(wzór) UMOWA nr... w sprawie Świadczenia usług pocztowych na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Jastrzębiu-Zdroju

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do zapytania ofertowego (wzór) UMOWA nr... w sprawie Świadczenia usług pocztowych na potrzeby Powiatowego Urzędu Pracy w Jastrzębiu-Zdroju Zawarta w dniu... roku, pomiędzy: Powiatowym Urzędem Pracy w Jastrzębiu-Zdroju, ul. Pszczyńska 134, Jastrzębie-Zdrój, reprezentowanym przez Pana mgr Andrzeja Kobę - Dyrektora, zwanym dalej PUP lub Zamawiającym a...,... reprezentowanym przez... zwanym dalej Wykonawcą Wspólnie zwanymi dalej Stronami 1 Umowa zostaje zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w zapytaniu ofertowym, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późniejszymi zmianami). 2 Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi pocztowe w obrocie krajowym, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), a także usługę odbierania z siedziby Zamawiającego przesyłek pocztowych oraz wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją przedmiotu zamówienia, oraz ich ewentualnych zwrotów do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 3 Wykonawca jest zobowiązany świadczyć usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia zgodnie z zapisami: a) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi; b) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późniejszymi zmianami); c) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz. 101 z późniejszymi zmianami); d) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późniejszymi zmianami); e) ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późniejszymi zmianami);

2 4 1. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia o gabarycie A i B rozumie się: zwykłe przesyłki listowe oraz kartki pocztowe nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, zwykłe priorytetowe przesyłki listowe oraz kartki pocztowe nierejestrowane najszybszej kategorii, polecone przesyłki listowe rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, polecone priorytetowe przesyłki listowe rejestrowane najszybszej kategorii, polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (polecone ZPO) przesyłki listowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (polecone priorytetowe ZPO) przesyłki listowe najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, Gabaryt A to przesyłki o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B to przesyłki o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/ 2mm. 2. Przez paczki pocztowe o wadze do g. (gabaryt A i B) rozumie się: paczki zwykłe - paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii paczki priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru Gabaryt A to paczki o wymiarach: Minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600mm, szerokość 500mm, wysokość 300mm Gabaryt B to paczki o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600mm lub szerokość 500mm lub wysokość 300mm; Maksimum suma

3 długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3000mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500mm 3. Przesyłki pocztowe zawierające pisma i decyzje administracyjne, które Zamawiający jako organ administracji publicznej doręcza adresatom w toku prowadzonego przez niego postępowania administracyjnego Wykonawca zobowiązany jest doręczać adresatom zgodnie z trybem i sposobem określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego. 4. Przesyłki pocztowe wysyłane w trybie zapisów art pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art pkt 2 Ordynacji podatkowej, art Kodeksu postępowania cywilnego, tj. nadawania pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego, będą odbierane w tym samym dniu, w którym Zamawiający zgłosi mu taka konieczność oraz nadawane w tym samym dniu w Polskiej Placówce Pocztowej operatora wyznaczonego tj. Poczty Polskiej S.A.. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania potwierdzenia przesyłki, a uzyskane potwierdzenie nadania dostarczyć w następnym dniu roboczym. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego nadania innego rodzaju przesyłek, nieokreślonych w umowie. W takim przypadku cena za przesyłkę będzie ustalana na podstawie aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju na wskazany adres. 2. Wykonawca winien odbierać odpowiednio przygotowane przesyłki każdego dnia roboczego: w godzinach: od do w siedzibie Zamawiającego w Kancelarii Powiatowego Urzędu Pracy w Jastrzębiu-Zdroju ul. Pszczyńska Obioru dokonywać winien upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 4. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez uprawnioną osobę Wykonawcy na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usługi odbioru poczty, poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu na w/w zestawieniu. 5. Potwierdzenie nadania przesyłek będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w wykazach przesyłek rejestrowych oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych) i dostarczone do siedziby Zamawiającego w dniu następnym po dokonaniu nadania. 6. Przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego.

4 7. Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych, a w przypadku przesyłek o których mowa w 5 ust. 3 Zamawiający zapewni we własnym zakresie druki zwrotnego potwierdzenia odbioru. 8. Wszelkie inne dodatkowe oznaczenia przesyłek pocztowych, które są niezbędne dla Wykonawcy (np. nr identyfikujący przesyłkę) Wykonawca zapewni we własnym zakresie. 1. Zamawiający zobowiązuje się do: 6 1) Prawidłowego adresowania nadawanych przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, zgodnie z powszechnie obowiązującymi normami w tym zakresie; 2) Właściwego przygotowywania przesyłek oraz sporządzania zestawień i wykazów dla przesyłek rejestrowanych (w tym wykazu dla przesyłek o których mowa w w 5 ust. 4) oraz zestawień przesyłek zwykłych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego jako potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 2. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, na koszt i ryzyko Wykonawcy, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w wykazach przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 4. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 5. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć Wykonawca zobowiązuje się doręczyć krajowe przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia: w następnym dniu roboczym jednak nie później niż w 4 dniu roboczym po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, w dniu następnym jednak nie później niż w 6 dniu roboczym po dniu nadania w przypadku przesyłki niebędącej przesyłką najszybszej kategorii. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego zwrotu do Zamawiającego zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, jednak nie później niż do 30 dni od daty nadania. Zwroty muszą być przekazywane Zamawiającemu w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego.

5 3. Przesyłki rejestrowane doręcza się zgodnie z art. 37 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2012r., poz. 1529) za pokwitowaniem odbioru, po stwierdzeniu tożsamości osoby uprawnionej do odbioru, pokwitowanie powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru. 4. Jeżeli adresatem przesyłki rejestrowanej jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, pokwitowanie odbioru powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy, datę odbioru i odcisk stempla firmowego, a w przypadku braku stempla firmowego - informację o dokumencie potwierdzającym uprawnienie do odbioru przesyłki. 5. Odmowę pokwitowania odbioru przesyłki rejestrowanej uważa się za odmowę jej przyjęcia. W takiej sytuacji przesyłka rejestrowana zwracana jest Zamawiającemu z odpowiednią adnotacją na przesyłce. 6. Jeżeli w chwili doręczania przesyłki rejestrowanej stwierdzono nieobecność adresata lub innych osób uprawnionych do jej odbioru, o których mowa w art. 37 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529), Wykonawca pozostawia w oddawczej skrzynce pocztowej adresata zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki rejestrowanej wraz z informacją o terminie jej odbioru i adresie placówki oddawczej, w której przesyłka ta jest przechowywana. Zawiadomienie to ma postać papierową. 7. Przesyłki pocztowe Wykonawca wydaje adresatowi w placówce pocztowej w terminie 14 dni, zwanym dalej "terminem odbioru". 8. Bieg terminu odbioru rozpoczyna się od dnia następnego po dniu doręczenia zawiadomienia, o którym mowa w 8 ust Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 10. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. 11. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzania zestawień zwrotów przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy (tzw. zestawienie zwrotów). Wykonawca sporządzi zestawienie zwrotów w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Zamawiającego, zaś kopia przeznaczona dla Wykonawcy stanowić będzie potwierdzenie odbioru przesyłek Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej przez Wykonawcę w formularzu cenowym za dany rodzaj przesyłki, bądź zwrotu oraz rzeczywistej

6 ilości przesyłek danego rodzaju. Powiększony o abonament miesięczny za odbiór korespondencji z siedziby zamawiającego. 2. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonych w formularzu cenowym Zapytania ofertowego, ponieważ są to tylko ilości szacunkowe. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości poszczególnych przesyłek pocztowych w ramach maksymalnej wartości umowy nie stanowi zmiany umowy. 3. Ceny podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy za wyjątkiem zmian przepisów o podatku od towarów i usług VAT na usługi pocztowe, w wyniku czego zmianie ulegną ceny jednostkowe brutto przesyłek nie dopuszcza się jednak zmiany ceny netto usługi. 4. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy. 5. Wykonawca wystawi zbiorczy dokument rozliczeniowy (np. faktura, rachunek) wraz ze specyfikacją wszystkich wykonanych w danym miesiącu kalendarzowym usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. 6. Należności wynikające z dokumentu rozliczeniowego Zamawiający regulować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na dokumencie rozliczeniowym, w terminie do 14 dni od daty odebrania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionego dokumentu rozliczeniowego. 7. Zamawiającemu w każdym przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień umowy przysługiwać będzie prawo złożenia reklamacji. Do postępowania reklamacyjnego zastosowanie będą miały przepisy określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, przed rozpoczęciem realizacji umowy, wskazał, z imienia i nazwiska osobę (wraz z podaniem telefonu kontaktowego oraz adresu poczty elektronicznej) odpowiedzialną za realizację warunków umowy (tzw. opiekun klienta). Kontakt z opiekunem klienta musi być możliwy przynajmniej od poniedziałku do piątku, wyłączając dni ustawowo wolne od pracy, minimum 3 godziny dziennie, w godzinach między 8:00 a 15: Strony do współpracy w zakresie prawidłowej realizacji umowy wyznaczają następujących przedstawicieli. Przedstawiciel Zamawiającego:... Przedstawiciel Wykonawcy (opiekun klienta):...

7 3. Zmiana danych opiekuna klienta wskazanego w umowie nie będzie wymagała zmiany umowy, a jedynie poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej. 4. Strony dopuszczają możliwość następujących zmian w umowie: 1) zmian danych stron ujawnionych w rejestrach publicznych; 2) zmian będących następstwem zmian obowiązujących przepisów prawa, regulujących prawa i obowiązki stron oraz stawki w podatku VAT; 3) koniecznych zmian w wyniku zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy, a mających wpływ na wykonanie umowy. 5. Zmiany do umowy może inicjować zarówno Zamawiający, jak i Wykonawca, składając pisemny wniosek do drugiej strony, zawierający w szczególności opis zmiany i jej uzasadnienie. Warunkiem wprowadzenia zmiany w umowie jest akceptacja drugiej strony. 6. Każda zmiana siedziby Wykonawcy, danych teleadresowych, rachunku bankowego oraz numerów NIP i REGON, wymaga natychmiastowego, pisemnego powiadomienia Zamawiającego. 7. Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o wszelkich zmianach swojego statusu prawnego, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego i likwidacyjnego. 8. Zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej Zamawiający może rozwiązać umowę z zachowaniem 1 miesięcznego terminu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego. 2. Umowa może być rozwiązana za obopólną zgodą w każdym czasie. 3. W przypadku realizacji umowy w sposób niezgodny z jej warunkami, Zamawiający zastrzega sobie prawo jednostronnego jej rozwiązania ze skutkiem natychmiastowym, bez ponoszenia skutków realizacji umowy do chwili jej rozwiązania. 11 Ewentualne spory mogące wynikać ze stosowania niniejszej umowy rozpoznawane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy 12 Umowa została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze stron. ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA