Uproszczone formy rozliczania kosztów bezpośrednich. Stawki jednostkowe w ramach PO Kapitał Ludzki. Gdańsk 2013.04.04 Nowe kryterium horyzontalne od 2012 r.! Uproszczone formy rozliczania kosztów bezpośrednich jest obligatoryjne w przypadku gdy: Całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł, rozliczenie kosztów projektu następuje w oparciu o kwoty ryczałtowe. Projekt obejmuje usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych w zakresie wskazanym odpowiednio w załączniku nr 2 i/lub 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL rozliczanie kosztów ww. usług następuje w oparciu o stawki jednostkowe. UWAGA Kryterium nie ma zastosowania w przypadku projektów realizowanych przez beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych. Weryfikacja kryterium 0-1: spełnione, gdy w treści wniosku o dofinansowanie wynika, że beneficjent zamierza rozliczyć koszty bezpośrednie stosując jedną z uproszczonych metod tj. kwoty ryczałtowe lub stawki jednostkowe; niespełnione, gdy ani w części opisowej, ani w szczegółowym budżecie wniosku o dofinansowanie nie znajduje się informacja o rozliczaniu kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi/ stawkami jednostkowymi.
Stawka jednostkowa to kwota (stawka) należna za daną usługę, której wysokość jest określona przez Instytucję Zarządzającą w załącznikach nr 2 i 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Możliwość stosowania stawek jednostkowych dotyczy wyłącznie szkoleń: językowych (angielski, francuski, niemiecki), komputerowych w zakresie uzyskania kompetencji ECDL (poziom Start i Core). W projektach, w których realizowane są szkolenia językowe lub komputerowe - w zakresie zgodnym z zakresem wskazanym w Wytycznych rozliczanie kosztów szkoleń następuje wyłącznie w oparciu o stawki jednostkowe. Stawki nie są wiążące dla usług o zakresie innym niż określone w wytycznych. Koszty kwalifikowalne ustalane są na podstawie przemnożenia danej stawki dla konkretnej usługi przez liczbę usług rzeczywiście zrealizowanych w ramach projektu. Szkolenia językowe dla 1 osoby, przy następujących założeniach: 60 godzin lekcyjnych szkolenia; liczebność grupy max. 12 osób; zakres usługi szkoleniowej: koszty wynagrodzenia wykładowcy koszty wynajmu sali szkoleniowej. Stawki zostały opracowane odrębnie dla każdego województwa z uwzględnieniem rozróżnienia na osoby pełno- i niepełnosprawne. Szkolenia komputerowe dla1osoby, pokrywają następujące obszary zastosowań: 1. Podstawy technik informatycznych i komunikacyjnych; 2. Użytkowanie komputerów; 3. Przetwarzanie tekstów; 4. Arkusze kalkulacyjne; 5. Bazy danych; 6. Grafika menedżerska i prezentacyjna; 7. Przeglądanie stron internetowych i komunikacja. Wymagania: ECDL Start 4 z 7 obszary, ECDL Core wszystkie 7 obszarów. Zakres poszczególnych obszarów na stronie: www.ecdl.pl/jak-zdac-egzamin
Stawka jednostkowa dla szkoleń komputerowych obejmuje usługę określoną dla 1 osoby w zakresie: wynagrodzenie wykładowcy, koszt wynajmu sali wraz z niezbędnym wyposażeniem, koszt materiałów dydaktycznych (w tym podręcznik). Udokumentowaniem wykonania liczby usług objętych stawką jednostkową może być np. certyfikat ukończenia, lista obecności na szkoleniu itp. Stawki jednostkowe nie obejmują form innych niż stacjonarna. Wysokość stawki jednostkowej nie obejmuje kosztów egzaminu zewnętrznego, co powoduje, że uzyskanie certyfikatu nie może stanowić podstawy dla rozliczenia stawki. Brak możliwości zmiany wysokości stawek jednostkowych obowiązujących w danym projekcie, tj. brak możliwości aktualizacji wysokości stawek jednostkowych w projekcie w związku z indeksacją dokonaną na poziomie Programu (np. w przypadku konieczności aneksowania umowy o dofinansowanie). Weryfikacja kryterium horyzontalnego. Wnioski podlegają odrzuceniu na etapie oceny merytorycznej na podstawie nowego kryterium horyzontalnego w przypadkach: wniosek przewiduje szkolenia językowe w grupach 12 osób w wymiarze 60 h nierozliczane stawką jednostkową - brak informacji o stosowaniu stawki; wniosek przewiduje szkolenia językowe w grupach 12 osób w wymiarze 60h rozliczane stawką jednostkową, przy czym wskazana wysokość stawki jest niezgodna z wytycznymi; brak wskazania wysokości i zakresu stosowanych stawek wraz z uzasadnieniem (zgodnie z wytycznymi), wskaźników, dokumentów potwierdzających zrealizowanie działań; w Szczegółowym budżecie projektu brakuje zaznaczenia pola typu checkbox ( Stawka jednostkowa T/N ). W przypadku niezamieszczenia we wniosku o dofinansowanie jakiejkolwiek informacji mogącej jednoznacznie świadczyć o rozliczaniu kosztów bezpośrednich stawkami jednostkowymi, kryterium horyzontalne należy uznać za niespełnione.
Możliwość ryczałtowego rozliczania kosztów bezpośrednich w projektach PO KL, m.in. z zastosowaniem stawek jednostkowych, czyli zryczałtowane koszty wyliczone na podstawie standardowych taryf ustalonych przez dane państwo członkowskie. Wysokość stawek określona w załącznikach do Wytycznych: załącznik nr 2 stawki dla szkoleń językowych, załącznik nr 3 stawki dla szkoleń komputerowych. Szkolenia językowe Stawki dotychczasowe: obszar obowiązywania kurs dla osób pełnosprawnych Język angielski język niemiecki język francuski kurs dla osób niepełnosprawnych kurs dla osób pełnosprawnych kurs dla osób niepełnosprawnych kurs dla osób pełnosprawnych kurs dla osób niepełnosprawnych Pomorskie Dolnośląskie 497,00 499,00 zł zł 512,00 515,00 zł zł 501,00 546,00 zł zł 517,00 563,00 zł zł 484,00 520,00 zł zł 494,00 530,00 zł zł Kujawsko-Pomorskie 572,00 zł 590,00 zł 538,00 zł 555,00 zł 515,00 zł 526,00 zł Lubelskie 526,00 zł 545,00 zł 520,00 zł 539,00 zł 500,00 zł 512,00 zł Lubuskie Stawki zaktualizowane: 825,00 zł 852,00 zł 904,00 zł 932,00 zł 931,00 zł 949,00 zł Łódzkie 575,00 zł 594,00 zł 505,00 zł 521,00 zł 514,00 zł 524,00 zł Pomorskie Małopolskie 530,05 517,00 zł zł 546,05 533,00 zł zł 534,32 525,00 zł zł 551,38 542,00 zł zł 516,19 499,00 zł zł 526,85 509,00 zł zł Mazowieckie 482,00 zł 498,00 zł 460,00 zł 476,00 zł 475,00 zł 484,00 zł Opolskie 565,00 zł 585,00 zł 409,00 zł 427,00 zł 516,00 zł 526,00 zł Podkarpackie Komunikat o indeksacji stawek jednostkowych: 521,00 zł 538,00 zł 520,00 zł 537,00 zł 512,00 zł 522,00 zł Podlaskie www.efs.gov.pl/ 719,00 Dokumenty zł 740,00 i złwytyczne> 604,00 zł Zmiany 622,00 w dokumentach> zł 589,00 zł 600,00 zł Pomorskie Komunikat_indeksacja_stawek 497,00 zł 512,00 zł (z dnia 501,00 31.12.2012r.) zł 517,00 zł 484,00 zł 494,00 zł Śląskie 464,00 zł 478,00 zł 500,00 zł 516,00 zł 466,00 zł 475,00 zł Świętokrzyskie 634,00 zł 655,00 zł 729,00 zł 753,00 zł 728,00 zł 743,00 zł Warmińsko-Mazurskie 668,00 zł 689,00 zł 668,00 zł 690,00 zł 661,00 zł 674,00 zł Szkolenia komputerowe Brak konieczności aktualizacji wysokości stawek w 2012 r.
Wniosek o dofinansowanie Konieczność szczegółowego opisu zakresu usługi; Potwierdzenie realizacji zadań na podstawie dokumentów, które zostają określone na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisane do umowy (lista obecności uczestników, dziennik zajęć itp); Usługa objęta stawką jednostkową nie dotyczy wydatków objętych crossfinancingiem; Możliwość rozliczania kosztów zarządzania i kosztów pośrednich (nieuwzględnione w stawce jednostkowej). Szczegółowa weryfikacja zasadności ponoszenia kosztów zarządzania, rekrutacji, organizacji szkoleń oraz kosztów pośrednich, innych niż objęte stawką jednostkową. Będą one weryfikowane w oparciu o ogólne zasady kwalifikowalności: zasadę racjonalności, efektywności oraz pod kątem możliwości wystąpienia podwójnego finansowania; Rozpoczęcie i zakończenie szkolenia zaplanowane w jednym okresie rozliczeniowym w celu możliwości rozliczenia wydatków. Stawki jednostkowe nie są wiążące dla usługi o zakresie innym niż określone w Wytycznych. Wniosek o dofinansowanie Wskazanie we wniosku celów rozliczanych stawką jednostkową, wskaźników i zadań z nimi powiązanych.
Wniosek o dofinansowanie Wniosek o dofinansowanie Szczegółowy budżet projektu Sporządzany na zasadach ogólnych; Konieczność zaznaczenia pola typu check-box w celu odzwierciedlania stosowania stawki jednostkowej ( Stawka jednostkowa T/N ); Konieczność weryfikacji zgodności uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie projektu stawek jednostkowych z zapisami załączników nr 2 i/lub 3 do Wytycznych; Koszt kwalifikowalny w ramach projektu jest ustalany w wyniku przemnożenia ustalonej stawki dla danej usługi (zgodnie ze stawkami określonymi w zał. 2 i 3 do Wytycznych) przez liczbę usług założonych do realizacji w projekcie; Wielokrotności wymiaru objętego standaryzacją (np. 120, 180, godzin zajęć) - rozliczenie kosztów w oparciu o odpowiednią wielokrotność stawki jednostkowej; Dla projektów zawierających stawki jednostkowe stosuje się standardowy min. zakres wzoru umowy o dofinansowanie ; Jasne uzasadnienie dla stawek szkoleniowych odbiegających istotnie od określonych w Wytycznych. Brak możliwości rozliczania stawek jednostkowych w zadaniach zleconych.
Wniosek o dofinansowanie Wskazanie jakie dokumenty będą służyły weryfikacji rzeczywistej realizacji każdego z zadań objętych stawkami jednostkowymi. Wniosek o dofinansowanie W sytuacji przedstawienia przez beneficjenta jakiejkolwiek informacji świadczącej o zamiarze stosowania stawek jednostkowych, kryterium należy uznać za spełnione. Braki w opisach będą musiały być uzupełnione na etapie negocjacji wniosku. Wysokość stawek wynika z rozezna rynku przeprowadzonego w 2011 r. (oraz dokonanych przez IZ indeksacji). Są to stawki rynkowe i tym samym automatycznie spełniają warunki kwalifikowalności w zakresie racjonalności, efektywności oraz konkurencyjności (pismo DZF-IV-82252-582-KP/12 z dnia 22.11.2012 r.)
Wniosek o płatność Wnioski o płatność składane są zgodnie z harmonogramem płatności. Kwalifikowanie stawek jednostkowych odbywa się na podstawie: zrealizowanych zadań (liczba zrealizowanych usług), osiągniętych wskaźników produktu. IZ PO KL zaleca stosowania wskaźników twardych (mierzalnych)! Wskaźniki miękkie powinny mieć charakter uzupełniający. poprzez: dokumenty załączane do wniosków o płatność, tj. dokumenty niezbędne do rozliczenia wydatków, np. certyfikaty/ zaświadczenia ukończenia szkoleń (w przypadku małej liczby uczestników) lub listy obecności na szkoleniach (w przypadku dużej liczby uczestników); dokumenty niezbędne do kontroli realizacji projektu, np. ankiety uczestników. Wniosek o płatność Przykłady potwierdzenia wykonania zadań w ramach projektu: Zadanie 1 - Zarządzanie projektem Faktury, inne dokumenty księgowe, zawarte umowy, itp. Zadanie 2 - Szkolenie komputerowe Lista obecności; Oświadczenie uczestników o otrzymaniu materiałów szkoleniowych; Kopie certyfikatów uzyskanych przez uczestników. Zadanie 3 Szkolenie z języka angielskiego Lista obecności; Ankiety wypełnione przez uczestników.
Wniosek o płatność Rozliczanie kosztów bezpośrednich na podstawie stawki jednostkowej jest dokonywane we wniosku o płatność na podstawie ustalonej stawki w zależności od faktycznie wykonanej liczby usług w stosunku do założeń zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; Stawki jednostkowe można rozliczać na bieżąco np. po przeszkoleniu danej grupy uczestników i nie czekać na przeszkolenie wszystkich uczestników wykazanych we wniosku o dofinansowanie; Szczegółowej weryfikacji podlegają dokumenty potwierdzające wykonanie zadań (wskazane w umowie o dofinansowanie projektu); Szczególną rolę odgrywają wizyty monitoringowe; W toku kontroli na miejscu weryfikacji podlega dokumentacja wskazana w umowie o dofinansowanie projektu; W toku kontroli na miejscu nie są weryfikowane dokumenty księgowe, ani wyodrębniona ewidencja księgowa (w odniesieniu do zadań rozliczanych stawkami). Wniosek o płatność Wydatki rozliczane za pomocą stawek, nie są wykazywane w załączniku nr 1 do wniosku o płatność, tylko w tab. 4. Dodatkowo beneficjent powinien kwotę stawek uwzględnić w tabeli nr 4 w kolumnie 3 w kosztach konkretnego zadania, do którego przypisane są stawki jednostkowe.
Przykład Realizacja następujących zadań: Zadanie 1 Szkolenie komputerowe CORE (osoby pełnosprawne) Zadanie rozliczane na podstawie stawki jednostkowej; Wartość zadania 212.400 zł (120 uczestników * 1770 zł); Zakładany wskaźnik szkolenie ukończy 120 uczestników projektu. Zadanie 2 Szkolenie z języka angielskiego (osoby pełnosprawne, woj. pom.) Zadanie rozliczane na podstawie stawki jednostkowej; Wartość zadania 63.606,00 zł (120 uczestników * 530,05 zł); Zakładany wskaźnik szkolenie ukończy 120 uczestników projektu. Zadanie 3 Rekrutacja uczestników Kwota zindeksowana Zadanie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków; Wartość zadania 5.000 zł; Zakładany wskaźnik deklaracje uczestnictwa podpisze 240 uczestników projektu. Zadanie 4 Zarządzanie projektem Zadanie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków; Wartość zadania 10.000 zł; Brak zdefiniowanego wskaźnika. Przykład Rozliczenie projektu: Zadanie 1 - Szkolenie komputerowe CORE Zadeklarował wydatki w wysokości 212.400 zł (1.770 zł * 120 uczestników); 120 osób ukończyło szkolenie. Zadanie 2 Szkolenie z języka angielskiego Zadeklarował wydatki w wysokości 63.606,00 zł (530,05 zł * 120 uczestników); 105 osób ukończyło szkolenie. Zadanie 3 Rekrutacja uczestników Poniósł koszty w wysokości 5.000 zł; 240 osób przystąpiło do projektu. Zadanie 4 - Zarządzanie projektem Poniósł koszty w wysokości 10.000 zł.
Ocena zadeklarowanych wydatków: Przykład Zadanie 1 - Szkolenie komputerowe CORE Kwalifikowano wszystkie zadeklarowane wydatki (wskaźnik osiągnięty w 100%). Zadanie 2 Szkolenie z języka angielskiego Za niekwalifikowalne uznano wydatki w wysokości 7.950,75 zł (beneficjent zadeklarował we wniosku o płatność koszty związane z uczestnictwem 120 osób, podczas gdy z list obecności wynika, że jedynie 105 uczęszczało na szkolenie) 15* 530,05 zł. Zadanie 3 Rekrutacja uczestników Kwalifikowano wszystkie zadeklarowane wydatki (wskaźnik osiągnięty w 100%). Zadanie 4 - Zarządzanie projektem Zastosowano regułę proporcjonalności w związku z nieosiągnięciem zakładanego wskaźnika (liczba uczestników, którzy ukończyli szkolenie z języka angielskiego). Pomoc publiczna w projektach do 100 tyś. zł. tylko de minimis Należy stosować, gdy przedsiębiorca samodzielnie aplikuje o wsparcie na realizację projektu, jak również gdy pomoc udzielana jest za pośrednictwem beneficjenta na podstawie umowy wewnątrzprojektowej zawartej z przedsiębiorcą; Jednocześnie, na podmiocie udzielającym pomocy spoczywają obowiązki sprawozdawcze wynikające z art. 32 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. za wartość udzielonej pomocy publicznej w przypadku projektów rozliczanych ryczałtem należy uznać wartość kwot ryczałtowych / stawek jednostkowych określoną we wniosku o dofinansowanie projektu oraz rozliczoną i uznaną za kwalifikowalną na podstawie wniosków o płatność beneficjenta; podmioty udzielające pomocy sprawozdają z udzielonej pomocy zgodnie z logiką realizacji i rozliczania projektów objętych kwotami ryczałtowymi / stawkami jednostkowymi; beneficjenci nie są zobowiązani do monitorowania poszczególnych dokumentów księgowych i nie wykazują ich wartości ani w rozliczeniach z IP / IP2 (we wnioskach o płatność) ani w sprawozdaniach kierowanych do UOKiK.
Pytanie 1 Czy stawkami jednostkowymi mogą zostać objęte kursy równoważne ECDL (European Computer Driving Licence),np. ECC (Europejskie Centrum Certyfikacji)? Odpowiedź Zastosowanie przedmiotowego certyfikatu nie ma na celu wskazywania konkretnego, jedynego możliwego sposobu potwierdzenia efektów uczenia. W Polsce istnieje wiele sposobów nadawania kwalifikacji w zakresie posługiwania się technologiami komputerowymi, a także wiele rodzajów dokumentów (certyfikatów) potwierdzających posiadane kompetencje. Przywołany rodzaj ECDL odnosi się do minimalnego poziomu kompetencji, który powinny osiągnąć osoby objęte wsparciem w ramach projektu. Oznacza to, że projektodawca w ramach działań przewidzianych do realizacji w projekcie powinien zapewnić jego uczestnikom możliwość zdobycia wiedzy i umiejętności w zakresie równoważnym bądź szerszym niż zakres przewidziany dla różnych poziomów i rodzajów tego certyfikatu. Określony katalog kompetencji przypisany do poszczególnych poziomów ECDL powinien być traktowany jako punkt odniesienia dla innych programów szkoleniowych planowanych do realizacji. Pytanie 2 1. Czy możliwe jest założenie we wniosku o dofinansowanie zrealizowania mniejszej liczby usług szkoleniowych rozliczanych stawką jednostkową od pierwotnie założonej? 2. Czy w przypadku kwot ryczałtowych można zaplanować, aby wskaźnik na podstawie którego rozliczana jest dana kwota ryczałtowa wynosił np. 80% zamiast 100% (10 osób rozpoczyna szkolenie, 8 osób otrzymuje certyfikat ukończenia kursu)? Odpowiedź 1. W przypadku stosowania stawek jednostkowych, rozliczenie projektu następuje w zależności od faktycznie wykonanej liczby usług w stosunku do założeń zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Przykładowo - gdy beneficjent planuje we wniosku o dofinansowanie przeszkolenie 100 osób i na tę liczbę osób otrzymuje środki w formie zaliczki, to na etapie rozliczania projektu okazuje się, że w rzeczywistości beneficjent przeszkolił jedynie 95 osób, to wysokości odpowiadającej kosztom przeszkolenia 5 osób podlega zwrotowi. 2. W przypadku ryczałtu, beneficjent rozliczany jest po wykonaniu zadań i osiągnięciu wskaźników, określonych we wniosku. Nie można zatem wykluczyć możliwości określenia wskaźnika (na podstawie którego rozliczana będzie dana kwota ryczałtowa) na poziomie 80% osób, które przystąpiły do wsparcia, o ile jest to merytorycznie poprawne, racjonalne, uzasadnione i zgodne ze specyfiką projektu.
Pytanie 3 Jaki jest zakres odpowiedzialności finansowej projektodawców, którzy realizując projekty z zastosowaniem metod uproszczonych (kwot ryczałtowych lub stawek jednostkowych) zostaną wprowadzeni w błąd przez beneficjentów ostatecznych (beneficjenci ostateczni poświadczą nieprawdę)? Czy odpowiednia część kwot ryczałtowych lub stawek jednostkowych powinna w takim przypadku zostać uznana za niekwalifikowalną. Odpowiedź Zgodnie z 3 wzoru minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu, beneficjent zobowiązuje się realizować projekt na podstawie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Oznacza to m.in., że beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację i rozliczenie projektu, w tym również za prawidłowe udzielanie i rozliczenie wsparcia uczestnikom projektu. A zatem, w przypadku uznania, że udział w szkoleniach realizowanych w projekcie brały osoby niezgodne z grupą docelową określoną dla danego projektu, odpowiednia wartość stawek jednostkowych (odpowiadająca liczbie osób niekwalifikujących się do wsparcia) nie powinna zostać rozliczona. Jednocześnie należy zauważyć, że beneficjent ma prawo dochodzenia ewentualnych roszczeń na drodze cywilnej (jednakże bez wpływu na rozliczenie projektu PO KL). Pytanie 4 Czy IP/ IP 2 powinna uznać za kwalifikowalną stawkę jednostkową za zrealizowanie usługi szkolenia ECDL Start w sytuacji, gdy uczestnik projektu ukończył szkolenie zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie poświadczone zaświadczeniem wydanym przez Beneficjenta ale jednocześnie nie zdał egzaminu zewnętrznego ECDL? Odpowiedź Zgodnie z wytycznymi wysokość stawki jednostkowej nie obejmuje kosztów egzaminu zewnętrznego. A zatem uzyskanie certyfikatu nie może stanowić podstawy dla rozliczenia stawki. Taką podstawę może natomiast stanowić przykładowo certyfikat lub zaświadczenie ukończenia kursu (a nie zdania egzaminu). Planując w ramach projektu (poza zakresem stawki) egzaminy, można ustanowić dla nich odpowiedni wskaźnik w projekcie (np. 90% osób, które uzyskało kompetencje, zda egzamin zewnętrzny i uzyska certyfikat), jednakże jego ewentualne niespełnienie pozostaje bez wpływu na wysokość rozliczonych w projekcie stawek jednostkowych. Odmienną kwestią jest w takiej sytuacji weryfikacja spełnienia przez beneficjenta celów projektu, tj. o ile kompetencje zostały zdobyte i stawki mogą zostać rozliczone, to w przypadku gdy założone 90% osób nie zdało egzaminu zewnętrznego i nie uzyskało certyfikatu potwierdzającego uzyskanie ww. kompetencji, to na etapie końcowego rozliczania projektu instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie ma prawo zastosować regułę proporcjonalności (obejmującą również wydatki rozliczone w ramach stawek jednostkowych).