Kasy rejestrujące. Przepisy prawne - kto jest zobowiązany do stosowania kasy rejestrującej?

Transkrypt

1 Informator znajdujący się na stronie Naczelnej Izby Lekarskiej INFORMATOR DLA LEKARZY I LEKARZY DENTYSTÓW w sprawie prowadzenia ewidencj i przy zastosowaniu kas rejest rujących Kasy rejestrujące Przepisy prawne - kto jest zobowiązany do stosowania kasy rejestrującej? Obowiązek prowadzenia ewidencj i przy zastosowaniu kas rejestrujących wprowadzony zos tał mocą art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatk u od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.). Przypadki zwolnień z tego obowiązku na czas określony, na podstawie upoważnień zawartych w tej ustawie, określa Minister Finansów. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 138, poz. 930) nie przewidziano dalszej kontynuacji po r. w/w zwolnień okresowych przy świadczeniu usług w zakresie ochrony zdrowia. Rozporządzenie to przewiduje jednak zwolnienie ogólne z tego obowiązku dla podatników w przypadk u nieprzekroczenia kwoty 40 tys. zł obrotu w poprzednim roku podatkowym i 20 tys. zł obrotu, gdy działalność rozpoczęła się w trakcie roku. Co do zasady, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy, Ucząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło, w ciągu roku podatkowego przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40 tys. zł z działalności, o której mowa w art. l11 ust. 1 ustawy. Dla podatników rozpoczynających sprzedaż w danym roku podatkowym zwolnienie traci moc z dniem przekroczenia kwoty obrotu w wysokości 20 tys. zł. Zwolnieniem od ewidencji przy zastosowaniu kas objęte są też np. usługi za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek bankowy podatnika lub rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, pod warunkiem, że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła. Obowiązek ewidencjonowania dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności g ospodarczej oraz rolników rycz ałtowych. W zakresie w jakim lekarze działają w ramach prywatnej praktyki lekarskiej wykonywanej na podstawie kontraktu z zakładem opieki zdrowotnej, w imieniu którego są świadczone usługi, za które pacjent (osoba fizyczna) dokonuje zapłaty kwoty należnej na rzecz zakładu opieki zdrowotnej - obowiązek ewidencyjny realizowany przy zastosowaniu kas dotyczy zakładu

2 opieki zdrowotnej. Instalujemy kasę Nie wystarczy tylko dokonać zakupu kasy i rozpocząć za jej pomocą ewidencji sprzedaży. Należy dopełnić jeszcze określonych urzędowych formalności. Krok 1. Kierujemy do urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o planowanej liczbie kas rejestrujących jakie zamierzamy wykorzystywać w prowadzeniu działalności i miejscu (adresie) ich używania. Zgłoszenie należy złożyć na piśmie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Tekst zgłoszenia może mieć dowolną formę, ale powinno z niego wynikać czego dotyczy (treść), kto je składa (nadawca) oraz do kogo jest skierowane (adresat). Składając zgłoszenie w urzędzie skarbowym, powinniśmy dla pewności uzyskać potwierdzenie jego złożenia lub wysłać je listem poleconym (za zwrotnym poświadczeniem odbioru). Podatnicy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą złożyć zgłoszenie na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej. Pamiętajmy, że warto posiadać kasę rezerwową, bowiem w przypadku awarii kasy, przy braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży. Krok 2. Kupujemy kasę i ją fiskalizu jemy. Fiskalizacja kasy to jed nokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Fiskalizacji powinien dokonać prowadzący serwis kasy. Podatnik na kasie po jej ufiskalnieniu może prowadzić ewidencję tylko w trybie fiskalnym. Krok 3. W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy fakt ten należy zgłosić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 133S) w celu uzyskania numeru ewidencyjnego kasy. Numer ewidencyjny kasy nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego. Numer ten wpisuje się do książki kasy i należy go nanieść trwale na obudowę kasy, Krok 4. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Natomiast dla podatników, którzy

3 wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, w art. 111 ust. 5 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. Nr 228, poz. 1509) określono szczegółowe warunki dokonywania zwrotów części kwot wydatkowanych na zakup kas. Jeżeli podatnik chce skorzystać z uprawnień dotyczących zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas musi spełnić kilka warunków, m.in.: być właścicielem kasy, posiadać dowód zapłaty pełnej należności za kasę, stosować kasę zakupioną w okresie ważności potwierdzenia Ministra Finansów o spełnieniu przez ten typ kas kryteriów i warunków technicznych, dokonać do naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłoszenia o ilości i miejscach instalacji kas, w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kas powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy, użytkować kasy zgodnie z wymaganiami zawartymi w przepisach. Jeżeli podatnik zaprzestanie użytkowania kasy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania (m.in. z powodu zaprzestania działalności, otwarcia likwidacji firmy, ogłoszenia upadłości, sprzedaży przedsiębiorstwa, dokona odliczenia z naruszeniem warunków jego otrzymania) obowiązany jest do zwrotu kwot uzyskanych z tego tytułu. Należy pamiętać, że zwrot przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie (i to we właściwych terminach) oraz spełnili wszystkie inne wymagane przepisami warunki. Należy również pamiętać, że warto jest uwzględnić w zgłaszanej ilości kas również kasy rezerwowe. Obowiązki użytkowników Warunki stosowania kas przez podatników zawarte są w rozdziale 3 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Prowadząc ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących m.in. należy: rejestrować na kasie każdą wykonaną usługę i dokonywać wydruku paragonu fiskalnego każdej sprzedaży usług i wydawać oryginał paragonu nabywcy, sporządzać fiskalny raport dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz za okres

4 miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Do każdej kasy dołączona jest książka kasy, w której należy dokonywać przewidzianych w niej wpisów. Co do zasady, ksi ążkę kasy należy przechowywać w miejscu użytkowania kasy i udostępniać na żądanie właśc iwych organów (np. kontrolując ych) oraz obsługi serwisowej. W przypadku utraty książki kasy (np. zagubienia, kradzieży) należy niezwłocznie wystąpić do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu książki kasy i powiadomić o tym zdarzeniu naczelnika urzędu skarbowego. Użytkownik powinien na bieżąco weryfikować poprawność pracy kasy (sprawdzając np. czy nazwy towarów i usług zostały prawidłowo zaprogramowane a stawki podatku są właściwie przyporządkowane). O każdej nieprawidłowości w pracy kasy należy niezwłocznie powiadomić prowadzącego serwis kasy. Do obowiązku użytkownika należy zgłosić kasę do obsługi serwisowej o dokonanie wymaganego co 24 miesiące tzw. obowiązkowego przeglądu technicznego. Zakres tego przeglądu określa 15 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Naruszenie tego obowiązku oznacza konieczność zwrotu kwo t ulg z tytułu zakupu kas. Kasa, która została przez podatnika utracona, a następnie odzyskana powinna być poddana obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, przed jej ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji. Przepisy dopuszczają zmianę serwisu kas, jeżeli np. warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są dla podatnika korzystniejsze ( 14 ust. 3 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.). Przechowywania dokumentów kasowych Zgodnie z 7 ust. 1 pkt 8 w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), przy czym należy wskazać, iż zgodnie z 19 ust. 1 tego rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 roku sprzedaży, p odatnicy obowiązani są przecho wywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta

5 sprzedaż. Podstawowe pojęcia związane z kasami rejestrującymi drukarka kasy - urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę; fiskalizacja kasy - jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego; kasa - urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego; kasa z elektronicznym zapisem kopii - kasa konstrukcyjnie dostosowana do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (a nie na nośniku papierowym jak w kasach zwykłych); moduł fiskalny kasy - urządzenie ewidencjonujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wsz ystkich dokumentów; pamięć fiskalna kasy - urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia; paragon fiskalny - wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży; program aplikacyjny kasy - program współpracujący z programem pracy kasy, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji kasy oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych niedopuszczonych programem pracy kasy; program archiwizujący - program odpowiedzialny za przekazywanie danych do archiwizowania na informatycznych nośnikach danych oraz za terowanie s archiwizowaniem; program pracy kasy - program pracy modułu fiskalnego kasy, dopuszczony do stosowania zgodnie 2 art. 111 ust. 6b ustawy przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów fiskalnych,

6 faktur VAT, raportów fiskalnych oraz wydruków niefiskalnych lub ich przekazywanie na informatyczne nośniki danych; raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) - dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku; serwis kas - czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy techniczne prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia; wydruk niefiskalny - każdy niezawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument niezawierający transakcji sprzedaży, dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym, fakturą VAT i raportami fiskalnymi.