Luiza Kulczycka jak napisać najlepsze CV i list motywacyjny Warszawa 2013
Wydawca Magdalena Stojek-Siwińska Redaktor prowadzący Janina Burek Redakcja, korekta i łamanie www.wydawnictwojak.pl Ta książka jest wspólnym dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, byś przestrzegał przysługujących im praw. Książkę możesz udostępnić osobom bliskim lub osobiście znanym, ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A jeśli musisz skopiować część, rób to jedynie na użytek osobisty. Szanujmy prawo i własność. Więcej na www.legalnakultura.pl Polska Izba Książki Copyright by Wolters Kluwer Polska SA 2013 All rights reserved. ISBN 978-83-264-4302-2 Wydane przez: Wolters Kluwer Polska SA Redakcja Książek 01-231 Warszawa, ul. Płocka 5a tel. 22 535 82 00, fax 22 535 81 35 e-mail: ksiazki@wolterskluwer.pl www.wolterskluwer.pl Księgarnia internetowa: www.profinfo.pl
Spis treści O autorce... 7 Wprowadzenie... 9 Rozdział 1. Co to są dokumenty aplikacyjne?... 11 Dokumenty aplikacyjne jako forma wstępnej autoprezentacji... 12 Schemat procesu wstępnej selekcji kandydatów z perspektywy pracodawcy... 15 Sytuacje, w których piszemy CV i list motywacyjny... 19 Przekaz, czyli ogólne zasady pisania dokumentów... 21 Rozdział 2. Jak przygotować się do pisania CV i listu motywacyjnego?... 31 Budowanie biografii zawodowej... 32 Autoanaliza, czyli bilans umiejętności i mocnych stron... 43 Formułujemy swój cel zawodowy... 50 A co w przypadku absolwenta?... 54 Rozdział 3. Gdzie poszukiwać danych o pracodawcy i stanowisku?... 57 Szukamy informacji o firmie, na której ofertę pracy zamierzamy odpowiedzieć... 59 Jak czytać ogłoszenia o pracę?... 62 Czego może oczekiwać pracodawca na typowych stanowiskach pracy?... 68
6 Spis treści Rozdział 4. Co warto wiedzieć o CV?... 83 Dane, które muszą się znaleźć w CV... 86 Rodzaje CV... 89 Formularze aplikacyjne... 106 Najczęstsze błędy w CV... 109 Wątpliwości związane z pisaniem o faktach zawodowych... 110 Rozdział 5. Jak przygotować list motywacyjny?... 115 Piszemy list motywacyjny... 116 Schemat listu motywacyjnego... 118 Najczęstsze błędy w listach motywacyjnych... 126 Granice oryginalności... 127 Przykład CV i listu motywacyjnego napisanych w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy... 129 Rozdział 6. Jakie są inne ważne dokumenty aplikacyjne?... 135 Dokumenty tworzące portfolio... 135
O autorce Luiza Kulczycka Doradca personalny, psycholog i psychoterapeuta z kilkunastoletnim doświadczeniem w obszarze wspierania działów HR w diagnozie kompetencji pracowniczych oraz w procesach rekrutacji. Entuzjastka piękna Kotliny Kłodzkiej. W swoim doświadczeniu zawodowym ma: udział w realizacji ponad 300 sesji Assessment/Development Centre w roli asesora diagnozującego potencjał zawodowy i menedżerski uczestników, całościowe zaprojektowanie metodologii diagnozy metodą Assessment/Development Centre do kilkunastu wdrożonych projektów, przeprowadzenie szkoleń dla asesorów z zakresu dokonywania diagnozy i zasad przeprowadzania projektów Assessment/ Development Centre, kilkaset zrealizowanych procesów rekrutacyjnych na potrzeby firm z branż produkcyjnych, usługowych i handlowych na wszystkie szczeble stanowisk od specjalistycznych po menedżerskie, dokonywanie preselekcji CV kandydatów wraz z telefonicznymi wywiadami na potrzeby działów HR.
Wprowadzenie Życiorys zawodowy, popularnie określany jako CV, oraz list motywacyjny stanowią podstawowe narzędzia w procesie poszukiwania pracy. To one najczęściej są prze pustką do bezpośredniego spotkania z potencjalnym pracodawcą. Stąd tak ważne jest, by zostały jak najrzetelniej i jednocześnie jak najatrakcyjniej przygotowane. Niniejsza książka ma pomóc w pokierowaniu swoją karierą zawodową poprzez wskazanie tajników tworzenia tego typu dokumentów. W związku z tym szczególny nacisk zostanie położony na prześledzenie krok po kroku całej procedu ry pisania CV w zależności od kontekstu sytuacyjnego osoby poszukującej pracy lub zamierzającej ją zmienić. W podobny sposób zostanie przeanalizowany proces pisa nia adekwatnego listu motywacyjnego. Innymi słowy, treść książki będzie odpowiedzią na pytanie: jak napisać CV i list motywacyjny? Zostaną udzielone konkretne wskazówki i przedstawione zasady w zakresie: konstruowania biografii zawodowej, by na poziomie dokumentów skutecznie i profesjonalnie dokonać autoprezentacji przed pracodawcą poszukującym no wego pracownika, sposobów poszukiwania informacji o pracodawcy i stanowisku pracy, różnych rodzajów CV, ich funkcji i sytuacji, w których należy je zastosować, pisania listu motywacyjnego, przygotowywania innych pomocnych dokumentów, takich jak referencje, dyplomy, certyfikaty i świadectwa ukończenia kursów. Dodatkowo Czytelnik będzie miał okazję dokonać bilansu swoich kwalifikacji zawodowych, mocnych stron i umiejętności. Pomocne w tym mogą być ankiety, kwestionariusze z pytaniami,
10 Wprowadzenie które powinny być źródłem inspiracji i twórczej analizy na drodze poszu kiwania satysfakcjonującego dla siebie stanowiska pracy. Przydatne mogą okazać się, szczególnie dla osób z dłuższym stażem doświadczeń zawodowych, informacje dotyczące formułowania celu zawodowego, a także trafnego prezentowania dokonań i efektów wykonywanych obowiązków. Wskazane zostaną najczęściej popełniane błędy i zaniedbania przy pisaniu CV i listów motywacyjnych wraz z ich źródłami i konsekwencjami. Wiedza o nich po winna ustrzec osobę poszukującą pracy przed ich popełnieniem.
Rozdział 1 Co to są dokumenty aplikacyjne? Dokumenty aplikacyjne to życiorys zawodowy, inaczej zwany CV (od łac. Curricu lum Vitae), oraz list motywacyjny. Stanowią one pierwszy, niezmiernie istotny, a czę sto niedoceniany etap poszukiwania pracy. Istnieje kilka powodów, dla których warto zadać sobie wysiłek, by przygotować je z należytą rzetelnością. Przede wszystkim bez nich nie mamy szansy zaistnieć na rynku pracy. Tworzenie ich jest dynamicz nym, żywym procesem, wymagającym ciągłych zmian i uaktualnień. O ile określone CV i list motywacyjny będą adekwatne w odniesieniu do oferty pracy w jednej firmie, o tyle wysłane w niezmienionej postaci do innego pracodawcy, mogą już nie spełnić oczekiwa nej roli. CV jest narzędziem w procesie poszukiwania pracy, promującym i reprezentującym kandydata podczas jego nieobecności. Celem CV jest spowodowanie, by pracodawca nawiązał z poszukującym zatrudnienia kontakt i zaprosił go na rozmowę kwalifikacyjną. PAMIĘTAJ Celem CV jest dostać się na rozmowę kwalifikacyjną. Jest to narzędzie, za pomocą którego nawiązujesz pierwszy kontakt z pracodawcą. Z kolei list motywacyjny jest elementem uzupełniającym w odniesieniu do CV. Jednocześnie musi być bezpośrednią odpowiedzią na określone stanowisko pracy, oferowane w konkretnej firmie.
12 1. Co to są dokumenty aplikacyjne? Oba te dokumenty różnią się przede wszystkim formą i treścią. CV jest syntetyczną postacią podstawowych danych o osobie poszukującej pracy, o przebiegu jej kariery zawodowej. Natomiast list motywacyjny jest (jak wskazuje sama nazwa) zbiorem dowodów wskazujących na siłę motywacji, jaką wykazuje pisząca go osoba, do podjęcia pracy. Dowody te muszą być adekwatne do stano wiska, perswazyjne. Mają bowiem utwierdzić pracodawcę w decyzji zaproszenia nas na rozmowę kwalifikacyjną. Muszą być one zarówno wyjaśnieniem i rozwinięciem fak tów zawartych w CV, jak i wskazaniem naszych atutów w kontekście oferowanego etatu. Dokumenty aplikacyjne jako forma wstępnej autoprezentacji Wydawać by się mogło, że w dzisiejszych czasach, przy tak ogromnym dostępie do środków masowego przekazu napisanie profesjonalnego CV nie powinno stano wić trudności. Na rynku wydawniczym znajduje się wiele propozycji wzorów życiory sów zawodowych, a także listów motywacyjnych. Skorzystanie z nich mogłoby uła twić całą procedurę. Otóż jest to złudne, a często i zgubne przekonanie dla osoby aktywnie poszukującej pracy. Napisanie profesjonalnego CV nie jest łatwym zada niem. Uwarunkowane jest ono koniecznością znajomości i uwzględnienia kilku żelaz nych zasad i reguł. Mają one wpływ na całokształt wyglądu i odbioru CV. Odpowiedzialność za większość z nich leży po stronie osoby przygotowującej doku menty aplikacyjne. Niemniej należy mieć na uwadze, że ważne są też preferencje osoby je czytającej. Nie warto oczekiwać, że przygotowany przez nas życiorys zawodowy i list motywacyjny będą miały idealną postać. Zawsze istnieje margines czynników, na które nie mamy wpływu. Pamiętajmy, że zasadniczą funkcją CV i listu motywacyjnego jest zachęcić osobę je czytającą do zaproszenia nas na rozmowę
Dokumenty aplikacyjne jako forma wstępnej autoprezentacji 13 rekrutacyjną. A to już zdecydo wanie zależy od naszej inicjatywy. By tak się stało, trzeba: umiejętnie wzbudzić ciekawość i zainteresowanie, stworzyć wrażenie osoby wiarygodnej, mającej pojęcie o tym, co i w jaki sposób pisze. Jednym z warunków osiągnięcia tego celu jest znajomość zasady 20 sekund. Według niej, jeżeli w pierwszych 15 20 sekundach pobieżnego przeglądania CV przez osobę odpowiedzialną za rekrutację nic z CV nie zwróci jej uwagi, to zostanie ono odrzucone. Innymi słowy, mamy maksymalnie 20 sekund na zaprezentowanie się potencjalnemu pracodawcy podczas lektury CV, czyli jego wstępnej weryfikacji. Nie liczmy na to, że w sytuacji, kiedy na jedno stanowisko może być zgłoszonych nawet kilkaset CV (zdarza się, że ich liczba sięga nawet do 800 sztuk), ktokolwiek ma szansę ich wnikliwego przeczytania i rozważenia. Procesem czytania dokumentów aplikacyjnych rządzi reguła oszczędności czasu. Używając języka informatycznego, rekruter w pierwszej kolejności wzrokowo skanuje treść zawartą w CV, wyszukując, czy jest w nim coś wartego rozważenia w odniesieniu do stanowiska, na jakie szuka pracownika. Niestety nadal częściej się zdarza, że w CV pojawiają się tak podstawowe błędy, że to je w pierwszej kolejności wyławia wzrok, powodując dyskwalifikację i odrzucenie takiego CV. PAMIĘTAJ W dobie przewagi elektronicznego, szybkiego przesyłu danych aplikacyjnych, kiedy na jedno stanowisko w krótkim czasie przychodzi kilkaset CV, Twoją przewagę konkurencyjną stanowi umiejętność wzbudzenia zainteresowania u odbiorcy CV. Im mniej błędów, tym większa szansa na otrzymanie zaproszenia do dalszych etapów procesu rekrutacji.