Spis treści 1.Wstęp...2 2. Przyjęte definicje:...3 3. Wymagania sprzętowe...6 4. Informacje wstępne o systemie...7 4.1 Pobieranie i instalowanie przeglądarki Firefox...7 4.2 Pobieranie certyfikatu...11 4.3 Instalowanie certyfikatu w przeglądarce Mozilla Firefox...13 5. Role użytkowników...18 6. Interfejs użytkownika...19 7. Rozpoczęcie pracy z systemem...21 7.1 Dodawanie nowego użytkownika i określanie jego uprawnień...24 7.2 Dodawanie jednostki organizacyjnej...26 7.3 Dodawanie adresów dostaw...27 7.4 Postępowania archiwalne...27 7.5 Zaufane certyfikaty...28 7.6 Treść strony głównej...29 7.7 Historia zmian...31 8. Konfiguracja systemu...33 8.1 Przeglądanie i edycja parametrów systemu...33 8.2 Dodawanie do słownika przedmiotów, pozycji i podkategorii...34 8.3 Dodawanie dokumentów, wymaganych w postępowaniach od wykonawców...37 8.4 Dodawanie jednostek miar...38 8.5 Dodawanie kryteriów oceny ofert...39 8.6 Słownik CPV...41 8.7 Tworzenie dokumentów SIWZ i szablonów dokumentów SIWZ...42 9. Postępowania...43 9.1 Rodzaje postępowań...43 9.2 Postępowania krok po kroku...43 9.3 Tworzenie postępowań- informacje szczegółowe...45 9.3.1 Tworzenie licytacji...45 9.3.2 Tworzenie licytacji współorganizowanej...56 9.3.3 Tworzenie aukcji...65 9.3.4. Tworzenie Dynamicznego Systemu Zakupów...72 9.3.6. Tworzenie postępowań w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów...86 1
1.Wstęp PRZY WYKORZYSTANIU TECHNIK ELEKTRONICZNYCH PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO Drodzy Użytkownicy, Oddajemy do Państwa dyspozycji platformę do prowadzenia zamówień publicznych. Jest ona wieloplatformowym, trójwarstwowym systemem informatycznym działający on-line, umożliwiającym Zamawiającemu i Wykonawcy wymianę informacji i działanie w ramach konkretnych postępowań wykorzystując do tego celu sieć Internet. Mamy nadzieję, że opracowany przez nas system ułatwi codzienną pracę Państwa zespołów zajmujących się obsługą zamówień publicznych. Silvermedia Sp.J. 2
2. Przyjęte definicje: Ustawa - Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych System oprogramowanie realizujące prowadzenie licytacji elektronicznych, aukcji elektronicznych oraz dynamicznego systemu zakupów on-line. Urząd Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. Nadzorujący osoba wskazana przez Urząd do obsługi Systemu. Postępowanie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie licytacji elektronicznej lub z zastosowaniem aukcji elektronicznej lub dynamicznego systemu zakupów. Administrator osoba delegowana przez Podmiot Uprawniony do obsługi Systemu. Czynności administratora: Wprowadzanie do systemu Podmiotów Uprawnionych Dodawania użytkowników i określanie ich ról w systemie Zarządzanie certyfikatami - Wydawanie certyfikatów - Unieważnianie certyfikatów - Blokowanie certyfikatów Edycja słownika systemu (jednostki, dokumenty, kryteria) Podmiot Uprawniony - Jednostka Samorządu Terytorialnego, wprowadzona do systemu przez Administratora lub dodana przez niego do głównego słownika Podmiotów Uprawnionych do korzystania z Systemu. Zamawiający Podmiot Uprawniony osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej obowiązana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych udzielający zamówień za pomocą Systemu. 3
Użytkownik Osoba dopuszczona przez Administratora do Systemu z uprawnieniami do tworzenia i bieżącej obsługi postępowań realizowanych za pomocą Systemu. Postępowanie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie licytacji elektronicznej lub z zastosowaniem aukcji elektronicznej lub dynamicznego systemu zakupów. Publikacja udostępnienie Wykonawcom informacji o prowadzonej licytacji elektronicznej, aukcji elektronicznej lub dynamicznym systemie zakupów w Systemie z jednoczesnym zapewnieniem udostępnienia tych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej. Oferta oświadczenie woli zawarcia umowy określające istotne elementy umowy złożone drogą elektroniczną Zamawiającemu przez Wykonawcę, w czasie trwania postępowania, uwierzytelnione bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Postąpienie kolejna oferta zgłaszana przez Wykonawcę w toku prowadzonego postępowania. Licytacja Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego określone w Ustawie. Aukcja element postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, uregulowany w art. 91a-91c Ustawy. Dynamiczny system zakupów ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. 4
[przycisk]- w [ ] zapisywane są nazwy przycisków użytych w systemie po wskazaniu kursorem myszy na ikonę, pojawią się szczegółowe objaśnienia pozycja w menu w ten sposób w niniejszej instrukcji oznaczono pozycje z menu ikona oznacza, że towarzyszące jej pole tekstowe jest wymagane i należy je uzupełnić ikona kalendarz służy do uruchomienia mechanizmu określania daty i czasu (np. rozpoczęcia i zakończenia postępowania, daty wystawienia dokumentów itd.) UWAGA!!! W trakcie korzystania z aplikacji należy posługiwać się wyłącznie przyciskami znajdującymi się w oknie aplikacji. Nie należy korzystać z przycisków nawigacyjnych przeglądarki ( przejdź do poprzedniej strony czy przejdź do następnej strony ). 5
3. Wymagania sprzętowe Aby użytkownik mógł pracować z systemem, musi posiadać sprzęt komputerowy, spełniający poniższe wymagania: Komputer podłączony do sieci Internet System operacyjny min WIN XP lub LINUX Przeglądarka Mozilla Firefox v.2 Acrobat Reader Java Platform v.6 Certyfikat X509 Drukarka 6
4. Informacje wstępne o systemie Dostęp do systemu jest chroniony dwoma poziomami zabezpieczeń: certyfikatem oraz hasłem. Certyfikat określa grupę komputerów uprawnionych do łączenia się z systemem, natomiast hasło pozwala na logowanie użytkownika do systemu z uprawnionego komputera. Nie zależy udostępniać danych dostępowych do systemu osobom trzecim! Do pracy z systemem wymagana jest przeglądarka Firefox, którą można bezpłatnie pobrać ze strony www.firefox.pl. 4.1 Pobieranie i instalowanie przeglądarki Firefox Aby zainstalować przeglądarkę Firefox należy kliknąć dwukrotnie na pliku instalacyjnym. Spowoduje to uruchomienie instalatora i wyświetlenie panelu przedstawionego poniżej. Naciskamy przycisk Dalej. Kolejne okno zawiera informacje na temat umowy licencyjnej. 7
Aby kontynuować, należy zaznaczyć opcję Akceptuję warunki niniejszej umowy licencyjnej. Ponownie klikamy Dalej. Następnie należy wybrać rodzaj instalacji. Niedoświadczonym użytkownikom radzimy wybranie instalacji Standardowej, należy więc zaznaczyć tę pozycję i kliknąć Dalej. 8
Na panelu poniżej, instalator informuje nas w jakim folderze będzie zainstalowana przeglądarka Firefox. Przechodzimy do kolejnego etapu naciskając przycisk Dalej. 9
Jeżeli instalacja zakończyła się pomyślnie, pojawi się okno jak poniżej. Zaznaczamy Uruchom program Mozilla Firefox i klikamy Zakończ. Otworzy się okno przeglądarki Mozilla Firefox. W czasie lub po zakończeniu instalacji może pojawić się okno z pytaniem, czy chcemy zaimportować zakładki z Internet Explorera lub innego programu w przypadku takiego zapytania należy wybrać brak importu. Przeglądarkę uruchamiamy za pomocą ikony, która może się znajdować w trzech różnych miejscach: obok menu start, na pulpicie lub w menu Start -> Programy -> Mozilla Firefox -> Mozilla Firefox. 10
4.2 Pobieranie certyfikatu Aby pobrać certyfikat, należy zalogować się na stronie wskazanej przez Zamawiającego i wybrać opcję Przejdź do pobierania certyfikatów Po wybraniu opcji Przejdź do pobierania certyfikatów pojawi się okno przedstawione poniżej. W pole tekstowe należy wpisać klucz jednorazowy (ciąg znaków udostępniony przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego). Trzeba zwrócić uwagę na poprawność wpisywanych znaków zachowując wielkość liter, nie używając spacji! 11
Po poprawnym wpisaniu klucza, należy kliknąć przycisk Zaloguj. Należy wybrać opcję Pobierz certyfikat bezpieczeństwa. 12
Po wyświetleniu okna Otwieranie certyfikat należy wybrać Zachowaj plik na dysku i następnie kliknąć przycisk OK Przeglądarka zapisuje plik domyślnie na pulpicie. 4.3 Instalowanie certyfikatu w przeglądarce Mozilla Firefox Bez zainstalowanego certyfikatu bezpieczeństwa nie jest możliwe połączenie z systemem. Certyfikat musi być zainstalowany na wszystkich komputerach przeznaczonych do pracy z systemem. Bardzo ważne jest, aby nie instalować certyfikatu na komputerze, na którym może pracować osoba niepowołana do korzystania z systemu. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, należy pamiętać o usunięciu certyfikatu po zakończonej pracy. 13
Aby zainstalować certyfikat bezpieczeństwa pozwalający na korzystanie z systemu należy: Włączyć przeglądarkę Firefox, w menu Narzędzia wybrać Opcje. W Opcjach wybrać zakładkę Zaawansowane, a następnie Wyświetl certyfikaty 14
W oknie Menadżera certyfikatów wybrać Importuj. Następnie z listy plików wybrać certyfikat do systemu. 15
Przy pierwszej instalacji certyfikatu przeglądarka prosi o podanie hasła urządzenia zabezpieczającego (jest to pojemnik na certyfikaty), wszystkie akcje związane z certyfikatami (dodawanie następnych, usunięcie, użycie) będą wymagały podania tego hasła. Można nie ustawiać tego hasła naciskając przycisk OK. Wpisać hasło certyfikatu. 16
W Menadżerze certyfikatów na liście pojawi się certyfikat do systemu. Należy zamknąć wszystkie okna, akceptując zainstalowany certyfikat przyciskiem OK oraz zamknąć przeglądarkę. Po ponownym uruchomieniu przeglądarki, można rozpocząć pracę z systemem. WAŻNE!!! Czynność pobierania i instalowania certyfikatu w przeglądarce jest jednorazowa. Jednakże w przypadku: utraty certyfikatu spowodowanej awarią komputera, kradzieży komputera lub nośnika z certyfikatem udostępnienia certyfikatu osobom nieuprawnionym każdy użytkownik powinien niezwłocznie zawiadomić o tej okoliczności Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności Urząd, powinien natychmiast zablokować certyfikat. Dla Jednostek, które zgłaszają konieczność ponownego pobrania certyfikatu UMWM może wygenerować nowy certyfikat (stary automatycznie traci ważność) i przekazać Jednostce nowe dane dostępowe w szczególności klucz jednorazowy, służący do pobrania aktualnego certyfikatu. 17
5. Role użytkowników Administrator (pre definiowany) Urząd Marszałkowski Administrator (pre definiowany) Podmiot uprawniony Użytkownik (kierownik publikujący postępowania) Podmiot uprawniony Użytkownik (edycja postępowania) Podmiot uprawniony Wykonawca (udział w postępowaniu) Uprawnienia nadajemy użytkownikowi, gdy tworzymy jego profil (dodawanie nowego użytkownika), poprzez zaznaczenie odpowiednich opcji i zatwierdzeniu wprowadzonych zmian przyciskiem [zmień] patrz rozdział Dodawanie użytkownika i określanie jego uprawnień. 18
6. Interfejs użytkownika W czasie pracy z systemem użytkownik korzysta z dwóch części aplikacji służących do logowania się do systemu oraz okna głównego systemu Aplikacja do logowania umożliwia użytkownikowi: zalogowanie się do systemu przeglądanie prowadzonych postępowań rejestrację wykonawców w systemie generowanie zapomnianego hasła Opis okna aplikacji do logowania 1. Baner aplikacji element graficzny 2. Pola tekstowe (logowanie i hasło) element formularza 3. Przycisk akcji (Zarejestruj się) wybranie myszą umożliwia uruchomienie konkretnej opcji 4. Tekst aktywny (np.: Zapomniane hasło) umożliwia uruchomienie konkretnej opcji Okno główne jest dostępne dla użytkownika po zalogowaniu do systemu i umożliwia pracę z częścią główną systemu Opis okna aplikacji głównej 19
1. Baner aplikacji element graficzny 2. Belka informacyjna zawiera informacje o czasie serwera, login i nazwę użytkownika 3. Czas serwera udostępniającego system 4. Login, nazwa użytkownika aktualnie korzystającego z systemu 5. Opcja Wyloguj służy wylogowaniu z systemu po zakończeniu pracy 6. Menu główne stałe podczas pracy z systemem 7. Menu dynamiczne zmieniające się podczas pracy z systemem zgodnie z aktualnie realizowaną przez użytkownika czynnością. Kolejne opcje z menu głównego uruchamiają odpowiadające im menu dynamiczne 8. Okno główne systemu służy do obsługi systemu zgodnie z aktualnie realizowanym etapem - zawiera tabelki, wykazy, pola tekstowe, przyciski akcji, ikony pomocy kontekstowej 20
7. Rozpoczęcie pracy z systemem Aby zalogować się do systemu, należy wybrać opcję Przejdź do strony logowania. Uzupełnij pola tekstowe Login i Hasło danymi udostępnionymi przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, kliknij przycisk Zaloguj się. 21
Po zalogowaniu do systemu użytkownik może pracować z głównym oknem aplikacji, które umożliwia mu: przeglądanie postępowania, w których bierze udział jako zamawiający lub współzamawiający przeglądanie nieopublikowanych licytacji organizowanych wraz z podmiotami uprawnionymi Słowo Brak oznacza,że w chwili obecnej nie są organizowane żadne współorganizowane postępowania. Po lewej stronie ekranu znajduje się menu główne, które daje użytkownikowi możliwość do przeglądania i zarządzania następującymi opcjami: postępowania moje dane słowniki edytor SIWZ statystyki i raporty Poniżej menu głównego znajduje się menu dostępne operacje, umożliwiające użytkownikowi tworzenie poszczególnych postępowań: utwórz licytację utwórz licytację z jednostkami organizacyjnymi utwórz licytację z podmiotami uprawnionymi utwórz aukcję utwórz dynamiczny system zakupów 22
Aby modyfikować moje dane należy: wybrać z menu główne moje dane z menu dostępne operacje wybrać opcję zmień dane. Pojawią się pola tekstowe, które można edytować lub jeśli są puste,wypełnić. Wprowadzone/zmieniane informacje akceptujemy klikając przycisk [zmień]. 23
7.1 Dodawanie nowego użytkownika i określanie jego uprawnień Użytkownicy systemu mogą mieć określone różne role (patrz punkt 4). Aby dopuścić nową osobę do pracy z systemem Administrator musi pozyskać jej dane, a potem w wprowadzić je do systemu. W tym celu musi: wybrać z menu główne pozycję moje dane wybrać z menu dostępne operacje opcję dodaj użytkownika Wypełnij pola tekstowe imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail nowo tworzonego użytkownika, wprowadzone dane zatwierdź przyciskiem [utwórz] Po dodaniu nowego użytkownika pojawi się tabela zawierająca informacje o nowo utworzonym użytkowniku. 24
Aby nadać nowemu użytkownikowi uprawnienia do korzystania z systemu, należy: wybrać z menu dostępne operacje pozycję zmień uprawnienia Należy nadać (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru) użytkownikowi, uprawnienia którymi ma się posługiwać podczas pracy z systemem. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy przyciskiem [zmień]. Ponownie pojawi się tabela, jednakże będzie ona zawierała aktualne informacje o uprawnieniach nadanych użytkownikowi. 25
Aby zablokować dostęp użytkownika do systemu (np. osoba pełniąca tą funkcję nie jest już pracownikiem Urzędu, została przeniesiona do innego wydziału), należy: wybrać z menu główne opcję moje dane z tabeli użytkownicy, należy wybrać (poprzez kliknięcie) osobę, której dostęp do aplikacji ma być zablokowany wybrać z menu dostępne operacje opcję zablokuj użytkownika kliknąć przycisk [zablokuj] 7.2 Dodawanie jednostki organizacyjnej Z systemem mogą współpracować różne jednostki organizacyjne danego urzędu. Aby umożliwić korzystanie z systemu użytkownikowi innej jednostki organizacyjnej, Administrator musi pozyskać dane tej jednostki, a następnie wpisać te dane do systemu. W tym celu musi: wybrać z menu główne opcję moje dane wybrać z menu dostępne operacje opcję dodaj jednostkę organizacyjną uzupełnić wymagane (oznaczone czerwoną gwiazdką) pola i kliknąć przycisk [zarejestruj] Po zarejestrowaniu jednostki pojawia się tabela zawierająca informacje o utworzonej jednostce i o jej użytkowniku. Aby zmienić dane jednostki należy wybrać z menu dostępne operacje opcję zmień dane i dokonać korekty wprowadzonych danych. 26
Żeby dodać kolejnego użytkownika w utworzonej jednostce organizacyjnej należy pozyskać jego dane i wybrać z menu dostępne operacje opcję dodaj użytkownika. Trzeba uzupełnić wymagane pola pozyskanymi danymi i zatwierdzić je przyciskiem [utwórz]. 7.3 Dodawanie adresów dostaw Niekiedy konieczne jest wskazanie dodatkowego adresu dostawy bądź wykonania usługi. W tym celu uprawniony użytkownik musi: wybrać z menu główne opcję moje dane wybrać z menu instytucja opcję dodatkowe adresy dostaw wybrać z menu dostępne operacje opcję dodaj adres Wprowadzone dane, należy zatwierdzić poprzez kliknięcie przycisku [utwórz]. Po utworzeniu dodatkowego adresu dostaw, pojawia się po lewej stronie ekranu menu adres umożliwiające: przeglądanie informacji ogólnych dotyczących dodatkowych adresów dostaw przeglądanie historii zmian danych (można sprawdzić kto wprowadzał zmiany w dodatkowych adresach dostaw) 7.4 Postępowania archiwalne System umożliwia wyszukiwanie i przeglądanie postępowań archiwalnych. Aby wyszukać postępowanie archiwalne, należy wybrać z menu opcję Moje dane 27
wybrać z menu Instytucja pozycję postępowania archiwalne uzupełnić pola tekstowe, oznaczyć odpowiednie pole check box i nacisnąć przycisk [szukaj] 7.5 Zaufane certyfikaty System zawiera informacje o zaufanych certyfikatach- głównych certyfikatach centrów certyfikacyjnych. Według tych certyfikatów walidowane są podpisy elektroniczne. Przy podpisywaniu oferty aplikacja sprawdza czy certyfikat Wykonawcy (podpisującego) jest zaufany. Jeśli tak oznacza to, że jest to podpis kwalifikowany. Zaufane certyfikaty posiadają datę ważności, po której podpisy elektroniczne nie będą działać. Administrator systemu musi zatem importować nowe certyfikaty przed końcem ich daty ważności. Administrator systemu musi wgrywać aktualne certyfikaty podmiotów- informacje o uaktualnieniach można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (http://www.centrast.pl/). Jeżeli certyfikaty zostaną usunięte albo nie zostaną zaktualizowane to podpisy elektroniczne mogą nie działać! Jeżeli Zamawiający zadecyduje o użyciu podpisów niekwalifikowanych, Administrator systemu musi importować do systemu główny certyfikat np. Urzędu Marszałkowskiego, po 28
to by system mógł przyjmować podpisy tylko wystawione przez Urząd Marszałkowski. Aby importować nowe certyfikaty należy wybrać z menu Moje dane z menu Instytucja wybrać pozycję Zaufane certyfikaty z menu dostępne informacje wybrać opcję Importuj zaufany certyfikat 7.6 Treść strony głównej Administrator ma możliwość edycji strony głównej Platformy do prowadzenia zamówień publicznych, zarówno dla Wykonawcy jak i Zamawiającego. Aby edytować treść strony głównej należy wybrać z menu opcję Moje dane wybrać z menu Instytucja pozycję Treść strony głównej Ponieważ aplikacja umożliwia edycję zawartości strony głównej dla Zamawiającego lub strony głównej Zamawiającego, należy wybrać z menu dostępne operacje odpowiednią 29
opcję: zmień stronę niezalogowanego użytkownika zmień stronę Zamawiającego Komunikaty dla Zamawiającego wyświetlane są na dole strony powitalnej systemu. 30
Komunikaty dla niezalogowanego użytkownika wyświetlane są na stronie głównej aplikacji. 7.7 Historia zmian System przechowuje informacje o wszystkich zmianach wprowadzonych przez użytkownika systemu. Aby przeglądać historię zmian należy wybrać z menu Moje dane wybrać z menu Instytucja pozycję Historia zmian 31
32
8. Konfiguracja systemu Do poprawnego przeprowadzania postępowań, niezbędna jest odpowiednia konfiguracja systemu. Należy wszystkie opcje dostępne w menu słowniki dostosować do potrzeb użytkownika systemu. 8.1 Przeglądanie i edycja parametrów systemu Parametry systemu są to wartości, które należy określić przed rozpoczęciem właściwej pracy z systemie, ponieważ mają one wpływ na sposób pracy aplikacji dostępne parametry konfiguracyjne: Adres e-mail nadawcy wiadomości Adres serwera SMTP Akceptowanie wyłącznie certyfikaty kwalifikowane przy podpisywaniu dokumentów Hasło użytkownika dla serwera SMTP Liczba dni przed upływem ważności dokumentu wykonawcy, gdy wysłane zostanie powiadomienie o jego dezaktualizacji Nazwa nadawcy wiadomości Nazwa użytkownika dla serwera SMTP Procent zmiany wartości kolejnego postąpienia, przy którym generowane jest ostrzeżenie dla zamawiającego Publiczny adres WWW systemu Aby zmienić parametry wybierz opcję [zmień] 33
8.2 Dodawanie do słownika przedmiotów, pozycji i podkategorii Pozycja słownik przedmiotów służy do gromadzenia danych dotyczących przedmiotów bądź usług, często stanowiących opis przedmiotu zamówienia w prowadzonych postępowaniach (materiały biurowe, materiały eksploatacyjne, usługi transportowe, konserwacyjne itp.). Aby skatalogować, a tym samym właściwie zarządzać przedmiotami bądź usługami zamówień, można posłużyć się podkategorią słownika. W celu dodania do słownika podkategorii (np. materiały biurowe) należy wybrać: z menu główne opcję słowniki z menu słowniki opcję słownik przedmiotów z menu dostępne operacje opcję dodaj podkategorię Należy wpisać nazwę tworzonej podkategorii i zatwierdzić przyciskiem [dodaj]. 34
Po dodaniu podkategorii mamy możliwość dodawania do niej przedmiotów. W tym celu należy wybrać: z menu główne opcję słowniki menu słowniki opcję słownik przedmiotów z menu dostępne operacje opcję dodaj pozycję Wpisanie właściwego kodu CPV w pole tekstowe, spowoduje automatyczne przyporządkowanie (zgodne z klasyfikacją CPV) nazwy tworzonej pozycji w słowniku. Po dodaniu pozycji do słownika (w odpowiedniej kategorii), pojawi się tabela zawierająca informację o dodanym przedmiocie oraz przyciski umożliwiające modyfikację utworzonej pozycji. 35
Przycisk [zmień] służy do zmiany danych wprowadzonych podczas dodawania pozycji. Przycisk [dodaj załącznik] daje możliwość dodania pliku, który będzie mógł pobrać wykonawca (np. szczegółowy opis produktów, zdjęcie, projekt itp.) Aby dodać załącznik do utworzonej pozycji należy: kliknąć dodaj załącznik wypełnić wymagane pola wskazać plik, który chcemy załączyć i kliknąć otwórz kiedy w polu tekstowym plik znajdzie się ścieżka załączanego pliku, należy kliknąć przycisk [dodaj] Załączony plik można pobrać (otworzyć), zmienić lub usunąć. 36
8.3 Dodawanie dokumentów, wymaganych w postępowaniach od wykonawców Przeprowadzając postępowania urząd wymaga od wykonawców, różnego rodzaju dokumentów. Aby móc wybierać jakie dokumenty będą wymagane w tworzonym postępowaniu, należy je dodać do słownika wymagane dokumenty. W tym celu trzeba: wybrać z menu główne opcję słowniki z menu słowniki wybrać wymagane dokumenty z menu dostępne operacje wybrać dodaj dokument Należy uzupełnić wymagane pole tekstowe i zatwierdzić przyciskiem [dodaj], wpisując wartość liczbową w pole złożony dokument jest ważny, należy wybrać z rozwijanej listy jednostkę czasu (ilość dni, miesięcy). W sytuacji gdy pole to zostawimy niewypełnione, oznaczać będzie, iż wymagany dokument jest ważny jednorazowo. Zatwierdzamy tworzenie dokumentu przyciskiem [dodaj]. Wszystkie dodawane dokumenty można edytować bądź usunąć, pod warunkiem, że nie zostały one użyte w jakimś postępowaniu. 37
8.4 Dodawanie jednostek miar Aby szczegółowo definiować zamawiane przedmioty/ usługi należy przypisywać im właściwe jednostki miar. Żeby móc wybierać nazwę jednostki z listy rozwijanej, w momencie tworzenia opisu przedmiotu postępowania, należy je uprzednio dodać do słownika. W tym celu trzeba: wybrać z menu główne opcję słowniki z menu słowniki wybrać opcję jednostki miar z menu dostępne operacje wybrać opcję dodaj jednostkę Należy uzupełnić pola tekstowe i określić precyzję (liczba znaczących cyfr po przecinku przy określaniu ilości), zatwierdzić przyciskiem [dodaj]. Wszystkie dodawane jednostki można edytować bądź usunąć, pod warunkiem, że nie zostały one użyte w jakimś postępowaniu. 38
8.5 Dodawanie kryteriów oceny ofert Aby móc precyzyjnie ocenić ofertę, składaną przez wykonawców należy utworzyć kryteria, które będą wykorzystywane do tworzenia i oceny postępowań. Możemy utworzyć dwa rodzaje kryteriów. Kryteria proste i kryteria wariantowe(zawierające opcje). Żeby utworzyć kryterium proste należy: z menu główne wybrać opcję słowniki z menu słowniki wybrać opcję kryteria oceny z menu dostępne operacje wybrać opcję dodaj kryterium Trzeba uzupełnić pola tekstowe i określić wszystkie parametry tworzonego kryterium (zaznaczyć czy kryterium ma być malejące i dla których postępowań ma być użyte kryterium). Wprowadzone dane zatwierdź przyciskiem [dodaj]. Aby utworzyć kryterium wariantowe należy: 39
z menu główne wybrać opcję słowniki z menu słowniki wybrać opcję kryteria oceny z menu dostępne operacje wybrać opcję dodaj kryterium wariantowe Uzupełnij pole nazwą tworzonego kryterium wariantowego i kliknij przycisk [dodaj]. Aby dodać opcje do utworzonego kryterium wariantowego wybierz opcję dodaj opcję, znajdującą się po prawej stronie nazwy utworzonego kryterium wariantowego. W pole tekstowe wpisz nazwę opcji i kliknij przycisk [dodaj]. Można dodać dowolną ilość opcji. 40
Wszystkie dodawane kryteria oceny oferty można edytować bądź usunąć, pod warunkiem, że nie zostały one użyte w jakimś postępowaniu. 8.6 Słownik CPV System udostępnia użytkownikowi słownik CPV, który może być importowany przez Administratora systemu. W celu importu słownika CPV należy wybrać z menu pozycję Słowniki następnie pozycję Słownik CPV wybrać z menu Dostępne operacje opcję Importuj nowy słownik CPV wskazać plik, który ma być zaimportowany do systemu 41
8.7 Tworzenie dokumentów SIWZ i szablonów dokumentów SIWZ Opcja pozwala na tworzenie dokumentów SIWZ przez wielu użytkowników w tym samym czasie. W celu utworzenia dokumentów SIWZ należy: wybrać z manu główne opcję edytor SIWZ z menu edytor SIWZ wybrać opcję dokumenty z menu dostępne operacje wybrać utwórz dokument Aby utworzyć dokument należy: uzupełnić pole tekstowe i zatwierdzić przyciskiem [utwórz]. Aby utworzyć szablony dokumentów należy: z menu edytor SIWZ wybrać opcję szablony dokumentów z menu dostępne operacje wybrać utwórz szablon dokumentu Należy uzupełnić pole tekstowe i zatwierdzić przyciskiem [utwórz]. 42
9. Postępowania System umożliwia prowadzenie postępowań zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Poniżej przedstawiono opis obsługiwanych postępowań. 9.1 Rodzaje postępowań Licytacja Licytacje prowadzone wspólnie z jednostkami organizacyjnymi Licytacje prowadzone wspólnie z innymi podmiotami uprawnionymi Aukcja Dynamiczny system zakupów 9.2 Postępowania krok po kroku Tworzenie licytacji 1. Zaloguj się do systemu przy pomocy otrzymanych danych (Login i Hasło) 2. Utwórz nową licytację 3. Określ przedmioty licytacji (wybierz pozycję ze słownika lub wpisz bezpośrednio) 43
4. Określ wymagane dokumenty 5. Opublikuj licytację 6. Zaproś do udziału w licytacji Wykonawców 7. Po zamknięciu licytacji, zakończ postępowanie i opublikuj wyniki 8. Generuj potrzebną dokumentację Tworzenie licytacji współorganizowanej 1. Zaloguj się do systemu przy pomocy otrzymanych danych (Login i Hasło) 2. Utwórz nową licytację współorganizowaną 3. Określ przedmioty licytacji (wybierz pozycję ze słownika lub wpisz bezpośrednio) 4. Ustal daty do kiedy współorganizatorzy będą mogli modyfikować listę przedmiotów zamówienia 5. Udostępnij informacje współorganizatorom 6. Zaakceptuj, usuń lub zmodyfikuj przedmioty zamówienia współorganizatorów 7. Opublikuj licytację współorganizowaną 8. Zaproś do udziału w licytacji Wykonawców 9. Po zamknięciu licytacji, zakończ postępowanie i opublikuj wyniki 12. Generuj potrzebną dokumentację Tworzenie aukcji 1. Zaloguj się do systemu przy pomocy otrzymanych danych (Login i Hasło) 2. Utwórz nową aukcję 3. Zdefiniuj kryteria oceny oferty 4. Zmodyfikuj wzór oceny oferty 5. Opublikuj aukcję 6. Zaproś wykonawców 7. Po zamknięciu aukcji, zakończ postępowanie i opublikuj wyniki. 8. Generuj potrzebną dokumentację. Tworzenie Dynamicznego Systemu Zakupów 1. Zaloguj się do systemu przy pomocy otrzymanych danych (Login i Hasło) 2. Utwórz nowy Dynamiczny System Zakupów 3. Dodaj załącznik do DSZ 4. Uzupełnij informacje dodatkowe 44
5. Określ kryteria oceny ofert 6. Dopuść do postępowania uczestników, którzy złożyli oferty orientacyjne 7. Opublikuj Dynamiczny System Zakupów 8. Oceń oferty orientacyjne 9. Utwórz postępowanie w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów 10. Dodaj załącznik do postępowania w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów 11. Opublikuj postępowanie w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów 12. Oceń oferty wykonawców - jeżeli dwie ofert zostaną tak samo ocenione, Wykonawcy 13. Po zamknięciu postępowania w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów, zakończ postępowanie i opublikuj wyniki. 14. Po zamknięciu Dynamicznego Systemu Zakupów, zakończ postępowanie i opublikuj wyniki. 15. Generuj potrzebną dokumentację. 9.3 Tworzenie postępowań- informacje szczegółowe Tworząc postępowanie Zamawiający musi wypełnić wszystkie pola wymagane (oznaczone czerwoną gwiazdką), niezbędne do prawidłowego określenia postępowania a tym samym niezbędne do utworzenia ogłoszenia o zamówieniu (opcja dostępna dla licytacji menu licytacja->statystyki i raporty ->dostępne operacje-> generuj ogłoszenie o zamówieniu ). Aby uzyskać pogrubiony fragment tekstu należy z obu jego stron umieścić znak * (przykład: *tekst*). Analogicznie pochyły: znak ~ (tylda), podkreślony: znak _. Aby uzyskać w tekście któryś z wymienionych znaków należy wpisać go dwukrotnie. Informacje opisujące postępowanie są podzielone w systemie na dwie zasadnicze grupy: informacje ogólne informacje dodatkowe 9.3.1 Tworzenie licytacji Aby utworzyć licytację należy wybrać z menu opcję utwórz licytację strona główna ->dostępne operacje -> utwórz licytację i uzupełnić wymagane pola tytuł licytacji skrócony opis przedmiotu zamówienia liczba etapów licytacji (liczba etapów na które zamawiający podzielił postępowanie) 45
wadium, jeżeli w polu wadium wpiszemy kwotę, należy wpisać również walutę (np. zł), w innym przypadku należy określić formę wniesienia wadium. kryterium oceny ofert minimalny krok postąpienia określić sposób podpisywania składanych ofert termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji termin otwarcia - termin po którym wykonawcy dopuszczeni do udziału w postępowaniu mogą składać oferty. termin zamknięcia - termin do którego wykonawcy dopuszczeni do udziału w postępowaniu mogą składać oferty. opis terminu związania ofertą opis terminu wykonania zamówienia 46
W celu określenia wymaganych parametrów czasowych poszczególnych etapów, należy wybrać z menu dostępne operacje opcję zmień etapy uzupełnić wymagane pola tekstowe, pamiętając o tym, że: - czas rozpoczęcia pierwszego etapu jest czasem rozpoczęcia licytacji - czas rozpoczęcia kolejnego etapu, nie może pokrywać się z okresem trwania poprzedzającego go etapu - czas zakończenia ostatniego etapu jest tożsamy z czasem zamknięcia licytacji 47
Dodawanie przedmiotów i pozycji dodatkowych Aby dodać przedmiot licytacji należy: wybrać z menu licytacja opcję przedmioty licytacji wybrać z menu dostępne operacje opcję dodaj przedmiot uzupełnić wymagane pola tekstowe zatwierdź przyciskiem [dodaj] Po wybraniu pozycja ze słownika istnieje możliwość wyboru kategorii oraz pozycji zapisanych wcześniej w słowniku, uzupełnione pola należy zatwierdzić przyciskiem [dodaj] Aby dodać pozycję dodatkową (np. koszt dostawy itp.) należy: wybrać z menu licytacja opcję przedmioty licytacji wybrać z menu dostępne operacje opcję dodaj pozycję dodatkową uzupełnić pola tekstowe i zatwierdź przyciskiem [dodaj] Zatwierdzanie wymaganych w postępowaniu dokumentów i oświadczeń Aby wykonawca wiedział jakie dokumenty lub oświadczenia wymagane będą, żeby przystąpić do postępowania, zamawiający musi określić jakich dokumentów i oświadczeń będzie wymagał. W tej sytuacji należy: wybrać z menu licytacja opcję wymagane dokumenty i oświadczenia 48
wybrać opcję dostępne operacje wybrać opcję zatwierdź wymagane dokumenty potwierdzić wybrane opcje (zaznaczyć check box przy wybranej pozycji) przyciskiem [zatwierdź] Dodawanie załącznika Do utworzonej licytacji można dodać załącznik. Aby dodać plik należy: z menu dostępne operacje wybrać opcję dodaj załącznik załączyć wybrany plik (poprzez kliknięcie przycisku przeglądaj i wskazaniu lokalizacji danego pliku) zatwierdzić wprowadzony plik przyciskiem [dodaj] 49
Publikacja licytacji W celu publikacji licytacji należy: wybrać z menu licytacja opcję informacje ogólne sprawdzić poprawność wprowadzonych danych, zebranych w tabeli W sytuacji kiedy trzeba edytować wprowadzone dane, należy wybrać z menu dostępne operacje opcję zmień. Możliwe będzie dokonanie zmian w tworzonej licytacji. W tym celu należy wybrać z menu licytacja opcję informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać opcję opublikuj licytację zaznaczyć check box potwierdzający kompletność danych kliknąć przycisk [opublikuj] 50
Czynności do wykonania po opublikowaniu licytacji Po opublikowaniu licytacji, należy utworzyć zaproszenia dla Wykonawców i oznaczyć je jako wysłane- po upewnieniu się, że zawierają poprawne dane Wykonawców. System automatycznie generuje klucz dopuszczający konkretnego Wykonawcę do postępowania. Zamawiający ma za zadanie przekazać klucz (wygenerowany przez system ciąg dziesięciu znaków) Wykonawcy. Po oznaczeniu zaproszeń jako wysłane nie ma możliwości ich edytowania! Tworzenie zaproszeń do licytacji Aby utworzyć zaproszenia do udziału w licytacji należy wybrać z menu Licytacja opcję Uczestnicy i zaproszenia. Następnie należy wybrać z menu dostępne operacje opcję utwórz zaproszenia. Aby zaprosić Wykonawcę do udziału w postępowaniu trzeba go odszukać w systemie- poprzez wpisanie nazwy lub NIPu Wykonawcy i kliknięciu przycisku [szukaj]. W celu wyszukania wszystkich Wykonawców zarejestrowanych w systemie należy pozostawić pola tekstowe puste i kliknąć przycisk [szukaj]. Jeżeli Wykonawca nie zarejestrował się w systemie, można utworzyć zaproszenie poprzez wybranie opcji Utwórz zaproszenie dla Wykonawcy niezarejestrowanego w systemie. menu licytacja-> uczestnicy i zaproszenia-> dostępne operacje -> utwórz zaproszenie-> wyszukaj Wykonawcę / Utwórz zaproszenie dla Wykonawcy niezarejestrowanego w systemie. 51
Po wyszukaniu Wykonawców i po uzupełnieniu pól tekstowych danymi należy kliknąć przycisk [utwórz]- system wygeneruje zaproszenie, które Zamawiający może edytować lub usunąć - do momentu oznaczenia zaproszeń jako wysłane! 52
Po utworzeniu listy zaproszeń należy wybrać z menu dostępne operacje opcję generuj dokument z zaproszeniami. Aplikacja wygeneruje raport w formacie.pdf z treścią zaproszenia i kluczem, które Zamawiający powinien przekazać zapraszanemu Wykonawcy. Raport można zapisać na dysku komputera lub otworzyć bezpośrednio z systemu. 53
Aby wygenerowane klucze stały się aktywne (umożliwiły udział w postępowaniu zaproszonemu Wykonawcy), należy oznaczyć je jako wysłane. W tym celu należy wybrać z menu licytacja pozycję Uczestnicy i zaproszenia wybrać z menu Dostępne operacje opcję Oznacz zaproszenia jako wysłane 54
Po opublikowaniu licytacji Zamawiający może przeglądać uczestników licytacja-> uczestnicy przeglądać oferty składane przez Wykonawców licytacja-> oferty tworzyć wnioski, oświadczenia lub inne informacje do Wykonawców licytacja-> wnioski, oświadczenia i inne informacje przeglądać dziennik zdarzeń licytacja-> dziennik zdarzeń Czynności po zamknięciu licytacji Po upływie terminu na jaki została utworzona licytacja, zamawiający, po uprzednim stwierdzeniu, że postępowanie przebiegło zgodnie z wymogami formalno- prawnymi, powinien: ogłosić wyniki postępowania dostępne operacje->ogłoś wyniki Ogłoszenie wyników jest jednoznaczne z publikacją informacji o wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. zakończyć licytację dostępne operacje-> zakończ postępowanie unieważnić postępowanie dostępne operacje->unieważnij licytację 55
skopiować postępowanie dostępne operacje-> skopiuj licytację wygenerować statystyki i raporty menu główne-> statystyki i raporty Protokoły automatycznie generowane przez system, będą dostępne po zakończeniu postępowania. 9.3.2 Tworzenie licytacji współorganizowanej System umożliwia tworzenie licytacji współorganizowanych. Licytacje te mogą być organizowane z innymi jednostkami oraz z innymi podmiotami. Organizator licytacji umożliwia innym uczestnikom udział w licytacji i nadzoruje jej przebieg. Aby utworzyć licytację należy wybrać opcję utwórz licytację z jednostkami organizacyjnymi należy wybrać z menu strona główna pozycję dostępne operacje wybrać z menu utwórz licytację z jednostkami organizacyjnymi uzupełnić wymagane pola tekstowe oraz daty związane z licytacją (korzystając z kalendarza), wprowadzone dane zatwierdzić przyciskiem [utwórz] Aby dodać przedmiot licytacji należy: z menu Licytacja wybrać Przedmioty licytacji z menu Dostępne operacje wybrać opcję Dodaj przedmiot uzupełnić wymagane pola tekstowe po wybraniu Pozycja ze słownika istnieje możliwość wyboru kategorii oraz pozycji zapisanych wcześniej w słowniku (skorzystaj z wcześniej umieszczonej w słowniku pozycji i dodaj jedną nową pozycję) uzupełnione pola należy zatwierdzić przyciskiem [Dodaj] Aby dodać pozycję dodatkową należy: z menu dostępne operacje wybrać opcję dodaj pozycję dodatkową uzupełnić pola tekstowe i zatwierdzić przyciskiem [dodaj] Zatwierdzanie wymaganych w postępowaniu dokumentów i oświadczeń Aby wykonawca wiedział jakie dokumenty lub oświadczenia wymagane będą, żeby przystąpić do postępowania, zamawiający musi określić jakich dokumentów i oświadczeń będzie wymagał. W tej sytuacji należy: wybrać z menu licytacja opcję wymagane dokumenty i oświadczenia 56
wybrać opcję dostępne operacje wybrać opcję zatwierdź wymagane dokumenty wybrane opcje (zaznaczyć check box przy wybranej pozycji) potwierdź przyciskiem [zatwierdź] Udostępnij informacje o licytacji współorganizatorom Aby udostępnić informacje o tworzonej licytacji współorganizowanej, jednostkom organizacyjnym lub podmiotom uprawnionym należy: z menu licytacja wybrać opcję informacje ogólne wybrać opcję dostępne operacje wybrać udostępnij informacje o licytacji współorganizatorom uzupełnić pola tekstowe datami, korzystając z kalendarza zamieszczonego obok 57
pól tekstowych. Gdy współorganizatorzy wyrażą chęć uczestniczenia w licytacji współorganizowanej, organizator licytacji powinien zaakceptować jednostkę organizacyjną/ podmiot uprawniony i tym samym dopuścić daną instytucję do udziału w postępowaniu. Aby zaakceptować współorganizatora postępowania należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji w tabeli kliknąć przycisk pokaż/ukryj zamawiających kliknąć przycisk zaakceptuj przy adresie zamawiającego Akceptowanie przedmiotów współorganizatora Aby zaakceptować przedmioty współorganizatora postępowania należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji kliknąć przycisk zaakceptuj przy przedmiocie oczekującym na akceptacje 58
Zarówno zamawiający jak i współorganizator mogą dołączyć się do zamawiania danego przedmiotu. Przyłączanie się do zamówienia Aby dołączyć się do zamawianego przedmiotu licytacji należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji kliknąć przycisk dołącz znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu uzupełnić wymagane pole ilość oraz wybrać z listy rozwijanej odpowiedni adres dostawy wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem [dodaj] 59
Po wybraniu opcji zmień możliwa jest edycja przedmiotu licytacji. Edycja przedmiotu licytacji Aby zmienić przedmiot licytacji należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji kliknąć przycisk zmień znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu wprowadzić żądane zmiany wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem [zmień] Do każdego zamawianego przedmiotu można dodać załącznik (np. dokładny opis 60
zamawianego przedmiotu/usługi, zdjęcie itp.) Aby dodać załącznik do przedmiotu licytacji należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji kliknąć przycisk dodaj załącznik znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu załączyć wybrany plik (poprzez kliknięcie przycisku przeglądaj i wskazaniu lokalizacji danego pliku) wprowadzony plik należy zatwierdzić przyciskiem [dodaj] Dodane załączniki można przeglądać, modyfikować lub usuwać poprzez naciśnięcie przycisku pokaż/ukryj załączniki, znajdującego się pod nazwą przedmiotu licytacji 61
Każdy przedmiot licytacji można usunąć, aby to zrobić należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji kliknąć przycisk usuń znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu potwierdzić chęć usunięcia przyciskiem [usuń] Przedmiot licytacji można również dodać do słownika (jeżeli nie posiadamy danej pozycji w słowniku) do wybranej kategorii. Aby dodać przedmiot licytacji do słownika należy: wybrać z menu opcję Przedmioty licytacji kliknąć przycisk dodaj do słownika znajdujący się po prawej stronie nazwy przedmiotu wybrać z listy rozwijanej kategorię do której chcemy przypisać dany przedmiot kliknąć przycisk [dodaj] 62
Publikacja licytacji współorganizowanej W celu publikacji licytacji należy: wybrać z menu licytacja opcję informacje ogólne sprawdzić poprawność wprowadzonych danych, zebranych w tabeli w sytuacji gdy trzeba edytować wprowadzone dane, należy wybrać z menu dostępne operacje opcję zmień. Możliwe będzie dokonanie zmian w tworzonej licytacji wybrać z menu licytacja opcję informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać opcję opublikuj licytację współorganizowaną zaznaczyć check box potwierdzający kompletność danych kliknąć przycisk [opublikuj] Czynności po publikacji postępowania Należy utworzyć zaproszenia dla Wykonawców i oznaczyć je jako wysłane- po upewnieniu się, że zawierają poprawne dane Wykonawców. System automatycznie generuje klucz dopuszczający konkretnego Wykonawcę do postępowania. Zamawiający ma za zadanie przekazać klucz (wygenerowany przez system ciąg dziesięciu znaków) Wykonawcy. Po oznaczeniu zaproszeń jako wysłane nie ma możliwości ich edytowania! 63
Tworzenie zaproszeń Aby utworzyć zaproszenia do udziału w licytacji współorganizowanej należy wybrać z menu Licytacja współorganizowana opcję Uczestnicy i zaproszenia. Następnie należy wybrać z menu dostępne operacje opcję utwórz zaproszenia. Aby zaprosić Wykonawcę do udziału w postępowaniu trzeba go odszukać w systemie- poprzez wpisanie nazwy lub NIPu Wykonawcy i kliknięciu przycisku [szukaj]. W celu wyszukania wszystkich Wykonawców zarejestrowanych w systemie należy pozostawić pola tekstowe puste i kliknąć przycisk [szukaj]. Jeżeli Wykonawca nie zarejestrował się w systemie, można utworzyć zaproszenie poprzez wybranie opcji Utwórz zaproszenie dla Wykonawcy niezarejestrowanego w systemie. menu licytacja współorganizowana-> uczestnicy i zaproszenia-> dostępne operacje -> utwórz zaproszenie-> wyszukaj Wykonawcę / Utwórz zaproszenie dla Wykonawcy niezarejestrowanego w systemie. Po wyszukaniu Wykonawców i po uzupełnieniu pól tekstowych danymi należy kliknąć przycisk [utwórz]- system wygeneruje zaproszenie, które Zamawiający może edytować lub usunąć - do momentu oznaczenia zaproszeń jako wysłane! Po utworzeniu listy zaproszeń należy wybrać z menu dostępne operacje opcję generuj dokument z zaproszeniami. Aplikacja wygeneruje raport w formacie.pdf z treścią zaproszenia i kluczem, które Zamawiający powinien przekazać zapraszanemu Wykonawcy. Raport można zapisać na dysku komputera lub otworzyć bezpośrednio z systemu. Aby wygenerowane klucze stały się aktywne (umożliwiły udział w postępowaniu zaproszonemu Wykonawcy), należy oznaczyć je jako wysłane. menu licytacja współorganizowana-> Uczestnicy i zaproszenia-> Dostępne operacje-> Oznacz zaproszenia jako wysłane W czasie trwania postępowania zamawiający może: przeglądać uczestników licytacja współorganizowana-> uczestnicy przeglądać ofert składanych przez wykonawców licytacja współorganizowana-> oferty przeglądać dziennik zdarzeń licytacja współorganizowana-> dziennik zdarzeń 64
Czynności po zamknięciu licytacji współorganizowanej Po upływie terminu na jaki została utworzona licytacja współorganizowana, zamawiający, po uprzednim stwierdzeniu, że postępowanie przebiegło zgodnie z wymogami formalnoprawnymi, powinien: ogłosić wyniki postępowania dostępne operacje->ogłoś wyniki- publikacja informacji o wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. zakończyć licytację współorganizowaną dostępne operacje-> zakończ licytację współorganizowaną unieważnić postępowanie dostępne operacje->unieważnij licytację współorganizowaną skopiować postępowanie dostępne operacje-> skopiuj licytację współorganizowaną wygenerować statystyki i raporty menu główne-> statystyki i raporty Protokoły automatycznie generowane przez system, będą dostępne po zakończeniu postępowania. 9.3.3 Tworzenie aukcji Przed utworzeniem aukcji należy: zdefiniować kryteria oceny oferty menu główne ->słowniki ->kryteria oceny->dostępne operacje -> dodaj kryterium: Tworzenie kryterium oceny - uzupełnić pole tekstowe i zatwierdzić przyciskiem [dodaj] 65
Aby utworzyć aukcję należy: z menu strona główna wybrać opcję utwórz aukcję uzupełnić wymagane pola tekstowe: - Planowaną datę rozpoczęcia postępowania - Planowaną datę zakończenia postępowania - Zamawiający może zdecydować o konieczności wniesienia wadium. W tym celu musi wypełnić pole tekstowe. - Minimalny krok postąpienia wskazać sposób podpisywania ofert wprowadzone dane zatwierdzić przyciskiem [utwórz] 66
Aby określić kryteria oceny oferty należy: z menu aukcja wybrać opcję kryteria oceny ofert z menu dostępne operacje wybrać opcję zmień kryteria zatwierdzić zmiany przyciskiem [zmień] Aby zmienić wzór oceny oferty należy: z menu aukcja wybrać opcję kryteria oceny ofert z menu dostępne operacje wybrać opcję zmień wzór oceny wprowadzić żądane wartości w pola tekstowe i zatwierdź zmiany przyciskiem [zmień] (we wzorze oceny oferty można używać operatorów matematycznych) 67
Aby zmienić parametry podstawowe aukcji należy: z menu informacje ogólne-> dostępne operacje wybrać opcję zmień zmodyfikować parametry aukcji zatwierdź zmiany przyciskiem [zmień] Aby dodać załącznik do tworzonej aukcji należy: z menu informacje ogólne-> dostępne operacje wybrać opcję dodaj załącznik wypełnić wymagane pola tekstowe dotyczące nazwy załącznika i jego opisu podać ścieżkę dostępu do załączanego pliku 68
Publikowanie aukcji Po sprawdzeniu poprawności wprowadzonych danych można przejść do publikacji utworzonej aukcji. Aby opublikować aukcję należy: z menu informacje ogólne-> dostępne operacje wybrać opcję opublikuj aukcję zaznaczyć check box przy oświadczeniu i kliknąć przycisk [opublikuj] 69
W każdej chwili można unieważnić postępowanie. Aby unieważnić aukcję należy: z menu informacje ogólne-> dostępne operacje wybrać opcję unieważnij aukcję wypełnić pole tekstowe wpisując powód unieważnienia (uzasadnienie faktyczne i prawne) zatwierdzić przyciskiem [unieważnij] 70
Czynności do wykonania po opublikowaniu aukcji Należy utworzyć zaproszenia dla Wykonawców i oznaczyć je jako wysłane- po upewnieniu się, że zawierają poprawne dane Wykonawców. System automatycznie generuje klucz dopuszczający konkretnego Wykonawcę do postępowania. Zamawiający ma za zadanie przekazać klucz (wygenerowany przez system ciąg dziesięciu znaków) Wykonawcy. Po oznaczeniu zaproszeń jako wysłane nie ma możliwości ich edytowania! Aby utworzyć zaproszenia do udziału w licytacji należy wybrać z menu Aukcja opcję Uczestnicy i zaproszenia. Następnie należy wybrać z menu dostępne operacje opcję utwórz zaproszenia. Aby zaprosić Wykonawcę do udziału w postępowaniu trzeba go odszukać w systemie- poprzez wpisanie nazwy lub NIPu Wykonawcy i kliknięciu przycisku [szukaj]. W celu wyszukania wszystkich Wykonawców zarejestrowanych w systemie należy pozostawić pola tekstowe puste i kliknąć przycisk [szukaj]. Jeżeli Wykonawca nie zarejestrował się w systemie, można utworzyć zaproszenie poprzez wybranie opcji Utwórz zaproszenie dla Wykonawcy niezarejestrowanego w systemie. menu aukcja-> uczestnicy i zaproszenia-> dostępne operacje -> utwórz zaproszenie-> wyszukaj Wykonawcę / Utwórz zaproszenie dla Wykonawcy niezarejestrowanego w systemie. Po wyszukaniu Wykonawców i po uzupełnieniu pól tekstowych danymi należy kliknąć przycisk [utwórz]- system wygeneruje zaproszenie, które Zamawiający może edytować lub usunąć - do momentu oznaczenia zaproszeń jako wysłane! Po utworzeniu listy zaproszeń należy wybrać z menu dostępne operacje opcję generuj dokument z zaproszeniami. Aplikacja wygeneruje raport w formacie.pdf z treścią zaproszenia i kluczem, które Zamawiający powinien przekazać zapraszanemu Wykonawcy. Raport można zapisać na dysku komputera lub otworzyć bezpośrednio z systemu. Aby wygenerowane klucze stały się aktywne (umożliwiły udział w postępowaniu zaproszonemu Wykonawcy), należy oznaczyć je jako wysłane. menu aukcja-> Uczestnicy i zaproszenia-> Dostępne operacje-> Oznacz zaproszenia jako wysłane 71
Po opublikowaniu aukcji zamawiający ma możliwość: przeglądania uczestników aukcja -> uczestnicy przeglądania ofert składanych przez Wykonawców aukcja-> oferty tworzyć wnioski, oświadczenia lub inne informacje do Wykonawców aukcja-> wnioski, oświadczenia i inne informacje przeglądania dziennika zdarzeń aukcja-> dziennik zdarzeń Czynności po zamknięciu aukcji Po upływie terminu na jaki została utworzona aukcja, zamawiający, po uprzednim stwierdzeniu, że postępowanie przebiegło zgodnie z wymogami formalno- prawnymi, powinien: ogłosić wyniki postępowania dostępne operacje->ogłoś wyniki publikacja informacji o wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę zakończyć aukcję dostępne operacje-> zakończ aukcję unieważnić postępowanie dostępne operacje->unieważnij aukcję skopiować postępowanie dostępne operacje-> skopiuj aukcję wygenerować statystyki i raporty menu główne-> statystyki i raporty Protokoły automatycznie generowane przez system, będą dostępne po zakończeniu postępowania. 9.3.4. Tworzenie Dynamicznego Systemu Zakupów Aby utworzyć DSZ należy: wybrać z menu głównego pozycję utwórz dynamiczny system zakupów uzupełnić wymagane pola oraz planowaną datę rozpoczęcia i zakończenia postępowania(korzystając z kalendarza) zatwierdzić przyciskiem [utwórz] 72
wybrać z menu pozycję informacje dodatkowe uzupełnić wymagane pole przewidywane terminy dokonywania zamówień(poprzez kliknięcie przycisku [edytuj]) uzupełnić wymagane pole wymagania techniczne dotyczące urządzeń teleinformatycznych niezbędnych do porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami (poprzez kliknięcie przycisku [edytuj]) uzupełnić pole inne (poprzez kliknięcie przycisku [edytuj]) Definiowanie kryteriów oceny oferty. 73
Aby system automatycznie ocenił składaną przez Wykonawcę ofertę orientacyjną, Zamawiający musi zdefiniować kryteria oceny oferty. W tym celu należy: wybrać z menu kryteria oceny oferty z menu dostępne operacje wybrać pozycję zmień kryteria zaznaczyć utworzone wcześniej kryteria, na podstawie których mają być oceniane oferty orientacyjne zatwierdzić wybrane kryteria przyciskiem [zmień] Zamawiający ma możliwość zmiany wzoru oceny oferty orientacyjnej. Może go dowolnie modyfikować, używając operatorów matematycznych. Żeby zmienić wzór oceny trzeba: wybrać z menu kryteria oceny oferty z menu dostępne operacje wybrać pozycję zmień wzór oceny uzupełnić pola tekstowe wartościami których system będzie używał do oceny oferty orientacyjnej. zmodyfikować wzór oceny (można wykorzystywać operatory matematyczne) uzupełnić pole precyzja punktacji (liczba znaczących miejsc po przecinku dla punktacji ofert) wartością liczbową wprowadzone wartości zatwierdzić przyciskiem [zmień] 74
Do utworzonego DSZ można dodać załączniki. Aby dodać plik należy: wybrać pozycję informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać pozycję dodaj załącznik uzupełnić pola tekstowe i wskazać ścieżkę dostępu do pliku, który ma zostać załączony W sytuacji, gdy Zamawiający będzie chciał dokonać zmiany tytułu, opisu lub czasu trwania DSZ należy: wybrać z menu informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać pozycję zmień zmodyfikować wprowadzone dane wprowadzone dane zatwierdzić przyciskiem [zmień] 75
Publikacja Dynamicznego Systemu Zakupów Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól i ustaleniu niezbędnych terminów oraz wzoru oceny oferty, należy opublikować postępowanie. Aby opublikować Dynamiczny System Zakupów trzeba: wybrać z menu informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać opcję opublikuj zaznaczyć check box potwierdzający kompletność danych kliknąć przycisk opublikuj Po publikacji Dynamicznego Systemu Zakupów, mogą do niego przystępować Wykonawcy. Na podstawie ustalonego przez Zamawiającego wzoru i wprowadzonych przez Wykonawcę wartości, system oceni ofertę orientacyjną. Zamawiający musi sprawdzić dokumenty wysłane przez Wykonawcę (o ile zażądał dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu), zaakceptować ofertę wraz z dokumentami lub wezwać Wykonawcę do ich uzupełnienia. Zamawiający może odrzucić ofertę orientacyjną podając powód faktyczny i prawny takiej decyzji. Zamawiający może dopuścić Wykonawcę do udziału w postępowaniu, jeżeli spełnia on wszystkie warunki lub odmówić dopuszczenia do DSZ. 76
Dziennik zdarzeń Przez cały czas trwania DSZ, Zamawiający ma możliwość przeglądania dziennika zdarzeń, dzięki czemu wiadomo kto, kiedy i jakich zmian dokonywał w systemie. Aby przeglądać dziennik zdarzeń należy: wybrać z menu dynamiczny system zakupów pozycję dziennik zdarzeń zapoznać się z tabelą, zawierającą wykaz wprowadzonych zmian Statystyki i raporty. Po zakończeniu postępowania w menu dynamiczny system zakupów po wybraniu pozycji statystyki i raporty dostępne są druki oraz zbiorcze zestawienie ofert orientacyjnych. Aby wygenerować niezbędną dokumentację, należy: wybrać z menu dynamiczny system zakupów pozycję statystyki i raporty wybrać z menu statystyki i raporty pozycję która ma być wydrukowana Raporty generowane są w formacie.pdf, wygenerowany dokument można otworzyć bezpośrednio z systemu lub zapisać plik na dysku. 77
Ocena ofert orientacyjnych wraz z dokumentami. Aby sprawdzić poprawność oferty orientacyjnej należy: wybrać z menu oferty orientacyjne wraz z dokumentami wybrać z tabeli ofertę orientacyjną (klikając na danej ofercie), którą należy sprawdzić 78
zapoznać się ze szczegółami oferty orientacyjnej (pobrać załączniki, zobaczyć szczegóły użytego podpisu) W sytuacji kiedy przesłana oferta wraz z dokumentami nie budzi zastrzeżeń można ją zaakceptować. 79
Aby zaakceptować ofertę orientacyjną należy: wybrać z menu dostępne operacje pozycję zaakceptuj zatwierdzić wpłynięcie ważnej oferty orientacyjnej oraz akceptację dokumentów przyciskiem [potwierdź] Po zaakceptowaniu oferty orientacyjnej wraz z dokumentami, należy dopuścić Wykonawcę do udziału w Dynamicznym Systemie Zakupów. W tym celu trzeba: wybrać z menu opcję uczestnicy wybrać z tabeli Wykonawcę (poprzez klikniecie na statusie), który oczekuje na dopuszczenie do DSZ 80
Po kliknięciu na statusie danego Wykonawcy, pojawia się tabela zawierająca informacje o Wykonawcy oraz status i ocenę jego oferty orientacyjnej wraz z dokumentami. Aby Wykonawca mógł składać kolejne (nie gorsze od poprzedniej) oferty orientacyjne, Zamawiający musi dopuścić go do udziału w DSZ. W tym celu należy: z menu wybrać uczestnicy z menu dostępne operacje wybrać opcję dopuść do udziału w DSZ zatwierdzić dopuszczenie Wykonawcy do DSZ klikając przycisk [potwierdź] 81
Po wybraniu z menu opcji odmów dopuszczenia do DSZ, dany Wykonawca nie zostanie dopuszczony do udziału w Dynamicznym Systemie Zakupów. Zamawiający po wybraniu tej opcji musi podać powód wykluczenia uczestnika w DSZ i potwierdzić wolę wykluczenia uczestnika przyciskiem [wyklucz] 82
W sytuacji gdy przesłane przez Wykonawcę dokumenty wymagają uzupełnienia należy: wybrać z menu oferty orientacyjne wraz z dokumentami z menu dostępne operacje opcję wezwij do uzupełnienia podać powód wezwania do uzupełnienia zatwierdzić przyciskiem [potwierdź] 83
Wykonawcę można wezwać do uzupełnienia dokumentów tylko jeden raz. Automatycznie status oferty orientacyjnej zmienia się na wezwano do uzupełnienia dokumentów 84
Kiedy Wykonawca prześle uzupełnione dokumenty, status jego oferty orientacyjnej automatycznie zmieni się na wysłana (po uzupełnieniu) Aby Wykonawca mógł składać kolejne (nie gorsze od poprzedniej) oferty orientacyjne, Zamawiający musi dopuścić go do udziału w DSZ. W tym celu należy: wybrać z menu pozycję uczestnicy wybrać z tabeli Wykonawcę(poprzez kliknięcie na statusie uczestnika), którego zamierzamy dopuścić do udziału w Dynamicznym Systemie Zakupów z menu dostępne operacje wybrać opcję dopuść do udziału w DSZ zatwierdzić dopuszczenie Wykonawcy do DSZ klikając przycisk [potwierdź] 85
Po wybraniu z menu opcji odmów dopuszczenia do DSZ, dany Wykonawca nie zostanie dopuszczony do udziału w Dynamicznym Systemie Zakupów. Zamawiający po wybraniu tej opcji musi podać powód wykluczenia uczestnika w DSZ i potwierdzić wolę wykluczenia uczestnika przyciskiem [wyklucz] Aby odrzucić ofertę orientacyjną wraz z dokumentami należy: wybrać z menu oferty orientacyjne wraz z dokumentami dostępne operacje opcję odrzuć podać powód odrzucenia potwierdzić wolę odrzucenia oferty orientacyjnej przyciskiem [odrzuć] 9.3.6. Tworzenie postępowań w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów W czasie trwania Dynamicznego Systemu Zakupów Zamawiający może tworzyć postępowania w ramach DSZ. Aby utworzyć postępowanie w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów należy: wybrać z menu informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać opcję utwórz postępowanie wypełnić pola tekstowe (daty należy wybrać z kalendarza) 86
zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem [utwórz] Do utworzonego postępowania w ramach DSZ można dodać załączniki. W tym celu należy: wybrać menu informacje ogólne wybrać z tabeli (tabela z postępowaniami w ramach DSZ znajduje się pod tabelą zawierającą ogólne informacje o DSZ) postępowanie w ramach DSZ do którego chcemy dodać załącznik (wybieramy poprzez klikniecie na konkretnym postępowaniu) 87
z menu dostępne operacje wybrać dodaj załącznik uzupełnić pola tekstowe oraz wskazać plik, który ma zostać dołączony do postępowania w ramach DSZ ([przeglądaj]) kliknąć przycisk [dodaj] 88
Po uzupełnieniu niezbędnych informacji i po dodaniu załączników, należy opublikować uproszczone ogłoszenie o zamówieniu. Publikacja uproszczonego ogłoszenia o zamówieniu. Aby opublikować uproszczone ogłoszenie o zamówieniu należy: z menu postępowanie w ramach DSZ wybrać informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać opcję opublikuj uproszczone ogłoszenie o zamówieniu zaznaczyć check box potwierdzający kompletność danych kliknąć przycisk [opublikuj] 89
Uproszczone ogłoszenie jest cały czas dostępne na stronie głównej DSZ zarówno u Zamawiającego jak i u Wykonawcy. Postępowanie w ramach DSZ zostanie automatycznie opublikowane w terminie podanym w informacjach ogólnych. Po opublikowaniu postępowania Zamawiający musi wysłać zaproszenia do Wykonawców. Zaproszenia zostaną wysłane do wszystkich Wykonawców dopuszczonych do udziału w Dynamicznym Systemie Zakupów do chwili wysłania zaproszeń. Wykonawcy którzy zostaną dopuszczeni do udziału w DSZ, nie będą mogli wziąć udziału w postępowaniu w ramach DSZ jeżeli zaproszenia do tego postępowania zostały już wysłane. Wysyłanie zaproszeń do udziału w postępowaniu w ramach DSZ. Aby wysłać Wykonawcom zaproszenia do wzięcia udziału w postępowaniu w ramach DSZ należy: wybrać z menu postępowanie w ramach DSZ opcję informacje ogólne z menu dostępne operacje wybrać wyślij zaproszenia potwierdzić chęć wysłania zaproszeń przyciskiem [wyślij] 90
91
Po wysłaniu zaproszeń, Wykonawcy mogą składać oferty. Aby sprawdzić poprawność oferty należy: wybrać z menu pozycję oferty wybrać z tabeli ofertę wraz z dokumentami (klikając na danej ofercie), którą należy sprawdzić 92
W sytuacji kiedy przesłana oferta nie budzi zastrzeżeń można ją zaakceptować. Aby zaakceptować ofertę należy: wybrać z menu dostępne operacje pozycję zaakceptuj potwierdzić akceptację ważnej oferty oraz dokumentów (jeżeli były wymagane) przyciskiem [potwierdź] 93
W sytuacji gdy przesłane przez Wykonawcę dokumenty wymagają uzupełnienia należy: wybrać z menu oferty z menu dostępne operacje opcję wezwij do uzupełnienia podać powód wezwania do uzupełnienia zatwierdzić przyciskiem [potwierdź] Wykonawcę można wezwać do uzupełnienia dokumentów tylko jeden raz. Automatycznie status oferty orientacyjnej zmienia się na wezwano do uzupełnienia dokumentów. Kiedy Wykonawca prześle uzupełnione dokumenty, status jego oferty automatycznie zmieni się na wysłana (po uzupełnieniu). Aby odrzucić ofertę wraz z dokumentami należy: wybrać z menu oferty dostępne operacje opcję odrzuć podać powód odrzucenia potwierdzić wolę odrzucenia oferty przyciskiem [odrzuć] Zamawiający nie musi dopuszczać Wykonawców do udziału w postępowaniu w ramach 94
DSZ, ponieważ zostali już dopuszczeni do udziału w Dynamicznym Systemie Zakupów. Jednakże Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę podając powód wykluczenia. Aby wykluczyć uczestnika z udziału w postępowaniu w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów należy: z menu postępowanie w ramach DSZ wybrać pozycję uczestnicy wybrać z tabeli Wykonawcę(poprzez kliknięcie na statusie uczestnika), którego zamierzamy dopuścić do udziału w postępowaniu w ramach Dynamicznego Systemu Zakupów z menu dostępne operacje wybrać pozycję wyklucz uczestnika podać powód wykluczenia i kliknąć przycisk [wyklucz] 95
Dziennik zdarzeń Przez cały czas trwania postępowania w ramach DSZ, Zamawiający ma możliwość przeglądania dziennika zdarzeń, dzięki czemu wiadomo kto, kiedy i jakich zmian dokonywał w systemie. Aby przeglądać dziennik zdarzeń należy: wybrać z menu dynamiczny system zakupów pozycję dziennik zdarzeń zapoznać się z tabelą, zawierającą wykaz wprowadzonych zmian 96
Statystyki i raporty Po zakończeniu postępowania w menu dynamiczny system zakupów po wybraniu pozycji statystyki i raporty dostępne są druki ZP-11, ZP-17 oraz zbiorcze zestawienie ofert orientacyjnych ZP-14. Raporty generowane są w formacie.pdf, wygenerowany dokument można otworzyć bezpośrednio z systemu lub zapisać plik na dysku. Aby wygenerować niezbędną dokumentację, należy: wybrać z menu dynamiczny system zakupów pozycję statystyki i raporty wybrać z menu statystyki i raporty pozycję która ma być wygenerowana i wydrukowana z menu dostępne operacje wybrać opcję zmień aby uzupełnić niezbędne dane umożliwiające wygenerowanie dokumentu uzupełnić wymagane pola tekstowe kliknąć przycisk [zmień] z menu dostępne operacje wybrać opcję generuj dokument 97