REKOMENDACJE DOTYCZĄCE PLATFORMY ZARZADZĄNIA KOMPETENCJAMI WYTYCZNE DO MODELU BORYS CZERNIEJEWSKI
Rekomendacje dotyczące Platformy Zarządzania Kompetencjami 1. Rekomendacje odnośnie warstwy biznesowej narzędzia System powinien być rozbudowywalny. Planowanie strategii zapewne nie będzie najbardziej poszukiwaną funkcjonalnością. Moduł zarządzania kompetencjami stanowi jeden z czterech modułów systemu zarządzania wiedzą: projekty, procesy, zasoby/ludzie/kompetencje, dokumenty. Dlatego PZK powinna uwzględniać możliwość rozbudowy i/lub integracji z systemami zewnętrznymi. Architektura informacyjna systemu powinna zostać zbudowana wokół: ludzi jako społeczności pracowników, współpracowników, ekspertów, tworząc ich wirtualne miejsce pracy, projektów z naciskiem na gromadzenie wiedzy, współpracę i wsparcie zarządzania projektem, procesów pozwalając na łatwe zrozumienie procedur oraz zarządzanie przepływem pracy, jednostek organizacyjnych, z którymi związane są procesy i projekty. Moduł zarządzania kompetencjami powinien mieć możliwość integracji z typowymi systemami HR. Moduł intermentoringu powinien obejmować funkcje zdalnego nauczania (lub możliwości integracji oprogramowania e-learningowego). System powinien być zintegrowany z systemem typu workflow (w trakcie obsługi dokumentu/sprawy może istnieć konieczność zasięgnięcia porady kogoś o wskazanych kompetencjach i PZK powinna pomagać w odnalezieniu takiej osoby). Użytkowników odstrasza konieczność wypełniania wielopolowych formularzy (np. dot. kompetencji pracowników), więc konieczne będzie wykorzystanie dokumentów (np. CV) dostarczanych jako pliki zewnętrzne w róznych formatach. Dlatego do odpowiedniego doboru kompetencji do wymagań i mentorów do pracowników uczących się celowe bedzie zastosowanie dopasowywania semantycznego.
2. Rekomendacje odnośnie funkcjonalności Platformy Podstawowe bloki funkcjonalne platformy: WEB 2.0 wielodostęp do danych oraz możliwość kooperacji użytkowników Logika biznesowa procesy gromadzenia oraz przeszukiwania repozytoriów wiedzy Dane przechowywanie oraz indeksowanie danych Bezpieczeństwo zarządzanie uprawnieniami użytkowników Integracja (opcjonalnie) możliwy sprzęg z systemami pobocznymi (źródła danych, autoryzacja, itp.) Poszczególne elementy funkcjonalne architektury to: Bezpieczeństwo moduły odpowiadające za kontrolę uprawnień użytkownika w dostępie zarówno do platformy, jak również do obiektów w niej zawartych. Uprawnienia będą weryfikowane na podstawie ról i grup zdefiniowanych dla użytkowników. Role i grupy mogą być przydzielane we współpracy z zewnętrznymi systemami bezpieczeństwa, istniejącymi w firmie (SSO, Active Directory). WEB (WEB 2.0) interfejs z użytkownikiem, poprzez który uprawniona osoba może m.in. przeszukiwać bazę kompetencji, dodawać bądź edytować zawarte w niej materiały, poprzez elementy społecznościowe takie jak fora dyskusyjne, strony Wiki, repozytoria plikowe, może współuczestniczyć w projektach. Użytkownik może również zarządzać własną przestrzenią roboczą oraz innymi dostępnymi przestrzeniami projektowymi np intermentoringiem. Logika biznesowa moduły, których funkcjonalności są kluczowe z punktu widzenia przyszłego użytkownika proponowanego rozwiązania. Znajdują się tu elementy odpowiedzialne m.in. za wprowadzania i wyszukiwanie informacji, zarządzanie obiektami bazy kompetencji, zasilanie danymi platformy, udostępnianie danych poprzez inne kanały niż WWW np. generowanie raportów na bazie bazy kompetencji Obszar danych ze względu na charakterystykę projektowanego systemu, obszar ten jest jednym z ważniejszych w całym systemie. Funkcjonalnie zapewnia wszystkim modułom systemu dostęp do danych, zawartych w relacyjnej bazie danych oraz w systemie plików. Komunikacja następuje w obie strony wspomagany jest zarówno odczyt danych, jak również ich zapis (upload, download). W tym obszarze następuje indeksacja bazy kompetencji gromadzonej w systemie. Indeksowanie odbywa się wieloetapowo zarówno na podstawie meta danych takich jak atrybuty, tagi, jak również samych treści. Integracja (moduł opcjonalny w rozwojowej wersji platformy) pozwala na pobieranie danych z systemów pobocznych oraz zasilanie nimi repozytoriów bazy kompetencji. Integracja obejmuje wymianę informacji merytorycznych np. o prowadzonych projektach, wymianę załączników i materiałów źródłowych (plików) a także informacji o użytkownikach ich profile, uprawnienia, itp. Pobieranie danych może odbywać się na dwa sposoby: automatycznie i na żądanie.
3. Rekomendacje dotyczące organizacji projektu (zarządzanie) Proponuję zastosowanie podejścia tzw. żwawego (ang. agile) do zarządzania projektem. Głównymi założeniami tego podejścia, kluczowymi dla projektu budowy PZK są: koncentracja na wartości dla zamawiającego i użytkowników końcowych (małe firmy), rozumianej jako realizacja celu przez dostarczenie ustalonych z funkcjonalności w kolejności zgodnej z priorytetami biznesowymi wytwarzanie iteracyjne pozwalające na częste uzyskiwanie informacji o statusie prac a przede wszystkim o ocenie wytworzonych funkcjonalności ścisła współpraca z zamawiającym, jego udział w określaniu wymagań oraz przede wszystkim w odbiorach częściowych wyników poszczególnych iteracji Projekt powinien trwać 3 6 miesięcy. Projekt trwający poniżej 3 miesięcy jest niewykonalny, zaś projekt powyżej 6 miesięcy zazwyczaj nie doprowadza do oczekiwanego zakończenia (tzw. efekt zmęczenia materiału). 4. Rekomendacje dotyczące aspektów technologicznych System powinien mieć budowę modułową (moduł strategii, moduł zarządzania kompetencjami, moduł intermentoringu). Architektura z cienkim klientem (przeglądarka), system hostowany w firmie zewnętrznej, która powinna zapewnić odpowiednio wydajny sprzęt i łącze (powinna istnieć możliwość dynamicznego zwiększenia wydajności infrastruktury konieczne sprawdzenie odpowiednich zapisów w umowie SLA). Klasyczna architektura trójwarstwowa: wartswa prezentacji (WWW), wartswa loigiki biznesowej, warstwa danych. Parametry techniczne sprzętu nie są istotne ze względu na hosting (nie jest to problem Collegium Civitas). Sugeruję zastosowanie oprogramowania Open Source, w tym np. portalu Liferay.
5. Uwagi ogólne Gamifikacja W celu uatrakcyjnienia narzędzia, z punktu widzenia jego użytkowników końcowych (pracownicy firmy) oraz z punktu widzenia promocji platformy jako nowoczesnego i użytecznego narzędzia dla małych firm, sposób korzystania z platformy mógłby wykorzystywać tzw. gamifikację. Gamifikacja to wykorzystanie mechanizmów znanych z gier komputerowych, które angażują, motywują, utrzymują zainteresowanie oraz dostarczają przyjemności graczom, w innych obszarach biznesu lub marketingu. Przykładowymi mechanizmami stosowanymi w grach i gamifikacji są: wykonywanie określonych zadań i nagradzanie za nie gratulacjami, punktami oraz osiągnięciami wykonywanie misji rozumianych jako ciągi połączonych ze sobą zadań status - rozumiany jako status w społeczności użytkowników, korzystających z systemu Wybrane procesy, które mogłyby zostać zgamifikowane w platformie: proces inicjalnego wprowadzania danych dotyczących strategii czy kompetencji o dane byłyby wprowadzane metodą prowadzenia za rękę (podaj to, a teraz podaj coś jeszcze), o każdy etap wprowadzania danych byłby traktowany jako zadanie i nagradzany punktami oraz gratulacjami o cały proces wprowadzenia danych kończyłby wykonanie misji i byłby nagradzany gratulacjami, punktami oraz odznaczeniem (graficzny medal) proces korzystania z danych zawartych w systemie, np. danych dot. kompetencji pracowników o za korzystanie z systemu, np. wygenerowanie raportu z listą pracowników o określonych kompetencjach użytkownik byłoby nagradzane gratulacjami, punktami oraz odznaczeniami w przypadku skorzystania z danej funkcji po raz pierwszy proces aktualizacji danych kompetencji pracowników o system generowałby cykliczne zadania dla administratorów systemu w danej firmie, polegające na zaktualizowaniu danych o zadania byłyby nagradzane (j.w.) o lista aktualnych zadań wraz ze statusem postępu ich wykonania byłaby dostępna zawsze po lewej stronie okna portalu, w formie znanej, np. z gier społecznościowych na facebooku
Wsparcie promocji Platformy przez mechanizmy systemu Część zadań udostępnianych użytkownikom portalu byłaby związana bezpośrednio z jego promocją. użytkownicy portalu (firmy) otrzymywaliby dodatkowe punkty, np. za wykonanie takich zadań jak: publikacja na profilu na facebooku informacji o odznaczeniu za zakończenie procesu wprowadzania danych związanych z kompetencjami pracowników umieszczenie informacji na stronie internetowej firmy o tym, że korzysta ona z Platformy zarządzania kompetencjami i wynagradzanie firmę punktami przyznawanymi za każdego internautę przekierowanego ze strony WWW firmy (lub innego kanału promocji firmy np fanpage na portalu facebook) Korzyści dla firm z uzyskiwanych punktów za korzystanie z platformy W ramach kampanii promocyjnej mającej na celu wprowadzenie platformy na rynek, mógłby zostać zbudowany model biznesowy, w którym zdobywane przez firmy używające platformę punkty, byłyby zamieniane na świadczenia dla tych firm. Przykładem takich świadczeń może być, np. wymiana punktów na kampanię reklamową w Google lub w innym medium reklamowych, np. na portalu uczestniczącego w projekcie partnera promocyjnego. Przykład zastosowania: 1000 punktów zdobytych podczas korzystania z platformy byłoby wymieniane na kampanię CPC (Cost Per Click) w Google o wielkości 1000 klików na reklamę. Użyteczność interfejsu Użyteczność rozszerzona do pojęcia user experience będzie kluczowym czynnikiem decydującym o tym na ile skutecznie i szybko platforma zarządzania kompetencjami zostanie zaakceptowana jako narzędzie pracy w przedsiębiorstwach. Osiągnięcie wysokiego poziomu użyteczności wymaga zarówno pracy na etapie projektowania interfejsu jak i później jego przetestowania. Projekt i testy czy też badanie użyteczności powinny być traktowane jako istotny element projektu.