OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 SIWZ AF OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku i jego zamiejscowego Ośrodka Adopcyjnego w Łomży i zamiejscowej Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach I. Postanowienia ogólne 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w latach dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku z siedzibą przy ul. Kombatantów 7, jego zamiejscowego Ośrodka Adopcyjnego w Łomży z siedzibą przy ul. Aleja Legionów 27 i jego zamiejscowej Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach przy ul. Jeździeckiej 1, w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, paczek pocztowych i zwrotów przesyłek nieodręczonych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012 r. poz. 1529), w skład których wchodzą: usługi pocztowe opłacane z dołu oraz usługa odbioru przesyłek. 2. Uiszczanie opłat za przesyłki listowe będzie następowało poprzez opłatę z dołu. Należy przez to rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego, bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłce listowej oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 3. Świadczenie usług pocztowych stanowiących przedmiot zamówienia będzie się odbywać od dnia 01 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. na podstawie obliczenia należności za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych (rejestrów dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawień ilościowo-wartościowych dla przesyłek nierejestrowanych). 4. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania dwa razy w tygodniu z sekretariatu Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku przy ul. Kombatantów 7, tj. we wtorki i piątki w godzinach między W przypadku gdy dzień odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania wypada w dniu wolnym od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 90), wówczas Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania w dniu następującym po dniu wolnym od pracy. 5. Odbiorów dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 6. Zestawienia dla poszczególnych rodzajów przesyłek będą sporządzane w 2-ch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 7. Stały odbiór: Wykonawca zobowiązany będzie do stałego odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach między , w uzgodnionych w umowie placówkach Wykonawcy znajdujących na terenie miast Białystok, Łomża i Kleosin/Ignatki/Księżyno, w odległości nie większej niż 2 km od poszczególnych siedzib Zamawiającego, dostarczanych osobiście przez pracowników Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, zamiejscowego Ośrodka Adopcyjnego w Łomży oraz zamiejscowej Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach. 8. Zamawiający wymaga aby punkty doręczenia we własnym zakresie korespondencji do wysłania spełniały wymogi odnoszące się do placówki pocztowej w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy z dnia

2 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) oraz by były oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy. Jeżeli wskazana placówka pocztowa znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, placówka powinna spełniać wymagania, aby w jej lokalu znajdowało się wyodrębnione i oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych. 9. Odbioru przesyłek będą dokonywać przedstawiciele Wykonawcy. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania przez Zamawiającego będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą: 1) w ilościowo - wagowym zestawieniu przesyłek nierejestrowanych w obrocie krajowym oraz zagranicznym, 2) w szczegółowym zestawieniu przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym oraz zagranicznym, przy czym Zamawiający wymaga, aby w zestawieniu tym były co najmniej następujące dane: - liczba porządkowa, - wskazanie adresata (imię i nazwisko lub nazwa), - znak sprawy nadany przez Zamawiającego, - sposób przekazania przesyłki (np. zwykła, priorytetowa, polecona, ZPO itp.), - waga przesyłki, - kwota opłaty za przesyłkę, - identyfikator przesyłki nadany przez Wykonawcę. 10. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz wymaga, aby placówka pocztowa, tj. punkty odbioru awizowanych, a niedoręczonych pod adres przesyłek znajdowały się na terenie każdej gminy w obrębie województwa podlaskiego. Przez placówkę pocztową rozumie się punkt odbioru awizowanych a niedoręczonych pod adres przesyłek, czynną we wszystkie dni robocze przez min. 6 godz. dziennie, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa. 11. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi doręczenia zwrotnego potwierdzenia odbioru i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego, w dni robocze od poniedziałku do piątku. 12. Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi dostarczania przesyłek w Polsce i poza granicami kraju. 13. Nadawanie przesyłek następować będzie w dniu ich przekazania do Wykonawcy. 14. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczane do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 15. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 16. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 17. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy, przesyłki i paczki. Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której na opakowaniu przesyłki nadanej przez Zamawiającego i na dowodzie nadania przesyłki widniał inny podmiot niż Zamawiający. 18. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 19. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 20. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.

3 21. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 22. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r. poz. 1468). 23. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał elektroniczny system umożliwiający śledzenie i określanie statusów przesyłek poleconych i paczek pocztowych na podstawie nadanego przez Wykonawcę numeru nadawczego. Jednocześnie Zamawiający wymaga by system ten umożliwiał Zamawiającemu lub adresatowi nadanej przez Zamawiającego przesyłki dostęp za pośrednictwem wskazanej przez Wykonawcę strony internetowej do statusu przesyłki, w tym: daty nadania, daty doręczenia lub awizowania przesyłki oraz danych dotyczących placówki, w której awizowana przesyłka oczekuje na odebranie. 24. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym z 14 dniowym terminem płatności. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług na Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. Kombatantów 7, Białystok. II. Przesyłki pocztowe 1. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze od 0 gram do 2000 gram (Gabaryt A i B): a) zwykłe (ekonomiczne) przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii, c) polecone przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach (tolerancja +/- 2mm): Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach (tolerancja +/- 2mm): Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 2. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 kg (Gabaryt A i B): a) zwykłe paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach (tolerancja +/- 2mm): Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach (tolerancja +/- 2mm):

4 Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 4. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. 5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. III. Zestawienie ilościowe W poniższej tabeli znajdują się rodzaje przesyłek (usług pocztowych) jakie będą zlecane wykonawcy oraz prognozowane ilości danej korespondencji w okresie objętym zamówieniem, tj. od 01 stycznia 201 r. do 31 grudnia 2018 r. 36 miesięcy. Zamawiający przyjął prognozę jako wielokrotność średnich miesięcznych ilości przesyłek każdego rodzaju, w oparciu o analizę potrzeb i jako podstawę do wyliczenia ceny. Z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w skali miesięcznej mogą odbiegać od podanych średnich ilości. L.p. Rodzaj przesyłki Waga przesyłki Szacowana ilość korespondencji lub usług przez cały okres obowiązywania umowy Przesyłki nierejestrowane do 350 g. gabaryt A niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie do 350 g. gabaryt B 576 krajowym (ekonomiczne) ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt A ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt B Przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe) ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt A 144 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt B 180 do 350 g. gabaryt A 288 do 350 g. gabaryt B 72 ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt A 72 ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt B 36 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt A 36 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt B 36

5 Przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (ekonomiczne polecone) Przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe polecone) Przesyłki rejestrowane w obrocie zagranicznym obszar Europy (polecone najszybszej kategorii) Paczka pocztowa (ekonomiczna) Paczka pocztowa (priorytetowa) Przesyłka kurierska krajowa do 1 kg z dostarczeniem do godz. Przesyłka kurierska krajowa od 1 kg do 2 kg. z dostarczeniem do godz. do 350 g. gabaryt A wymagające zastosowania trybów wskazanych w art pkt. 2 KPA do 350 g. gabaryt A 3600 do 350 g. gabaryt B 540 ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt A 36 ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt B 216 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt A 36 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt B 180 do 350 g. gabaryt A wymagające 50 zastosowania trybów wskazanych w art pkt. 2 KPA do 350 g. gabaryt A 22 do 350 g. gabaryt B 36 ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt A 36 ponad 350 g. do 1000 g. gabaryt B 36 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt A 36 ponad 1000 g. do 2000 g. gabaryt B 36 do 50 g 5580 ponad 50 g. do 100 g ponad 100 g. do 350 g ponad 350 g. do 500 g. 144 ponad 500 g. do 1000 g. 108 ponad 1000 g. do 2000 g. 72 do 1 kg gabaryt A 20 do 1 kg gabaryt B 20 ponad 1 kg do 2 kg gabaryt A 15 ponad 1 kg do 2 kg gabaryt B 15 ponad 2 kg do 5 kg gabaryt A 10 ponad 2 kg do 5 kg gabaryt B 10 ponad 5 kg do 10 kg gabaryt A 5 ponad 5 kg do 10 kg gabaryt B 5 do 1 kg gabaryt A 20 do 1 kg gabaryt B 20 ponad 1 kg do 2 kg gabaryt A 15 ponad 1 kg do 2 kg gabaryt B 15 ponad 2 kg do 5 kg gabaryt A 10 ponad 2 kg do 5 kg gabaryt B 10 ponad 5 kg do 10 kg gabaryt A 5 ponad 5 kg do 10 kg gabaryt B 5 9: :00 1 standard 5 9: :00 1 standard 5

6 Przesyłka kurierska krajowa od 2 9:00 1 kg do 5 kg. z dostarczeniem do 10 godz. 12:00 1 standard 5 11 Potwierdzenie odbioru przesyłki w obrocie krajowym (ekonomiczny) wymagające zastosowania trybów wskazanych w art pkt. 2 KPA Potwierdzenie odbioru przesyłki w obrocie krajowym (priorytetowe polecone) wymagające zastosowania trybów wskazanych w art pkt. 2 KPA 13 Potwierdzenie odbioru przesyłki w obrocie zagranicznym Zwrot przesyłki rejestrowanej krajowej do nadawcy po wyczerpaniu możliwości doręczenia do 350g. (ekonomiczny) 1260 Zwrot przesyłki rejestrowanej krajowej do nadawcy po wyczerpaniu możliwości doręczenia od 350g. do 1000g (ekonomiczny) 36 możliwości doręczenia do 50g. 110 możliwości doręczenia od 50g. do 100g 50 możliwości doręczenia od 100g. do 350g 50 możliwości doręczenia od 350g. do 500g 16 możliwości doręczenia od 500g. do 1000g 2 możliwości doręczenia od 1000g. do 2000g 2 Usługa odbioru przygotowanych do wyekspediowania przesyłek 2 razy w tygodniu (wtorek, piątki) z siedziby ROPS w Białymstoku, ul. Kombatantów 7, Białystok - Sekretariat pok. 116 (koszt miesięczny) 36