Jakie należy spełnić wymagania, aby móc skorzystać z ulgi z tytułu nabycia kasy rejestrującej? W jakich przypadkach podatnik musi zwrócić tę ulgę? Jakie należy spełnić wymagania, aby móc skorzystać z ulgi z tytułu nabycia kasy rejestrującej? W jakich przypadkach podatnik musi zwrócić tę ulgę? Przepisy ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) nakładają na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących. Obowiązek ten, wynikający z art. 111 ust. 1 tej ustawy, dotyczy określonej kategorii podatników, mianowicie tych, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych. Podatnicy, którzy nie dopełnili obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas, narażeni są na sankcje: naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala - za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących - dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Nie ustala się jednak tego dodatkowego zobowiązania w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe. Konieczność poniesienia wydatku na zakup kas rejestrujących została złagodzona wprowadzeniem ulgi przysługującej pod pewnymi warunkami podatnikom w związku z tym wydatkiem. Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup 1 / 6
każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Procedura odliczania wydatku na zakup kasy została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów z 19.12.2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia odliczenie wydatku może być dokonane w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Aby móc odliczyć wydatek, podatnik musi posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą. Przy czym kwota odliczenia z tytułu wydatku na nabycie kasy rejestrującej nie może przekraczać kwoty różnicy między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym. Jeśli kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty. Jednakże w takim przypadku w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości: 1. 25% kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem -- jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub 2. 50% kwoty określonej w pkt. 1 - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne. Aby skorzystać z odliczenia wydatku na zakup kasy rejestrującej, podatnik musi złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. 2 / 6
Ci podatnicy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą dokonać zgłoszenia na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej, o ile zgłoszenie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania. Odliczenia mogą dokonać podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących ich terminach, z użyciem kas rejestrujących spełniających wymagania określone w przepisach dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (rozporządzenie Ministra Finansów z 28.11.2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania). Warunki te dotyczą także podatników świadczących usługi taksówek osobowych. Z kolei podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, otrzymują z urzędu skarbowego zwrot kwoty z tytułu wydatku na nabycie kasy rejestrującej na swój rachunek bankowy w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której są członkiem. Otrzymanie zwrotu kwoty wydanej na zakup kasy jest uwarunkowane: 1. rozpoczęciem ewidencjonowania nie później niż w obowiązującym terminie, 2. dokonaniem zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, 3. złożeniem zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej wymaganego na podstawie przepisów dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania. Kwota zwrotu jest limitowana i wynosi 90% ceny netto uiszczonej za zakup kasy rejestrującej 3 / 6
(innymi słowy, bez VAT) ale nie więcej niż 700 zł. Należy podkreślić, że podatnik może oczywiście odliczyć podatek naliczony związany z nabyciem kasy od podatku należnego. W celu otrzymania zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy podatnicy muszą złożyć wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w tej sprawie. W terminie do 25. dnia od daty złożenia tego wniosku powinni otrzymać zwrot wydatku. Wydatek na zakup kasy rejestrującej w kwocie ok. 1000 zł brutto pozwoli na skorzystanie w optymalny sposób z regulacji dotyczących zwrotu. Dokonując wyboru kasy fiskalnej, podatnik powinien także rozważyć możliwość zakupu nowoczesnego modelu, który posiadałby funkcje umożliwiające archiwizowanie dokonywanych transakcji bez konieczności drukowania i kłopotliwego przechowywania kopii paragonów. Wniosek ten powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą. Do wniosku podatnik musi także dołączyć: 1. dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej; 2. oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą; 3. informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu; 4. fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym, służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą - w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi 4 / 6
i bagażowymi. Przysługująca z tytułu zakupu kas rejestrujących ulga może podlegać zwrotowi. Zarówno w przepisach ustawy o VAT, jak i w przepisach wykonawczych wskazane są przypadki, w których podatnik zobligowany jest do zwrotu otrzymanej ulgi. I tak, zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, podatnik zobowiązany jest do zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania: 1. zaprzestanie ich używania lub 2. nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, 3. naruszy warunki związane z odliczeniem tych kwot. Ponadto w 6 rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących ustalone zostały szczegółowe przypadki, które skutkują zwrotem odliczonych lub zwróconych podatnikom kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Dotyczy to sytuacji, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania: 1. podatnicy zaprzestaną działalności; 2. nastąpi otwarcie likwidacji; 3. zostanie ogłoszona upadłość; 4. nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału); 5. podatnicy dokonają odliczenia z naruszeniem warunków wskazanych w rozporządzeniu. 5 / 6
Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot obejmuje tylko te kasy rejestrujące, których dotyczą powyższe zdarzenia, nie zaś wszystkich. Na przykład jeżeli podatnik zaprzestanie używania jednej z kilku zakupionych kas w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, to musi zwrócić ulgę z tytułu zakupu tej jednej kasy. Obowiązek zwrotu ulgi z tytułu nabycia kasy rejestrującej powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu. Obowiązek ten należy spełnić nie później niż w terminie rozliczenia podatku od towarów i usług za ten miesiąc lub kwartał, a w przypadku podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku - nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu. Podstawa prawna: - art. 111 ust. 4, 5, 6 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.); - rozporządzenie Ministra Finansów z 19.12.2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. Nr 228, poz. 1509); - rozporządzenie Ministra Finansów z 28.11.2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338). 6 / 6