Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Ogólnopolski Konkurs Grantowy 2017

Transkrypt

1 Szkolenie dla koordynatorów projektów Programu Równać Szanse Ogólnopolski Konkurs Grantowy 2017 Informacje dotyczące realizacji projektu i współpracy z PFDiM

2 Podpisanie umowy dotacyjnej Na pierwszej stronie należy: wpisać osoby reprezentujące Państwa instytucję bądź organizację pozarządową (nawet jeśli formalnie organizację może reprezentować jedna osoba - prosimy aby umowa została podpisana przez dwóch reprezentantów); zaznaczyć, czy Państwa organizacja jest, bądź nie jest podatnikiem VAT; wpisać numer konta bankowego przeznaczonego wyłącznie na środki z dotacji. Wzór prawidłowo podpisanej umowy znajdziecie Państwo na stronie w zakładce Dla koordynatorów -> Do pobrania -> Umowy.

3 Podpisanie umowy dotacyjnej

4 Podpisanie umowy dotacyjnej Na trzeciej stronie: składają swój podpis wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

5 Podpisanie umowy dotacyjnej

6 Podpisanie umowy dotacyjnej Pod budżetem: Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację, Budżet podpisuje również osoba, która będzie sporządzała raporty finansowe (jeśli jest to osoba wymieniona na stronie 1 składa podpis dwukrotnie).

7 Podpisanie umowy dotacyjnej

8 Podpisanie umowy dotacyjnej Pod załącznikiem nr 3: Składają swoje podpisy wszystkie osoby wymienione na stronie pierwszej, Należy postawić stempel organizacji, która otrzymała dotację.

9 Podpisanie umowy dotacyjnej

10 Rachunek bankowy na rachunku bankowym powinny się znaleźć wyłącznie środki otrzymane z Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży w ramach przedmiotowej dotacji (jeśli organizacja realizuje więcej niż jeden projekt, każda dotacja powinna się znaleźć się na innym koncie).

11 Termin odesłania podpisanej umowy 3-go lipca 2017 r.

12 Przekazanie dotacji I transza dotacji zostanie przelana 7 lipca po wypełnieniu ankiety początkowej dotowanego oraz ankiety początkowej beneficjenta (do 3-go lipca) oraz po otrzymaniu przez PFDiM prawidłowo podpisanej umowy wraz z wymaganymi załącznikami Nie dotrzymanie wszystkich warunków skutkuje przesunięciem o miesiąc przekazania dotacji tj. 7 sierpnia 2017 r.

13 Umowę dotacyjną należy zarejestrować w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (o tym szerzej będzie mówiła Pani Katarzyna Adamska Dutkiewicz)

14 Ankiety Początkowe Organizacja zobowiązana jest do wypełnienia dwóch rodzajów ankiet: 1. Ankiety początkowej dotowanego (wypełnia koordynator lub osoba z Zarządu); 2. Ankiety początkowej beneficjenta (wypełniają wszyscy uczestnicy projektu tj. min. 20 osób).

15 Ankieta początkowa dotowanego

16 Ankieta początkowa dotowanego

17 Ankieta początkowa beneficjenta

18 Ankieta początkowa beneficjenta

19 Procedura wypełniania ankiet będzie powtórzona na koniec realizacji projektu - ankiety końcowe dotowanego/beneficjenta

20 Zasady współpracy z PFDiM Zmiany, przesunięcia terminów itp. w harmonogramie projektu informacja mailowa do kierownika Programu Artura Łęga a.lega@pcyf.org.pl

21 Zasady współpracy z PFDiM Obowiązującym budżetem podczas realizacji projektu jest budżet znajdujący się w Umowie dotacyjnej (załącznik Nr 2)

22 Zasady współpracy z PFDiM Termin wydawania środków dotacji od 1-go czerwca 2017 r. do 30-go listopada 2018 r.

23 Zasady współpracy z PFDiM zmiany w budżecie przeprowadza się wyłącznie poprzez Panel Wnioskodawcy: +/- 10% w poszczególnych kategoriach zgodnie z umową dotacyjną 14 pkt. 2 bez uprzedniej zgody PFDiM zmiany powyżej 10% oraz zmiana kategorii - Panel Wnioskodawcy przy wprowadzeniu zmian w budżecie należy pamiętać o nieprzekraczalnych 15% na sprzęt

24 Zasady współpracy z PFDiM cd. Monitoring projektu spotkanie z koordynatorem i grupą młodzieży realizującej projekt (informacja na stronie oraz telefoniczna) Informacja o sponsorze oraz logotypy - Polsko- Amerykańskiej Fundacji Wolności, Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży oraz Programu Równać Szanse (w tym księga znaku) są do pobrania ze strony Otrzymane naklejki prosimy umieszczać na sprzęcie zakupionym ze środków dotacji Otrzymane plakaty prosimy umieszczać w trakcie odbywających się wydarzeń

25 Zasady współpracy z PFDiM cd. Możliwość dodawania relacji z działań: Grantobiorca otrzymuje przypominający o możliwości dodania relacji aby o takiej możliwości nie zapomniał. Grantobiorca tworzy relację w systemie (w panelu wnioskodawcy) oraz wysyła ją do weryfikacji administratora. Grantobiorca otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu relacji jako wymagającej poprawy aby skutecznie i niezwłocznie został poinformowany, iż relacja wymaga modyfikacji. Grantobiorca może zmodyfikować wcześniej wprowadzoną relację, aby dostosować jej treść do wymagań administratora. Grantobiorca otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu relacji jako opublikowanej aby mógł przystąpić do promowania relacji w kanałach własnych (głównie social media). Grantobiorca ma dostęp do listy relacji utworzonych dla danego projektu aby miał rozeznanie w tym, jakie relacje w danym projekcie zostały już utworzone.

26 Zasady współpracy z PFDiM cd.

27 Zasady współpracy z PFDiM cd.

28 Zasady współpracy z PFDiM cd.

29 Zasady współpracy z PFDiM cd. Wszystkie inne materiały promocyjne prosimy przesyłać na adres mailowy: p.walecki@pcyf.org.pl

30 Panel Wnioskodawcy

31

32

33

34 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu

35 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu 1 2 3

36 Panel Wnioskodawcy - Zmiany budżetu Zgłoś zmianę 4 5

37 Panel Wnioskodawcy raporty końcowe (merytoryczny i finansowy) należy wypełnić w Panelu Wnioskodawcy; po kliknięciu zapisz i sprawdź poprawność system wygeneruje raport o poprawności wpisanych danych; po kliknięciu Złóż sprawozdanie system wygeneruje sprawozdanie w formacie pdf; należy je wydrukować, opieczętować, podpisać (te same osoby, które podpisywały umowę); przysłać pocztą na adres Polskiej Fundacji Dzieci i Młodzieży: Polska Fundacja Dzieci i Młodzieży ul. Kredytowa 6/ Warszawa

38 Raport Merytoryczny

39 Raport Merytoryczny

40 Raport Merytoryczny formatka raportu merytorycznego zostanie udostępniona w Panelu Wnioskodawcy; po wypełnieniu raportu należy kliknąć wyślij. Uwaga: każdy raport wysyłamy oddzielnie; wygenerowany w formacie PDF raport merytoryczny należy wydrukować, opieczętować, podpisać i wraz z raportem finansowym przesłać na adres Fundacji

41 Raport Finansowy (formatka budżetu + zestawienie rachunków) w Panelu Wnioskodawcy należy: 1. wybrać odpowiednią kategorię budżetową; 2. wpisać numer rachunku; 3. datę wystawienia rachunku (rok-miesiącdzień, np ); 4. wpisać wystawcę rachunku; 5. wpisać kwotę brutto; 6. wpisać kwotę netto; 7. wpisać kwotę (wydaną wyłącznie ze środków dotacji);

42

43 Raport Finansowy nie należy dołączać do raportu rachunków, faktur, itp. wszystkie dokumenty finansowe winny być wystawiane na właściciela konta; transport, delegacje rozliczane zgodnie z przyjętymi w danej księgowości zasadami; koszty telefoniczne rozliczane na podstawie bilingu lub faktury za kartę tel.

44 wpisywane dane należy zapisywać do schowka ; system umożliwia podgląd przygotowywanego raportu finansowego; po zakończeniu wpisywania całego zestawienia rachunków należy kliknąć wyślij sprawozdanie finansowe końcowe ; system wygeneruje w formacie PDF raport finansowy końcowy (formatka raportu + zestawienie rachunków); raport należy wydrukować, opieczętować i podpisać, a następnie wysłać na adres Fundacji;

45 W raporcie finansowym rozliczana jest wyłącznie kwota przyznanej dotacji. Wkład własny raportujemy w sprawozdaniu merytorycznym. Odsetki od środków dotacji stają się własnością Organizacji i mogą być wykorzystane zgodnie na realizację projektu, a po zakończeniu realizacji na cele statutowe (nie dotyczy kwoty dotacji).

46 Rozliczenie projektu tylko i wyłącznie w kwotach netto

47 Raport Merytoryczny formatka raportu merytorycznego częściowego/ końcowego zostanie udostępniona w Panelu Wnioskodawcy; po wypełnieniu raportu należy kliknąć wyślij ; wygenerowany w formacie PDF raport merytoryczny należy wydrukować, opieczętować, podpisać i wraz z raportem finansowym przesłać na adres Fundacji

48 Raporty merytoryczne i finansowe częściowe przesyłamy do biura Fundacji do 5-go marca 2018 r. Raporty merytoryczne i finansowe końcowe przesyłamy do biura Fundacji po zakończeniu działań. Ostateczny termin nadesłania raportów w wersji papierowej oraz wypełnienia ankiety końcowej dotowanego oraz beneficjenta upływa 10-go grudnia 2018 r.

49 Czas na pytania

50