POKL.03.01.02-00-001/12,

Zapytanie ofertowe w postępowaniu zgodnym z zasadą konkurencyjności nr 22.04.2014.ZK.ORE_II dotyczące przygotowania i realizacji kursów e-learning w projekcie Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap o numerze POKL.03.01.02-00-001/12, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Wspólny Słownik Zamówień (kody CPV): 80420000-4 usługi e-learning, 80521000-2 usługi opracowania programów szkoleniowych 1. Data ogłoszenia zapytania ofertowego: 11.04.2014r. 2. Pełna nazwa Zamawiającego: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław Adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 6, parter. 3. Opis przedmiotu zamówienia Przygotowanie w zakresie merytorycznym i technologicznym oraz świadczenie usługi utrzymania merytorycznego i technicznego (w tym hosting) kursów e-learning w ramach projektu systemowego Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Zakres zlecenia i warunki realizacji: 1. Przygotowanie kursów e-learning pod kątem merytorycznym 2. Przygotowanie kursów e-learning pod kątem technicznym 3. Hosting kursów na zewnętrznej dla Zamawiającego platformie e-learning do dnia 30.06.2015 4. Zapewnienie pełnego wsparcia technicznego i merytorycznego dla osób korzystających z kursów do dnia 30.06.2015 5. Przekazanie Zamawiającemu, do 20.06.2015, materiałów ze szkoleń e-learning, w takiej postaci, aby możliwe było ich zawieszenie na stronie internetowej, przy równoczesnym przyjaznym dla potencjalnych odbiorców formacie Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy i uzyskania, na etapie przygotowania kursów i końcowego odbioru, akceptacji treści i scenariuszy szkoleń, kierownika ds. merytorycznych projektu. Zakres merytoryczny kursów: I. Rola informacji o realizacji zadań oświatowych, jako diagnoza i narzędzie realizacji strategii oświatowej a) Podstawa prawna tworzenia informacji o stanie realizacji zadań oświatowych b) Omówienie dotychczasowej praktyki tworzenia informacji przez JST

c) Omówienie roli informacji o realizacji zadań oświatowych, jako narzędzia ewaluacji celów oświatowych JST d) Propozycja formy informacji o realizacji zadań oświatowych dla JST II. Arkusz organizacyjny i jego rola w zarządzaniu oświatą - standaryzacja zatrudnienia, jako metoda racjonalizacji wydatków oświatowych i optymalizacji zarządzania poprzez zwiększenie autonomii dyrektora szkoły a) Podstawa prawna tworzenia arkusza organizacji szkoły b) Arkusz organizacyjny szkoły, jako najistotniejszy dokument około budżetowy c) Metody zatwierdzania arkusza ich omówienie z przedstawieniem zalet i wad tych metod. d) Metody standaryzacji zatrudnienia pracowników szkoły e) Rola współpracy JST i dyrektora w procesie tworzenia i zatwierdzania arkusza organizacyjnego f) Arkusz organizacji szkoły, jako narzędzie realizacji lokalnej polityki oświatowej JST g) Technologia informacyjno-komunikacyjne w procesie tworzenia i zatwierdzania arkusza. III. Optymalizacja sieci szkolnej wyzwaniem dla samorządu a) Regulacje prawne dotyczące problemów sieci szkolnej b) Cechy dobrej sieci szkolnej na terenie JST c) Procesy dotyczące zmian w sieci szkolnej d) Komunikacja społeczna w procesie zmian sieci szkolnej e) Szkoły samorządowe a szkoły prowadzone przez inny organ jak JST f) Rola Rady JST w procesie zmian sieci szkolnej IV. EWD jak samorząd powinien analizować EWD, jakie je wykorzystywać dla kreowania lepszej, jakości oświaty samorządowej a) Co to jest EWD gimnazjalne i maturalne b) Jak interpretować wyniki EWD w JST przykłady interpretacji c) Jakie wnioski należy wyciągać z analizy EWD dla szkół w JST d) Jak JST może współpracować z dyrektorami szkół i ich radami pedagogicznymi w kontekście analizy wskaźnika EWD e) Jak komunikować, przedstawić wyniki EWD radnym, rodzicom. V. Finanse oświatowe problem krótkiej kołdry. Budżet zadaniowy, czy tradycyjny, Sprawozdawczość budżetowa i finansowa - statystyka dla statystyki czy dla zarządzania a) Dochody JST a wydatki oświatowe, subwencja a wydatki oświatowe. b) Metody tworzenia budżetu oświatowego w JST c) Teoria budżetu zdaniowego d) Budżet zadaniowy w oświacie jego zalety i wady e) Sprawozdawczość budżetowa - wymogi prawne f) Jakie informacje znajdziemy w sprawozdawczości budżetowej i finansowej g) Technologia informacyjno-komunikacyjna wspierająca proces budżetowy i sprawozdawczość

Grupa docelowa kursów Osoby pracujące w ramach systemu zarządzania oświatą: Decydenci przedstawiciele JST podejmujący decyzje strategiczne, np.: prezydenci, burmistrzowie, wójtowie, starostowie, radni, dyrektorzy wydziałów edukacji, dyrektorzy zespołów obsługi szkół i placówek oświatowych, skarbnicy, dyrektorzy planowania lub wydziałów finansowych. Pracownicy operacyjni przedstawiciele JST podejmujący decyzje operacyjne oraz uczestniczący w przygotowywaniu i realizacji decyzji strategicznych, np. pracownicy wydziałów edukacji, pracownicy zespołów obsługi szkół i placówek oświatowych oraz pracownicy wydziałów planowania lub wydziałów finansowych. Reprezentanci rad gminnych, powiatowych i sejmików wojewódzkich Wymagania funkcjonalne 1. Wykonawca zapewni odrębne okno do rejestracji/logowania się do kursów e-learning w ramach projektu 2. W ramach rejestracji użytkownicy będą podawać imię i nazwisko, które będą stanowić ich login dostępowy, e-mail oraz hasło (indywidualnie ustalane przez użytkowników) 3. Warunkiem zakończenia rejestracji musi być zaznaczenie opcji potwierdzenia oświadczenia o przynależności do grupy docelowej (opisanej w specyfikacji). Dokładną treść oświadczenia dostarczy Zamawiający 4. Platforma wspiera szkolenie SCORM i AICC 5. Platforma zapewnia możliwość przerwania szkolenia w dowolnym momencie i późniejszego kontynuowania od miejsca przerwania (lub od początku do wyboru przez użytkownika) 6. Szkolenie może być odtwarzane dowolną ilość razy 7. Platforma powinna wspierać dodawanie plików poprzez formularz web lub ftp o wielkość co najmniej 200MB 8. Jednocześnie na platformie może przebywać co najmniej 250 użytkowników, ich komfort pracy (brak zerwania połączenia z serwerem, płynne odtwarzanie filmów) powinien być zachowany 9. Platforma powinna być osadzona na serwerze z łączem o przepustowości co najmniej 100 Mbps 10. Platforma daje możliwość przygotowania/osadzenia testu zawierającego bazę pytań z której określony zbiór jest losowany 11. Platforma umożliwia przygotowanie pre i post testu wraz z raportem wyników 12. Platforma powinna być oparta na szablonach, tak by jej wygląd można było zmieniać, bez konieczności korzystania z usług webmastera 13. Wykonawca zapewni automatyczne generowanie przez platformę i przesyłanie do Zamawiającego na wskazany adres e-mail raportów miesięcznych z aktywności użytkowników kursów, zawierające minimum: a. Liczbę osób zarejestrowanych w danym miesiącu b. Liczbę osób które ukończyły kurs w danym miesiącu (w podziale na tematykę) c. Łączną liczbę godzin spędzonych przez użytkowników na platformie w danym miesiącu

d. Wszystkie powyższe dane kumulatywnie od początku 14. Wykonawca udostępni Zamawiającemu dostęp administracyjny do kursów, przez cały okres ich hostowania. Wymagania merytoryczne 1. Treści merytoryczne udostępnione na platformie powinny stanowić rozwinięcie i uzupełnienie treści szkoleń stacjonarnych, realizowanych w ramach projektu 2. Treść powinna obejmować teoretyczne oraz praktyczne aspekty omawianej tematyki 3. Każdy kurs e-learning zawiera narzędzia zapewniające rozwój kompetencji w 3 obszarach: postawy, wiedzy, umiejętności 4. Każdy kurs e-learning zawiera kilkuminutowy inspirujący film, w którym występująca osoba - prezentująca omawiane zagadnienia - w przekonujący sposób angażuje odbiorców do zrealizowania kursu 5. Każdy kurs e-learning powinien się kończyć testem wiedzy automatycznie generującym wynik jego wypełnienia 6. Każde ze szkoleń zawierać będzie między innymi: testy sprawdzające oraz ćwiczenia weryfikujące przyswojoną wiedzę i umiejętności 7. Każde ze szkoleń zakończone będzie testem końcowym; należy opracować bazę co najmniej 30 pytań testowych (liczą się poprawne odpowiedzi cząstkowe) do każdego kursu, z których 12 wybieranych będzie losowo do testu końcowego (próg zaliczenia: 80%). 8. Materiały w ramach każdego z kursów będą wykorzystywać różnorodne formy i metody podawania i przyswajania wiedzy (np. wykorzystywanie tekstów, prezentacji multimedialnych, linków do stron internetowych, plików audio i video, case study, zadań itp. 9. Materiały edukacyjne powinny stanowić własność intelektualna ich autora. W przypadku cytowania lub zamieszczania materiałów zewnętrznych, należy podać ich źródło. 10. Prawa autorskie do materiałów zostaną przekazane Zamawiającemu Wymagania techniczne 1. Każdy z kursów będzie zawierał minimum 150 ekranów szkoleniowych. 2. Kursy będą spełniać wymogi metodologii SCORM 3. Każdy uczestnik, który ukończy kurs (z wynikiem powyżej 80% na teście końcowym), będzie miał możliwość pobrania (format PDF) zaświadczenia o ukończeniu kursu. Zaświadczenie będzie automatycznie generowane na platformie. Wzór zaświadczenia dostarczy Zamawiający. 4. Każdy kurs e-learning powinien zawierać co najmniej 5 filmów o profesjonalnej jakości obrazu i dźwięku (od 480p do 1080p, skalowanej zgodnie z życzeniem widza i typem jego łącza) 5. Pliki kursów e-learning powinny mieć niską wagę przy równoczesnym zachowaniu ich wysokiej jakości odtwarzania (max 50 Mb, lub jako aplikacja do 100 Mb - filmy muszą być strumieniowanie z serwera mediów i nie wchodzą w skład wyliczenia) 6. Pliki kursów e-learning powinny być przygotowane do umieszczenia zarówno na platformie internetowej jak też na tablecie oraz w Google Play

7. Szata graficzna strony do logowania oraz poszczególnych kursów zostanie przygotowana w oparciu o wizualizację w projekcie stosowaną przez Zamawiającego. Zmawiający przekaże Wykonawcy adekwatne pliki źródłowe 8. Wizualizacja strony do logowania oraz poszczególnych kursów będzie spełniać wymogi Zasad Oznaczania Projektów w POKL 9. Kursy będą zgodne z przeglądarkami internetowymi (co najmniej w wersji): Firefox 4, Chrome 11, Internet Explorer 9, Safari 5 10. Platforma musi spełniać wymagania Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0), zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych 11. Platforma musi być odporna na następujące zagrożenia: Ataki semantyczne na adres URL; Ataki związane z ładowaniem plików; Ataki typu cross-site scripting; Ataki typu CSRF; Podrabianie zatwierdzenia formularza; Sfałszowanie żądania HTTP; Ujawnienie uwierzytelnień dostępu; Wstrzykiwanie kodu SQL; Ujawnienie danych przechowywanych w bazie; Kradzież cookies; Przechwytywanie, wstrzykiwanie lub zafiksowanie sesji; Trawersowanie katalogów; Wstrzykiwanie poleceń systemowych; Ujawnianie kodu źródłowego, np. plików.inc, template, itp. 12. Platforma musi zapewniać ciągłość działania w przypadku awarii pojedynczego elementu infrastruktury technicznej. Rozwiązanie musi być oparte na klastrach, serwerowniach rozproszonych lub innych rozwiązaniach zapewniających redundantność warstwy sprzętowej i brak utraty dostępu i danych w przypadku awarii sprzętu 13. Kursy muszą być dostępne 24 godziny na dobę przez 98% dni w ciągu 100 ostatnich dni kalendarzowych oraz przez 95% ostatnich nocy w ciągu 100 kolejnych nocy. Przerwy trwające krócej niż 5 minut nie są traktowane jako brak dostępu. Do braku dostępu nie są wliczane przerwy na które dostawca rozwiązania nie ma wpływu np. brak dostępu z Internetu do serwerowni, brak dostępu do Internetu przez użytkownika, awaria zasilania, zdarzania losowe i siły wyższe 14. Krytyczna awaria systemu (niedostępność ponad 10 minut) musi zostać naprawiona w ciągu 2 godzin od powiadomienia o jej wystąpieniu 15. Zleceniobiorca zapewni możliwość zgłaszania błędów w funkcjonowaniu kursów bezpośrednio w systemie, ze strony użytkowników oraz Zamawiającego, przy czym zgłoszenie wysyłane przez użytkownika musi równocześnie zostać przekierowane do Zamawiającego 16. Zleceniobiorca stworzy system informowania osoby zgłaszającej problem o:

Przyjęciu zgłoszenia Szacowanym terminie naprawy lub przesłaniu wyjaśnienia w temacie zgłaszanej uwagi Naprawieniu problemu 17. Zleceniobiorca udostępni Zleceniodawcy system do monitorowania w czasie rzeczywistym zgłoszonych błędów, ich statusu oraz terminu rozwiązania oraz komunikatów wysyłanych do osoby zgłaszającej problem, a także będzie przekazywał Zleceniodawcy kwartalne zestawienie zbiorcze z tego systemu (w MS Excel). 5. Termin wykonania zamówienia Od dnia podpisania umowy maksymalnie do 23 czerwca 2014 roku, z zastrzeżeniem, że kursy z tematów: Arkusz organizacyjny i jego rola w zarządzaniu oświatą - standaryzacja zatrudnienia, jako metoda racjonalizacji wydatków oświatowych i optymalizacji zarządzania poprzez zwiększenie autonomii dyrektora szkoły Optymalizacja sieci szkolnej wyzwaniem dla samorządu zostaną przygotowane i odebrane przez Zamawiającego najpóźniej do dnia 30 maja 2014r. 6. Warunki płatności Płatności dokonane zostaną na podstawie faktur wystawionych po odebraniu przez Zamawiającego poszczególnych kursów, w terminie płatności do 21 dni. Wystawienie faktury musi być poprzedzone podpisaniem przez każdą ze stron protokołu zdawczoodbiorczego, potwierdzającego należyte wykonanie usługi. 7. Wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać Oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę, umiejętności i doświadczenie, umożliwiające realizację zamówienia. W szczególności należy wykazać minimalne doświadczenie w postaci wykonania w okresie ostatnich trzech lat co najmniej 5 usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia, tj. przygotowanie kursów e-learning (w tym minimum 1 kurs poparty referencjami). Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji poprawności zadeklarowanej liczby ekranów szkoleniowych kursów, poprzez otrzymanie do wglądu materiału z kursu. 8. Oferty cząstkowe i wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 9. Sposób przygotowania oferty Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonym formularzu ofertowym wraz z niezbędnymi załącznikami (oświadczenie i ZAPARAFOWANA treść zapytania ofertowego).

Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych i dodatkowych dokumentów pod warunkiem że nie upłynie termin złożenia oferty. KAŻDA STRONA OFERTY (ŁĄCZNIE Z TREŚCIĄ ZAPYTANIA OFERTOWEGO) MUSI BYĆ ZAPARAFOWANA PRZEZ OFERENTA SKŁADAJĄCEGO OFERTĘ! 10. Miejsce i sposób złożenia oferty Ofertę należy dostarczyć do biura projektu w jeden z wymienionych poniżej sposobów: 1) drogą elektroniczną (skan) na adres Monika.Szmidt@vulcan.edu.pl; 2) faksem na numer 71 757 29 29; 3) osobiście na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 6; 4) pocztą lub kurierem na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław z dopiskiem ORE II. 11. Termin złożenia oferty 28-04-2014r. do godziny 16.00 (liczy się data i godzina wpływu do biura projektu). Oferty otrzymane po upływie tego terminu nie będą podlegały ocenie. 12. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego W ciągu 3 dni roboczych od terminu końcowego nadsyłania ofert. 13. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu, c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert. 14. Informacje dotyczące wyłączenia z realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia zostają wyłączone podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez: Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

15. Kryteria oceny oferty A) Cena brutto (za 1 kurs e-learning): 60% wartość wagowa oceny cena brutto : 60% maksymalna ilość punktów: 60 Punkty za kryterium cena brutto (za 1 kurs e-learning) zostaną obliczone wg następującego wzoru: (cena najniższa : cena oferty badanej) x 60 = ilość punktów B) Doświadczenie w przygotowywaniu kursów e-learningowych zawierających filmy (poparte referencjami) wartość wagowa oceny Doświadczenie w przygotowywaniu kursów e-learningowych zawierających filmy : 20% maksymalna ilość punktów: 20 możliwa ilość punktów do zdobycia: 0-20 Punkty za kryterium Doświadczenie w przygotowywaniu kursów e-learningowych zawierających filmy zostaną przyznane na podstawie informacji zawartych w formularzu ofertowym za jeden kurs zawierający filmy - 5 punktów, jednak nie więcej niż 20 punktów w ramach tego kryterium. C) Doświadczenie w realizacji kursów e-learningowych dla przedstawicieli sektora public składających się co najmniej ze 150 ekranów (poparte referencjami) wartość wagowa oceny Doświadczenie w realizacji kursów e-learningowych dla przedstawicieli sektora public składających się co najmniej ze 150 ekranów : 20% maksymalna ilość punktów: 20 możliwa ilość punktów do zdobycia: 0-20 Punkty za kryterium Doświadczenie w realizacji kursów e-learningowych dla przedstawicieli sektora public składających się co najmniej ze 150 ekranów zostaną przyznane na podstawie informacji zawartych w formularzu ofertowym za jeden kurs dla przedstawicieli sektora public składających się co najmniej ze 150 ekranów - 20 punktów, jednak nie więcej niż 20 punktów w ramach tego kryterium. Oferent z najwyższą liczba punktów będzie zaproszony do podpisania umowy jako Wykonawca zamówienia.

16. Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od podpisania umowy z Oferentem w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 17. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wyniku postępowania Zamawiający niezwłocznie zawiadomi drogą elektroniczną wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 18. Informacje dodatkowe Zamawiający nie zwraca nadesłanych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi kosztów przygotowania oferty. 19. Kontakt z Zamawiającym: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław Osoba do kontaktu: Monika Szmidt, Monika.Szmidt@vulcan.edu.pl, tel. 71 347 48 70, 608 028 159. 20. Zapytanie ofertowe sporządził/a (imię, nazwisko, stanowisko pracownika): Monika Szmidt, koordynatorka projektu.