P R O C E D U R A PN-EN ISO 900:2009.0. CEL Urząd Miasta SZCZECIN Kontrola wewnętrzna w Urzędzie Miasta Szczecin, miejskich jednostkach organizacyjnych oraz innych jednostkach zależnych Nr procedury P-VI-04 Wydanie 5 Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad wykonywania kontroli przez wewnętrzne jednostki organizacyjne Urzędu Miasta. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura dotyczy przeprowadzania przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego kontroli w Urzędzie Miasta, miejskich jednostkach organizacyjnych, powiatowych służbach, inspekcjach i strażach, w spółkach prawa handlowego, w których udziałowcem jest Miasto Szczecin oraz innych jednostkach wykorzystujących majątek lub środki miejskie lub realizujących zadania powierzone przez Miasto w oparciu o Zarządzenie Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 0 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli. 3.0. TERMINOLOGIA 3.. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg PN EN ISO 9000:2006) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości. 3.2. DOKUMENT (wg PN EN ISO 9000:2006) Informacja i przekazujący ja nośnik 3.3. ZAPIS (wg PN EN ISO 9000:2006) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań. 3.4. PROCEDURA (wg PN EN ISO 9000:2006) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. 3.5. URZĘDNIK Pracownik Urzędu Miasta Szczecin. 3.6. ZARZĄDZENIE Zarządzenie Nr 399/2003 Prezydenta Miasta z dnia 0 lipca 2003 r. OPRACOWAŁA SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Janusz Kwidziński Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona / 5
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI. Wnioski złożone przez Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika, Dyrektorów Wydziału (Kierowników Biur) w zakresie kontroli podległych jednostek organizacyjnych. 2. Indywidualne wnioski w zakresie stwierdzonych, domniemanych nieprawidłowości. 3. Realizacja polityki okresowych kontroli wszystkich jednostek. 4. Analiza sprawozdań okresowych z przeprowadzonych kontroli. 5. Kontrole doraźne wykonania zaleceń pokontrolnych.. Przygotowuje projekt okresowego planu kontroli. 2. Przygotowuje wniosek do Prezydenta Miasta o przeprowadzenie kontroli pozaplanowej zgodnie z kierunkiem i zakresem podmiotu wnoszącego. Prezydent Miasta Szczecin. Zatwierdza plan kontroli 2. Zleca przeprowadzenie kontroli doraźnej i sprawdzającej. Prezydent Miasta Szczecin, Udziela upoważnienia do przeprowadzenia kontroli na zasadach określonych w 7 Załącznika nr 2 do Zarządzenia. Urzędnik. Przeprowadza kontrolę zgodnie z procedurą określoną w 8-3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia. 2. Sporządza dokument z przeprowadzonej kontroli na zasadach określonych w 32 albo 42 (w przypadku postępowania uproszczonego) Załącznika nr 2 do Zarządzenia. 3. Przekazuje dokumenty zawierające ustalenia z przeprowadzonej kontroli, ich kopie uprawnionym podmiotom na zasadach określonych w 33 Załącznika nr 2 do Zarządzenia Strona 2 / 5
Kierownik jednostki kontrolowanej, główny księgowy jednostki. Zgłasza ewentualne zastrzeżenia co do treści protokołu przed jego podpisaniem. 2. Odmawia podpisania protokołu. 3. Składa pisemne wyjaśnienia w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości w trybie 35 Załącznika nr 2 do Zarządzenia Urzędnik 4. Bada zasadność zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół zgodnie z 36 ust.. 5. Przekazuje na piśmie swoje stanowisko kierownikowi jednostki kontrolowanej odnośnie nieuwzględnienia w całości lub części wniesionych zastrzeżeń, zgodnie z 36 ust. 2. 6. W oparciu o zebrane materiały przygotowuje projekt wystąpienia pokontrolnego na zasadach określonych w 37 Załącznika nr 2 do Zarządzenia. Prezydent Miasta Kieruje do jednostki kontrolowanej oraz osób wskazanych w 38 załącznika nr 2 do Zarządzenia wystąpienie pokontrolne. Kierownik jednostki kontrolowanej 7. Wnosi umotywowane zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego na zasadach określonych w 39 Załącznika nr 2 do Zarządzenia. 8. Zawiadamia o wykonaniu wniosków lub przyczynach ich niewykonania w trybie 4 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w przypadku nie wniesienia zastrzeżeń. Prezydent Miasta Szczecin. Przekazuje zastrzeżenia do rozpatrzenia Dyrektorowi Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego. 2. Odmawia, za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego, przyjęcia zastrzeżeń w przypadkach określonych w 39 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia.. Powołuje Komisję Odwoławczą w składzie określonym w 39 ust. 5 Załącznika nr 2 do Zarządzenia. 2. Odmawia przyjęcia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w 39 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia po powołaniu Komisji Odwoławczej. Strona 3 / 5
Komisja Odwoławcza Podejmuje uchwałę w sprawie zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego po przeprowadzeniu postępowania w trybie określonym w 39 ust. 7-3. Prezydent Miasta Szczecina. Zatwierdza Uchwałę Komisji Odwoławczej. 2. Odmawia zatwierdzenia Uchwały Komisji Odwoławczej i powołuje Komisję Rozstrzygającą w składzie określonym w 40 ust. 2 Załącznika nr 2 do Zarządzenia. Komisja Rozstrzygająca Podejmuje uchwałę w sprawie zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego po przeprowadzeniu postępowania w trybie określonym w 39 ust. 7-3. Kierownik jednostki kontrolowanej Zawiadamia o wykonaniu wniosków lub przyczynach ich niewykonania w trybie 4 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w przypadku nie wniesienia zastrzeżeń. * oprócz ww. kontroli prowadzonych przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miasta Szczecin prowadzone są następujące kontrole:. Administrator Bazy Danych Osobowych na podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych 2. Biuro ds. Zamówień Publicznych na podstawie Ustawy o zamówieniach publicznych 3. Wydział Organizacyjny bada dyscyplinę pracy pracowników UM 4. Wydział Informatyki w zakresie legalności zainstalowanego oprogramowania Strona 4 / 5
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - Wszystkie czynności objęte procedurą wykonywane są w oparciu o przepisy Zarządzenia Nr 399/2003 Prezydenta Miasta z dnia 0 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, - Roczny plan kontroli przechowywany przez Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 5 / 5