Istotne Postanowienia Umowy 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (w tym paczek pocztowych), usług komplementarnych oraz ich ewentualnych zwrotów do nadawcy, a także usługi odbioru przesyłek z Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 01-882), ul. Żeromskiego 29. 2. Świadczenie usług pocztowych odbywać się będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr do Umowy, oraz Regulaminem Wykonawcy świadczenia usług pocztowych, stanowiącym załącznik nr do Umowy. 3. Strony postanawiają, że warunki umowy mają pierwszeństwo w stosowaniu przed innymi przepisami, w tym Regulaminem Wykonawcy świadczenia usług pocztowych. 2 TERMINY REALIZACJI 1. Umowa obowiązuje od...do 31 października 2016 r. 2. Umowa ulega rozwiązaniu przed terminem zakończenia jej obowiązywania, o którym mowa w ust. 1, w momencie wykorzystania maksymalnej wartości umowy ustalonej w 3 ust. 1. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy Strony czynią Zamawiającego. 3 WYNAGRODZENIE 1. Maksymalne wynagrodzenie wynikające z oferty Wykonawcy za wykonanie niniejszej umowy nie może być wyższe niż kwota zł brutto (słownie złotych:..) z zastrzeżeniem, że w 2015 r. nie przekroczy kwoty 135 900 zł brutto (słownie: sto trzydzieści pięć tysięcy dziewięćset złotych) a w 2016 r..... zł. brutto (słownie złotych:...). 1. Rozliczenia między stronami z tytułu realizacji przedmiotu umowy dokonywane będą po zakończeniu okresu rozliczeniowego, jakim jest miesiąc kalendarzowy. 2. Do obliczenia należności Wykonawcy stosowane będą ceny jednostkowe podane w formularzu złożonym przez Wykonawcę Formularz cenowy stanowiącym załącznik nr. do umowy zawierający: rodzaj przesyłek, wagę przesyłek oraz ceny jednostkowe brutto przesyłek. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w załączniku nr do umowy mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych. Określone w nim rodzaje i ilości poszczególnych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 3. Jednostkowe usługi pocztowe, które nie są wyszczególnione w Formularzu cenowym, wykonawca zrealizuje w ramach umowy, zgodnie ze swoim cennikiem obowiązującym w dniu nadania przesyłki/zlecenia usługi. 4. W przypadku, gdy suma faktur VAT wystawionych w okresie obowiązywania umowy nie osiągnie maksymalnego wynagrodzenia za wykonanie niniejszej umowy, umowa wygaśnie z upływem okresu na jaki została zawarta. Wykonawcy nie będą przysługiwały z tego tytułu żadne roszczenia względem Zamawiającego, przy czym minimalna wartość zamówienia, która zostanie zlecona Wykonawcy w ramach realizacji zamówienia nie będzie niższa niż 70% wartości brutto umowy, określonej w ust. 1.
5. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i przesyłki zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, przy czym obowiązują ceny jednostkowe określone w załączniku nr do umowy. 6. Usługę odbioru przesyłek z siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy w celu przekazania ich do nadania Wykonawca realizuje na własny koszt. 7. Za wykonanie usługi Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT w terminie do 7 dni po upływie okresu rozliczeniowego. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT. 8. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1. zawiera wszystkie koszty realizacji przedmiotu umowy, w tym podatek VAT, ewentualne upusty i rabaty, koszty wydania dodatkowego odpisu potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej, odpisu zbiorowego dowodu odbioru przesyłek rejestrowanych oraz koszty odbioru przesyłek od Zamawiającego. 9. Zapłata wynagrodzenia za faktycznie wykonaną usługę będzie następowała z dołu, przelewem na konto Wykonawcy nr.. w terminie 24 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury VAT przez Wykonawcę na adres: Nabywca : Miasto Stołeczne Warszawa Pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa NIP: 525-22-48-481 Odbiorca - Płatnik: Dzielnica Bielany Miasta Stołecznego Warszawy ul. Żeromskiego 29, 01-882 Warszawa Termin zapłaty zostanie zachowany pod warunkiem, że Wykonawca dostarczy prawidłowo wystawioną fakturę VAT do siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy nie później niż w ciągu 3 dni kalendarzowych od daty jej wystawienia. Każde opóźnienie dostarczenia faktury spowoduje wydłużenie terminu płatności proporcjonalnie do ilości dni opóźnienia. O terminie dostarczenia faktury decyduje data zwrotnego poświadczenia odbioru faktury przez Zamawiającego. 10. Za datę zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 11. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 4 OBOWIĄZKI WYKONAWCY I ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług objętych niniejszą umową, a Zamawiający do nadawania przesyłek na zasadach i warunkach określonych w Umowie. 2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia, każdego dnia roboczego, przychodzących przesyłek pocztowych oraz zwróconych przesyłek w godzinach między 8:00 a 9:00 do siedziby Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy oraz do odbioru w godzinach między 14:00 a 15:00 przesyłek przygotowanych przez Zamawiającego do wysłania. Przesyłki są doręczane i odbierane z kancelarii Urzędu znajdującej się na I piętrze budynku Urzędu Dzielnicy Bielany (pok. 162) przy Żeromskiego 29 w Warszawie. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Zamawiający przekazuje uporządkowane przesyłki oraz sporządzoną dokumentację potwierdzającą ich ilość i rodzaj określoną w załączniku nr. do Umowy. 3. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem umowy następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego lub w dniu ich doręczenia do Wykonawcy w trybie przewidzianym w pkt. 15 Opisu przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek określonych w pkt. 19 Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr do Umowy. 5. Wykonawca oświadcza, że dysponuje placówką nadawczo/odbiorczą na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy wewnątrz obrębu następujących ulic: Kasprowicza Podczaszyńskiego Perzyńskiego Broniewskiego - Aleja Reymonta Kasprowicza zlokalizowaną przy ul., spełniającą wymogi 2
określone w ust. 7 oraz będzie nią dysponował przez cały okres realizacji niniejszej umowy. 6. Wykonawca oświadcza, iż na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy dysponuje/będzie dysponował niżej wymienionymi punktami odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), spełniającymi wymogi określone w ust. 7: Chomiczówka, adres punktu Wrzeciono, adres punktu Piaski, adres punktu.. Ruda, adres punktu Stare Bielany, adres punktu....... Wykonawca oświadcza, iż na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy dysponuje/będzie dysponował punktami odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), które będą w okresie świadczenia usługi czynne minimum 4 godziny w soboty (za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) 1. Adresy punktów: Wykonawca oświadcza, iż na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy dysponuje/będzie dysponował punktami odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) dostosowanymi do obsługi osób niepełnosprawnych zgodnie z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 roku w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie 2 Adresy punktów: 7. Wykonawca oświadcza, że jego placówki nadawczo/odbiorcze oraz punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), zlokalizowane na terenie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, którymi Wykonawca dysponuje/będzie dysponował : a) są czynne co najmniej od poniedziałku do piątku, od godziny 8.00 do godziny 20.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy; b) są zlokalizowane wewnątrz lokali (do których możliwe będzie wejście klienta z zewnątrz), c) są oznakowane w sposób widoczny szyldem z nazwą lub logo Wykonawcy (operatora pocztowego), umieszczonym w obrębie witryny, jednoznacznie wskazującym na placówkę pocztową lub punkt odbioru. d) każdy punkt odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, posiada wyodrębnione stanowisko obsługi klientów jedynie w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. 8. Wykonawca oświadcza, że realizacja przedmiotu Umowy, przez cały okres jej wykonywania, w zakresie odbioru i dostarczania przesyłek pocztowych, będzie wykonywana przez osoby, spośród których minimum.. osób stanowić będą osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, z uwzględnieniem personelu podwykonawców. 3 Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia stosownych dokumentów, z których będzie wynikała ilość i sposób zatrudnienia pracowników, na każde żądanie Zamawiającego. 5 WYPOWIEDZENIE/ROZWIĄZANIE UMOWY 1. W razie naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego, Stronom przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia złożonego na piśmie, przypadającego na ostatni dzień miesiąca. 1 W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę takich punktów 2 W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę takich punktów ³ W przypadkach zaoferowania przez Wykonawcę. 3
2. Stronom przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z okresem wypowiedzenia krótszym niż jeden miesiąc w przypadku zmiany w trakcie obowiązywania umowy obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących działalności pocztowej, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację umowy. Okres wypowiedzenia będzie ustalony w taki sposób, aby umowa uległa rozwiązaniu przed wejściem w życie przepisów, o których mowa w zdaniu poprzednim. 3. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1. gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy; 2. gdy Wykonawca zaprzestał realizacji umowy w trakcie jej wykonywania; 3. gdy Wykonawca złożył fałszywe oświadczenia lub inne dokumenty poświadczające nieprawdę, bądź nie podał istotnych okoliczności mających wpływ na zawarcie umowy, 4. niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę warunków umowy dotyczących placówek nadawczo/odbiorczych, punktów odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) oraz zadeklarowanej ilości pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, realizujących niniejszą umowę. 6 ZMIANY UMOWY 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z zastrzeżeniem iż Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień umowy, w zakresie: a) godzin dostarczania i odbioru przesyłek przez Wykonawcę z i do Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, b) adresu placówki nadawczo/odbiorczej, o której mowa w 4 ust. 5 z zastrzeżeniem, iż nowy adres placówki będzie znajdował się wewnątrz obrębu następujących ulic: Kasprowicza Podczaszyńskiego Perzyńskiego Broniewskiego - Aleja Reymonta Kasprowicza c) adresów punktów odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), o których mowa w 4 ust. 6 Umowy, c)d) zmiana wartości rozliczeń określonych w 3 ust. 1 w danym roku realizacji przedmiotu umowy w ramach całkowitego wynagrodzenia określonego w tym paragrafie. 3. Nie stanowią zmiany umowy zmiany adresowe Stron, w tym adresów dla doręczeń korespondencji. 1. Nie stanowią zmiany umowy zmiany adresowe Stron, w tym adresów dla doręczeń korespondencji. 7 KARY UMOWNE I WYKONANIE ZASTĘPCZE 1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie oraz inne roszczenia na zasadach i w wysokości określonych w ustawie Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz.1529). 2. Zamawiający może żądać od Wykonawcy kary umownej w przypadku: a) wypowiedzenia przez Zamawiającego umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w 3 ust. 1, b) rozwiązania umowy na skutek okoliczności, o których mowa w 5 ust. 3 Umowy w wysokości 20% wynagrodzenia brutto określonego w 3 ust. 1, c) nieterminowego odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 150 zł za każdy dzień opóźnienia w odniesieniu do terminów określonych w 4 ust. 2 Umowy, d) nieterminowego nadania przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 150 zł za każdy dzień opóźnienia w odniesieniu do terminów określonych w 4 ust. 3 Umowy. Sformatowano: Czcionka: Kolor czcionki: Tekst 1, (Daleki Wschód) Chiński (Chiny) Sformatowano: Czcionka: Nie Pogrubienie, Kolor czcionki: Tekst 1, (Daleki Wschód) Chiński (Chiny) Sformatowano: Czcionka: (Daleki Wschód) Chiński (Chiny) Sformatowano: Czcionka: Kolor czcionki: Tekst 1, (Daleki Wschód) Chiński (Chiny) Sformatowano: Odstęp Po: 0 pt, Interlinia: pojedyncze, Numerowanie + Poziom: 1 + Styl numeracji: 1, 2, 3, + Rozpocznij od: 1 + Wyrównanie: Na lewo + Wyrównanie: 1,25 cm + Wcięcie: 1,88 cm, Nie dziel wyrazów 4
e) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę warunków umowy dotyczących placówek nadawczo/odbiorczych, punktów odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) oraz zadeklarowanej ilości pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, realizujących niniejszą umowę 3 w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w 3 ust.1. za każde naruszenie ww. warunków umowy. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącania kar umownych z faktur VAT, a Wykonawca na powyższe wyraża zgodę. 4. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych zastrzeżonych niniejszą umową. 5. W przypadku nie dotrzymania przez Wykonawcę terminów ustalonych w 4 ust. 2 Umowy, Zamawiający ma prawo zlecić na koszt Wykonawcy zastępcze wykonanie usługi przez podmiot trzeci, a Wykonawca na powyższe wyraża zgodę. 8 PODWYKONAWCY 1. Zamawiający dopuszcza w realizacji przedmiotu umowy udział podwykonawców na zasadach określonych przepisami ustawy prawo Pocztowe. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo składania reklamacji do Wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania umowy przez Podwykonawców w sytuacji realizacji umowy przez podwykonawców. 9 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 1. Zamawiający oświadcza, iż realizuje obowiązki Administratora Danych Osobowych określone w ustawie o ochronie danych osobowych, zwanej dalej Ustawą. 2. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 2. 4. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, (jeżeli dane osobowe przetwarzane będą w systemach informatycznych Wykonawcy). 5. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji umowy. 6. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić administratorowi przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia łamania przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 10 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. W celu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z art.147 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Wykonawca wniesie najpóźniej do dnia podpisania umowy 3 % wartości umowy określonej w 3 ust. 1 tj.... zł (słownie:...zł) w jednej lub kilku formach określonych w art. 148 ust.1 ww. ustawy. 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane. 3 W przypadkach zaoferowania przez Wykonawcę. 5
11 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszej umowy strony będą rozstrzygać polubownie, a jeśli nie będzie to możliwe, rozstrzygać je będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 2. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur oraz ich księgowanie i rozliczanie dla celów podatkowych, takich jak nazwa firmy, adres, numer konta, numer NIP itp. 3. Strony umowy zobowiązują się informować wzajemnie o zmianach adresów swoich siedzib pod rygorem pozostawienia korespondencji ze skutkiem doręczenia wysłanej na adres: Zamawiający Wydział Obsługi Mieszkańców Urzędu Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy, ul. Żeromskiego 29, 01-882 Warszawa, Wykonawca. lub adres elektroniczny: Zamawiający wom@poczta.bielany.waw.pl, Wykonawca @.. 4. Osobami wyznaczonymi do uzgodnień i koordynacji realizacji przedmiotu niniejszej umowy są: ze strony Zamawiającego:., tel...,fax., e-mail:.. ze strony Wykonawcy:, Tel., fax., e-mail:. 5. Wykonawca bez pisemnej zgody Zamawiającego nie ma prawa przenieść wierzytelności na osobę trzecią (art. 509 1 kc). 6