Transparentność procesowa jako warunek sine qua non Firmy Idei Dr Natalia Potoczek WSB NLU w Nowym Sączu
Co oznacza transparentność procesowa we współczesnej organizacji? Transparentność procesowa oznacza, że wszyscy interesariusze procesów mają dostęp do dokumentacji procesowej oraz wyników uzyskiwanych w procesach.
Lata 90-te - XX wiek Organizacje funkcjonalne vs. organizacje procesowe
ISTOTA ORGANIZACJI FUNKCJONALNYCH hierarchia, komunikacja wertykalna, kluczowe role kierowników, wąskie specjalizacje, zespoły jednorodne, awans pionowy Zarząd Marketing Sprzedaż Produkcja Projektowanie produktów Administracja
Klasyczne konfiguracje organizacji (era industrialna) Wyraźne różnicowanie ról organizacyjnych kierowniczych (kreowanie decyzji i innowacji) i wykonawczych (konformizm i podporządkowanie) Czytelny podział odpowiedzialności (kierownicy cele, strategie, standardy wykonania, podwładni zgodność działania z procedurami) Wąskie specjalizacje w długich okresach niezmienności warunków funkcjonowania organizacji Duże zróżnicowanie wiedzy między członkami organizacji, ograniczony dostęp do wiedzy i edukacji Specjalizacja funkcjonalna (podział zadań i obowiązków pomiędzy piony i komórki oraz pomiędzy przełożonych i podwładnych)
Klasyczne konfiguracje organizacji (era industrialna) Epoka przemysłowa rozbiła procesy na wiele małych zadań. Pomyślmy o nich jako o krociach fragmentów skorupki jaja. Połączenie tych fragmentów w całą skorupę wymaga ogromnej ilości kleju, a kiedy wreszcie się to zrobi, struktura będzie krucha, niestabilna i nieefektywna. Każdy wadliwy szef jest potencjalnym miejscem kłopotów. Ponadto, skoro klej jest droższy od skorupy jaja, to zrekonstruowana skorupa będzie kosztowna. Podobnie, kiedy praca jest rozbita na drobne zadania, wtedy trzeba złożonych procesów, pełnych nieoddającego wartości kleju przeglądów, audytów menedżerskich, sprawozdań, zatwierdzeń itd.., aby połączyć je w całość [Hammer, 1999] Michael Hammer (1948-2008) inżynier, profesor informatyki w Massachusetts Institute of Technology (MIT), jeden z twórców teorii zarządzania procesami biznesowymi oraz współautor koncepcji reengineeringu (BPR). TIME (1996) - jeden z 25 najpopularniejszych postaci Ameryki; Magazyn Forbs (2002) - książka Reengineering Corporation wśród "trzech najważniejszych książek biznesowych ostatnich 20 lat"
Istota procesu gospodarczego Proces jest łańcuchem sekwencyjnych czynności, powiązanych zależnościami przyczynowo skutkowymi, które transformują mierzalne wejścia (materiały, informacja, ludzie, urządzenia, metody) w mierzalne wyjścia (produkty, usługi, informacje). Proces ma mierzalny cel najogólniej jest nim tworzenie wartości uznanej i zweryfikowanej przez odbiorcę, zawartej w produkcie, usłudze, informacji lub innym możliwym do zdefiniowania produkcie końcowym. Proces ma dostawcę i odbiorcę (klienta), a zatem jego granice są wyznaczane przez jakiś zdefiniowany rodzaj transakcji zakupu i sprzedaży wytworu. Proces może być powtarzany, co oznacza, że możliwe jest jego zapisanie w formie umożliwiającej odczytanie jego przebiegu przez realizatorów.
Procesy a zadania lub funkcje [Ch.B.Adair, B.A.Murray, Radykalna reorganizacja firmy, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2001] Myślimy zwykle o pracy w kategoriach zadań lub funkcji: Zadanie 1 Zadanie 5 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 4 Proces jest serią zadań lub funkcji, które występują w sekwencji prowadzącej do powstania produktu lub usługi Zadanie 1 + Zadanie 2 + Zadanie 3 + Zadanie 4 + Zadanie 5 = Produkt Usługa
Kiedy możemy mówić, że zarządzamy procesami? PODSTAWOWE SYMPTOMY ZARZĄDZANIA PROCESOWEGO: aktualna dokumentacja procesów, procesowe stanowiska organizacyjne, system informacji o procesach, cele i mierniki procesów, system motywacyjny
Przykład modelu procesu w notacji BPMN BPMN - Business Process Model and Notation Obowiązująca notacja - BPMN 2.0 opublikowana została w 2011 przez Object Management Group (OMG) Dokumentacja dostępna: http://www.omg.org/spec/bpmn/ 2.0.1/ OMG - powstała w 1989 roku, jako konsorcjum założone przez IBM, Apple Computer i Sun Microsystems w celu ustanowienia standardów międzyplatformowego, rozproszonego programowania obiektowego. BPMN jest opisany normą ISO/IEC 19510:2013
Architektura procesów Model Klasyfikacji Procesów PCF (Process Classification Framework SM) wypracowany przez stowarzyszenie APQC (American Productivity and Quality Center) Źródło: https://www.apqc.org/knowledgebase/download/313690/k05162_pcf_ver_6.1.1%2 0final.pdf Ponad 20 lat doświadczeń, ponad 1000 procesów, ponad 80 organizacji członkowskich.
dojrzałość Reorientacja procesowa organizacji Podporządkowanie struktury organizacyjnej realizowanym w przedsiębiorstwie procesom Cztery grupy firm wg Boston Consulting Group: 1) wertykalna organizacja funkcjonalna 2) organizacja funkcjonalna z wyodrębnionymi procesami 3) organizacja procesowa z zachowanym układem funkcjonalnym 4) horyzontalna organizacja procesowa
Od struktury funkcjonalnej do struktury procesowo projektowej
Utrwalenie orientacji procesowej w systemie zarządzania zasobami ludzkimi N.Potoczek (2016), Zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji zorientowanej procesowo, Warszawa: Wyd. Naukowe PWN
Czy transparentność procesowa jest warunkiem sine qua non Firmy Idei? Firma Idea godna podziwu, wzbudzająca zaufanie, odpowiedzialna i społecznie zaangażowana firma. Przedsiębiorstwo, które ma ambicje zmieniać świat, uczciwie i świadomie wytwarzać prawdziwe wartości. Tworzy miejsca pracy, dające poczucie sensu jej wykonywania
FIRMA PROCESOWA OPORTUNISTYCZNA Modelowanie i optymalizowanie procesów dokonywane jest przez wąską grupę wyspecjalizowanych procesowców Właściciele procesów delegują swoje uprawnienia pracownikom - realizatorom procesów, właściciel procesu odpowiada za efekty pracy Od pracowników oczekuje się znajomości przebiegów procesów, w których uczestniczą Koszty w procesach analizowane są przez analityków biznesowych, wyniki nie są udostępniane realizatorom procesów Wynagrodzenia pracowników powiązane z końcowym wynikiem finansowym firmy FIRMA PROCESOWA RELACYJNA Modelowanie i optymalizowane procesów odbywa się w zespołach procesowych we współpracy z wszystkimi interesariuszami Zespoły procesowe są uprawamacniane, biorą odpowiedzialność za efekty pracy Od pracowników oczekuje się znajomości procesów, w których uczestniczą oraz zrozumienia architektury procesowej organizacji Zespoły procesowe monitorują koszty i na tej podstawie dokonują optymalizacji procesów Wynagrodzenia pracowników powiązane z końcowym wynikiem finansowym firmy oraz wynikami uzyskiwanymi w procesach
Dziękuję za uwagę npotoczek@gmail.com