ZARZĄDZANIE NR SP.0050.1.45.2016 PREZYDENTA MIASTA RUDA ŚLĄSKA z dnia 30 czerwca 2016 r. w sprawie wprowadzenia Zasad windykacji należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz niepodatkowych należności budżetowych, należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny i poboru zaległych należności przez Organ Egzekucyjny Prezydenta Miasta Ruda Śląska Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 446 z późn. zm.) zarządza się co następuje: Rozdział 1 Zagadnienia ogólne 1. Zarządzenie określa tryb ewidencjonowania oraz postępowania w zakresie prawidłowej i terminowej windykacji należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz niepodatkowych należności budżetowych, należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny i poboru zaległych należności przez organ egzekucyjny Prezydenta Miasta Ruda Śląska. 2. W zarządzeniu użyto następujących określeń: 1) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa dalej: ustawa Ordynacja podatkowa; 2) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny - dalej: ustawa kodeks cywilny, 3) Ustawa z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji - dalej: Ustawa egzekucyjna, 4) Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej dalej: ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, 5) Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych dalej: ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. 3. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają: 1) Niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym to w szczególności dochody budżetowe określone w ustawie o finansach publicznych zwane dalej należnościami publicznoprawnymi. 2) Należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny to należności określone w ustawie Kodeks Cywilny - zwane dalej należnościami cywilnoprawnymi. 3) Biuro Prawne komórkę organizacyjną Urzędu Miasta Ruda Śląska, jak również zewnętrzne kancelarie prawne obsługujące Gminę Ruda Śląska.
4) Nadpłata nadpłatę w rozumieniu przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. 5) Świadczenie nienależne świadczenie nienależne w rozumieniu przepisów ustawy Kodeks cywilny. Rozdział 2 Zasady ewidencji podatków i opłat lokalnych, niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym oraz należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny 4. Niniejszy rozdział określa tryb postępowania w zakresie ewidencji podatków i opłat lokalnych, należności z tytułu niepodatkowych należności budżetowych oraz należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny. 5. Do zadań właściwych komórek merytorycznych w zakresie prowadzenia analityki poszczególnych należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych należy w szczególności: 1) prowadzenie prawidłowej ewidencji na indywidualnych kartach kontowych lub kartotekach kontrahentów zobowiązanych w zakresie przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów, przerachowań oraz zaliczeń nadpłat należności publicznoprawnych oraz cywilnoprawnych, 2) kontrola terminowości wpłat, 3) w zakresie należności publicznoprawnych podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych poprzez wysyłanie upomnień i wystawianie tytułów wykonawczych, 4) terminowe wysyłanie do zobowiązanych wezwań do zapłaty należności cywilnoprawnych oraz przygotowanie dokumentacji do Biura Prawnego w celu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, 5) likwidacja nadpłat oraz świadczeń nienależnych, 6) sporządzanie zestawień analitycznych i przekazywanie ich do Wydziału Finansowo - Księgowego. 6. Do zadań Wydziału Finansowo Księgowego należy w szczególności: 1) kontrola otrzymanych wyciągów bankowych pod względem kompletności, tj. sprawdzenie, czy do wyciągu bankowego zostały dołączone wszystkie dowody oraz czy dowody objęte wyciągiem dotyczą właściwego rachunku bankowego, dokonywana przez upoważnionego pracownika Wydziału Finansowo Księgowego, który zamieszcza na wyciągach swój podpis oraz wyjaśnia ewentualne rozbieżności z właściwym bankiem. 2) dekretacja oraz wstępne określenie podziałki klasyfikacji budżetowej dla rodzaju należności. 3) księgowanie wyciągów bankowych w podziale na poszczególne świadczenia syntetycznie. 4) przekazanie do wydziałów merytorycznych dowodów księgowych dołączonych do wyciągów bankowych oraz zestawień analitycznych do raportów kasowych, w celu ich ujęcia w ewidencji analitycznej. 5) ujmowanie jako wpływy do wyjaśnienia kwot błędnie wpłaconych lub wątpliwych.
6) przekazanie wyjaśnionej wpłaty na właściwy rachunek bankowy lub dokonanie stosownego przeksięgowania zgodnie z pisemną dyspozycją wydziału merytorycznego. 7. Właściwe komórki merytoryczne przeprowadzają następujące czynności ewidencyjne: 1) komórka merytoryczna jest zobligowana do systematycznej rejestracji wpłat za pomocą odpowiednich podsystemów windykacyjnych lub w ewidencji prowadzonej ręcznie, na podstawie otrzymanych dokumentów, 2) wpłaty przyjęte w kasie na podstawie generowanych przez podsystemy systemu informatycznego przypisów mogą być automatycznie ujmowane na karcie kontowej zobowiązanego za pośrednictwem systemu informatycznego, 3) w przypadku, gdy nie ma technicznej możliwości połączenia w systemie informatycznym przypisu i wpłaty, kwoty przyjęte wprowadzane są przez pracowników komórek merytorycznych do właściwych programów windykacyjnych, 4) pracownik komórki merytorycznej może pobierać wydruk analityczny przyjętych wpłat, umożliwiający sprawdzenie czy dzienna kwota wpływów wynikająca z systemu informatycznego jest zgodna z sumą kwot ujętych w wydruku analitycznym, 5) pracownik komórki merytorycznej ewidencjonuje każdy dowód źródłowy, sprawdzając kompletność informacji w nim zawartych i zamieszcza na nim swój podpis, 6) w przypadku, gdy dana wpłata dotyczy innego rodzaju świadczenia niż wynikającego z dowodu wpłaty, bądź ma być rozksięgowana na różne paragrafy, pracownik komórki merytorycznej zobowiązany jest do przekazania tej informacji (w formie stosownego zapisu na odpowiednim załączniku do wyciągu bankowego lub na dowodzie wpłaty w kasie) do Wydziału Finansowo Księgowego, ze wskazaniem sposobu rejestracji danej wpłaty lub z adnotacją: Nie dotyczy Wydziału., 7) oryginalny dowód wpłaty z danego dnia należy przekazać do Wydziału Finansowo Księgowego nie później niż w terminie 3 dni od daty jego otrzymania; w uzasadnionych sytuacjach termin ten może ulec zmianie, 8) wpłaty kontrahentów tytułem należności cywilnoprawnych zalicza się zgodnie z przepisem art. 451 ustawy Kodeks cywilny lub zgodnie z unormowaniami umownymi, 9) jeżeli umowa bądź przepis szczególny nie stanowi inaczej to za datę wpłaty należności uważa się datę wpływu na rachunek bankowy Urzędu (w przypadku wpłaty w formie przelewu) oraz dzień wpłaty do kasy (w przypadku wpłaty w formie gotówki); jeżeli wpłata została dokonana przez organ egzekucyjny za datę wpłaty uznaje się datę podaną przez ten organ na wyciągu bankowym, 10) karty kontowe kontrahentów winny przedstawiać bieżący stan należności; należy dokonywać na bieżąco przerachowań wpłat w przypadku dokonania zmian w przypisach oraz wystawiać pisma o zarachowaniu wpłat i noty odsetkowe, jak również informować organy egzekucyjne o zmianie stanu należności,
11) komórka merytoryczna przekazuje informację o wartości zaległości, odsetkach naliczonych, jak również informację o nadpłatach za poprzedni kwartał w podziale na świadczenia (np. w formie wygenerowanych w systemie informatycznym: Zestawienia dłużników i Zestawienia niezarachowanych wpłat za okres), do Wydziału Finansowo - Księgowego do 5 dnia następnego kwartału w zakresie należności Skarbu Państwa oraz do 8 dnia następnego kwartału w zakresie pozostałych należności w celu sporządzenia sprawozdań budżetowych, 12) w celu likwidacji nadpłat należy na koniec każdego miesiąca uzgodnić konto do wyjaśnień oraz niezarachowane wpłaty; nadpłaty mogą być zaliczane na poczet przyszłych należności jedynie na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa, 12a) nie podlegają zwrotowi z urzędu nadpłaty powstałe w związku z poborem zaległych należności miasta dokonywanym przez Organ Egzekucyjny Prezydenta Miasta Ruda Śląska do wysokości 23 zł, 12b) nie podlegają zwrotowi nadpłaty wynikające z różnic w sposobie księgowania i zarachowania należności egzekwowanych przez zewnętrzne organy egzekucyjne, 12c) jeśli w toku postępowania egzekucyjnego, na skutek różnic w sposobie księgowania i zarachowania należności egzekwowanych przez zewnętrzne organy egzekucyjne, nie zostanie pokryta pełna kwota należności cywilnoprawnej, a wartość pozostająca do rozliczenia nie przekroczy 23 zł, komórka merytoryczna dokonuje odpisu tej kwoty z karty kontowej dłużnika na podstawie informacji o zakończeniu postępowania egzekucyjnego otrzymanej z Biura Prawnego, 13) mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, a w szczególności ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych ustala się dolną granicę wysyłania: a) wezwań do zapłaty z tytułu należności i kosztów ubocznych w łącznej kwocie 10 zł, b) upomnień z tytułu należności i kosztów ubocznych w łącznej kwocie 23 zł, c) zawiadomień i postanowień o sposobie zarachowania wpłaty z tytułu należności i kosztów ubocznych w przypadku gdy po dokonanej wpłacie i jej zarachowaniu zaległość przekracza 50 zł; w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość wysyłania ww. dokumentów poniżej ustalonych progów. 13a) mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, a w szczególności wysokość kosztów postępowania mającego na celu ustalenie spadkobierców oraz kosztów postępowania egzekucyjnego - w przypadku zgonu dłużnika i braku informacji o spadkobiercach, komórka merytoryczna nie wszczyna postępowania windykacyjnego, gdy kwota długu nie przekracza szacowanych kosztów postępowania związanego z dochodzeniem zaległości (w szczególności kosztów opłaty za złożenie wniosku do Sądu o przeprowadzenie postępowania spadkowego), chyba że zachodzą inne okoliczności uzasadniające wszczęcie takiego postępowania, 14) odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich
zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału według stanu podanego przez właściwą komórkę, 15) przypisy należności z podziałem na długoterminowe i krótkoterminowe (np. w formie wygenerowanego w systemie informatycznym Dziennika obrotów), komórka merytoryczna jest zobowiązana przekazać do Wydziału Finansowo - Księgowego do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale sprawozdawczym, zarówno w zakresie należności Skarbu Państwa, jak i w zakresie pozostałych należności, a za ostatni kwartał danego roku kalendarzowego do 15 lutego następnego roku kalendarzowego, 16) odpisy aktualizujące należności z uwzględnieniem rodzaju świadczenia oraz kontrahenta, z wyodrębnieniem należności i odsetek przedawnionych i umorzonych komórka merytoryczna zobowiązana jest przekazać do Wydziału Finansowo - Księgowego do 15 lutego następnego roku kalendarzowego, 17) po dokonaniu uzgodnień wewnętrznych Wydział Finansowo - Księgowy tworzy raporty mające na celu porównanie kwot osiągniętych w danym półroczu sprawozdawczym dochodów budżetowych z ewidencją prowadzoną w wydziałach merytorycznych oraz przekazuje je - w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po pierwszym półroczu oraz do 15 marca następnego roku po drugim półroczu - elektronicznym systemem obiegu dokumentów do wydziałów merytorycznych; obowiązkiem każdego wydziału merytorycznego jest pobranie takiego raportu oraz wystąpienie do Wydziału Finansowo - Księgowego z dyspozycją stosownych przeksięgowań w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania raportu. 8. 1. Zabezpieczone zaległości podatkowe oraz zabezpieczone zaległości z tytułu niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym rejestrowane są w następujący sposób: 1) na kartotece dłużnika odnotowuje się informację o zaległości zabezpieczonej na nieruchomości lub zabezpieczonej zastawem skarbowym, 2) dokonuje się odpisu na odpowiednim koncie analitycznym prowadzonym do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych (z ujemnym zapisem technicznym), 3) dokonuje się przypisu na wyodrębnionym koncie analitycznym prowadzonym do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, założonym dla zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym. 2. Na zaległości publicznoprawne, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym podatnika lub zastawem skarbowym, dokonuje się odpisu: 1) Podstawą odpisu jest sporządzone przez pracownika komórki merytorycznej Zestawienie przedawnionych zaległości publicznoprawnych, w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku obrotowym. 2) Zestawienie przedawnionych zaległości publicznoprawnych powinno zawierać co najmniej: a) informacje identyfikujące zobowiązanego, b) kwotę zaległości,
c) okres, którego dotyczy zaległość, d) przyczynę przedawnienia, e) podstawę prawną, z której wynika przedawnienie. 3) Zestawienie przedawnionych zaległości publicznoprawnych parafuje pracownik sporządzający, opiniuje naczelnik komórki merytorycznej lub osoba przez niego upoważniona. 4) Zestawienie przedawnionych zaległości publicznoprawnych podlega zaopiniowaniu pod względem formalnoprawnym przez Biuro Prawne, zaopiniowaniu przez Skarbnika Miasta, a następnie zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub osobę przez niego upoważnioną. 5) Informacja ta stanowi podstawę do sporządzenia polecenia księgowania, które pozwoli odpisać należności przedawnione z ksiąg rachunkowych. 2a. Na nadpłaty powstałe na kontach podatkowych, które uległy przedawnieniu, dokonuje się odpisu: 1) Podstawą odpisu jest sporządzone przez pracownika komórki merytorycznej Zestawienie przedawnionych nadpłat publicznoprawnych, w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku obrotowym. 2) Zestawienie przedawnionych nadpłat publicznoprawnych powinno zawierać co najmniej: a) informacje identyfikujące zobowiązanego, b) kwotę nadpłaty, c) okres, którego dotyczy nadpłata, d) przyczynę przedawnienia, e) podstawę prawną, z której wynika przedawnienie. 3) Zestawienie przedawnionych nadpłat publicznoprawnych parafuje pracownik sporządzający, opiniuje naczelnik komórki merytorycznej lub osoba przez niego upoważniona. 4) Zestawienie przedawnionych nadpłat publicznoprawnych podlega zaopiniowaniu pod względem formalnoprawnym przez Biuro Prawne, zaopiniowaniu przez Skarbnika Miasta, a następnie zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub osobę przez niego upoważnioną. 5) Informacja ta stanowi podstawę do sporządzenia polecenia księgowania, które pozwoli odpisać przedawnione nadpłaty z ksiąg rachunkowych. 9. 1. Zabezpieczone zaległości cywilnoprawne rejestrowane są na zasadach określonych w 8 ust. 1. 2. Na zaległości cywilnoprawne, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym lub ruchomym dłużnika, dokonuje się odpisu. 1) Podstawą odpisu jest sporządzone przez pracownika komórki merytorycznej Zestawienie przedawnionych zaległości cywilnoprawnych, w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku obrotowym. 2) Zasady określone w 8 ust. 2 pkt 2) 5) stosuje się odpowiednio. 2a. Na świadczenia nienależne, które uległy przedawnieniu, dokonuje się odpisu:
1) Podstawą odpisu jest sporządzone przez pracownika komórki merytorycznej Zestawienie przedawnionych świadczeń nienależnych, w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku obrotowym. 2) Zasady określone w 8 ust. 2a pkt 2) 5) stosuje się odpowiednio. Rozdział 3 Zasady windykacji należności z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz opłaty eksploatacyjnej 10. Niniejszy rozdział określa tryb postępowania w zakresie windykacji należności z tytułu podatków, opłat lokalnych oraz opłaty eksploatacyjnej, a także zabezpieczenia przed przedawnieniem tych należności. 11. 1. W przypadku braku zapłaty podatku od nieruchomości, podatku leśnego, rolnego oraz opłaty eksploatacyjnej należnych od osób prawnych pracownik Wydziału Finansowo Księgowego zobowiązany jest wystawić upomnienia w następujących terminach: 1) do 31 maja danego roku dla zaległości powstałych w okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia, 2) do 30 września danego roku dla zaległości powstałych w okresie od 1 maja do 31 sierpnia, 3) do 31 stycznia roku następnego - dla zaległości powstałych w okresie od 1 września do 31 grudnia. 2. W przypadku zaległości, których łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej nie przekroczy dziesięciokrotności kosztów upomnienia, wystawia się upomnienie raz w roku - do 31 stycznia roku następnego, a tytuł wykonawczy do końca marca roku następnego. 3. W sytuacji braku wpłaty zaległości podatkowych powstałych w wyniku niezapłacenia lub częściowego zapłacenia zaległości z tytułu podatku od nieruchomości, podatku leśnego, rolnego oraz opłaty eksploatacyjnej należnych od osób prawnych, mimo wystawionego upomnienia, pracownik Wydziału Finansowo Księgowego kieruje sprawę na drogę egzekucji administracyjnej wystawiając tytuły wykonawcze w ciągu 2 miesięcy od dnia doręczenia upomnienia. 12. 1. W przypadku braku zapłaty podatku od nieruchomości, podatku leśnego, podatku rolnego oraz łącznego zobowiązania pieniężnego należnych od osób fizycznych pracownik Wydziału Finansowo Księgowego zobowiązany jest wystawić upomnienia w następujących terminach: 1) do 30 czerwca danego roku - na zaległości z tytułu I i II raty, 2) do 31 grudnia danego roku - na zaległości z tytułu III i IV raty. 2. W przypadku zaległości, których łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej nie przekroczy dziesięciokrotności kosztów upomnienia pracownik Wydziału Finansowo Księgowego wystawia upomnienie raz w roku - do 31 grudnia danego roku, a tytuł wykonawczy do końca lutego roku następnego.
3. W sytuacji braku wpłaty na wystawione upomnienia pracownik Wydziału Finansowo Księgowego kieruje sprawę na drogę egzekucji administracyjnej wystawiając tytuły wykonawcze w następujących terminach: 1) do 30 września danego roku - na zaległości z tytułu I i II raty, 2) do 31 marca roku następnego - na zaległości z tytułu III i IV. 13. 1. W przypadku braku wpłaty podatku od środków transportowych pracownik Wydziału Finansowo - Księgowego zobowiązany jest wystawić upomnienia w terminie do 15 listopada danego roku - na zaległości z tytułu I i II raty. 2. W sytuacji braku wpłaty pomimo upomnienia pracownik Wydziału Finansowo Księgowego kieruje sprawę na drogę egzekucji administracyjnej wystawiając tytuły wykonawcze w następującym terminie do 31 stycznia roku następnego - na zaległości z tytułu I i II raty. 14. 1. W przypadku braku wpłaty z tytułu opłaty od posiadania psów pracownik Wydziału Finansowo Księgowego wystawia upomnienie w terminie do 30 października roku następującego po roku, którego zobowiązanie dotyczy. 2. W sytuacji braku wpłaty pomimo upomnienia pracownik Wydziału Finansowo Księgowego kieruje sprawę na drogę egzekucji administracyjnej, wystawiając tytuł wykonawczy w terminie do 6 miesięcy od daty doręczenia upomnienia. 15. 1. Na podstawie decyzji określających wysokość zobowiązania w opłacie skarbowej pracownik Wydziału Finansowo - Księgowego zobowiązany jest wystawić upomnienia w terminie do jednego miesiąca od otrzymania zawiadomień. 2. W sytuacji braku wpłaty mimo wystawionego upomnienia pracownik Wydziału Finansowo Księgowego zobowiązany jest skierować sprawę na drogę egzekucji administracyjnej wystawiając tytuł wykonawczy w ciągu 2 miesięcy od dnia doręczenia upomnienia. 15a. 1. w przypadku braku zapłaty opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pracownik Wydziału Finansowo Księgowego zobowiązany jest wystawić upomnienia w następujących terminach: 1) do 31 maja danego roku kalendarzowego dla zaległości powstałej w okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia, 2) do 30 września danego roku kalendarzowego dla zaległości powstałej w okresie od 1 maja do 31 sierpnia, 3) do 31 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym powstała zaległość dla zaległości powstałej w okresie od 1 września do 31 grudnia w roku poprzedzającym. 2. W przypadku zaległości, których łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej nie przekroczy dziesięciokrotności kosztów upomnienia, pracownik Wydziału Finansowo Księgowego wystawia
upomnienie raz w roku - do 31 stycznia roku następnego, a tytuł wykonawczy do końca marca roku następnego. 3. W sytuacji braku wpłaty mimo wystawionego upomnienia, pracownik Wydziału Finansowo Księgowego kieruje sprawę na drogę egzekucji administracyjnej wystawiając tytuły wykonawcze w ciągu 2 miesięcy od dnia doręczenia upomnienia. 15b. 1. w przypadku braku zapłaty opłaty targowej pracownik Wydziału Finansowo Księgowego zobowiązany jest wystawić upomnienia w następujących terminach: 1) do 31 maja danego roku kalendarzowego dla jakiejkolwiek zaległości powstałej w okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia, 2) do 30 września danego roku kalendarzowego dla jakiejkolwiek zaległości powstałej w okresie od 1 maja do 31 sierpnia, 3) do 31 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, w którym powstała zaległość dla jakiejkolwiek zaległości powstałej w okresie od 1 września do 31 grudnia w roku poprzedzającym. 2. W sytuacji braku wpłaty mimo wystawionego upomnienia, pracownik Wydziału Finansowo Księgowego kieruje sprawę na drogę egzekucji administracyjnej wystawiając tytuły wykonawcze w ciągu 2 miesięcy od dnia doręczenia upomnienia. 15c. Stosując terminy określone w 12 15 b każdorazowo należy uwzględniać terminy przedawnienia roszczeń wynikające z obowiązujących przepisów. 16. Terminy określone w 11 12, 13, 14, 15, 15a oraz 15b mogą ulec zmianie w przypadku: 1) złożenia przez podatnika wniosku do Prezydenta Miasta o zastosowanie ulgi w spłacie zobowiązania, 2) wydania decyzji Prezydenta Miasta o zastosowaniu ulgi w spłacie zobowiązania, 3) toczącego się postępowania w sprawie przejęcia nieruchomości za zaległości podatkowe, 4) toczącego się postępowania wyjaśniającego w sprawie własności nieruchomości, 5) innych okoliczności, które czasowo uniemożliwiają windykację należności. 17. Tytuły wykonawcze dotyczące należności z tytułu podatków, opłat i opłaty eksploatacyjnej wystawia się według następujących zasad: 1) tytuły wykonawcze dotyczące podatników posiadających siedzibę w Rudzie Śląskiej pracownik Wydziału Finansowo - Księgowego przekazuje do Referatu Egzekucji Administracyjnej w formie papierowej oraz poprzez odpowiedni podsystem informatycznego systemu zintegrowanego zarządzania jednostką, 2) pracownik Referatu Egzekucji Administracyjnej dokonuje pobrania formy elektronicznej sprawdzonych tytułów wykonawczych,,
3) w przypadku tytułów wykonawczych dotyczących podatników posiadających siedzibę poza Rudą Śląską, tytuły wraz z informacją do tytułu wykonawczego pracownik Wydziału Finansowo Księgowego przesyła za potwierdzeniem odbioru do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, 4) pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego zobowiązany jest do zawiadomienia właściwego organu egzekucyjnego o każdej zmianie dotyczącej wysokości zaległości ujętej w tytule wykonawczym poprzez dokonanie odpowiedniego wpisu do tytułu wykonawczego, poprzez odpowiedni podsystem informatycznego systemu zintegrowanego zarządzania jednostką lub poprzez dostarczenie pisemnego zawiadomienia nie później niż w terminie 1 dnia od daty zaistnienia takich okoliczności, 5) do obowiązków wierzyciela należy także dostarczenie do właściwego organu egzekucyjnego w terminach określonych w punkcie 4) wszystkich decyzji i informacji wpływających na zmianę wysokości zobowiązania lub dopuszczalność kontynuowania postępowania egzekucyjnego (tj. wykonanie, umorzenie w całości lub w części, przedawnienie, wygaśnięcie, zawieszenie, rozłożenie na raty), z tym że wygaśnięcie wierzyciel stwierdza, dokonując odpowiedniej adnotacji w tytule wykonawczym. 18. Postępowanie polegające na ustanowieniu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego stosuje się w sytuacji, gdy zachodzi uzasadniona obawa, że należności, o których mowa w 11 15b nie zostaną zapłacone. 19. 1.Czynności związane z udzieleniem ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych przeprowadza Referat Wymiaru Podatków (Wydział Podatków i Opłat Lokalnych). 2. Kolejność czynności podejmowanych przy stosowaniu ulg w spłacie należności: 1) wyznaczeni pracownicy Referatu Wymiaru Podatków rozpatrują wnioski dłużników, przeprowadzają postępowanie wyjaśniające, gromadzą dokumenty, następnie przygotowują opis sprawy i przedkładają go do zaopiniowania przez naczelnika komórki merytorycznej, Biuro Prawne (w sytuacjach skomplikowanych) oraz Skarbnika Miasta, 2) Organ podatkowy Prezydent Miasta Ruda Śląska rozstrzyga o formie i sposobie udzielonej ulgi, 3) udzielenie ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych odnotowuje na koncie podatnika upoważniony pracownik Referatu Wymiaru Podatków, a następnie przekazuje decyzję w sprawie udzielenia ulgi do wiadomości Wydziałowi Finansowo Księgowemu. 20. Pobór opłaty skarbowej i opłat lokalnych może być dokonywany przez inkasentów. Zasady rozliczania przez inkasentów pobranych opłat oraz zasady wypłaty inkasa reguluje odrębne zarządzenie. 21. 1. Pracownik Wydziału Finansowo - Księgowego jest zobowiązany do bieżącej kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych poszczególnych podatników, w szczególności do: 1) wnikliwej analizy dokumentów źródłowych,
2) sprawdzenia czy podmiot, dla którego dokonany miałby być zwrot nadpłaty nie posiada zaległości z innych tytułów, 3) zarachowania nadpłaty na inny tytuł należności, a jeśli nie ma takiej możliwości, poinformowania podatnika o wystąpieniu nadpłaty. 2. Nadpłaty powstałe na kontach podatkowych rozlicza się w sposób określony w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. 3. Zwrotów i zaliczeń nadpłat, powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych, dokonuje się z klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju. 4. Wypłata z tytułu oprocentowania nadpłaty następuje z działu i rozdziału podziałki klasyfikacji wydatków budżetowych, na którą zaliczane są odsetki za zwłokę, z określeniem odpowiedniego paragrafu klasyfikacji budżetowej. Rozdział 4 Zasady windykacji opłat i niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym 22. Czynności windykacyjne prowadzone są przez właściwe komórki merytoryczne w zakresie zaległości z tytułu opłat i niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym według następujących zasad: 1) pracownik komórki merytorycznej zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu należności publicznoprawnych, 2) jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, odpowiednia komórka merytoryczna (wierzyciel) wysyła do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Wysłanie upomnienia powinno nastąpić nie później niż w terminie trzech miesięcy po upływie terminu wymagalności, z zastrzeżeniem 7 pkt 13) lit. b), 3) wydział merytoryczny może wszcząć postępowanie egzekucyjne bez uprzedniego doręczenia upomnienia w przypadkach przewidzianych w odrębnych przepisach, 4) upomnienia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego, a drugi pozostaje w aktach sprawy, 5) korespondencja może być uznana za doręczoną na zasadach określonych odrębnymi przepisami, 6) po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel nie później niż w ciągu sześciu miesięcy wystawia tytuł wykonawczy; w przypadku zwolnienia wierzyciela z obowiązku doręczenia upomnienia, tytuł wykonawczy zostaje wystawiony nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od upływu terminu płatności i wierzyciel wskazuje w tytule wykonawczym na jakiej podstawie prawnej nie zostało doręczone upomnienie, 7) postępowanie polegające na ustanowieniu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego stosuje się w sytuacji, gdy zachodzi uzasadniona obawa, że niepodatkowa należność budżetowa nie zostanie zapłacona,
8) w przypadku zobowiązanych, dla których Prezydent Miasta Ruda Śląska jest jednocześnie organem egzekucyjnym, tytuły wykonawcze przekazywane są do Referatu Egzekucji Administracyjnej (Wydział Podatków i Opłat Lokalnych). Jeżeli wierzyciel nie jest jednocześnie organem egzekucyjnym, kieruje tytuł wraz z informacją do tytułu wykonawczego do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego, 9) wydział merytoryczny niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od powzięcia informacji o zaistnieniu zdarzenia, informuje o każdej zmianie wysokości zobowiązania (zapłata całkowita, częściowa, odpis itp.) odpowiedni organ egzekucyjny, z zastrzeżeniem 32 ust. 2 niniejszego zarządzenia; w przypadku egzekucji prowadzonych przez organ egzekucyjny inny niż Prezydent Miasta Ruda Śląska, przez informację rozumie się nadanie listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, 10) w przypadku złożenia przez dłużnika wniosku o ulgę w spłacie zaległej należności publicznoprawnej, odpowiednia komórka merytoryczna rozpoznaje wniosek w terminach przewidzianych przepisami prawa. Wniosek podlega zaopiniowaniu przez Biuro Prawne, Skarbnika Miasta a następnie Prezydent Miasta, Zastępca Prezydenta Miasta w imieniu Prezydenta Miasta lub Sekretarz Miasta w imieniu Prezydenta Miasta rozstrzygają o formie i sposobie udzielonej ulgi. Jeżeli zaległość dochodzona jest już na drodze postępowania egzekucyjnego informuje o tym fakcie odpowiedni organ egzekucyjny (w szczególności: wnioskuje o zawieszenie postępowania, wstrzymanie, bądź ograniczenie czynności egzekucyjnych itp.), nie później niż w terminie 3 dni od daty podjęcia rozstrzygającej decyzji; przez informację rozumie się nadanie listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, 11) w przypadkach określonych w pkt 10 wydział merytoryczny monitoruje przebieg postępowania w aspekcie podjętych czynności i ich skutków prawnych, 12) w przypadku zgonu dłużnika, z zastrzeżeniem 7 pkt 13 a), po potwierdzeniu przez właściwy Urząd Stanu Cywilnego, sprawę na wniosek komórki merytorycznej, przejmuje Biuro Prawne celem skierowania wniosku o stwierdzenie nabycia spadku, przy czym do właściwej komórki merytorycznej należy przygotowanie dokumentacji niezbędnej do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, poprzez ustalenie kręgu spadkobierców i zgromadzenie wskazanych przez Biuro Prawne aktów stanu cywilnego; dalsza windykacja następuje po uprawomocnieniu się postanowienia Sądu, z zastrzeżeniem odrębnych przepisów, 13) jeżeli mimo podjęcia należytej staranności nie uda się ustalić miejsca zamieszkania dłużnika i doręczyć upomnienia oraz wystawić tytułu wykonawczego, komórka merytoryczna ponawia czynności poszukiwawcze kierując zapytania do podmiotów i instytucji mogących mieć informacje dotyczące dłużnika nie rzadziej niż raz w roku. 23. 1. Pracownicy właściwych komórek merytorycznych są zobowiązani do bieżącej kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych poszczególnych zobowiązanych, w szczególności do: 1) wnikliwej analizy dokumentów źródłowych, 2) sprawdzenia czy podmiot, dla którego dokonany miałby być zwrot nadpłaty nie posiada zaległości z innych tytułów,
3) zarachowania nadpłaty na inny tytuł należności, a jeśli nie ma takiej możliwości, poinformowania zobowiązanego o wystąpieniu nadpłaty. 2. Zapisy 21 ust. 2, 3 i 4 stosuje się odpowiednio. 23a. Czynności windykacyjne należności z tytułu kar porządkowych nakładanych w trakcie czynności wyjaśniających w sprawach o wykroczenia prowadzone są przez właściwe komórki merytoryczne według następujących zasad: 1) Funkcjonariusz prowadzący czynności wyjaśniające w sprawach o wykroczenia w uzasadnionych przypadkach sporządza postanowienie o nałożeniu kary porządkowej, które przedkłada do podpisu upoważnionemu przez Prezydenta Miasta Kierownikowi Referatu. 2) Funkcjonariusz prowadzący czynności niezwłocznie wysyła postanowienie do adresata za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 3) Po wydaniu postanowienia funkcjonariusz prowadzący czynności niezwłocznie wprowadza stosowny przypis do systemu informatycznego służącego ewidencji kar porządkowych. 4) W przypadku zwrotu korespondencji nieprawidłowo awizowanej przez operatora pocztowego, funkcjonariusz prowadzący czynności ponawia próbę doręczenia korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego, bądź funkcjonariusza Straży Miejskiej. 5) W przypadku pozyskania informacji o nieaktualnym adresie zamieszkania adresata korespondencji, funkcjonariusz prowadzący czynności podejmuje wszelkie możliwe działania zmierzające do ustalenia jego aktualnego miejsca zamieszkania. 6) Po uzyskaniu informacji o aktualnym miejscu zamieszkania funkcjonariusz ponawia próbę doręczenia korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego, bądź funkcjonariusza Straży Miejskiej. 7) Z chwilą uznania na zasadach określonych odrębnymi przepisami korespondencji za doręczoną funkcjonariusz prowadzący czynności niezwłocznie rejestruje ten fakt w systemie informatycznym, a potwierdzenie odbioru załącza do akt sprawy. 8) Pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu kar porządkowych, 9) Jeżeli należność z tytułu kary porządkowej nie zostanie zapłacona w terminie, pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego wysyła do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia postępowania egzekucyjnego, nie później niż w terminie trzech miesięcy od upływu terminu płatności, 10) Upomnienia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego, a drugi pozostaje w aktach sprawy; korespondencja może być uznana za doręczoną na zasadach określonych odrębnymi przepisami, 11) Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel nie później niż w ciągu sześciu miesięcy wystawia tytuł wykonawczy i kieruje do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego,
12) W przypadku złożenia przez zobowiązanego wniosku o udzielenie ulgi w spłacie zaległej należności, pracownik Straży Miejskiej rozpoznaje wniosek w terminach przewidzianych przepisami prawa. 13) Z chwilą otrzymania wniosku oraz po wniesieniu opłaty skarbowej przez zobowiązanego, upoważniony pracownik Straży Miejskiej w terminie do 1 dnia roboczego dokonuje stosownej adnotacji na karcie kontowej zobowiązanego w systemie informatycznym, która uniemożliwi podjęcie czynności windykacyjnych w stosunku do należności objętej wnioskiem przez Wydział Finansowo-Księgowy oraz informuje Wydział Finansowo-Księgowy o konieczności zawieszenia wszczętego już postępowania windykacyjnego do czasu merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. 14) Po rozpatrzeniu wniosku, pracownik Straży Miejskiej rejestruje na karcie kontowej decyzję w sprawie, w terminie do 2 dni roboczych od rozstrzygnięcia; kopię decyzji przekazuje do Wydziału Finansowo-Księgowego. 15) W przypadku odmowy uchylenia kary porządkowej kopia stosownego postanowienia niezwłocznie przekazywana jest do Wydziału Finansowo-Księgowego. 16) W przypadku złożenia przez zobowiązanego zarzutów w sprawie prowadzenia egzekucji administracyjnej na podstawie art. 33 ustawy egzekucyjnej, obowiązki wierzyciela wynikające z art. 34 i 35 tej ustawy spoczywają na pracowniku Straży Miejskiej prowadzącym sprawę. 17) W przypadku powzięcia przez wierzyciela informacji o zwrocie tytułu wykonawczego, nieprzystąpieniu do egzekucji, czy umorzeniu postępowania egzekucyjnego przez organ egzekucyjny z powodu błędnie wskazanego adresu zobowiązanego, pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego kieruje wniosek do Straży Miejskiej o ustalenie aktualnego adresu zamieszkania ukaranego, a następnie kieruje sprawę do ponownej egzekucji. 18) Pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od powzięcia informacji o zaistnieniu zdarzenia, informuje o każdej zmianie wysokości zobowiązania (w tym o: zapłacie całkowitej, częściowej, odpisie należności, decyzji ratalnej) odpowiedni organ egzekucyjny; przez informację rozumie się nadanie listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, 19) Wszelkie zapytania dotyczące kar porządkowych, ich uchyleń, czy udzielonych ulg, skierowane do Wydziału Finansowo-Księgowego są niezwłocznie przekazywane do odpowiedniej komórki merytorycznej Straży Miejskiej. 23b. Czynności windykacyjne należności z tytułu mandatów karnych kredytowanych prowadzone są przez właściwe komórki merytoryczne według następujących zasad: 1) Należności z tytułu mandatów karnych powinny być rejestrowane w systemie informatycznym w miesiącu, w którym powstały, jednak nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca, a w przypadku należności powstałych z tytułu mandatów zaocznych niezwłocznie po uzyskaniu informacji od pracownika Wydziału Finansowo Księgowego o wpłacie dokonanej przez dłużnika. 2) Pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu mandatów karnych kredytowanych.
3) Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie, pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego w terminie do trzech miesięcy po upływie terminu płatności wysyła do zobowiązanego upomnienie z zagrożeniem wszczęcia postępowania egzekucyjnego. 4) Wierzyciel może wszcząć postępowanie egzekucyjne bez uprzedniego doręczenia upomnienia w przypadkach przewidzianych w odrębnych przepisach, 5) Upomnienia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla zobowiązanego, a drugi pozostaje w aktach sprawy; korespondencja może być uznana za doręczoną na zasadach określonych odrębnymi przepisami, 6) Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel nie później niż w ciągu sześciu miesięcy wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku zwolnienia wierzyciela z obowiązku doręczenia upomnienia, tytuł wykonawczy zostaje wystawiony nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od upływu terminu płatności (wierzyciel wskazuje w tytule wykonawczym, na jakiej podstawie prawnej nie zostało doręczone upomnienie). 7) Dopuszcza się wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych niezależnie od wysokości nałożonego mandatu karnego, 8) w przypadku zobowiązanych, dla których Prezydent Miasta Ruda Śląska jest jednocześnie organem egzekucyjnym, tytuły wykonawcze przekazywane są do Referatu Egzekucji Administracyjnej Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych. Jeżeli wierzyciel nie jest jednocześnie organem egzekucyjnym, kieruje tytuł do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego, 9) Pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od powzięcia informacji o zaistnieniu zdarzenia, informuje o każdej zmianie wysokości zobowiązania (w tym o: zapłacie całkowitej, częściowej, odpisie należności, decyzji ratalnej) odpowiedni organ egzekucyjny, z zastrzeżeniem 32 ust. 2 niniejszego zarządzenia; w przypadku egzekucji prowadzonych przez organ egzekucyjny inny niż Prezydent Miasta Ruda Śląska, przez informację rozumie się nadanie listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 10) W przypadku złożenia przez zobowiązanego wniosku o udzielenie ulgi w spłacie zaległej należności, pracownik Straży Miejskiej rozpoznaje wniosek w terminach przewidzianych przepisami prawa. 11) Z chwilą otrzymania wniosku oraz po wniesieniu opłaty skarbowej przez zobowiązanego, upoważniony pracownik Straży Miejskiej w terminie do 1 dnia dokonuje stosownej adnotacji na karcie kontowej zobowiązanego w systemie informatycznym służącym ewidencji mandatów karnych kredytowanych, która uniemożliwi podjęcie dalszych czynności windykacyjnych przez Wydział Finansowo-Księgowy. 12) Po rozpatrzenia wniosku, pracownik Straży Miejskiej rejestruje na karcie kontowej wnioskodawcy rozstrzygnięcie w terminie do 2 dni roboczych od wystawienia decyzji w sprawie. Kopię decyzji w sprawie przekazuje do Wydziału Finansowo-Księgowego. 13) W przypadku złożenia przez zobowiązanego zarzutów w sprawie prowadzenia egzekucji administracyjnej na podstawie art. 33 ustawy egzekucyjnej, obowiązki wierzyciela wynikające z art. 34 i 35 tej ustawy spoczywają na upoważnionym pracowniku Straży Miejskiej.
14) W przypadku powzięcia przez wierzyciela informacji o nieprawidłowo wskazanym na druku mandatu karnego adresie zamieszkania zobowiązanego, co skutkuje: zwrotem tytułu wykonawczego, nieprzystąpieniem do egzekucji, czy umorzeniem postępowania egzekucyjnego przez organ egzekucyjny, pracownik Wydziału Finansowo-Księgowego kieruje wniosek do Straży Miejskiej o ustalenie aktualnego adresu zamieszkania ukaranego, a następnie kieruje sprawę do ponownej egzekucji. Rozdział 5 Zasady windykacji należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny 24. Czynności windykacyjne prowadzone są przez właściwe komórki merytoryczne w zakresie zaległości z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny według następujących zasad: 1) pracownik komórki merytorycznej zobowiązany jest do kontroli terminowości wpłat z tytułu należności cywilnoprawnych, 2) w przypadku nieuregulowania przez zobowiązanego należności pieniężnej w terminie określonym w umowie, bądź wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego wezwanie do zapłaty z uwzględnieniem kosztów odzyskania należności cywilnoprawnych, których mowa w 24 pkt 3a), z zagrożeniem wszczęcia postępowania sądowego, 3) wezwanie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla adresata, drugi zaś pozostaje w aktach sprawy, 3a) w przypadku transakcji handlowych, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawartych w związku z wykonywaną działalnością, a wierzyciel jest w stanie na podstawie posiadanych dokumentów stwierdzić, że zostały zawarte w związku z prowadzoną działalnością, wierzyciel obciąża zobowiązanego będącego przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej kosztami odzyskiwania należności cywilnoprawnych na zasadach określonych w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych; do właściwego wydziału merytorycznego należy wystawienie zobowiązanemu noty księgowej (obciążeniowej) na kwotę rekompensaty; dalsze działania windykacyjne obejmować będą kwoty należności głównych, powiększonych o odsetki oraz innych należności zgodnie z przepisami prawa; 4) korespondencja może być uznana za doręczoną na zasadach określonych odrębnymi przepisami, 5) wezwania do zapłaty za najem, dzierżawę, bezumowne korzystanie z nieruchomości oraz czasowe zajęcie nieruchomości Gminy Ruda Śląska lub Skarbu Państwa, są wysyłane co najmniej raz w roku, przy czym zapis ten nie dotyczy należności, o których mowa w 24a, a) brak wpłaty w terminie jednego miesiąca od daty wezwania skutkuje skierowaniem sprawy do Biura Prawnego w formie wniosku wraz z kompletną i uporządkowaną dokumentacją, w tym kserokopią wezwań wysłanych na aktualny adres dłużnika oraz inną potrzebną dokumentacją, celem dalszej windykacji należności.
b) wnioski o wszczęcie postępowania sądowego obejmują co najmniej dwa lata lub zaległości powyżej 100,- zł. Wyjątek stanowią należności, które zagrożone są przedawnieniem, które należy przekazać do windykacji bez zbędnej zwłoki, z zastrzeżeniem 7 pkt 13 a). c) wnioski o wszczęcie postępowania sądowego obejmują: - w przypadku należności kwartalnych i miesięcznych (najem), - co najmniej 2 kwartały, bądź 6 miesięcy, - w przypadku należności rocznych (dzierżawa) - co najmniej 2 lata, - w przypadku czasowego zajęcia terenu a także bezumownego korzystania z nieruchomości każdą należność, bez względu na jej wysokość. d) po przekazaniu wniosku o dalszą windykację należności, komórka merytoryczna, w uzgodnieniu z Wydziałem Finansowo Księgowym, pisemnie informuje Biuro Prawne o aktualnym stanie zaległości (należności główne, odsetki) według stanu na dzień złożenia pozwu (w celu uaktualnienia kwoty należności głównej i odsetek), e) Biuro Prawne informuje komórkę merytoryczną o każdym kolejnym etapie postępowania. f) po złożeniu pozwu, komórka merytoryczna na bieżąco pisemnie informuje Biuro Prawne o aktualnym stanie zaległości (należności główne, odsetki), g) niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia, Biuro Prawne informuje o tym fakcie odpowiednią komórkę merytoryczną, h) w przypadku złożenia przez dłużnika wniosku o ulgę w spłacie zaległej wierzytelności, odpowiednia komórka merytoryczna rozpoznaje w porozumieniu z Biurem Prawnym wniosek w terminie przewidzianym przepisami prawa; w terminie 3 dni od daty podjęcia rozstrzygającej decyzji w tym zakresie komórka merytoryczna niezwłocznie informuje o tym fakcie Biuro Prawne, i) w przypadku, gdy powodem niemożności doręczenia wezwania do zapłaty jest zgon dłużnika, z zastrzeżeniem 7 pkt 13a), sprawa przekazana jest do Biura Prawnego, celem skierowania wniosku o stwierdzenie nabycia spadku; przy czym do właściwej komórki merytorycznej należy przygotowanie dokumentacji niezbędnej do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, poprzez ustalenie kręgu spadkobierców i zgromadzenie wskazanych przez Biuro Prawne aktów stanu cywilnego; dalsza windykacja następuje po uprawomocnieniu się postanowienia Sądu. 6) wezwania do zapłaty za użytkowanie i wieczyste użytkowanie nieruchomości, służebności, z tytułu zarządu, trwałego zarządu są wysyłane raz w roku kalendarzowym. Wyjątek stanowią wezwania do zapłaty, które są związane z modyfikacją przypisów w bazie wieczystego użytkowania - wysyłane są pojedynczo, według potrzeb. a) wnioski o wszczęcie postępowania sądowego obejmują co najmniej dwa lata lub zaległości powyżej 300,- zł. Wyjątek stanowią należności, które zagrożone są przedawnieniem. b) postanowienia 24 pkt 5), lit a) b) oraz d) - i) stosuje się odpowiednio. 7) wysyłka wezwań do zapłaty należności wynikających z umów o finansowanie przeprowadzenia remontów części wspólnych w budynkach stanowiących wspólnoty mieszkaniowe nieruchomości zawartych zgodnie z uchwałą w sprawie przyjęcia programu remontów i modernizacji
mieszkalnych budynków komunalnych oraz budynków stanowiących wspólnoty mieszkaniowe, w których miasto posiada udziały, odbywa się raz na kwartał po przeanalizowaniu zaległości wykazywanych w sprawozdaniach kwartalnych. a) postanowienia 24 pkt 5), lit a) b) oraz d) i) stosuje się odpowiednio. 8) wezwania do zapłaty z tytułu usunięcia pojazdów odholowywanych na parking strzeżony, na podstawie art. 50a Ustawy Prawo o ruchu drogowym, są wysyłane do właściciela pojazdu, po przejęciu przez Miasto Ruda Śląska mienia ruchomego, będącego przedmiotem odholowania i przechowania, w terminie jednego miesiąca od daty wystawienia faktury przez wykonawcę powyższej usługi i jej zapłaty przez Miasto. a) brak wpłaty w terminie jednego miesiąca od daty wezwania skutkuje skierowaniem sprawy do Biura Prawnego w formie wniosku wraz z kserokopią wezwania oraz kompletną i uporządkowaną dokumentacją sprawy, celem dalszej windykacji należności. b) po przekazaniu wniosku o dalszą windykację należności, w celu uaktualnienia kwoty należności głównej i odsetek, komórka merytoryczna w uzgodnieniu z Wydziałem Finansowo Księgowym, pisemnie informuje Biuro Prawne o aktualnym stanie zaległości według stanu na dzień złożenia pozwu, c) Biuro Prawne informuje komórkę merytoryczną o każdym kolejnym etapie postępowania. d) po złożeniu pozwu, komórka merytoryczna na bieżąco pisemnie informuje Biuro Prawne o aktualnym stanie zaległości (należności główne, odsetki), e) niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia, Biuro Prawne informuje o tym fakcie odpowiednią komórkę merytoryczną, a następnie kieruje sprawę do egzekucji komorniczej, f) w przypadku złożenia przez dłużnika wniosku o ulgę w spłacie zaległej wierzytelności, odpowiednia komórka merytoryczna rozpoznaje w porozumieniu z Biurem Prawnym wniosek w terminie przewidzianym przepisami prawa; w terminie 3 dni od daty podjęcia rozstrzygającej decyzji w tym zakresie komórka merytoryczna niezwłocznie informuje o tym fakcie Biuro Prawne, g) w przypadku zgonu dłużnika, z zastrzeżeniem 7 pkt 13 a), po potwierdzeniu przez właściwy Urząd Stanu Cywilnego, sprawę na wniosek właściwej komórki merytorycznej przejmuje Biuro Prawne celem skierowania wniosku o stwierdzenie nabycia spadku; przy czym do właściwej komórki merytorycznej należy przygotowanie dokumentacji niezbędnej do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, poprzez ustalenie kręgu spadkobierców i zgromadzenie wskazanych przez Biuro Prawne aktów stanu cywilnego; dalsza windykacja następuje po uprawomocnieniu się postanowienia Sądu. 24a. 1. W zakresie należności czynszowych oraz należności za media czynności windykacyjne prowadzi zarządca zasobu komunalnego na podstawie umowy wykonawczej z zastosowaniem przepisów niniejszego zarządzenia, natomiast czynności w zakresie udzielania ulg w spłacie przedmiotowych należności prowadzone są przez ww. zarządcę na podstawie stosownej uchwały Rady Miasta.
2. Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, a w szczególności wysokość kosztów postępowania mającego na celu ustalenie spadkobierców oraz kosztów postępowania egzekucyjnego - w przypadku zgonu dłużnika i braku informacji o spadkobiercach, nie wszczyna się postępowania windykacyjnego, gdy kwota długu nie przekracza szacowanych kosztów postępowania związanego z dochodzeniem zaległości. 3. Kolejność czynności podejmowanych przy stosowaniu ulg w spłacie należności czynszowych oraz należności za media: 1) wyznaczeni pracownicy komórki merytorycznej rozpatrują wnioski dłużników na podstawie przeprowadzonego przez zarządcę zasobu komunalnego postępowania wyjaśniającego zaopiniowanego przez radcę prawnego zarządcy, gromadzą dokumenty, następnie przedkładają opis sprawy do zaopiniowania przez naczelnika komórki merytorycznej oraz Skarbnika Miasta. 2) Prezydent Miasta Ruda Śląska, Zastępca Prezydenta Miasta w imieniu Prezydenta Miasta rozstrzygają o formie i sposobie udzielonej ulgi. 3) zarządca zasobu komunalnego dokonuje rejestracji treści rozstrzygnięcia w kartotece finansowej dłużnika, w systemie informatycznym i nadzoruje wykonanie przez dłużnika harmonogramu spłaty. 4. Na zaległości czynszowe oraz zaległości za media, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych, dokonuje się odpisu: 1) Podstawą odpisu jest sporządzone przez zarządcę zasobu komunalnego Zestawienie przedawnionych zaległości czynszowych i zaległości za media, w terminie do 20 stycznia roku następującego po roku obrotowym. 2) Zestawienie przedawnionych zaległości czynszowych i zaległości za media powinno zawierać co najmniej: a) informacje identyfikujące zobowiązanego, b) kwotę zaległości, c) okres, którego dotyczy zaległość, d) przyczynę przedawnienia, e) podstawę prawną, z której wynika przedawnienie. 3) Zestawienie przedawnionych zaległości czynszowych i zaległości za media parafuje pracownik sporządzający, opiniuje pod względem formalnoprawnym radca prawny zarządcy oraz zatwierdza osoba upoważniona do reprezentowania zarządcy. 4) naczelnik komórki merytorycznej Urzędu Miasta Ruda Śląska na podstawie Zestawienia przedawnionych zaległości czynszowych i zaległości za media wnosi o dokonanie ich odpisu, 5) Zestawienie przedawnionych zaległości czynszowych i zaległości za media podlega zaopiniowaniu Skarbnika Miasta, a następnie zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub osobę przez niego upoważnioną. 6) Informacja ta stanowi podstawę do sporządzenia polecenia księgowania, które pozwoli odpisać należności przedawnione z ksiąg rachunkowych. 5. Na świadczenia nienależne powstałe w zakresie należności czynszowych oraz należności za media, które uległy przedawnieniu dokonuje się odpisu: