniu przepływu pracy, każde z zadań posiada opcję Deleguj, dodawaną automatycznie. Opcja ta pozwala na przydzielenie zadania innemu, dowolnemu użytkownikowi systemu z wymaganym uzasadnieniem decyzji. Delegowanie zadania generuje maila do osoby, do której zadanie zostało oddelegowane. 28

2.5.5. Komentarze Każda akcja workflow może być skomentowana. W całym systemie przyjęta zostanie zasada, że akcje pozytywne (np. Opisz, Zaakceptuj) pozwalają na wprowadzenie komentarza, a akcje negatywne (np. Zwróć do poprawy, Odrzuć) wymagają podania komentarza. 2.5.6. Zastępstwa urlopowe Obsługa zastępstw urlopowych pozwala wskazać w systemie kalendarz z informacjami o urlopach. System realizuje następujący algorytm zastępstw urlopowych: 1. Sprawdź czy pracownik, do którego przydzielane jest zadanie znajduje się na urlopie w całym terminie zadania a. Jeśli nie, przydziel zadanie. b. Jeśli tak i. Sprawdź czy został wybrany zastępca 1. Jeśli tak, pobierz zastępcę i wróć do pkt. 1 2. Jeśli nie, pobierz przełożonego i wróć do pkt. 1 Jeśli powyższy algorytm nie jest w stanie wybrać użytkownika (każdy jest na urlopie bądź zastępcy zostali wybrani krzyżowo ), zadanie kierowane jest do administratora witryny i musi być ręcznie przekierowane do odpowiedniej osoby. 2.5.7. Edytor przepływu Silnik przepływu pracy powinien dostarczać graficzny edytor pozwalający co najmniej na: Definiowanie kroków przepływu pracy Definiowanie kolejności kroków z możliwością nawrotów Każdy z kroków przepływu pracy powinien umożliwiać konfigurację: Danych podstawowych zadania: o Tytułu tworzonego zadania z możliwością umieszczenia w tytule wartości z kolumny obiektu, na którym uruchomiony jest przepływ pracy o Opisu tworzonego zadania z możliwością umieszczenia w tytule wartości z kolumny obiektu, na którym uruchomiony jest przepływ pracy o Daty rozpoczęcia zadania z możliwością umieszczenia wartości z kolumny obiektu, na którym uruchomiony jest przepływ pracy oraz przesunięcia w tył/przód o określoną liczbę dni o Daty zakończenia zadania z możliwością umieszczenia wartości z kolumny obiektu, na którym uruchomiony jest przepływ pracy oraz przesunięcia w tył/przód o określoną liczbę dni 29

o Stanu przepływu pracy w tym kroku Sposobu wyboru osoby wykonującej zadanie: o Wprowadzenie loginu AD o Pobranie użytkownika z pola obiektu, na którym działa przepływy pracy o Pobranie użytkownika z nazwanej roli (np. Rektor) Dodatkowych osób/grup mających uprawnienia do wykonania zadania Wartości pól z obiektu, na którym działa przepływ dostępnych na zadaniu. Dla każdego pola określić można o Tryb (wyświetlanie/edycja) o Wymagalność o Pozycja na formularzu zakłada się, że formularz posiada 4 kolumny. Pole może zajmować od 1 do 4 kolumn Akcje możliwe do wykonania na zadaniu, dla każdej akcji możliwe jest określenie: o Nazwy akcji o Wartości pól z obiektu, na którym działa przepływ dostępnych na akcji (dodatkowo, oprócz pól na zadaniu) o Niestandardowych rozszerzeń programistycznych (oprogramowanych w.net) wykonywanych przed/po akcji 2.6. Dodatek F Moduł OCR Moduł OCR służy do rozpoznawania treści dokumentów oraz do ekstrakcji z nich metadanych. Kluczowym elementem ekstrakcji są Definicje dokumentów, które za pomocą reguł określają, w których miejscach dokumentu znajdują się poszczególne metadane. Moduł OCR powinien składać się z dwóch części: Graficzny edytor do przygotowywania Definicji dokumentów Silnik OCR, który korzysta z definicji i przetwarza dokumentu Definicje powinny być przechowywane w centralnym repozytorium i powinny być możliwe do wykorzystanie w dowolnym obszarze portalu. 30

UWAGA: W związku z możliwością wykorzystania modułu OCR w ramach procesów (np. podczas rejestracji korespondencji przychodzącej) moduł powinien udostępniać API programistyczne, pozwalające na zlecenie przetwarzania dokumentu przez inne mechanizmy. 2.7. Dodatek G Komponent do filtrowania Komponent powinien dostarczyć funkcjonalność filtrowania widoków list. Dzięki niej możliwe będzie dodanie na stronę widoku listy komponentu pozwalającego filtrować dane na podstawie kryteriów określonych przez użytkownika. Komponent ma pozwolić określić, na jakich kolumnach zostanie zapewniona możliwość filtrowania. Wymagane jest wsparcie dla następujących typów kolumn: Wiersz tekstu, Użytkownik, Liczba, Wiele wierszy tekstu, Data, Taksonomia. Filtry dla kolumn typów Wiersz tekstu, Liczba i Użytkownik powinny być wyświetlane w nagłówkach kolumn widoku. Pozostałe filtry są wyświetlane w sekcji powyżej widoku listy. Poniższy ekran prezentuje przykładowy wygląd komponentu. Rysunek 46 Przykładowy wygląd komponentu do filtrowania listy 31