Instrukcja obsługi modułu 7 Business Ship Control dla Comarch ERP Optima PRZEDSIĘBIORSTWO FAIR PLAY Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania. www.siodemka.com
SPIS TREŚCI Konfiguracja 3 Ustawienie parametrów konfiguracyjnych 3 Dane konfiguracyjne 4 Dane podstawowe 5 Opcje wydruku 6 Ustawienia programu 7 Podgląd listy przesyłek 8 Generowanie listów przewozowych 11 Dodanie listu przewozowego na podstawie listy dokumentów 18 Dodanie listu przewozowego na podstawie kontrahenta 20 Dodanie listu przewozowego z ręki 20 2
Ustawienie parametrów konfiguracyjnych programu możliwe jest z formatki Zestawienia listów przewozowych, poprzez wciśnięcie przycisku Konfiguracja w zakładce Dodatkowe: 3
Powoduje to otwarcie nowego okna zawierającego dane konfiguracyjne podzielone na trzy kategorie: Dane podstawowe zawiera informacje podstawowe, w tym ustawienia użytkownika, wstępne ustawienia listu przewozowego (dane domyślne), itp., Opcje wydruku zawiera opcje dotyczące wydruku dokumentów, Ustawienia programu zawiera informacje odnośnie ogólnych ustawień programu. 4
Dane podstawowe Powyższa formatka zawiera wszystkie wstępne ustawienia listu przewozowego oraz informacje podstawowe. Dane te są wykorzystywane przy domyślnym wypełnianiu listu. 5
Opcje wydruku Formatka ta zawiera informacje dotyczące wydruku. Definiują, czy dokument ma być otwierany w poglądzie wydruku, zapisywany na dysku we wskazanej lokalizacji czy też drukowany automatycznie po stworzeniu. Istnieje możliwość wybrania formatu wydruku listu przewozowego. Warunkiem wydruku listu w formacie A4 jest ustawienie drukarki podstawowej, natomiast etykiety 10x10 cm - drukarki etykiet. 6
Ustawienia programu Pozwala na ustawienie parametrów programu, np. automatyczne podnoszenie wartości ubezpieczenia do wartości dokumentu, a także wybór sposobu/ów płatności z Optimy, które pozwolą na wczytanie automatyczne pobrania na liście przewozowym. 7
Podgląd listy przesyłek Zestawienie listów przewozowych dostępne jest z menu start w katalogu Siodemka (C:\ProgramFiles\Siodemka\7BSC_ZestawienieListow.exe), gdzie można podglądać lub wystawiać listu przewozowe jedynie z ręki lub z poziomu systemu Optima w zakładce Handel poprzez wybraniu funkcji dodatkowych dla jednego z zestawień dokumentów: faktury, paragony, wydania zewnętrzne. 8
Wybranie tej opcji otwiera nowe okno z zestawieniem listów przewozowych: Na podanej liście wyświetlają się domyślnie te listy, które są aktywne, czyli nie posiadają statusu DS (przesyłka doręczona) lub AN (przesyłka anulowana). Wyświetlenie wszystkich przesyłek w systemie jest możliwe za pomocą opcji Pokaż wszystkie. Ponowne włączenie filtrowania wg aktywnych przesyłek Pokaż przesyłki aktywne. Możliwe jest także filtrowanie zestawienia wg zakresu dat, aby użyć tej opcji należy wpisać daty w kontrolkach Data od / Data do, a następnie wcisnąć Filtruj po zakresie dat. Użycie opcji Nowy umożliwia stworzenie nowego listu przewozowego z ręki, czyli uzupełniając wszystkie dane listu przewozowego. Edycja/Podgląd służy do edycji już stworzonego listu przewozowego, gdy list został już nadany możliwy jest jedynie podgląd listu bez jego edycji. Usuwanie listów również dozwolone jest jedynie dla listów nienadanych. Opcja Drukuj list przewozowy pozwala na wydruk listu przewozowego w formacie wg ustawień w konfiguracji 7BSC. Druk odbywa się dla ostatniego zaznaczonego listu (nawet w przypadku zaznaczenia kilku w zestawieniu). Drukuj dokument wydania umożliwia wydrukowanie DW dla kuriera dla zaznaczonych w zestawieniu listów przewozowych. Drukowanie odbywa się wg ustawień konfiguracji systemu 7BSC. Odśwież zestawienie pobiera na nowo zestawienie listów przewozowych, co aktualizuje wprowadzone zmiany na innych stanowiskach. Funkcja Pobierz statusy synchronizuje statusy korzystając z usługi WebService7. W zakładce Dodatkowe istnieje możliwość automatycznej aktualizacji oprogramowania za pomocą opcji Aktualizacja 7BSC. 9
Za pomocą Eksportu kontrahentów wg statusu możliwe jest wygenerowanie arkusza w formacie XLS zawierającego kontrahentów systemu Optima, którzy mają ustawiony status odbiorcy, natomiast za pomocą Eksportu kontrahentów wg atrybutu kontrahentów z atrybutem 7BSC-KLIENT dla kontrahenta ustawionym na Tak. Ustawienie tego atrybutu jest możliwe w karcie kontrahenta z poziomu zakładki atrybuty. 10
Generowanie listów przewozowych Listy przewozowe można generować na kilka sposób: na podstawie: dokumentu, listy dokumentów, kontrahenta, a także z ręki. Dodanie listu przewozowego na podstawie dokumentu Aby wybrać dokument, na podstawie którego ma zostać stworzony list przewozowy należy wybrać z menu Optima zakładkę Handel, a następnie: faktury, paragony, lub wydania zewnętrzne. 11
Powyższy proces zostanie prześledzony na podstawie tworzenia listu przewozowego, którego źródłem będzie faktura. Analogicznie należy dodać dokument na podstawie paragonu oraz dokumentu wydania zewnętrznego. 12
Z listy faktur należy wybrać interesującą pozycję, a następnie za pomocą dwukliku lub lupy u dołu okna zestawienia faktur otworzyć okno faktury. Aby wystawić list przewozowy należy z menu wybrać Funkcje dodatkowe, a następnie 7BSC wybierając z podmenu opcję 7BSC-Wystaw list przewozowy. 13
W tym momencie wyświetla się okno aktualizacji programu, jeśli istnieje nowa wersja, jeśli nie otwiera się okno umożliwiające wystawienie listu przewozowego z wypełnionymi domyślnymi danymi z konfiguracji oraz informacjami z wybranego dokumentu (faktury). 14
W tym oknie możliwe jest dodanie podstawowych informacji o liście przewozowym nadawcy, odbiorcy, usług, a także dodanie podpaczek. Aby dodać podpaczkę należy z menu wybrać opcję podpaczki lub w formatce listu przewozowego przycisk Podpaczki. Spowoduje to otwarcie nowego okna, które zawiera listę podpaczek wraz z paczką główną. Dodanie podpaczek jest możliwe jedynie po uprzednim wprowadzeniu parametrów paczki głównej: typu paczki, wagi, długości, szerokości oraz wysokości. 15
Poniższy rysunek przestawia okno podpaczek wraz z paczką główną. 16
W tym oknie możliwe jest dodanie, edytowanie i usuwanie podpaczek. Dodanie nowej paczki jest możliwe za pomoca wybrania z menu opcji Nowa paczka, co powoduje wyświetlenie się okna: Po wypełnieniu wszystkich pól i wciśnięciu Zapisz następuje dodanie podpaczki do listu przewozowego. Przycisk edytuj działa dla akutalnie zaznaczonej podpaczki w liście podpaczek. Użycie tego przycisku powoduje wyświetlenie powyższego okna z uzupełnionymi danymi edytowanej podpaczki. Podpaczki można również usuwać, ale w tym zestawieniu zawsze musi istnieć choć jedna paczka paczka główna. Z okna listu przewozowego można także list wydrukować w formacie zdefiniowanym w konfiguracji programu. Użycie przycisku Zapisz i wyślij zapisuje list do bazy, a następnie nadaje go za pomocą WebService7, nadany list można zobaczyć w zestawieniu listów przewozowych. Po nadaniu listu jest także możliwy podgląd dokumentów powiązanych z danym listem przewozowym (menu - Dokumenty powiązane). Po wybraniu opcji z menu pojawia się okno z zestawieniem dokumentów powiązanych. 17
Dodanie listu przewozowego na podstawie listy dokumentów Jedynie dokumenty wydania zewnętrznego pozwalają na wystawienie jednego listu przewozowego na kilka dokumentów. Wystawienie takiego listu jest możliwe, jeśli wszystkie dokumenty wystawione są na jednego kontrahenta. Postępowanie jest podobne jak w przypadku wystawiania listu na podstawie jednego dokumenty jedyną różnica jest fakt, że dane WZtki należy zaznaczyć: Dalsze postępowanie jest takie samo jak w przypadku wystawiania listu na pojedynczy dokument. 18
W przypadku wyboru dokumentów WZ na różnych kontrahentów pojawia się komunikat o braku możliwości wystawieniu listu przewozowego, a akcje tworzenia listu zostaje przerwana: 19
Dodanie listu przewozowego na podstawie kontrahenta Z zakładki Ogólne w systemie Optima należy z menu wybrać opcję kontrahenci, w wyniku czego pojawi się okno zestawienia kontrahentów. Z listy należy wybrać kontrahenta i poprzez dwuklik lub wybranie lupy otworzyć formatkę kontrahenta, a następnie postępować dokładnie tak samo jak w przypadku wystawiania listu na podstawie dokumentu. Dodanie listu przewozowego z ręki" Z zestawienia listów przewozowych należy wybrać Nowy, a następnie podstępować identycznie jak w powyższych przypadkach. 20