INSTRUKCJA dotycząca zakupów ŚRODKÓW TRWAŁYCH

INSTRUKCJA dotycząca zakupów ŚRODKÓW TRWAŁYCH załącznik nr 2 do zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia 28.12.2015 r. Wszystkie zdarzenia gospodarcze mają przełożenie na określone typy dokumentów. Faktury, które są powiązane z zakupem z gospodarką magazynową bądź z ewidencją składników majątku UŁ mają określone: FI stosujemy gdy dokonujemy zakupu rzeczowego składnika majątku trwałego z działalności inwestycyjnej, dydaktycznej, ze środków własnych; FZ stosujemy gdy dokonujemy zakupu aparatury przewidzianej w projekcie, środków z przedziału 1000-3499,99zł (tzw. niskocenne) finansowane z działalności naukowo-badawczej (kod źródła 2.XX.XX.XXX.XX; FZM zakupy do magazynu centralnego DIIEM 2 Kupując środek trwały ze środków działalności dydaktycznej lub własnych w rodzaju zakupu wybieramy środek trwały, kupując licencje, programy i itp. zgodnie z zasadami ewidencji majątku trwałego wybieramy Wartości niematerialne i prawne, kupując aparaturę z działalności naukowobadawczej zgodnie z zasadami kwalifikowalności oraz budżetem projektu wybieramy Aparatura. 1

Jeśli zakupiony sprzęt z działalności naukowo-badawczej mieści się w przedziale 1000zł-3499,99 wybieramy Niskocenne. Dokonując zakupów materiałów reglamentowanych(alkohol, trucizny, złoto itp. )w rodzaju zakupu wybieramy Reglamentacja, natomiast kupując książki wybieramy Księgozbiór. DIIEM 3 W polu grupa działalności podświetla się nam słownik z rodzajem kont ewidencjonujących nakłady inwestycyjne, które są ściśle powiązane ze źródłem, z kodem projektu oraz z typem dokumentów przyjęcia rzeczowych składników środków trwałych wystawianych w module Majątek Trwały w systemie Simple. Każdy typ dokumentu przyjęcia jest powiązany z rodzajem nakładu 08X co prezentuje tabela poniżej. OT_KR LT_KR ZW_KR ZW-_KR OTVO2 ZWVO2 Typy dokumentów aktualnych od 2015 roku kraj. OT_KR/XXXX/XXXX trwałego kraj. LT_KR/XXXX/XXXX środka trwałego kraj nr dok ZW_KR/XXXX/XXXX środka trwałego kraj nr dok.zw-_kr/xxxx/xxxx kraj -odwrotne obciążenie VAT. OTVO2/XXXX/XXXX środka trwałego krajodwrotne obciążenie VAT ZWVO2/XXXX/XXXX Konto Księgow e 080 przychody własne - koszty ewidencjonowan e do poziomu MK np. schemat konta* 080 MK źr. /5XX -MK- charakter dokumentu * 080 080 080 080 bilansowo-podatkowy 080 bilansowo-podatkowy 2

ZWVO2- OT_ZG LT_ZG ZW_ZG ZW-_ZG OTB_KR LTB_KR ZWB_KR ZWB-_KR OTBVO3 ZWBVO3 ZWBVO3- OTB_ZG LTB_ZG ZWB_ZG ZWB-_ZG środka trwałego - odwrotne obciążenie VAT kraj nr dok.zwvo2-/xxxx/xxxx zagranica. OT_ZG/XXXX/XXXX trwałego zagranica nr dok. LT_ZG/XXXX/XXXX ZW_ZG/XXXX/XXXX.ZW- _ZG/XXXX/XXXX kraj. otki OTB_KR/XX/XXXX trwałego kraj. LTB_KR/XXXX/XXXX środka trwałego kraj nr dok ZWB_KR/XXXX/XXXX środka trwałego kra j nr dok.zwb-_kr/xxxx/xxxx kraj -odwrotne obciążenie VAT. OTBVO3/XXXX/XXXX środka trwałego krajodwrotne obciążenie VAT ZWBVO3/XXXX/XXXX środka trwałego - odwrotne obciążenie VAT kraj nr dok.zwbvo3-/xxxx/xxxx zagranica. otki OTB_ZG/XXXX/XXXX trwałego zagranica nr dok. LTB_ZG/XXXX/XXXX ZWB_ZG/XXXX/XXXX środka trwałego kraj nr dok.zwb-_zg/xxxx/xxxx 080 bilansowo-podatkowy 080 przychody własne - koszty ewidencjonowan e do poziomu MK np. 080 MK źr. /5XX -MK- 080 080 080 081 wszelkie dotacje, projekty dydaktyczne finansowane z obcych środków finansowych 081 MK KOD rojektu /5XX -MK-Kod roj.- tylko bilansowy NKU 081 wszelkie dotacje, projekty dydaktyczne finansowane z obcych środków finansowych 081 MK KOD rojektu /5XX -MK-Kod roj.- tylko bilansowy NKU 3

OTD_KR LTD_KR ZWDKR ZWD-_KR OTDVO3 ZWDVO3 ZWDVO3- OTD_ZG LTD_ZG ZWD_Z G ZWD-_ZG kraj studia podyplomowe i konferencje OTD_KR/XXXX/XXXXX trwałego kraj studia podyplomowe i konferencje. LTD_KR/XXXX/XXXX środka trwałego kraj konferencje ZWD_KR/XXXX/XXXX środka trwałego kraj konferencje itp. nr dok.zwd- _KR/XXXX/XXXX kraj studia podyplomowe i konferencje itp. odwrotne obciążenie VAT OTDVO3_KR/XXXX/XXXX X środka trwałego kraj konferencje itp. odwrotne obciążenie ZWDVO3/XXXX/XXXX środka trwałego kraj konferencje itp. odwrotne obciążenie dok.zwdvo3/xxxx/xxx X zagranica studia podyplomowe i konferencje OTD_ZG/XXXX/XXXXX trwałego zagranica studia podyplomowe i konferencje. LTD_ZG/XXXX/XXXX konferencje ZWD_ZG/XXXX/XXXX konferencje. ZWD-_ZG/XXXX/XXXX 082 środki własnej działalności - przychody własne związane z konkretnymi projektami np.. Studia 082 MK KOD rojektu /5XX -MK-Kod roj.- 082 podyplomowe, 082 konferencje, szkolenia, wynajmy itp.. 082 082 082 082 082 środki własnej działalności - przychody 082 MK KOD rojektu /5XX -MK-Kod roj.- 082 własne związane z konkretnymi projektami np.. Studia podyplomowe, 082 konferencje, 082 Dokument wystawiany tylko w działalności naukowo-badawczej 4

oraz stosowany przy ewidencji składników majątku poniżej 1000zł związanych z odwrotnym obciążeniem Vat (np.. Laptopy, ipady, notebook itp.) OTN_KR LTN_KR OTNVO1 OTN_ZG LTN_ZG ZWN_KR ZWN-_KR ZWNVO1 ZWNVO1- ZWN_ZG ZWN-_KR przyjęcie środka 3499,99zł kraj. OTN_KR/XXXX/XXXX 3499,99 kraj LTN_KR/XXXX/XXXX przyjęcie środka 3499,99zł kraj odwrotne obciążenie. OTNVO1/XXXX/XXXX przyjęcie środka 3499,99zł zagranica nr dok. OTN_ZG/XXXX/XXXX 3499,99 zagranica LTN_ZG/XXXX/XXXX 1000-3499,99 zł kraj nr dok. ZWN_KR/XXXX/XXXX 1000-3499,99 zł kraj nr dok. ZWN- _KR/XXXX/XXXX 1000-3499,99zł kraj odwrotne obciążenie nr dok. ZWNVO1/XXXX/XXXX 1000-3499,99zł kraj odwrotne obciążenie nr dok. ZWNVO1-/XXXX/XXXX 1000-3499,99 zł zagranica. ZWN_ZG/XXXX/XXXX 1000-3499,99 zł zagranica. ZWN- _ZG/XXXX/XXXX 51X -MK-Kod roj. Źródło 099-1 środki działalności naukowobadawczej 099-1 099-1 bilansowo-podatkowy 51X -MK-Kod roj. Źródło 099-1 środki działalności naukowobadawczej 099-1 51X -MK-Kod roj._ Źródło 099-1 środki działalności naukowobadawczej 099-1 099-1 bilansowo-podatkowy 099-1 bilansowo-podatkowy 51X -MK-Kod roj. Źródło 099-1 środki działalności naukowobadawczej 099-1 Dla dokumentowania zdarzeń gospodarczych związanych z ewidencją majątku w roku 2015 należy wykorzystywać wyżej wymienione dokumenty 5

- koszty uzyskania przychodu N -poniesione koszty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu * informacja dla Działu Księgowości DIIEM 4 Wybierając w typie dokumentów FI oraz w rodzaju zakupu środek trwały lub WNi w tabeli budżetowej pojawia się dodatkowe pole słownikowe z klasyfikacją środków trwałych wg grup GUS. Wybierając w dokumencie przyjęcia środka trwałego np.: dla komputerów grupę Gus 491, w tabeli budżetowej w polu MT-08 wybieramy 04: Maszyny urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, w innych przypadkach, gdy przyjmujemy na stan środki zakwalifikowane do innych kategorii postępujemy analogicznie. Nr inwentarzowy przyjęcia środka trwałego musi być zgodny z grupą GUS wybieraną w polu MT-08. DIIEM 5 Kupując materiały reglamentowane oraz materiały dostarczane do magazynu centralnego w rodzaju działalności wybieramy 301-X, natomiast dla środków niskocennych zazwyczaj wybieramy 51X lub 50X( w tym przypadku uzależnione to jest od wytycznych projektów i zapisów w planach 6

budżetowych). Taki wybór oznacza, że wydatek będzie od razu rozliczony jako koszt danego projektu a rzeczowy składnik majątku trwałego będzie zaewidencjonowany na kontach pozabilansowych. Nie powstaną tutaj koszty amortyzacji. DIIEM 7 Kupując materiały do magazynu wybieramy w polu: rodzaj zakupu faktura magazynowa; rodzaj ścieżki zwykła; grupa działalności 301-X rodzaj działalności 301-1 Zakupy związane z odwrotnym obciążeniem podatkiem VAT Zmiany w ustawie o podatku od wartości dodanej VAT wymusiły dla celów ewidencyjnych i rozliczenia podatku vat zorganizowanie szczególnej ścieżki postępowanie z dowodami księgowymi. Zostały wyodrębnione odrębne typu dokumentów przyjęć dla laptopów, tabletów, notebook, ifonów itp., uwzględniające rodzaj działalności i kod źródła. Szczegółowy opis typów dokumentów jest przedstawiony w tabeli poniżej. NOWE TYY DOKUMENTÓW ZWIĄZANE Z ODWRÓCONYM OBCIĄŻENIEM VAT TY OIS SOSÓB DOKUMENTU DEKRETACJI OTVO2 RZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ -ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT NR DOK. OTVO2/XXXX/XXXX OT_KR ZWVO2 ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ-ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT NR DOK ZW_KR 7

ZWVO2- OTBVO3 ZWBVO3 ZWBVO3- OTDVO3 ZWDVO3 ZWDVO3- ZWVO2/XXXX/XXXX ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO - ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT KRAJ NR DOK.ZWVO2-/XXXX/XXXX RZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ -ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT NR DOK. OTBVO3/XXXX/XXXX ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ-ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT NR DOK ZWBVO3/XXXX/XXXX ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO - ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT KRAJ NR DOK.ZWBVO3-/XXXX/XXXX RZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ STUDIA ODYLOMOWE I KONFERENCJE IT. ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT NR DOK OTDVO3_KR/XXXX/XXXXX ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ STUDIA ODYLOMOWE I KONFERENCJE ODWROTNE OBCIĄŻENIE NR DOK ZWDVO3/XXXX/XXXX ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO KRAJ STUDIA ODYLOMOWE I KONFERENCJE NR ODWROTNE OBCIĄŻENIE DOK.ZWDVO3/XXXX/XXXX OTNVO1 RZYJĘCIE ŚRODKA NISKOCENNEGO 1000-3499,99ZŁ KRAJ ODWROTNE OBCIĄŻENIE NR DOK. OTNVO1/XXXX/XXXX ZWNVO1 ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA NISKOCENNEGO 1000-3499,99ZŁ KRAJ ODWROTNE OBCIĄŻENIE NR DOK. ZWNVO1/XXXX/XXXX ZWNVO1- ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA NISKOCENNEGO 1000-3499,99ZŁ KRAJ ODWROTNE OBCIĄŻENIE NR DOK. ZWNVO1-/XXXX/XXXX OTA1VO1 RZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU ODWROTNE OBCIĄŻENIE AARATURA ZWA1VO1 ZWA1VO1- TY OERACJI W MODULE MT TO OTA1VO1_KR NR OTKI OTA1VO1/XXXX/XXXXX ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU AARATURA ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT ZWA1VO1 /XXXX/XXXX ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU AARATURA ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT ZWA1VO1- /XXXX/XXXX OTA2VO1 RZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU ODWROTNE OBCIĄŻENIE AARATURA ZWA2VO1 ZWA2VO1- TY OERACJI W MODULE MT TO OTA2VO1_KR NR OTKI OTA1VO1/XXXX/XXXXX ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU AARATURA ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT ZWA2VO1 /XXXX/XXXX ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU AARATURA ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT ZWA2VO1- /XXXX/XXXX OTA3VO1 RZYJĘCIE ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU ODWROTNE OBCIĄŻENIE AARATURA ZWA3VO1 ZWA3VO1- TY OERACJI W MODULE MT TO OTA3VO1_KR NR OTKI OTA1VO1/XXXX/XXXXX ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU AARATURA ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT ZWA3VO1 /XXXX/XXXX ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO DO DEOZYTU AARATURA ODWROTNE OBCIĄŻENIE VAT ZWA3VO1- /XXXX/XXXX ZW-_KR OTB_KR ZWB_KR ZWB-_KR OTD_KR ZWDKR ZWD-_KR OTN_KR OTN_KR OTN_KR OTA1_KR ZWA1_KR ZWA1-_KR OTA2_KR ZWA2_KR ZWA2-_KR OTA3_KR ZWA3_KR ZWA3-_KR Do faktur otrzymanych od kontrahenta dokumentujących zakupy związane z zakupem laptopów itp. jest wystawiona faktura wewnętrzna, która zawiera naliczony dla US. podatek VAT. Jest jednocześnie odnoszona w ciężar kosztów (zmniejsza budżet projektu) z której został sfinansowany pierwotny zakup środka trwałego. Wartość środka trwałego jest więc sumą wartości netto zawartej na fakturze kontrahenta oraz kwotą podatku vat widniejącego na fakturze wewnętrznej wystawionej przez jednostkę administracji (DIIEM). Zakupy o wartości poniżej 1000zł związane z odwrotnym obciążeniem podatkiem vat mimo założeń KSI i polityki rachunkowości są ewidencjonowane jako środki niskocenne i w EOD należy w tabeli budżetowej w polu rodzaj zakupu wybierać Niskocenne wówczas w systemie dokument trafi do 8

Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku, gdzie pracownik wystawi fakturę wewnętrzną i zwiększenie do zarejestrowanego składnika majątku trwałego. Do faktur potwierdzających zakup rzeczowego składnika majątku trwałego w systemie EOD należy podłączyć skan fa wewnętrznej (jeśli jest to zakup laptopa, notebook, ipad itp. ustawa o VAT), dokumenty przyjęcia powszechnie nazywane Ot-kami oraz dokumenty potwierdzające zmianę wartości (np. dotyczące naliczonego podatku VAT, dopisu do komputera itp.) 9