Wynagrodzenie specjalisty ds. finansów będzie finansowane w ramach kosztów pośrednich projektu Rozwijamy kompetencje i programujemy przyszłość.

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr GD-G dotyczące zatrudnienia specjalisty ds. finansów w projekcie: Rozwijamy kompetencje i programujemy przyszłość (nr RPPM /15), współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 1. Data ogłoszenia zapytania ofertowego r. 2. Pełna nazwa Zamawiającego VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, Wrocław 3. Tryb udzielenia zamówienia Wynagrodzenie specjalisty ds. finansów będzie finansowane w ramach kosztów pośrednich projektu Rozwijamy kompetencje i programujemy przyszłość. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza 50 tys. zł netto. Do przeprowadzenia postępowania zastosowano zatem tzw. tryb uproszczony. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania lub zmiany warunków zapytania ofertowego w każdej chwili bez wskazania przyczyn. 4. Opis przedmiotu zamówienia Zamawiający planuje: zatrudnienie osoby na stanowisku specjalista ds. finansów. Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawnej (w zależności od preferencji wybranego oferenta). Szacunkowy czas pracy w skali miesiąca: równoważność ¼ etatu. Miejsce pracy: Wrocław (ze względu na siedzibę firmy VULCAN) bądź Sopot (ze względu na lokalizację biura projektu). Wspólny Słownik Zamówień (kody CPV): usługi księgowania usługi finansowe i ubezpieczeniowe 4.1. Zakres obowiązków na stanowisku specjalisty ds. finansów księgowanie dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją projektu; księgowanie wynagrodzeń na podstawie list płac przekazanych przez Dział Personalny; Strona 1 z 6

2 comiesięczna kontrola zgodności bilansu finansowego projektu, wykonanego w oparciu o zapisy księgowe, ze stanem kont bankowych projektu określonym na podstawie wyciągów bankowych z kont projektu; przygotowanie dokumentacji finansowo-księgowej na potrzeby kontroli (wg wytycznych otrzymanych od organu kontrolnego) realizowanej przez podmioty uprawnione w ramach RPO Województwa Pomorskiego ; przygotowywanie dyspozycji dot. odprowadzenia dochodów związanych z projektem oraz zwrotu niewykorzystanych środków; udział w przygotowaniu wewnętrznych sprawozdań księgowo-finansowych; czynny udział podczas kontroli projektu; staranne przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji finansowo-księgowej, zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi procedurami w ramach projektu (dokumentacji papierowej, skanów dokumentacji i plików elektronicznych); opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z wymogami RPO WP ; prowadzenie rozliczeń finansowych projektu i terminowego regulowania zobowiązań finansowych; bieżące monitorowanie ponoszonych wydatków i sprawdzanie ich zgodności z budżetem projektu, sprawowanie nadzoru i kontroli wykonania budżetu projektu; prowadzenie kontroli finansowych kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów kwalifikowalności RPO WP ; kontrola poprawności formalnej i rachunkowej dokumentów finansowych projektu; sporządzanie kalkulacji i analizy kosztów projektu dla potrzeb planowania oraz sprawozdawczość z realizacji budżetu projektu; sporządzanie części finansowej wniosków o płatność projektu, w tym aktualizowanie harmonogramu płatności oraz nanoszenie ewentualnych poprawek i dokonywanie korekt we wniosku o płatność; nadzór i gospodarowanie środkami płatniczymi otrzymywanymi w ramach kolejnych transz, celem zachowania płynności finansowej projektu; opracowywanie zmian finansowych niezbędnych do aktualizacji wniosku o dofinansowanie; pozyskanie i gromadzenie wymaganych Wytycznymi dokumentów niezbędnych do zakwalifikowania rachunku personelu projektu zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej (m.in. protokół zdawczo-odbiorczy, oświadczenie o zatrudnieniu w innych projektach, zbiorcza ewidencja czasu pracy we wszystkich projektach); gromadzenie dokumentów niezbędnych do przygotowania umów cywilnoprawnych z personelem projektu (m.in. oświadczenia zleceniobiorcy dla celów ubezpieczenia społecznego, oświadczenie o zatrudnieniu w innych projektach, oświadczenie o niezatrudnieniu w instytucji uczestniczącej w realizacji RPO WP ); gromadzenie i kontrola rachunków oraz innych dokumentów wymaganych do wypłaty wynagrodzeń; kontrola terminów płatności rachunków; współpraca z Działem Personalnym w zakresie przekazywania oryginałów dokumentów dotyczących personelu; dokonywanie refundacji wszystkich elementów wynagrodzeń zapłaconych z konta głównego firmy; przygotowywanie / powielanie umów z dostawcami / wykonawcami. Pracownik odpowiedzialny będzie za terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie powierzonych zadań i obowiązków. Strona 2 z 6

3 4.2. Termin trwania umowy Od dnia podpisania umowy do roku. 5. Wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie: a. Osoby fizyczne; b. Osoby prowadzące działalność gospodarczą (w tym osoby samozatrudnione) pod warunkiem, że przedmiot zapytania wykonają osobiście; 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę i umiejętności, umożliwiające realizację zamówienia. Obowiązkowe wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta to: a. Wykształcenie- co najmniej wyższe b. Doświadczenie- co najmniej 1 rok pracy na stanowisku księgowego c. Doświadczenie- praca na rzecz przynajmniej 1 projektu dofinansowanego ze środków EFS 3. Z możliwości realizacji zamówienia zostają wyłączone podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego (Małgorzata Kwiecińska- Dyrektor ds. Rozwoju Usług) lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (Katarzyna Tryba-Taborska, Dagmara Gajewska-Rachowska, Agnieszka Krażewska, Karolina Michalska), w szczególności poprzez: d. Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; e. Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; f. Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; g. Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 6. Procedura wyboru Ocena Oferentów zostanie dokonana dwuetapowo. Pierwszy etap to ocena formularza ofertowego, na jego podstawie zostaną przyznane punkty za kryteria wyboru nr 1, 2 i 3 opisane w punkcie 7 zapytania ofertowego: cenę oraz doświadczenie. Oferenci, którzy złożą najwyżej punktowane oferty zostaną zaproszeni do drugiego etapu (maksymalnie 3 Oferentów). Drugi etap zostanie przeprowadzony w formie rozmowy rekrutacyjnej. Miejsce realizacji rozmowy to Wrocław. Istnieje możliwość przeprowadzenia rozmowy zdalnej za pośrednictwem np. skype a. Daty wyznaczone na realizację drugiego etapu wyboru to listopada 2016r. Strona 3 z 6

4 W przypadku jeśli oferty kilku Oferentów zostaną ocenione na tą samą liczbę punktów, ale będą zawierać różne ceny, oferty te zostaną uporządkowane od najniższej do najwyższej ceny. W przypadku jeśli oferty kilku Oferentów zostaną ocenione na tą samą liczbę punktów, i dodatkowo będą zawierać jednakowe ceny, oferty te zostaną uporządkowane w zależności od daty i godziny wpływu (od najwcześniejszej do najpóźniejszej). 7. Kryteria oceny oferty 1. Kwota brutto / lub brutto z narzutami pracodawcy w przypadku preferencji przez Oferenta zawarcia umowy o pracę (w przeliczeniu na 1 miesiąc pracy): a. Maksymalna liczba punktów dla kryterium: 60 b. Punkty za kryterium zostaną obliczone wg następującego wzoru: (cena najniższa / cena oferty badanej) x 60 = ilość punktów 2. Doświadczenie w prowadzeniu sprawozdawczości w projektach dofinansowanych ze środków EFS (mierzone liczbą projektów w okresie ostatnich 3 lat): a. Maksymalna liczba punktów dla kryterium: 12 b. Punkty zostaną przyznane na podstawie informacji wpisanych w formularzu ofertowym (liczba projektów w okresie ostatnich 3 lat) c. Za każdy przedstawiony w formularzu ofertowym projekt zostaną przyznane 4 pkt, w sumie jednak nie więcej niż 12 punktów 3. Doświadczenie w prowadzeniu księgowości (mierzone liczbą pełnych lat kalendarzowych): d. Maksymalna liczba punktów dla kryterium: 12 e. Punkty zostaną przyznane na podstawie informacji wpisanych w formularzu ofertowym f. Za każdy przedstawiony w formularzu ofertowym rok doświadczenia w prowadzeniu księgowości zostaną przyznane 4 pkt, w sumie jednak nie więcej niż 12 punktów 4. Ocena z rozmowy rekrutacyjnej: a. Test dotyczący znajomości zagadnień księgowych b. Test dotyczący znajomości zasad rozliczania projektów dofinansowanych z RPO WP c. Komunikatywność i kultura osobista d. Podejście do zarządzania ryzykiem finansowym w projektach dofinansowanych z EFS e. Skrupulatność i dokładność w rozwiązywaniu case ów finansowo/księgowych Za każde z wymienionych kryteriów oceny Oferent otrzyma 0-5 punktów. Punkty za kryteria c-d-e (wyłącznie liczby całkowite) zostaną przyznane przez każdego z członków komisji oceniającej (min.3 osoby) uczestniczącej w rozmowie, a ostateczna ocena w obrębie pojedynczego kryterium będzie średnią z ocen przyznanych przez członków komisji (w tym kryterium). Zdobycie przez Oferenta mniej niż 2 punkty w którymkolwiek kryterium spowoduje odrzucenie oferty jako oznaczającej niższą jakość niż oczekiwana przez Zamawiającego. Strona 4 z 6

5 8. Sposób przygotowania oferty 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych oraz cząstkowych. 2. Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonym formularzu ofertowym wraz z niezbędnymi załącznikami wymienionymi w formularzu ofertowym (np. z podpisaną kopią zapytania ofertowego). 3. KAŻDA STRONA FORMULARZA OFERTOWEGO MUSI BYĆ ZAPARAFOWANA PRZEZ OFERENTA SKŁADAJĄCEGO OFERTĘ! 4. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych i dodatkowych dokumentów pod warunkiem że nie upłynie termin złożenia oferty. 5. Miejsce i sposób złożenia oferty (1 z 4 możliwych sposobów): a. drogą elektroniczną (skan) na adres katarzyna.tryba-taborska@vulcan.edu.pl b. osobiście na adres: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, Wrocław, pok. 133 c. pocztą lub kurierem na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, Wrocław z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr GD-G - pokój Termin złożenia oferty: r. do godziny (liczy się data i godzina wpływu). Oferty otrzymane po upływie tego terminu nie będą podlegały ocenie. 9. Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego i podpisanie umowy 1. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego: informacja o wynikach w ciągu 2 dni roboczych od zamknięcia zapytania ofertowego. 2. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego: a. informacja o wynikach pierwszego etapu r. do godziny 13:00 b. informacja o wynikach drugiego etapu do 2 dni od zakończenia rozmów rekrutacyjnych 3. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a. jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego b. zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu c. zostanie złożona po upływie terminu składania ofert 4. O wyniku postępowania Zamawiający zawiadomi drogą elektroniczną wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy z Oferentem w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji zapisów umowy. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. 6. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówiłby / uchylałby się od podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z stało się niemożliwe z innych przyczyn. Strona 5 z 6

6 10. Informacje dodatkowe 1. Zamawiający nie zwraca nadesłanych ofert. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi kosztów przygotowania oferty. 11. Kontakt z Zamawiającym: Osoba do kontaktu: Katarzyna Tryba-Taborska VULCAN sp. z o.o. katarzyna.tryba-taborska@vulcan.edu.pl tel Strona 6 z 6