BZP/91/DLA/2015. Załącznik nr 5 do umowy

Transkrypt

1 BZP/91/DLA/2015 Załącznik nr 5 do umowy OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA - modyfikacja nr 2 SIWZ Zmiany zaznaczone są kolorem czerwonym 1. Użyte poniżej definicje oznaczają w dokumentacji postępowania, w tym w SIWZ i w projekcie umowy: Adresat podmiot wskazany przez nadawcę, któremu należy doręczyć przesyłkę. Awizo druk informujący o próbie doręczenia przesyłki, zostawiany w skrzynce pocztowej adresata, informujący go o możliwości odbioru przesyłki rejestrowanej ze wskazaniem terminu i miejsca. Doręczenie wydanie przesyłki adresatowi, a w przypadkach określonych prawem także innej osobie uprawnionej do jej odbioru zgodnie z umową o świadczenie usługi. Doręczyciel osoba doręczająca przesyłkę adresatowi w imieniu operatora. Książka nadawcza dokument zawierający pisemne zestawienie przesyłek rejestrowanych dla wszystkich adresatów, do których w dany dzień nadawane są przesyłki. Nadawca osoba fizyczna, prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła z operatorem umowę o świadczenie usług pocztowych. Operator pocztowy przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej. Osoba uprawniona adresat lub osoba pełnoletnia zameldowana lub stale zamieszkała pod tym samym adresem co adresat bądź osoba posiadająca pełnomocnictwo od adresata. Paczka pocztowa przesyłka rejestrowana, niebędącą przesyłką listową

2 Placówka pocztowa) jednostka organizacyjna operatora pocztowego, w której nadawca może zawrzeć umowę o świadczenie usług pocztowych lub która doręcza adresatowi przesyłki, albo inne wyodrębnione i oznaczone przez operatora miejsce, w którym można zawrzeć umowę o świadczenie usług pocztowych lub odebrać przesyłkę. Pokwitowanie odbioru pisemne potwierdzenie przez adresata wykonania usługi pocztowej przez operatora pocztowego. Potwierdzenie nadania dokument wydawany przez operatora pocztowego nadawcy, potwierdzający fakt przyjęcia do przemieszczenia i doręczenia przesyłek rejestrowanych. Przesyłka rzeczy opatrzone adresem przedłożone do przyjęcia lub przejęte przez operatora pocztowego, w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi. Przesyłka listowa przesyłka pocztowa z korespondencją lub druk, z wyłączeniem przesyłek reklamowych, niebędąca paczką pocztową. Przesyłka nierejestrowana przesyłka nadana i doręczana bez pokwitowania. Przesyłka rejestrowana przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczona za pokwitowaniem odbioru, której droga od odbioru do dostarczenia możliwa jest do śledzenia on-line poprzez system Wykonawcy oparty o strony internetowe. Przyjmowanie przesyłek do obrotu pocztowego świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek. Punkt awizacyjny wszelkie placówki świadczące usługi w imieniu operatora pocztowego, w których można odebrać przesyłkę, oznaczone widoczną nazwą Wykonawcy oraz zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich. Usługa pocztowa usługa polegająca na zarobkowym przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek, wykonywana przez operatora pocztowego zgodnie z przepisami Prawa pocztowego obowiązującego w dniu zawarcia umowy wynikającej z przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne. Zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) druk nakładu Zamawiającego lub operatora pocztowego załączany do przesyłki rejestrowanej, który powinien zawierać nazwę oraz adres nadawcy i adresata przesyłki. Na druku zwrotnego potwierdzenia odbioru adresat

3 kwituje datą i podpisem odbiór przesyłki. Po dokonaniu doręczenia, dokument ten zwracany jest nadawcy. 2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Banku Gospodarstwa Krajowego usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. poz z późn. zm.) i aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie. 3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 3.1 przesyłki listowe do 2000 gram o wymiarach określanych jako Gabaryt A lub Gabaryt B: przesyłki listowe zwykłe nierejestrowane przesyłka pocztowa niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, przesyłki listowe priorytetowe nierejestrowane przesyłka pocztowa będąca przesyłką najszybszej kategorii, przesyłki listowe zwykłe polecone przesyłka pocztowa rejestrowana, nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przesyłki listowe priorytetowe polecone przesyłka pocztowa rejestrowana, będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

4 3.1.5 przesyłki listowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka pocztowa rejestrowana, zwykła lub priorytetowa, przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za zwrotnym pokwitowaniem odbioru przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością przesyłka pocztowa rejestrowana, zwykła lub priorytetowa, przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości. W odniesieniu do powyższych przesyłek listowych Gabaryt A to przesyłka listowa o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, +/- 2mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm, +/- 2mm. W odniesieniu do powyższych przesyłek listowych Gabaryt B to przesyłka listowa o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, +/- 2mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm, +/- 2mm. 3.2 paczki pocztowe o wadze do g, o wymiarach określanych jako Gabaryt A lub Gabaryt B: paczki pocztowe zwykłe paczki pocztowe rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii, paczki pocztowe priorytetowe paczki pocztowe rejestrowane będące paczkami najszybszej kategorii,

5 3.2.3 paczki z zadeklarowaną wartością paczki pocztowe rejestrowane (zwykłe lub priorytetowe) z zadeklarowaną wartością, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości paczki pocztowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) paczki pocztowe rejestrowane (zwykłe lub priorytetowe) przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczane za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, W odniesieniu do powyższych paczek pocztowych Gabaryt A to paczka pocztowa o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, +/- 2mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm, +/- 2mm. W odniesieniu do powyższych paczek pocztowych Gabaryt B to paczka pocztowa o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, +/- 2mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm, +/- 2mm. 4. Usługi będące przedmiotem zamówienia, których szacunkowe ilości wyspecyfikowano w Załączniku nr 4 do umowy, będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w zakresie świadczenia usług pocztowych oraz międzynarodowymi przepisami pocztowymi obowiązującymi w dniu świadczenia przedmiotu zamówienia, w szczególności z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. poz z późn. zm.) i aktami wykonawczymi wydanymi na jej

6 podstawie oraz w oparciu o odpowiednie powszechnie obowiązujące przepisy, w szczególności: 1) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013, poz. 545), 2) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U poz. 1468) 2) rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz z późn. zm.), 3) ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.), 4) ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz z późn. zm.), 5) rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108, poz z późn. zm.), 6) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. nr 100, poz. 1024), 7) międzynarodowe przepisy pocztowe. 5. Usługa objęta niniejszym zamówieniem publicznym będzie świadczona przez Wykonawcę na rzecz Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jednostek organizacyjnych nadawcy wskazanych w Załączniku nr 6 do umowy, których siedziba w czasie obowiązywania umowy może ulec zmianie.

7 6. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu lub skrytki pocztowej w Polsce i na świecie. 7. Wykonawca, do realizacji niniejszego zamówienia zobowiązany jest wykorzystywać : a ) placówki pocztowe które spełniają następujące wymogi: 1) Wszystkie placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne, muszą posiadać czynny i działający telefon w godzinach pracy placówki. 2) Wszystkie placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne, muszą być czynne we wszystkie dni robocze przez co najmniej 56 godzin dziennie, z zaznaczeniem, iż przynajmniej w jeden dzień roboczy do godziny 19:30 20:00 lub w soboty przez minimum 3 godziny, przy założeniu, że dniem roboczym będzie każdy dzień roku niebędącym dniem wolnym od pracy, w rozumieniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego z wyłączeniem sobót. 3) Wszystkie placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne powinny być odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniać prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej. 4) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostępność do placówek pocztowych i punktów awizacyjnych osobom niepełnosprawnym na podstawie standardów tożsamych ze standardami określonymi dla operatora wyznaczonego, wskazanych w Art. 62 pkt.1 i pkt.2 Prawa pocztowego. b) punkty awizacyjne, które spełniają następujące wymogi: 1) Wszystkie placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne, muszą być czynne we wszystkie dni robocze przez co najmniej 56 godzin dziennie, z zaznaczeniem, iż przynajmniej w jeden dzień roboczy do godziny 19:30 20:00 lub w soboty przez minimum 3 godziny, przy założeniu, że dniem roboczym będzie każdy dzień roku niebędącym dniem wolnym od pracy, w rozumieniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego z wyłączeniem sobót.

8 2) Wszystkie placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne powinny być odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniać prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej. 8. Zamawiający będzie nadawał przesyłki rejestrowane w stanie uporządkowanym, poprzez wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania książek nadawczych własnego wzoru. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek. 9. Zamawiający we własnym zakresie umieszcza formę opłaty pocztowej na przesyłkach w postaci nadruku lub pieczątki. Wykonawca uwzględni możliwość mechanicznego nadawania nadruku (pieczątki) na przesyłkach przy zastosowaniu urządzeń frankujących, których wykaz zawiera Załącznik nr 2 do umowy. 10. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określania rodzaju przesyłki oraz do umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki pocztowej pełnej nazwy i adresu Zamawiającego. 11. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania bezpośrednio z jednostek wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach określonych w ww. Załączniku, przy czym Strony zachowują prawo do określenia innych godzin odbiorów za obopólną zgodą, co nie będzie stanowić zmiany pozostałych warunków umowy. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych dla przesyłek nierejestrowanych. Wykonawca nie będzie uprawniony do otrzymywania dodatkowego wynagrodzenia za odbiór przesyłek pocztowych krajowych lub zagranicznych i zwrot przesyłek pocztowych krajowych.

9 12. Nadawanie przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego. 13. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych, Wykonawca zobowiązany jest zwrócić kopię książki nadawczej Zamawiającemu, jednak nie później niż na następny dzień roboczy po przyjęciu przesyłek. 14. W odniesieniu do jednostek, które w Załączniku nr 1 do umowy zostały oznakowane jako nie korzystające z usługi Wykonawcy w postaci odbioru przez Wykonawcę przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość samodzielnego bezgotówkowego nadania przesyłek w placówce Wykonawcy zlokalizowanej w mieście, w którym znajduje się dana jednostka Zamawiającego. 15. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek w sposób powodujący skutek prawny w postaci zachowania terminu, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe. 16. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia przedmiotu umowy z najwyższą starannością oraz podjęcia wszelkich środków natury technicznej i organizacyjnej, by uniemożliwić naruszenie tajemnicy korespondencji. W szczególności Wykonawca zapewnia magazynowanie przesyłek w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu oraz ich transport środkami, które uniemożliwią swobodny dostęp osób trzecich do przesyłek. 17. Wykonawca będzie doręczał przesyłki z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym, tożsamych ze wskaźnikami wymaganych od operatora wyznaczonego, wskazanych w rozdziale 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. 18. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia własnego rejestru doręczeń przesyłek rejestrowanych, na których adresaci kwitować będą odbiór korespondencji i który, w razie

10 zaginięcia przesyłki, będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, że wykonał on daną usługę. 19. Wykonawca zobowiązany jest do doręczania przesyłki rejestrowanej osobie uprawnionej tj. adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej. Doręczenie powinno być pokwitowane datą i podpisem na druku ZPO i/lub w rejestrze doręczeń przesyłek rejestrowanych. 20. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki z czytelnym wskazaniem do kiedy, gdzie i w jakich godzinach adresat może odebrać samodzielnie przesyłkę lub paczkę. 21. Wykonawca po 7 dniach przypadku niezgłoszenia się adresata lub innych uprawnionych osób po odbiór przesyłki będzie powtórnie zawiadamiał adresata o możliwości odbioru przesyłki pozostawiając w skrzynce oddawczej tego adresata o terminie odbioru i adresie placówki oddawczej, w której przesyłka jest przechowywana w ramach tzn. powtórnego (drugiego) awiza. Powtórne awizo będzie wystawione na kolejnych 7 dni. W przypadku, gdy adresat lub inna uprawniona osoba nie zgłosi się po odbiór przesyłki rejestrowanej w terminie 14 dni, licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego zawiadomienia, następuje zwrot przesyłki do Zamawiającego wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki, której one dotyczą, oraz wypełnia odpowiednie punkty w przypadku ZPO. 22. Wykonawca doręcza przesyłki nierejestrowane adresatowi poprzez umieszczenie ich w oddawczej skrzynce pocztowej lub w inny wskazany przez adresata sposób dla doręczeń przesyłek nierejestrowanych. 23. W odniesieniu do świadczonej usługi objętej niniejszym zamówieniem publicznym Wykonawca będzie zobowiązany do doręczenia nadawcy (do lokalizacji, która nadała przesyłkę), w obrocie krajowym i zagranicznym:

11 1) zwrotnego potwierdzenie odbioru w formie papierowej, potwierdzonego przez adresata przesyłki podpisem i datą, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 2) przesyłki pocztowej rejestrowanej, która nie została podjęta w terminie, niezwłocznie po zakończeniu terminu, w którym mogła być odebrana przez jej adresata, w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych. 24. Przesyłki rejestrowane ostatecznie niedoręczone Wykonawca zwraca Zamawiającemu po spełnieniu ww. terminów, na podstawie spisu zwróconych przesyłek. 25. Zamawiający zastrzega sobie prawo do składania reklamacji przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym w terminie do 12 miesięcy od dnia jej nadania oraz w obrocie zagranicznym w terminie do 6 miesięcy od dnia jej nadania. Wykonawca zobowiązany jest na wniosek Zamawiającego do prowadzenia postępowania reklamacyjnego przesyłki rejestrowanej w przypadku jej zaginięcia i/lub braku zwrotnego potwierdzenia odbioru. Odpowiedź na reklamację winna być udzielona pisemnie w terminie do 30 dni od jej złożenia. 26. Wykonawca bierze na siebie odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego do doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich niedoręczenia. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisu w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.), Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi po usunięciu przez Zamawiającego zastrzeżeń. 27. Wykonawca nie ma prawa nanoszenia jakichkolwiek zmian w danych adresowych przesyłek ani otwierania ich. 28. Przed podpisaniem umowy Zamawiający może wprowadzić do niej niezbędne zmiany dotyczące specyficznego nazewnictwa występującego u Wykonawcy i zapisy dotyczące

12 szczególnych rozwiązań technicznych występujących u Wykonawcy, co nie zmieni warunków umowy. 29. Pozostałe szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia i realizacji umowy zostały określone w Istotnych Postanowieniach Umowy.