Batory: Po tej stronie jesteśmy przypadkiem autorka: Małgorzata Łojkowska Nasza naczelna zasada: nie robić niczego po próżnicy. Jeżeli coś jest potrzebne, to to robimy. Jeżeli nie jest, to nie o realizacji i monitoringu projektów dotowanych przez Fundację im. Stefana Batorego, ngo.pl rozmawia z Anną Rozicką, dyrektorką programową Fundacji. Jak dobrze dać dotację? Anna Rozicka: Uważam, że są dwa warunki dobrego grantodawania. Po pierwsze, grantodawca musi wiedzieć, czego chce i umieć o tym zrozumiale napisać w ogłoszeniu konkursowym. Po drugie, przy ocenie wniosku o dotację bardzo ważne jest spotkanie z organizacją, poznanie ludzi, ich kompetencji i motywacji. Dlatego my nie tylko czytamy wniosek, ale także staramy się mieć możliwość porozmawiania o nim. Taki kontakt z organizacją jest dla nas niezwykle istotny. Jakie błędy najczęściej popełniają organizacje na etapie składania wniosków? Jak ich uniknąć? A.R.: Pierwszym takim błędem jest brak refleksji, czy pomysł, który mamy, jest dobry i czy sprawa, którą chcemy się zająć jest istotna. Brak przemyślanej koncepcji od razu widać. Pamiętam taką organizację, która złożyła wniosek dotyczący czegoś zupełnie innego niż to, czym się do tej pory zajmowała. Z rozmowy wynikało, że projekt powstał dość przypadkowo, a organizacja nie ma wiedzy w tym obszarze i że prawdopodobnie, po zakończeniu jego realizacji, ta działalność nie będzie kontynuowana. Drugi częsty błąd, to niejasne określenie we wniosku tego, co chce się zrobić. Pisząc wnioski trzeba zwracać uwagę na logikę prezentacji. Inaczej nawet najlepszy pomysł może przepaść. Dotyczy to zwłaszcza projektów ciekawych, niesztampowych, właśnie tych, których my szukamy. Zdaję sobie sprawę, że dużo łatwiej pisać o typowych, standardowych działaniach. Warto po napisaniu wniosku pokazać go komuś, kto nie zna się na tym temacie i zapytać, czy rozumie, o co chodzi. Fundacji Batorego powierzono niedawno wdrożenie Funduszu dla Organizacji Pozarządowych. Będziecie realizować to zadanie do 2016 roku. A.R.: W tej chwili jesteśmy w okresie dużych zmian. 32 miliony euro to kwota, którą Batory wydawał na dotacje w ciągu 10 lat. Teraz będziemy mieli na to dwa lata. To ogromne przedsięwzięcie. Ponieważ obszary wsparcia FOP pokrywają się z priorytetami najważniejszego programu Batorego Demokracja w Działaniu, program ten zostanie na dwa lata zawieszony. Zasady przyznawania i rozliczania dotacji z FOP będą inne niż w pozostałych programach. Obecnie uzgadniamy procedury związane z wdrażaniem Funduszu i nie mogę jeszcze opowiedzieć o tym, jak będą one wyglądały. Możemy więc rozmawiać tylko o dotychczasowych zasadach
realizacji projektów. Będą one dotyczyły nadal naszych pozostałych programów, oraz Demokracji w Działaniu, kiedy skończy się FOP. Warto zaznaczyć, że zasady kontroli wydatkowania środków publicznych muszą być inne niż środków prywatnych. Kontrola musi być bardziej usystematyzowana. Większość programów Fundacji była wcześniej finansowana z funduszy prywatnych, FOP to środki publiczne. Wróćmy do zasad obowiązujących w innych programach. Organizacje otrzymują dotację w całości lub w częściach. Od czego to zależy? A.R.: To jest zależne od wielu czynników. Przede wszystkim od wielkości dotacji większe dotacje zazwyczaj przyznajemy w kilku ratach, mniejsze w jednej. W pewnym stopniu zależy to też od organizacji czy ją znamy i czy jest solidna. Ale czasem zależy to także od projektu; np. dzielimy dotację na raty, jeśli projekt jest ryzykowny i jego realizacja uzależniona jest od czynników zewnętrznych. Przykładowo, jeżeli projekt dotyczy powołania koalicji, która będzie działała na rzecz uchwalenia jakiejś ustawy, to dotację warto podzielić na dwie części, bo nie wiadomo, czy dana ustawa ma szanse trafić pod obrady sejmu i czy prowadzenie działań rzeczniczych będzie miało sens. Naszym zdaniem, nie zawsze to, co się zaplanuje na początku, trzeba dokładnie tak realizować, jak się zaplanowało. Czasem trzeba coś zmienić w trakcie dlatego jest nam potrzebny stały kontakt z organizacją. Liczymy na to, że organizacja sama nam powie, jeżeli coś trzeba zmienić stawiamy na wspólne myślenie o projektach i zasadności ich realizacji. Czy przy ocenie budżetu zwracacie uwagę na wkład własny organizacji? A.R.: Nie wymagamy wkładu własnego, więc jego istnienie lub brak nie może wpływać na ocenę wniosku. To byłoby niesprawiedliwe. Organizacja dostała dotację. Co dalej? W jaki sposób monitorujecie realizację projektu? A.R.: Przede wszystkim obserwujemy organizację w internecie to pierwsza metoda monitoringu. Jeżeli w internecie nie ma żadnych informacji o projekcie, to jest to pierwszy sygnał, że coś jest nie tak. Prowadzimy także monitoring mediów. Druga metoda prowadzenia monitoringu to kontakt mailowy i telefoniczny. Bardzo ważny jest dla nas bieżący kontakt z organizacją. Jeżeli wysyłamy do organizacji wiadomość i szybko dostajemy odpowiedź, to sygnał, że koordynator działa i że odbiorcy projektu również mogą się z nim skontaktować. Trzecia metoda monitoringu to spotkania z organizacjami. Odwiedzamy je lub zapraszamy do nas. Czwartą, najbardziej sformalizowaną metodą kontroli, są sprawozdania. Organizacje, które dostały dotację w transzach sporządzają sprawozdania częściowe, pozostałe tylko końcowe. Wszystkie wymienione poziomy monitoringu obejmują głównie kontrolę merytoryczną. Kontrola finansowa, poza sprawdzaniem sprawozdań finansowych, nie jest przeprowadzana w trakcie realizacji projektu. Ma miejsce jedynie wyjątkowo,
kiedy dostrzegamy jakieś nieprawidłowości. Oczywiście zależy nam na tym, żeby pieniądze były dobrze wydane i porządnie rozliczone, ale merytoryczna strona realizacji zadania jest dla nas najistotniejsza. Staramy się nie dodawać organizacjom obowiązków związanych z monitoringiem. Zawsze zwracamy uwagę na to, żeby nasze działania nie były dla organizacji uciążliwe. Nasza naczelna zasada: nie robić niczego po próżnicy. Jeżeli coś jest potrzebne, to to robimy. Jeżeli nie jest, to nie. Bardzo dbamy o to, żeby nie tworzyć niepotrzebnych papierów. Najważniejsze jest prowadzenie działań. W przypadku dotacji z FOP kontrola projektu będzie bardziej sformalizowana tu będą kontrole finansowe w trakcie realizacji projektów. Jak organizacja powinna się przygotować do spotkania z wami? A.R.: Jeżeli naprawdę porządnie realizuje projekt, to przygotowanie do spotkania nie jest potrzebne. Pytamy o to, co się udało, czy pojawiły się jakieś trudności. Prosimy o pokazanie, co zostało zrobione. Chcemy być na bieżąco z tym, co się dzieje w organizacji. W spotkaniu musi wziąć udział osoba, która najwięcej wie o projekcie, dlatego najczęściej spotykamy się z koordynatorem. Czasami spotykamy się także z kimś z zarządu. Od czego zależy to, czy takie spotkanie się odbędzie? A.R.: Decyzja o wizycie jest w dużej mierze uzależniona od tego, czy to spotkanie jest potrzebne. Proszę pamiętać, że z każdą organizacją widzimy się przed przyznaniem dotacji, a potem ze wszystkimi utrzymujemy kontakt. Ile organizacji odwiedzacie? A.R.: Odwiedzamy mniej więcej połowę ze wszystkich, którym w danym roku przyznaliśmy środki. Jeżeli nie odwiedzimy organizacji przy pierwszej dotacji, to na pewno odwiedzimy ją, kiedy dostanie drugą. Co się dzieje po zakończeniu realizacji projektu? A.R.: Organizacja składa sprawozdanie merytoryczne oraz finansowe. Trzeba dołączyć listę dokumentów księgowych dzięki temu możemy poprosić o przesłanie wybranych dokumentów. Dokładnie czytamy oba sprawozdania. Często zadajemy pytania do sprawozdań. Spotykamy się także z organizacjami, żeby porozmawiać o sprawozdaniu. Potem osoba, która z naszej strony prowadzi projekt, na podstawie całej historii monitoringu, kontaktu z organizacją i sprawozdań, robi wewnętrzne podsumowanie. Bardzo często wyciągamy własne wnioski dotyczące rezultatów. Jeżeli widzimy, że projekt przyniósł efekty, których organizacja nie dostrzegła, dopisujemy je do naszego podsumowania. Podsumowanie zawiera także uwagi na temat tego, jak przebiegała współpraca z koordynatorem projektu. Po rozliczeniu projektu prowadzimy wyrywkowe kontrole finansowe.
Jak wybieracie projekty do kontroli? A.R.: Kontrolujemy przede wszystkim te projekty, które jakoś nas niepokoją, pozostałe kontrolujemy wyrywkowo. Ten niepokój, o którym mówię, nie zawsze dotyczy źle wykorzystanych pieniędzy, czasem chodzi o rachunkowość. Zdarzyło nam się nawet dać organizacji dotację na uporządkowanie księgowości. Wychodzimy z założenia, że jesteśmy od pomagania, nie od karania. Nasze umowy zobowiązują do przechowywania dokumentacji przez 5 lat od zamknięcia projektu. Kontrolujemy maksymalnie 10% projektów. W przypadku środków publicznych kontrola będzie jednak wyglądała inaczej na pewno będą kontrole w trakcie. Chodzi o to, żeby nie dopuścić do nieprawidłowości. Czy kontrolujecie projekty od strony merytorycznej po zakończeniu ich realizacji? A.R.: Co do zasady nie. Ale często sprawdzamy, na ile ich efekty są trwałe. Dotyczy to zwłaszcza tych działań, w przypadku których rezultaty są widoczne dopiero po pewnym czasie. Np. jeżeli projekt polegał na wypracowaniu koncepcji zagospodarowania miejskiej starówki i złożenia go do urzędu miasta, to jesteśmy ciekawi, czy coś wydarzyło się dalej. Nasze wewnętrzne podsumowania, o których mówiłam wcześniej zawierają również informacje o tym, co się działo po zakończeniu realizacji projektu. Czy zdarzyło wam się kiedyś zażądać zwrotu dotacji? A.R.: Nie zdarzyło nam się jeszcze żądać zwrotu wydanych środków, jeżeli organizacja przysłała sprawozdanie, nawet jeżeli z projektu niewiele wynikało. W takiej sytuacji rozmawiamy z organizacją o tym dlaczego tak się stało, nie podejmujemy współpracy w przyszłości. Czasem, jeżeli projekt idzie źle, prosimy organizacje, żeby wstrzymała się z wydatkami do rozstrzygnięcia, czy zgadzamy się na kontynuację projektu. Unikamy dzięki temu sytuacji, w której musimy żądać zwrotu wydanych już pieniędzy. Są to jednak sytuacje bardzo wyjątkowe. Trzykrotnie zażądaliśmy zwrotu dotacji, ponieważ grantobiorcy nie przedstawili nam sprawozdania. Nie otrzymaliśmy ani zwrotu, ani żadnej informacji, zupełnie nic. Zdecydowaliśmy się nie kierować sprawy do sądu, ale te organizacje nigdy już nie dostaną od nas żadnych środków. Czasem myślę, że nazwy tych organizacji powinniśmy upubliczniać. W przypadku publicznych pieniędzy, zwrotu dotacji będziemy domagać się do skutku, wykorzystując również drogę sądową. Takie sytuacje nie zdarzają się jednak często. Batory jest jednym z najstarszych grantodawców w Polsce. Przyznaliśmy do tej pory około 15 tysięcy dotacji, a na czarnej liście mamy tylko 3 organizacje. Czy zaufanie do organizacji się opłaca? A.R.: Naszym zdaniem tak. Stawiamy na odpowiedzialność grantobiorców, na zaufanie i partnerstwo to procentuje. Ufamy organizacjom, zakładamy, że one chcą dobrze, że chcą osiągnąć jak najlepsze rezultaty. Staramy się też zawsze rozumieć ludzi. Mamy świadomość tego, że jesteśmy po tej stronie przypadkiem. Po tej drugiej
stronie są ludzie tacy sami jak my. Teraz to my jesteśmy w organizacji grantodawczej, a oni w grantobiorczej. Ale za jakiś czas być może to my do nich przyjdziemy po pieniądze. Myślę, że organizacje czują, że nam na nich zależy. data publikacji: 2013-07-15 http://fundusze.ngo.pl/wiadomosc/889364.html