UMOWA Nr PRN-7AG/BX/2/2/7/./2015

Transkrypt

1 Wzór umowy UMOWA Nr PRN-7AG/BX/2/2/7/./2015 zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy: Miastem Stołecznym Warszawa Dzielnicą Pragą Północ, z siedzibą w Warszawie, ul. Ks. I. Kłopotowskiego 15, NIP , REGON reprezentowanym przez:. 1..., na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta m. st. Warszawy nr.. z dnia r. oraz 2.. na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta m. st. Warszawy nr z dnia..r. Zwanym dalej Zamawiającym a.. reprezentowanym przez: 1 zwanym dalej Wykonawcą, Strony zawierają umowę w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z póżn. zm.) o następującej treści: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług pocztowych polegających na przyjmowaniu przez Wykonawcę nadawanych przesyłek pocztowych oraz paczek pocztowych przemieszczaniu i doręczeniu ich do adresata na obszarze całego kraju oraz poza granicami RP, dokonywanie zwrotów do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych do adresata a także usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy stanowi załącznik nr 1 do umowy, tj. opis przedmiotu zamówienia oraz załącznik nr 2 do umowy, tj. formularz cenowy w którym Zamawiający zawarł szacunkowe zapotrzebowanie liczby przesyłek w skali 12 miesięcy. 3. Liczba poszczególnych przesyłek w skali 12 miesięcy zawarta w załączniku nr 2 do umowy może ulec zmianie polegającej na zmniejszeniu liczby jednego rodzaju przesyłek i zwiększeniu liczby innego rodzaju przesyłek tak, aby całkowita wartość przedmiotu umowy zawarta w 5 ust. 5 nie została przekroczona. 4. Wykonawca oświadcza, iż czynności wymienione w umowie będą wykonywane zgodnie z powszechnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U r. poz.1529.

2 5. Postanowienia wewnętrznych uregulowań Wykonawcy sprzeczne z niniejszą umową i SIWZ, a niewynikające z powszechnie obowiązujących aktów prawnych, nie wiążą Zamawiającego. 2 Obowiązki Wykonawcy 1. W ramach przedmiotu umowy do obowiązków Wykonawcy należy: a) doręczanie przesyłek z zachowaniem obowiązujących wskaźników terminowości w obrocie krajowym i zagranicznym, b) doręczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego do godz.10.00, c) akceptacja książki nadawczej lub innego dokumentu w których wpisywane będą przesyłki rejestrowane wychodzące, d) odbieranie przesyłek do wyekspediowania codziennie (poniedziałek-piątek) z kancelarii Urzędu znajdującej się w budynku Urzędu Dzielnicy Praga Północ m.st. Warszawa ul. Kłopotowskiego 15 w godzinach od15.00 do 15.45, e) nadawanie odebranych przesyłek w danym dniu, f) zwracanie niezwłocznie do kancelarii Urzędu potwierdzenia odbioru przesyłki adresata po jej doręczeniu, g) niezwłoczne zwracanie niedostarczonych przesyłek do kancelarii Urzędu. 2. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru. 3. W przypadku przesyłek nadawanych za potwierdzeniem odbioru, Zamawiający będzie używał druków za potwierdzeniem odbioru dostarczonych przez Wykonawcę. W przypadkach gdy przesyłki nadawane za potwierdzeniem odbioru będą wymagały stosowania przyjętych wewnętrznie przez Zamawiającego druków za potwierdzeniem odbioru, Zamawiający zapewni odpowiednie formularze potwierdzeń odbioru. Decyzja, który druk zastosować, należy do Zamawiającego. 4. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę nw. wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: a) skutków nadania pisma (moc doręczenia) art pkt 2 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, art pkt 2 Ordynacji Podatkowej (termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego), art Kodeks postępowania cywilnego (oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu), art. 198b ust. 2 zdanie drugie ustawy - Prawo zamówień publicznych (złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jej wniesieniem), art ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (oddanie pisma w polskiej placówce pocztowej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu), b) skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) - art. 17 ustawy - Prawo pocztowe (potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego). 5. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby Wykonawca przesyłki pocztowe objęte trybem, o którym mowa w ust. 4 nadawał w dniu odbioru w imieniu Zamawiającego, w placówce pocztowej operatora wyznaczonego. Zamawiający nie będzie sporządzał

3 żadnych dodatkowych dokumentów nadawczych. Szacunkowa ilość takiej korespondencji 50% ogólnej ilości przesyłek. 6. Przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w zdaniu 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, przedstawiciel Wykonawcy doręcza pisma w każdym miejscu, gdzie adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 7. Wykonawca zapewnia, że jego placówki nadawczo-odbiorcze oraz punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), zlokalizowane na terenie Dzielnicy Praga Północ m. st. Warszawy w liczbie co najmniej 5, którymi dysponuje i będzie dysponował w całym okresie obowiązywania umowy: a) są czynne co najmniej od poniedziałku do piątku, od godz do z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy; b) są zlokalizowane wewnątrz lokali (do których możliwe będzie wejście klienta z zewnątrz), c) są oznakowane w sposób widoczny (szyldem) z nazwą lub logo Wykonawcy (operatora pocztowego), umieszczonym w obrębie witryny, jednoznacznie wskazującym na placówkę pocztową lub punkt odbioru, d) każdy punkt odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, posiada wyodrębnione stanowisko obsługi klientów jedynie w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. 8. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczone będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz.1529), jeżeli międzynarodowe przepisy nie stanowią inaczej. 3 Postępowanie reklamacyjne 1. Zamawiający może zgłosić Wykonawcy reklamację z tytułu niewykonania lub nierzetelnego wykonania usługi zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2013 r. poz.1468) do postępowania reklamacyjnego stosuje się przepisy tego rozporządzenia. 2. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśni je Zamawiającemu.

4 4 Obowiązki Zamawiającego 1. W ramach przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się do: 1) umieszczania na przesyłce listowej w sposób trwały i czytelny informacji identyfikacyjnych adresata wraz z jego adresem (tak jak w książce nadawczej) i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki, tj. zwykły, polecony, priorytet, zadekretowanej wartości lub ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadanej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty nadruku lub pieczątki oznaczającej potwierdzenie wniesienia opłaty za usługę; 2) przestrzegania międzynarodowych przepisów pocztowych dotyczących umieszczania na opakowaniu przesyłek wyłącznie informacji pocztowych niezbędnych do wyekspediowania przesyłek za granicę; 3) nadania przesyłek w stanie uporządkowanym, to jest: a) dla przesyłek rejestrowanych, wpisania każdej przesyłki do książki nadawczej lub innego dokumentu (prowadzonej w dwóch egzemplarzach), z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych zestawienie ilościowo-wartościowe przesyłek sporządzone dla celów rozliczeniowych (prowadzone w dwóch egzemplarzach ), z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek; 4) nadawania przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku lub uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia; 5) sporządzenie zestawienia do usługi odbiór korespondencji z siedziby Zamawiającego. 5 Wynagrodzenie 1. Za okres rozliczeniowy strony ustalają jeden miesiąc kalendarzowy. 2. Rozliczenie z tytułu realizacji przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał w formie opłaty z dołu w terminie późniejszym niż dzień nadania przesyłek. 3.Podstawą do obliczenia opłat jest suma za nadane i zwrócone przesyłki pocztowe (ujęte w liście oddawczej) w okresie rozliczeniowym, stwierdzone co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych (książek nadawczych) i oddawczych, zaś za przesyłki nierejestrowane ilość przyjętych przesyłek stwierdzana będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek sporządzonego przez Zamawiającego. 4. Do obliczenia należności jednostkowych za usługi będą stosowane ceny jednostkowe brutto za przesyłki pocztowe zamieszczone w formularzu cenowym zawartym w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 5. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji umowy wynosi.. zł brutto (słownie:...) łącznie z podatkiem VAT, zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia.r.

5 6. Kwota wymieniona w ust. 5 nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku udzielenia usługi w tej wartości i ilości. Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia. Jednakże Zamawiający gwarantuje, iż minimalna kwota, która zostanie wypłacona z tytułu realizacji umowy, wyniesie 60% ceny wynagrodzenia określonego w 5 ust. 5 umowy. 7. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie stawki VAT dla usług pocztowych, Zamawiającego obowiązuje załącznik nr 2 do umowy. 8. Zamawiający zastrzega, iż ceny wskazane przez Wykonawcę nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy. 9. Wykonawca wystawiać będzie faktury VAT w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 10. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne z dołu za faktycznie wykonaną usługę przelewem na wskazane konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od daty złożenia faktury. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 11. Faktura będzie wystawiana na: Miasto Stołeczne Warszawa, Pl. Bankowy 3/5, Warszawa, NIP ; Płatnik, Odbiorca: Urząd Dzielnicy Praga Północ, ul. Ks. I. Kłopotowskiego 15, Warszawa. 6 Termin realizacji 1.Umowa obowiązuje od dnia 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2016 r. lub do chwili wyczerpania kwoty brutto określonej w 5 ust. 5 umowy, lecz nie dłużej niż do 31 grudnia 2016 r. Obowiązek kontroli stanu tej kwoty leży po stronie Zamawiającego 7 Podwykonawcy 1. Strony dopuszczają możliwość realizacji umowy z udziałem podwykonawcy/podwykonawców. W przypadku korzystania przez Wykonawcę przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia z usługi podwykonawców, Wykonawca odpowiedzialny jest wobec Zamawiającego za ich działanie i zaniechanie jak za działanie własne. 2. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o podwykonawstwo wraz z dokumentacją określającą zakres prac do wykonania przez Podwykonawcę. Postanowienia umowy zawartej pomiędzy Wykonawcą, a Podwykonawcą nie mogą być sprzeczne z postanowieniami niniejszej umowy, przy czym każda umowa musi zawierać istotne elementy w szczególności zakres prac, termin wykonania oraz wynagrodzenie. 3. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny dokument, właściwy dla firmy organizacyjnej Podwykonawcy wskazujący na uprawnienia osób wymienionych w umowie do reprezentowania strony umowy. 4. Wykonawca jest odpowiedzialny za terminową i pełną zapłatę wynagrodzenia przysługującego Podwykonawcy.

6 5. Niezależnie od obowiązków wymienionych w poprzednich postanowieniach umowy, Wykonawca przyjmuje na siebie pełnienie funkcji koordynacyjnych w stosunku do usług realizowanych przez Podwykonawców. 8 Zmiany i rozwiązanie umowy 1. Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do niezwłocznego powiadomienia na piśmie o zmianach dotyczących danych w dokumentach rejestracyjnych nazw i adresów, bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 3. Odstąpienie od umowy w wypadku, o którym mowa w ust. 2, może nastąpić w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 4. Rozwiązanie umowy może być dokonane na piśmie przez każdą ze Stron, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia liczonego od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym nastąpiło wypowiedzenie. 5. W przypadku nienależytego wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia łamania przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 6. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień niniejszej umowy, w zakresie o którym mowa w 5 ust. 5 w odniesieniu do całkowitego wynagrodzenia przedmiotu umowy w sytuacji mniejszej lub większej ilości wysyłanych przesyłek niż oszacowano. W takiej sytuacji możliwe jest zmniejszenie lub zwiększenie wartości umowy określonej w 5 ust. 5 pisemnym aneksem w wysokości do 15%. Rozliczenie nastąpi według cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w formularzu cenowym z dnia. stanowiącym załącznik nr 2 do umowy. 7. Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8. W przypadku zmian przepisów prawa w zakresie wykonywania przedmiotu umowy Wykonawca jest zobowiązany do stosowania się do nich bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi czynnościami nieprzewidzianymi w umowie, a w szczególności dodatkowymi obciążeniami finansowymi, z wyłączeniem obowiązków leżących po stronie Zamawiającego nałożonych na niego przez zmianę prawa. W takiej sytuacji zastosowanie mają postanowienia ust Kary umowne 1. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie przewidziane w ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2012 r., poz.1529).

7 2. W przypadku niewykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania, zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 3. W przypadku utraty, ubytku uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2012 r., poz.1529) Prawo Pocztowe. 4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości brutto umowy określonej w 5 ust. 5 umowy w przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy na podstawie 8 ust. 5 umowy. 6. Wykonawca zapłaci karę umowną na konto Zamawiającego w terminie 7 dni od daty doręczenia pisemnego wezwania z określoną przez Zamawiającego wysokością kary. 7. W przypadku gdy Zamawiający poniósł z ww. przyczyn szkodę przekraczającą wysokość odszkodowania lub kary umownej, może on dochodzić odszkodowania za szkodę w pełnej wysokości od Wykonawcy na zasadach ogólnych. 8. W razie naliczenia Wykonawcy przez Zamawiającego kary umownej lub odszkodowania, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do potrącania jej z należnego mu wynagrodzenia zgodnie z wystawioną notą obciążeniową Zamawiającego Ze strony Zamawiającego odpowiedzialnym za nadzór nad realizacją niniejszej umowy jest : -. tel. kont tel. kont. 2. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za realizację niniejszej umowy jest: -. tel. kont. 11 Ochrona danych 1. Zamawiający oświadcza, iż realizuje obowiązki Administratora danych osobowych określone w ustawie o ochronie danych osobowych, zwanej dalej Ustawą; 2. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy; 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 2; 4. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024). 5. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji umowy.

8 6. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić administratorowi przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych. 8. Wykonawca oświadcza, że znany mu jest fakt, że treść niniejszej umowy, a w szczególności identyfikujące go dane, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia stanowią informację publiczna w rozumieniu art. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 782 ze zm.), która podlega udostępnieniu w trybie tej ustawy z zastrzeżeniem ust Strony zobowiązują się do nieujawniania informacji uzyskanych w związku z realizacją umowy stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy i Zamawiającego w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz z późn. zm.) i nie mogą być ujawnione w jakiejkolwiek postaci osobom trzecim przez żadną ze Stron 12 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo pocztowe, Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych oraz inne przepisy prawne mające zastosowanie do przedmiotu umowy, zaś spory wynikające z umowy rozpatrywane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 2. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Trzy egzemplarze dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Załączniki: Nr1- opis przedmiotu zamówienia Nr2- formularz cenowy z dnia..r. Wykonawca Zamawiający