Zał. 1 do SIWZ i do umowy Ramowy zakres czynności przy doręczaniu paczek pocztowych krajowych i zagranicznych, paczek pocztowych plus, przesyłek pobraniowych, przesyłek pocztowych na warunkach szczególnych, przesyłek POCZTEX, opróŝniania skrzynek pocztowych. I. POSTANOWNIENIA OGÓLNE 1) Doręczanie paczek na terenie obsługiwanym przez.. zgodnie z obowiązującym planem obsługi rejonów. Wyjazd w rejon odbywa się zgodnie z harmonogramem. 2) Doręczający paczki zobowiązany jest do taktownego, uprzejmego i zgodnego z obowiązującymi normami społecznymi zachowywania się. 3) W trakcie doręczania paczek w samochodzie nie mogą znajdować się osoby postronne. 4) Doręczający paczki zobowiązany jest do osobistego doręczania paczek oraz rozliczania się, po powrocie z rejonu, z pobranych do doręczenia paczek i zainkasowanej gotówki, najpóźniej do godziny. 5) Doręczający paczki zobowiązany jest do udzielania wyjaśnień w przypadku stwierdzonych, podczas kontroli, nieprawidłowości a takŝe w trakcie postępowań wyjaśniających dotyczących skarg i reklamacji. II. POBIERANIE PACZEK Czynności wykonywane podczas odbioru paczek Odbiór paczek odbywa się z. 1) Odbiór paczek wraz z przynaleŝnymi nalepkami adresowymi lub zbiorowymi dowodami odbioru kwituje się w Księdze oddawczej doręczonych przesyłek pod ostatnim wpisem w tej księdze. W pokwitowaniu naleŝy podać słownie liczbę otrzymanych paczek oraz umieścić datę i podpis. Odbiór paczek wydanych w systemie ZST kwituje się w sposób opisany powyŝej, w Podsumowaniu księgi oddawczej. 2) Nie przyjmuje się do doręczenia paczek uszkodzonych. 3) Otrzymane do doręczenia paczki naleŝy ułoŝyć wg adresów i kolejności doręczania. Dokumenty prowadzone przez doręczającego III. 1) Notatnik pełnomocnictw i sprzeciwów przeznaczony do wpisywania w nim: osób uprawnionych do odbioru paczek adresowanych do organu państwowego, organu samorządu terytorialnego, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, opiekunów i kuratorów uprawnionych do odbioru paczek adresowanych do osób ubezwłasnowolnionych, adresatów, którzy zgłosili w placówce pocztowej sprzeciw dotyczący doręczania paczek osobom trzecim. 2) Notatnik adresowy przeznaczony do wpisywania zmienionych adresów podawanych przez adresatów oraz prowadzenia wykazu osób niepełnosprawnych. 3) Notatniki wydawane i uzupełniane są przez osobę wydającą paczki. DORĘCZANIE 1) Doręczający odpowiedzialny jest słuŝbowo, karnie i materialnie za powierzone mu paczki oraz ich prawidłowe doręczenie. 2) W razie zagubienia lub utraty paczki, gotówki, dokumentu pocztowego, doręczający zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia pracownika Poczty Polskiej odpowiedzialnego za nadzór nad doręczaniem paczek w rejonie. 3) Doręczający zobowiązany jest do przestrzegania tajemnicy korespondencji i tajemnicy pocztowej. Nie wolno wydawać paczek osobom nieuprawnionym, jak równieŝ udzielać informacji o doręczanych paczkach. 4) Paczki doręcza się pod wskazanym adresem: 1
adresatowi lub osobie pełnoletniej zamieszkałej z adresatem, jeŝeli adresat nie złoŝył w placówce operatora sprzeciwu w zakresie doręczenia, przedstawicielowi ustawowemu, pełnomocnikowi, prokurentowi w odniesieniu do spółek handlowych, osobie uprawnionej do odbioru przesyłek w podmiotach będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, kierownikowi jednostki lub osobie fizycznej przez niego upowaŝnionej, jeŝeli adresatem przesyłki jest osoba fizyczna przebywająca w jednostce, w której ze względu na charakter tej jednostki lub powszechnie uznawany zwyczaj doręczenie przesyłki adresatowi jest znacznie utrudnione lub niemoŝliwe (szkoły, zakony, areszty śledcze, więzienia itp.), osobie pełnoletniej zamieszkałej wspólnie z adresatem. 5) Przy doręczaniu paczki doręczający zobowiązany jest: ustalić osobę odbiorcy lub osobę uprawnioną do odbioru, sprawdzić toŝsamość odbiorcy, jeŝeli nie zna jej osobiście, pobrać od odbiorcy naleŝności ciąŝące na przesyłce, w przypadku paczki zagranicznej obciąŝonej naleŝnościami celnymi lub podatkowymi wydać adresatowi jeden egzemplarz dowodu odprawy celnej (karta 2 DPDZ lub karta 8 SAD) uzyskując na drugiej karcie dowodu odprawy celnej (karta 3 DPDZ lub karta 6 SAD) datę doręczenia i podpis adresata oraz wymagane wpisy (np. NIP lub PESEL, jeśli adresatem jest osoba fizyczna, NIP i REGON, jeśli adresatem jest przedsiębiorstwo), zgodnie z instrukcją Informacja dla placówki oddawczej załączoną do paczki przez urząd pocztowo-celny, w którym wymierzono naleŝności celne lub podatkowe, zaŝądać od odbiorcy pokwitowania odbioru paczki, zaś w przypadku paczki adresowanej do instytucji dodatkowo odcisku pieczątki firmowej, wypełnić nalepkę adresową lub listę awizowanych/doręczonych przesyłek POCZTEX/EMS zgodnie z nadrukiem (wzory na końcu opracowania). 6) Sprawdzenia toŝsamości osoby odbiorcy dokonuje się na podstawie następujących dokumentów toŝsamości: dowodu osobistego, paszportu, legitymacji z podpisem osoby uprawnionej i jej fotografią z odciskiem pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła, prawa jazdy. 7) WaŜność dokumentu toŝsamości odbiorcy odbywa się poprzez sprawdzenie, czy: okazany dokument nie utracił waŝności wskutek upływu terminu waŝności, dokument zawiera fotografię i podpis właściciela oraz odcisk pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła, odcisk pieczęci, umieszczony częściowo na dokumencie i częściowo na fotografii, stanowi zwartą całość i nie nasuwa przypuszczenia zmiany fotografii w dokumencie. 8) JeŜeli nasuwają się jakiekolwiek wątpliwości, co do prawidłowości dokumentu toŝsamości lub, co do toŝsamości osoby odbiorcy, paczki nie doręcza się, lecz informuje odbiorcę, aby zgłosił się po odbiór do placówki awizacyjnej. Doręczający umieszcza stosowną adnotację na paczce oraz nalepce adresowej, składając przy tym swój podpis i umieszczając datę. 9) Nie sprawdza się toŝsamości odbiorcy, gdy jest on znany doręczającemu osobiście. W takim przypadku pod podpisem odbiorcy na dokumencie oddawczym naleŝy napisać: Znany osobiście i pod tą notatką złoŝyć podpis. 10) Przy doręczaniu przesyłek pobraniowych oraz przesyłek POCZTEX, przed ich doręczeniem, naleŝy zainkasować kwotę pobrania. 11) Odmowę uiszczenia kwoty pobrania przez adresata uwaŝa się za odmowę przyjęcia paczki. W przypadku odmowy dokonanej przez osobę inną niŝ adresat, pozostawia się zawiadomienie o moŝliwości odbioru paczki w placówce awizacyjnej. 2
12) Przy doręczaniu paczek zagranicznych obciąŝonych naleŝnościami celnymi lub podatkowymi, przed ich wydaniem, naleŝy zainkasować kwotę naleŝności celnych i podatkowych oraz opłaty pocztowe ciąŝące na paczce, według Kartki naleŝnościowej (druk nr PP S.A. 280a) dołączonej do paczki. 13) Na Ŝądanie odbiorcy doręczający zobowiązany jest umieścić datę doręczenia i swój podpis na kaŝdej doręczonej paczce. Doręczanie paczek z usługą komplementarną Potwierdzenie odbioru W przypadku doręczenia przesyłki z usługą komplementarną Potwierdzenie odbioru po doręczeniu przesyłki naleŝy uzyskać od adresata pokwitowanie odbioru przesyłki na formularzu Potwierdzenia odbioru. Doręczanie przesyłek pobraniowych oraz przesyłek POCZTEX z usługą komplementarną sprawdzanie zawartości przez odbiorcę Przy doręczaniu przesyłki z usługą komplementarną sprawdzenie zawartości przesyłki przez odbiorcę wraz z uzyskaniem dowodu tego sprawdzenia, pracownik zobligowany jest poinformować adresata lub osobę uprawnioną, Ŝe jest to przesyłka ze sprawdzeniem zawartości i w przypadku odmowy jej przyjęcia będzie ona zwrócona nadawcy w tym samym opakowaniu (informacja ta ma zapobiec zniszczeniu opakowania podczas otwierania przesyłki przez odbiorcę), Ponadto: 1) Przy doręczeniu przesyłki z usługą komplementarną sprawdzenie zawartości przesyłki przez odbiorcę wraz z uzyskaniem dowodu tego sprawdzenia, pracownik doręczający przekazuje ją odbiorcy, który w jego obecności dokonuje otwarcia przesyłki (po otwarciu przesyłki przez odbiorcę pracownik doręczający wyjmuje z niej formularz specyfikacji), po czym wspólnie dokonują sprawdzenia jej zawartości poprzez porównanie z zapisami w formularzu specyfikacji, 2) W przypadku, gdy do przesyłki, nie został dołączony formularz specyfikacji zawartości, osoba doręczająca sporządza odręczną notatkę, która powinna zawierać następujące informacje: miejscowość i datę, informację o zdarzeniu (np.: w przesyłce o numerze. adresowanej do... brak formularza specyfikacji zawartości przesyłki), ogólne określenie nazwy towaru znajdującego się w przesyłce bez wskazań rodzaju, masy, ceny jednostkowej, koloru, rozmiaru, marki, gatunku, kształtu, wymiaru, itp. 3) W przypadku zgodności zawartości przesyłki z formularzem specyfikacji lub w przypadku sporządzenia notatki odbiorca moŝe: a) odebrać przesyłkę - w takim przypadku odbiorca umieszcza swój podpis na dwóch egzemplarzach formularza specyfikacji lub sporządzonej notatki oraz wpłaca doręczającemu kwotę pobrania i kwituje odbiór przesyłki, b) odmówić odbioru przesyłki - w takim przypadku odbiorca zobowiązany jest do dokonania na dwóch egzemplarzach formularza specyfikacji lub sporządzonej notatki adnotacji o odmowie odbioru przesyłki oraz umieszczenia swojego podpisu. 4) W przypadku niezgodności zawartości przesyłki z formularzem specyfikacji pracownik doręczający przesyłkę spisuje protokół sprawdzenia zawartości przesyłki (wzór na końcu opracowania), w dwóch egzemplarzach. W tej sytuacji odbiorca moŝe: a) odebrać przesyłkę w takiej sytuacji odbiorca przesyłki umieszcza swój podpis na dwóch egzemplarzach sporządzonego protokołu oraz formularza specyfikacji oraz wpłaca doręczającemu kwotę pobrania i kwituje odbiór przesyłki, b) odmówić odbioru przesyłki w takim przypadku odbiorca zobowiązany jest do dokonania na obu egzemplarzach protokołu oraz formularza specyfikacji adnotacji o odmowie odbioru przesyłki oraz umieszczenia swojego podpisu. 3
5) Odmowa sprawdzenia przez adresata jego pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego zgodności zawartości przesyłki z formularzem specyfikacji, jest równoznaczna z odmową przyjęcia przesyłki. 6) W przypadku odmowy złoŝenia adnotacji lub podpisu przez odbiorcę na dokumentach, osoba doręczająca przesyłkę odnotowuje ten fakt na danym dokumencie oraz składa swój podpis. 7) W przypadku odmowy przyjęcia przesyłki pracownik doręczający zabezpiecza przesyłkę w obecności odbiorcy (okleja taśmą i etykietami), po czym wspólnie z odbiorcą umieszczają na etykietach swoje podpisy w taki sposób, aby część podpisu znalazła się na etykiecie, a część na przesyłce. Doręczanie przesyłek POCZTEX z usługą komplementarną Zwrot podpisanych dokumentów doręczający: 1) w momencie doręczenia przesyłki informuje adresata, Ŝe przesyłka zawiera dokumenty wymagające podpisu i jednoczesnego zwrotu. 2) w przypadku doręczenia przesyłki i jednoczesnego odbioru podpisanych dokumentów zwrotnych po doręczeniu przesyłki przyjmuje od adresata podpisane dokumenty do zwrotu zapakowane do Bezpłatnej koperty firmowej POCZTEX, do której dołącza zwrotną nalepkę adresową, wpisując w polu Wypełnia Poczta Polska*** numer uprzednio doręczonej przesyłki z usługą komplementarną Zwrot podpisanych dokumentów. Pole Opłata na nalepce adresowej pozostaje niewypełnione. Doręczający sprawdza poprawność danych zawartych na nalepce adresowej przyjmowanej przesyłki jednocześnie weryfikując prawidłowość oznaczonego serwisu dla przesyłki zwrotnej z wykupioną usługą komplementarną Zwrot podpisanych dokumentów. Następnie uzupełnia formalności dotyczące doręczenia wpisując na druku Lista awizowanych/doręczonych przesyłek POCZTEX/EMS (wzór na końcu opracowania) numer zwrotnej nalepki adresowej stanowiącej zawartość przesyłki. Przyjętą przesyłkę z podpisanymi zwrotnymi dokumentami wpisuje imiennie do Rejestru przyjętych przesyłek POCZTEX i EMS przez kuriera miejskiego do dalszego przewozu (wzór na końcu opracowania). 3) jeŝeli w momencie doręczenia przesyłki adresat odmówi nadania dokumentów zwrotnych doręczający umieszcza na druku Lista awizowanych/doręczonych przesyłek POCZTEX/EMS informację o treści: odmowa nadania dokumentów zwrotnych. Doręczający informuje adresata, iŝ nadanie zwrotnych dokumentów w terminie późniejszym moŝliwe jest tylko w wyznaczonych do świadczenia usługi POCZTEX placówkach pocztowych, za opłatą naliczaną zgodnie z Cennikiem. Doręczanie przesyłek POCZTEX z usługą komplementarną Doręczenie przesyłki do rąk własnych JeŜeli przesyłka ma wykupioną usługę komplementarną Doręczenie przesyłki do rąk własnych przesyłkę doręcza się wyłącznie osobie wskazanej na nalepce adresowej po uprzednim potwierdzeniu jej toŝsamości. Postępowanie w przypadku stwierdzenia uszkodzenia paczki 1) JeŜeli przy doręczeniu odbiorca stwierdzi, Ŝe paczka jest uszkodzona lub naruszona albo, gdy zaŝąda sprawdzenia wagi, paczki nie doręcza się. Doręczający powinien poinformować odbiorcę, Ŝe po odbiór powinien zgłosić się w placówce awizacyjnej. 2) W razie zgłoszenia przez adresata podejrzenia istnienia w niej szkody, paczki nie doręcza się, choćby zdaniem osoby doręczającej paczki podejrzenie adresata nie było uzasadnione. Sporządzanie zawiadomień (awiza) 1) Usiłowanie doręczenia paczki naleŝy odnotować na jej opakowaniu, oraz dokumencie oddawczym, podając przyczynę niedoręczenia, np. adresat nieobecny, mieszkanie zamknięte oraz umieścić podpis i datę. 4
2) Zawiadomienie (awizo) naleŝy sporządzać starannie, dokładnie i czytelnie (wzory na końcu opracowania). 3) Przy podawaniu w zawiadomieniu terminu odbioru w placówce awizacyjnej naleŝy pamiętać, Ŝe termin ten wynosi: a) 48 godzin dla paczek zawierających: pszczoły, pisklęta ptactwa domowego, ptaki domowe i ozdobne, Ŝywe rośliny oraz rzeczy oznaczone jako rzecz o krótkim okresie trwałości, b) 7 dni dla przesyłek POCZTEX, c) 14 dni dla pozostałych paczek. 4) Dla przesyłek POCZTEX do podanego terminu nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy.. 5) Termin odbioru liczy się: a) dla paczek zawierających pszczoły, pisklęta ptactwa domowego, ptaki domowe i ozdobne, Ŝywe rośliny oraz rzeczy oznaczone jako rzecz o krótkim okresie trwałości od godziny następnej po godzinie pozostawienia zawiadomienia, b) dla pozostałych paczek od dnia następnego po dniu usiłowania doręczenia. Postępowanie w przypadku odmowy przyjęcia paczki 1) JeŜeli adresat odmówił przyjęcia paczki albo jest nieznany lub zmienił miejsce zamieszkania bez podania placówce pocztowej nowego adresu paczkę zwraca się po umieszczeniu na niej adnotacji wskazującej przyczynę niedoręczenia. 2) Jako odmowę przyjęcia przesyłki dokonaną przez adresata traktuje się równieŝ odmowę dokonaną przez ustawowych przedstawicieli i pełnomocników adresata oraz osoby upowaŝnione do odbioru przesyłek 3) Za odmowę przyjęcia uwaŝa się równieŝ: a) odmowę pokwitowania odbioru paczki, b) odmowę uiszczenia naleŝności ciąŝących na paczce. 4) JeŜeli adresat lub osoba uprawniona do odbioru odmawia przyjęcia paczki naleŝy zaproponować, aby odmawiający przyjęcia umieścił na nalepce adresowej uwagę Nie przyjmuję lub Odmawiam przyjęcia i swój podpis. 5) Nie uwaŝa się za odmowę przyjęcia paczki, odmowę dokonaną przez osobę zamieszkałą wraz z adresatem. W takim przypadku pozostawia się zawiadomienie oraz umieszcza na paczce adnotację Adresata nie zastałem pozostawiono zawiadomienie oraz datę i swój podpis. 6) Nie uwaŝa się za odmowę przyjęcia paczki Ŝądanie odbiorcy sprawdzenia zawartości paczki zagranicznej obciąŝonej naleŝnościami celnymi lub podatkowymi. W takim przypadku doręczający powinien doręczyć odbiorcy tylko zawiadomienie (awizo) za pokwitowaniem i równocześnie poinformować go, Ŝe w celu sprawdzenia zawartości i odbioru przesyłki powinien zgłosić się w placówce awizacyjnej. IV. Pozostawianie paczek niedoręczonych w placówce awizacyjnej 1) W placówce awizacyjnej doręczający zobowiązany jest przekazać paczki na podstawie sporządzonej przez siebie karty odsyłkowej /w dwóch egzemplarzach przez kalkę/ Przykładowo sporządzona karta odsyłkowa w załączeniu na końcu opracowania. 2) Odbiór paczek kwituje pracownik placówki awizacyjnej przez umieszczenie odcisku datownika i swojego podpisu na kopii karty odsyłkowej. Oryginał karty odsyłkowej pozostaje w placówce awizacyjnej, a kopia przeznaczona jest do rozliczenia doręczającego. V. Rozliczenie paczek po zakończeniu doręczania Rozliczając się po zakończeniu pracy, doręczający zobowiązany jest do: uporządkowania dokumentów i niedoręczonych paczek, 5
przekazania niedoręczonych paczek, za pokwitowaniem, pracownikowi rozliczającemu, przekazania kopii kart odsyłkowych paczek awizowanych, rozliczenia z kwot pienięŝnych zainkasowanych w rejonie, wypełnienia dziennego zestawienia liczby doręczonych paczek (Załącznik Nr 13 do Umowy), uzyskania potwierdzenia prawidłowości jego wypełnienia i pozostawienia jednego egzemplarza pracownikowi rozliczającemu doręczającego. VI. RAMOWY ZAKRES OBOWIĄZKÓW WYKONAWCY DO ZAMÓWIENIA NA ŚWIADCZENIE USŁUGI OPRÓśNIANIE NADAWCZYCH SKRZYNEK POCZTOWYCH NA TERENIE Do podstawowych czynności Wykonawcy związanych z opróŝnianiem nadawczych skrzynek pocztowych naleŝy: 1. Przed wyjazdem w rejon, pobranie : Planu objazdu rejonu, Kosza do opróŝniania skrzynek, Worków pocztowych na korespondencję, Przyrządu rejestrującego objazd rejonu. 2. Obsługa rejonu w kolejności i terminach wskazanych w planie objazdu rejonu. 3. OpróŜnianie skrzynek z przesyłek, odnotowanie tego faktu przyrządem rejestrującym i prawidłowe zamknięcie skrzynek. 4. Po powrocie do jednostki pocztowej, odnotowanie faktu zakończenia objazdu rejonu przyrządem rejestrującym u właściwego pracownika urzędu, a następnie przekazanie przesyłek we wskazane miejsce. 5. Informowanie o estetyce opróŝnianych skrzynek i ich stanie technicznym oraz o wszelkich zakłóceniach mających wpływ na prawidłową obsługę rejonu. 6. Wykonawca musi uzyskać od właściwego pracownika jednostki pocztowej poświadczenie zgłoszenia gotowości do wykonania kursu i potwierdzenie jego wykonania. Rozliczanie wykonania usług Na podstawie Załącznika Nr 13 do Umowy Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia miesięcznego zestawienia usług doręczania paczek (Załącznik Nr 14) i przekazania ich do odpowiedniej jednostki organizacyjnej Zamawiającego celem zatwierdzenia. Następnie, na podstawie zestawień miesięcznych dla poszczególnych zadań, Wykonawca sporządza miesięczne zestawienie usług doręczania paczek (Załącznik Nr 15). Na jego podstawie wystawia Zamawiającemu fakturę VAT. 6
Wzór nalepki adresowej (paczka, paczka pocztowa PLUS) 7
Wzór nalepki adresowej (przesyłka pobraniowa) 8
Wzór nalepki adresowej (PRZESYŁKA POCZTOWA NA WARUNKACH SZCZEGÓLNYCH) 9
Wzór nalepki adresowej (POCZTEX) 10
Wzór Rejestr przyjętych przesyłek POCZTEX i EMS przez kuriera miejskiego do dalszego przewozu Wzór Lista awizowanych/doręczonych przesyłek POCZTEX/EMS 11
Wzór zawiadomienia (paczka pocztowa, paczka pocztowa PLUS, przesyłka pobraniowa, PRZESYŁKA POCZTOWA NA WARUNKACH SZCZEGÓLNYCH) 12
Wzór zawiadomienia (POCZTEX) 13
Wzór Protokół sprawdzenia zawartości przesyłki 14
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 15