Karta procesu wydanie 2 z dnia 17.01.2013 Nazwa procesu Zarządzanie i doskonalenie SZJ Właściciel procesu Anna Dąbek Zatwierdził Zakres stosowania, ds. SZJ Cel i miary procesu Podstawowe akty prawne (dokumenty zewnętrzne) Mierzalność celów strategii jest określona w Strukturze Monitoringu Strategii Rozwoju Powiatu Skarżyskiego wprowadzoną Zarządzeniem nr 32/2012 Starosty Skarżyskiego z dnia 29 marca 2012r. oraz w zmienionym dokumencie Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata 2009-2013 w części VI cele operacyjne, strategiczne i kierunki działań, przyjętym uchwałą Rady Powiatu Skarżyskiego Nr 200/XXX/2012 z dnia 22 listopada 2012 roku. 1. Ustawa z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym. 2. Ustawa z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa. 3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną. ISO 9001 4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.4, 7.5, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5. Dokumenty i zapisy zarządcze 1. Statut Powiatu Skarżyskiego z dnia 22.11.2012r określa kompetencje Rady Powiatu, Komisji rewizyjnej, Komisji rad powiatu, Zarządu Powiatu i innych. 2. Regulamin Organizacji wewnętrznej i trybu pracy Zarządu Powiatu Skarżyskiego, stanowiący zał. nr 1 do Statutu określa skład, zadania i tryb pracy Zarządu oraz Zasady podpisywania pism oraz składania oświadczeń woli w imieniu powiatu. 3. Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata 2009-2013 z roku 2008 jest podstawowym dokumentem wyznaczającym cele jakości Starostwa do roku 2020. 4. Wykaz kierunków działań zapisanych w zaktualizowanej strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do roku 2020 wraz ze wskazaniem koordynatorów załącznik nr 1 do Uchwały nr 32/85/2011 z dnia 21.06.2011 wskazuje odpowiedzialności za realizację strategii. 5. Mierzalność celów strategii jest określona w Strukturze Monitoringu Strategii Rozwoju Powiatu Skarżyskiego wprowadzoną Zarządzeniem nr 32/2012 Starosty Skarżyskiego z dnia 29 marca 2012r. oraz w zmienionym dokumencie Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata 2009-2013 w części VI cele operacyjne, strategiczne i kierunki działań, przyjętym uchwałą Rady Powiatu Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia 31.08.2012 str: 1/5
Skarżyskiego Nr 200/XXX/2012 z dnia 22 listopada 2012 roku. 6. Plan pracy Rady Powiatu Skarżyskiego na rok 2012 i Plan pracy Zarządu Powiatu na rok 2012 i Wieloletnia prognoza finansowa Powiatu Skarżyskiego na lata 2012-2030 pełnią także funkcję celów jakości. 7. Wykaz najważniejszych celów do realizacji w roku 2012 wyznaczonych przez poszczególne komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Skarżysku Kamiennej. Pełni funkcję miar. 8. Kamiennej z 30.03.2011 określający strukturę organizacyjna i zakresy czynności. 9. Pozostałe regulaminy i zarządzenia. Stanowisko Starosta Wicestarosta Członkowie Zarządu Powiatu Sekretarz Powiatu Skarbnik Powiatu Zespół Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Zadania i kompetencje Kamiennej, rozdział IV 12. Kamiennej, rozdział IV 13. Kamiennej, rozdział IV 14. Kamiennej, rozdział IV 15. Kamiennej, rozdział IV 16. Kamiennej, rozdział V i rozdział VI 34. Działanie Odpowiedzialny Opis działania Czynności wykonywane kwartalnie Prowadzenie zapisów i dokumentów Doskonalenie pracowników Wybór dostawców i ocena dostawców Sprawdzić prowadzenia dokumentacji w tym zapisów wynikających z kart. Sprawdzić skuteczności szkoleń i rozwoju po 3 miesiącach od zakończenia szkolenia lub innej formy doskonalenia. Sprawdzić, czy ewentualny wybór nowego dostawcy jest realizowany zgodnie z założeniami i czy są zapisy. Sprawdzić, czy dostawcy są wybierani i oceniani zgodnie z założeniami i czy są zapisy. Infrastruktura Osoby odpowiedzialne Sprawdzić: - zabudowania, przestrzeń do pracy i związane z nią instalacje - dostępność dokumentacji i oprogramowania Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia 31.08.2012 str: 2/5
Komunikacja wewnętrzna Przegląd niezgodności Potencjalnych niezgodności Rejestr usług niezgodnych Działania korygujące i zapobiegawcze ds. SZJ Właściciele Auditorzy wewnętrzni koniecznych do realizacji - usługi pomocnicze (transport, łączność, systemy informatyczne) Sprawdzić drożność kanałów komunikacji w układzie pionowym jak i poziomym. Narzędzia komunikacji: Zarządzenia, rozmowy, spotkania, droga służbowa. Sprawdzić aktualność komunikatów w sieci komputerowej/tablicy ogłoszeń, systemie mailowym lub innym. Sprawdzić skuteczność spotkań. Dokonać przeglądu: 1. rejestru usług niezgodnych 2. odwołań 3. realizacji celów jakości, w tym miar 4. raportów z audtów wewnętrznych i zewnętrznych 5. wyników zewnętrznych kontroli i badań 6. poziomu zadowolenia klienta w celu rozważenia podjęcia działań korygujących i lub zapobiegawczych. Sprawdzić, czy pracownicy prowadzą zapisy dotyczące usług niezgodnych, rozważyć możliwości działań korygujących i zapobiegawczych usuwających przyczyny usług niezgodnych. Sprawdzić, czy pracownicy zgłaszają działania korygujące i zapobiegawcze, jeśli nie, zmotywować ich. Rozważyć możliwość nowych działań. Sprawdzić stan toczących się działań korygujących/zapobiegawczych. Czynności wykonywane co pół roku Czytelność i identyfikacja Wymagania prawne, normy Wymagania klienta Właściciele Radca prawny Sprawdzić, czy dokumenty i zapisy wynikające z Kart Procesów są czytelne, znajdują się we właściwych miejscach, są odpowiednio zabezpieczone i przechowywane. Sprawdzić zmiany w prawie dotyczące organizacji w tym zmiany w normach. W razie potrzeby uaktualnić akty prawne w procesach. Sprawdzić czy zaszły zmiany w wymaganiach klienta, w razie potrzeby uaktualnić zapisy w Księdze Jakości i ewentualnie zmodyfikować SZJ (zwłaszcza politykę jakości, procesy, sposób pomiaru zadowolenia klienta). Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia 31.08.2012 str: 3/5
Cele SZJ i miary. Mapa Karty Sprawdza się postępy w realizacji celów SZJ. Gdy cele SZJ w tym miary nie są osiągane należy dokonać korekcji i, gdy ma to zastosowanie, podjąć działania korygujące. Sprawdzić, czy nie nastąpiły zmiany w procesach i ich miarach, jeśli TAK to wprowadzić zmiany w mapie i w kartach. Można dodać nowe procesy, zmienić istniejące lub je usunąć. Środowisko pracy Osoby odpowiedzialne Sprawdzić: - instrukcje BHP - odzież ochronna i inne środki ochrony osobistej - aspekty PPoż (gaśnice, drogi ewakuacyjne) - świadectwa szkoleń BHP - analizy ryzyka zawodowego w odniesieniu do warunków, w jakich wykonywana jest praca, włączając w to fizyczne, środowiskowe oraz inne czynniki (takie jak hałas, temperatura, wilgotność, oświetlenie lub pogoda). Czynności wykonywane co roku Harmonogram auditów Audity wewnętrzne Polityka jakości Cele jakości Struktura organizacyjna Odpowiedzial. i uprawnienia Kompetencje Szkolenia i rozwój, Auditorzy Przynajmniej na tydzień przed AW należy opracować harmonogram auditów. Audity wewnętrzne wykonywane są przed przeglądem zarządzania w listopadzie każdego roku zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. AW obejmują całą firmę i wszystkie procesy oraz KJ. Sprawdzić czy PJ jest dalej aktualna i przydatna. Jeśli nie to zmienić. Zmianę odnotować w czasie przeglądu zarządzania. Do końca każdego roku należy dokonywać ich rozliczenia i ewentualnie wyznaczenia nowych celów. Zmiany odnotować w czasie przeglądu zarządzania. Sprawdzić, czy nie wystąpiły zmiany w strukturze organizacyjnej, jeśli TAK zmodyfikować ją oraz sprawdzić karty stanowiskowe/kartę kompetencji pod kątem zmian stanowisk pracy. Należy przeglądać zapisy dotyczące uprawnień i odpowiedzialności oraz kompetencji, czy dalej odpowiadają rzeczywistości. Przy przyjęciu nowego pracownika lub utworzeniu nowego stanowiska określa się uprawnienia i odpowiedzialności oraz kompetencje. Sprawdzić zapisy dotyczące szkolenia i rozwoju wynikające z Systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników zatrudnionych w Starostwie Powiatowym Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia 31.08.2012 str: 4/5
Przedstawiciel ds. SZJ Pomiar zadowolenia klienta Przegląd zarządzania w Skarżysku Kamiennej. Ważna jest ocena skuteczności szkoleń i firmy szkolącej (ocena dostawcy). W przypadku zmiany przedstawiciela kierownictwa, zwanego iem ds. SZJ wycofać stare pełnomocnictwo i nadać pełnomocnictwo nowej osobie. Wykonać pomiar zadowolenia klienta metodą ankiety. Wnioski zawrzeć w przeglądzie zarządzania. Przegląd Zarządzania wykonywany jest jeden raz na rok w listopadzie. W przeglądzie udział biorą: Zarząd Powiatu, pełnomocnik i właściciele. Analiza danych, Sprawdzić, czy wykonano wszystkie czynności opisane w procesie Zarządzania i doskonalenia SZJ, zwłaszcza te dotyczące: a) zadowolenia klienta b) poprawności decyzji c) dostawców Doskonalenia, Zastanowić się nad wszelkimi kierunkami i sposobami doskonalenia pozostającymi w zgodzie z ekonomią. Wnioski zawrzeć w przeglądzie zarządzania. Karta Zmian Lp. Zmieniony element Opis zmiany Data zmiany, podpis 1 Cel i miary procesu Wprowadzenie zmienionego dokumentu 23.11.2012r. Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata 2009-2013 2 Dokumenty i zapisy zarządcze Wprowadzenie zmienionego dokumentu Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem 23.11.2012r. 3 Dokumenty i zapisy zarządcze inwestycyjnym na lata 2009-2013 Wprowadzono nowy Statut Powiatu Skarżyskiego 17.01.2013 Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia 31.08.2012 str: 5/5