Instrukcja poprawy wniosku System SEZAM Rodan Systems S.A. 1
Spis treści 1. WSTĘP... 3 2. INSTRUKCJA... 4 3. SPIS RYSUNKÓW...10 2
1. Wstęp Poprawa wniosku przez Wnioskodawcę realizowana jest w systemie, jako zadanie procesu workflow Obsługa wniosku, które generowane jest w Front Office. W niniejszym dokumencie zawarto informacje na temat interfejsu zadania Poprawienie wniosku oraz sposobu realizacji zadania przez Wnioskodawcę. 3
2. Instrukcja Ścieżka poprawy wniosku inicjowana jest w momencie zatwierdzenia przez dyrektora pionowego pisma o konieczności poprawy wniosku przez wnioskodawcę. MJWPU wysyła w formie papierowej powiadomienie do wnioskodawcy o konieczności poprawienia wniosku. Równolegle wnioskodawca otrzymuje zadanie poprawy wniosku po stronie FrontOffice (sezam.mazowia.eu). Zakładka Lista zadań udostępnia opcje przejścia do listy zadań bieżących w celu wykonania zadania lub do listy zadań zakończonych w celu sprawdzenia informacji o wykonanych zadaniach (Rysunek 1). Rysunek 1. Zakładka Lista zadań Podstawowym interfejsem wnioskodawcy w kontaktach z urzędem jest lista zadań bieżących (przycisk Zadania bieżące ). Zadanie pojawia się na liście zadań bieżących pod nazwą Poprawienie wniosku (tylko tak zatytułowane zadanie umożliwia wprowadzenie zmian we wniosku). Poprawną identyfikację zadań umożliwia towarzyszący nazwie zadania numer kancelaryjny wniosku. Status przypisane oznacza, że zadanie zostało przypisane użytkownikowi, ale użytkownik nie rozpoczął jeszcze jego realizacji (co oznacza co najmniej przejście do szczegółów zadania). Rysunek 2 prezentuje listę zadań bieżących wyświetlaną na zakładce Lista zadań 4
Rysunek 2. Lista zadań bieżących. Po kliknięciu na wybranym zadaniu wyświetlone zostanie okno wykonania zadania (Rysunek 3). Rysunek 3. Okno wykonania zadania. Okno wykonania zadania składa się z następujących elementów: Opis zadania, stanowiący wskazówkę dla użytkownika, jakie działania należy podjąć przy realizacji zadania. Status. Zadanie, które jest w trakcie realizacji posiada status otwarte. Opis instancji procesu nazwa procesu, w ramach którego zdefiniowana została czynność reprezentowana jako aktualnie wyświetlane zadanie. Wskazówki do wykonania zadania. Informacje przekazywane od wykonawcy poprzedniej czynności w procesie. Opis po wykonaniu zadania pole tekstowe przeznaczone do wpisania uwag (maksymalna długość opisu to 1000 znaków). Formularz przycisk Formularz do wypełnienia umożliwia przejście do modyfikacji wniosku (wyświetlony zostanie formularz). Załączniki po kliknięciu na przycisk, wyświetlone zostanie okno umożliwiające dodanie załącznika do wniosku, czyli wybór pliku z 5
zasobów dyskowych/ sieciowych (Rysunek 4). Rysunek 4. Dodawanie pliku jako załącznika wniosku. Dołączane pliki pojawiają się w sekcji Załączniki. Użytkownik ma możliwość dodania kolejnych załączników (przycisk ) lub usunięcia z wyświetlonej listy załączników już dodanych. W celu usunięcia kliknąć przycisk:. Rysunek 5. Lista załączników w oknie wykonania zadania. W celu modyfikacji wniosku należy kliknąć na przycisk Formularz do wypełnienia. W nowym oknie wyświetlony zostanie wniosek do poprawy. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk Przejdź do zapisu (aby zapisać wniosek, bez sprawdzania) lub Zwaliduj i przejdź do zapisu (aby system przed zapisaniem sprawdził poprawność wniosku). Po wprowadzeniu wszystkich zmian i prawidłowej walidacji 6
wniosku można zakończyć zadanie (poprzez kliknięcie przycisku Zakończ zadanie ) wówczas zostanie przesłany poprawiony wniosku do urzędu (Rysunek 6). Zadanie Poprawienie wniosku zniknie wówczas z listy zadań bieżących pojawi się na liście zadań zakończonych. Użytkownik nie ma już wpływu na zmianę zawartości formularza, ponieważ został on w tym momencie przekazany do urzędu. Edycja poprawek we wniosku może odbywać się wieloetapowo. Beneficjent może w każdej chwili przed wysłaniem poprawionego wniosku zapisać zmiany w nim, a następnie w dowolnym czasie kontynuować edycję formularza. Rysunek 6. Okno wykonania zadania po załadowaniu poprawionego wniosku. 7
Lista zadań zamkniętych pełni rolę informacyjną, brak na niej możliwości wyboru zadania i przejścia do jego wykonania, ponieważ zadanie to jest już zakończone. Data zakończenia zadania jest datą przekazania wniosku do urzędu. W przypadku zakończenia zadania poprawy wniosku, należy przejść na zakładkę Korespondencja wysłana w celu wydrukowania poprawionego wniosku i wybrać przycisk odśwież listę korespondencji. Na liście wysłanych korespondencji należy odnaleźć korespondencję (wniosek) o określonym numerze kancelaryjnym, a następnie kliknąć na ten numer (po wysłaniu poprawek nie pojawia się żadna nowa pozycja na liście korespondencji, wybranie przycisku odśwież listę korespondencji skutkuje zastąpieniem starego wniosku przez nowy). Pojawi się okno z udostępnionym przyciskiem generacji wniosku w formacie pdf Formularz w formacie pdf. W celu wydrukowania formularza należy kliknąć na ten przycisk oraz wydrukować wniosek. Uwagi: 1. Zadanie poprawy wniosku pojawia się automatycznie po wprowadzeniu wyników weryfikacji formalnej wniosku do systemu. 2. Zakończenie zadania, oznacza przekazanie formularza wniosku w formie elektronicznej w systemie do MJWPU, do wydziału WCPK. Pracownik WCPK podobnie jak przy pierwszym składaniu wniosku oczekuje na poprawiony wniosek w formie elektronicznej. 3. Beneficjent może edytować wniosek dopóki nie zakończy zadania. Jeśli nie zakończy zadania, nie wyśle poprawionego wniosku w formie elektronicznej. Po zakończeniu zadania wniosek znika z listy zadań bieżących. Beneficjent nie może edytować wniosku po jego wysłaniu. 4. Zakończenie poprawy wniosku następuje poprzez naciśnięcie przycisku Zakończenie zadania. 5. Po zakończeniu zadania poprawy wniosku, wniosek skierowany zostanie do wydziału WCKP (osób o kompetencji Nabór wniosków), gdzie wygenerowane zostanie zadanie oczekiwania na dokument papierowy. 6. Suma kontrolna ulegnie zmianie, ponieważ zmianie uległy dane w formularzu wniosku. Numer kancelaryjny pozostanie bez zmian. 8
3. Spis rysunków Rysunek 1. Zakładka Lista zadań 4 Rysunek 2. Lista zadań bieżących. 5 Rysunek 3. Okno wykonania zadania. 5 Rysunek 4. Dodawanie pliku jako załącznika wniosku. 6 Rysunek 5. Lista załączników w oknie wykonania zadania. 6 Rysunek 6. Okno wykonania zadania po zwalidowaniu poprawionego wniosku. 7 9