REGULAMIN. świadczenia usługi FIRMOWA POCZTA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Umowy Nr... REGULAMIN świadczenia usługi FIRMOWA POCZTA 1 Regulamin określa warunki oraz tryb realizacji usługi Firmowa Poczta, polegającej na odbiorze uporządkowanych przesyłek oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj z miejsca wskazanego przez nadawcę (siedziby nadawcy), a następnie nadaniu tych przesyłek na ogólnych zasadach w wyznaczonym punkcie pocztowym. 2 UŜyte w niniejszym regulaminie określenia i skróty oznaczają: 1. RPH CP Regionalne Przedstawicielstwo Handlowe Centrum Poczty, 2. pp punkt pocztowy, 3. Firmowa Poczta - odbiór uporządkowanych przesyłek oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość z miejsca wskazanego przez nadawcę (siedziby nadawcy), 4. Odbierający właściwa jednostka organizacyjna CP, 5. Firma osoba fizyczna lub prawna korzystająca z usługi odbioru przesyłek pocztowych z siedziby nadawcy. 6. Wykonawca osoba wyznaczona przez właściwy punkt pocztowy do odbioru przesyłek z siedziby klienta Usługa świadczona jest na podstawie pisemnej umowy zawartej pomiędzy RPH CP, której przedmiotem jest świadczenie usługi Firmowa Poczta. 2. Do zawierania umów, o których mowa w ust. 1 upowaŝnieni są Dyrektorzy RPH CP. 3. Umowa o której mowa w ust. 1 powinna zawierać: 1) nazwę Firmy i Odbierającego, 2) czas trwania umowy, 3) formę opłaty za przesyłki, 4) wskazanie miejsca odbioru przesyłek, 5) ustalenie częstotliwości odbioru przesyłek z miejsca wskazanego przez Zlecającego, 6) ustalenie terminu (dzień tygodnia) i czasu (przedział czasowy) odbioru przesyłek, 7) określenie łącznej maksymalnej masy przekazywanych przesyłek, 8) ustalenie miejsca nadawania przesyłek, 9) wskazanie numerów telefonów do osób kontaktowych zarówno przez Firmę jak i Odbierającego, 1

2 10) zapisy dotyczące przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeŝeń do odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) a braku moŝliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru. 4. Dopuszcza się inne ustalenia i uregulowania pomiędzy Firmą i Odbierającym, które zostaną zawarte w umowie na zasadzie porozumienia. 5. Punkt pocztowy zobowiązany jest do prowadzenia wykazu umów z klientami, z którymi zawarto umowy o świadczenie usługi Firmowa Poczta Wysokość opłat za usługę odbioru przesyłek, realizowaną na podstawie umowy, o której mowa w 3 ust. 1, jest określona w cenniku ustalonym przez Dyrektora RPH CP i stanowi integralną część umowy. 2. Ustalone stawki w cenniku są opłatami za częstotliwość odbioru i dotyczą jednego miesiąca kalendarzowego. 3. Okresem rozliczeniowym jest okres miesiąca kalendarzowego, po upływie, którego Odbierający za wykonaną usługę wystawia Firmie fakturę. 4. Faktura będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia jej doręczenia. 5. W przypadku nieuregulowania naleŝności w terminie, Odbierający będzie naliczał ustawowe odsetki za kaŝdy dzień zwłoki. Odsetki płatne będą na podstawie noty odsetkowej. 6. Dopuszcza się naliczanie kar umownych za nieterminowe przygotowanie przesyłek przez Firmę i nieterminowy odbiór przesyłek przez Odbierającego. Wysokość naliczanej kary umownej naleŝy ustalić w umowie, o której mowa 3 ust Usługa obejmuje wszystkie rodzaje przesyłek listowych i paczek, zarówno w obrocie krajowym, jak i zagranicznym. 2. Waga, wymiary, zawartość, opakowanie i sposób adresowania przesyłek, powinny spełniać warunki określone w przepisach obowiązujących w czasie ich nadawania Firma wnosi opłaty w sposób ustalony w umowie. 2. Opłata za przesyłki moŝe być uiszczana: 1) z góry, 2) z dołu. 3. Odbierający moŝe w umowie, o której mowa w 3 ust 1, uzgodnić z Firmą inny sposób uiszczania opłat. 2

3 7 Firma zobowiązana jest do: 1. przygotowania przesyłek pocztowych do odbioru przez Przedstawiciela w terminie i przedziale czasowym określonym w umowie, 2. wypełnienia wymaganych obowiązującymi przepisami druków i formularzy stosowanych przy nadawaniu przesyłek rejestrowanych, 3. wpisania poszczególnych przesyłek rejestrowanych do arkusza nadawczego lub pocztowej ksiąŝki nadawczej - w dwóch egzemplarzach, 4. sporządzenia w dwóch egzemplarzach zestawień ilościowych: a) przesyłek w obrocie krajowym w podziale na rodzaje, kategorie i przedziały wagowe - przesyłki listowe (wg załącznika nr 1 do Regulaminu), b) przesyłek w obrocie zagranicznym w podziale na rodzaje, kategorie i przedziały wagowe - przesyłki listowe (wg załącznika nr 2 do Regulaminu), 5. przekazania przesyłek w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane powinny być pogrupowane według rodzajów, kategorii i ułoŝone według kolejności wpisów w arkuszu nadawczym lub pocztowej ksiąŝce nadawczej. Natomiast przesyłki listowe nierejestrowane według kategorii i przedziałów wagowych, zgodnie z wpisami dokonanymi w formularzu stanowiącym załącznik nr 1 i 2 do Regulaminu, 6. stosowania formularzy i druków nakładu operatora publicznego. Formularze i druki nakładu własnego nadawcy, wymagają zgodności ze wzorem obowiązującego druku pocztowego dopuszczonego do obrotu, 7. poinformowania Odbierającego o przekroczeniu zadeklarowanej w umowie masy przesyłek oraz o ich niestandardowych rozmiarach co najmniej jeden dzień przed ich odbiorem, 8. od momentu otrzymania od Odbierającego elektronicznej ksiąŝki nadawczej, przekazywania danych do punktu pocztowego w wersji elektronicznej Wykonawca przy odbiorze przesyłki z siedziby Firmy musi legitymować się upowaŝnieniem, wystawionym przez kierownika punktu pocztowego, wyznaczonego w umowie jako miejsce nadania przesyłek (załącznik nr 3 do Regulaminu) oraz dokumentem toŝsamości ze zdjęciem (dowód osobisty, tymczasowy dowód osobisty, prawa jazdy, paszport, inny dokument z fotografią, odciskiem pieczęci urzędowej z wizerunkiem orła oraz podpisem jego posiadacza). 2. Kierownik punktu pocztowego lub wyznaczony przez niego pracownik, prowadzi kontrolkę wydanych upowaŝnień do odbioru przesyłek z miejsca wskazanego przez Firmę. Przy numerowaniu upowaŝnień, naleŝy zachować numerację roczną. 1. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy: 9 3

4 1) zgłoszenie się po odbiór przesyłek w uzgodnionym terminie (dzień tygodnia oraz przedział czasowy), 2) sprawdzenie, czy przesyłki są prawidłowo przygotowane do odbioru i nadania (czy sporządzono lub wypełniono oraz dołączono do przesyłek odpowiednie zestawienia i dokumenty), 3) porównanie stanu faktycznego odbieranych przesyłek z wpisami zawartymi w zestawieniach - na podstawie zestawienia przekazanego przez Firmę (wg załącznika nr 1 i 2 do Regulaminu), 4) pokwitowanie ilości odebranych przesyłek na formularzu zestawienia poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny ich odbioru oraz podpisu, 5) dostarczenie odebranych przesyłek do właściwego punktu pocztowego wraz z załączoną dokumentacją nadawczą oraz jednym egzemplarzem zestawienia, 6) przekazanie Firmie odebranych poprzednio, pokwitowanych przez właściwy punkt pocztowy arkuszy nadawczych lub pocztowej ksiąŝki nadawczej przesyłek rejestrowanych. 2. Wykonawca nie uczestniczy w wypełnianiu dokumentów i przygotowywaniu przesyłek do wysyłki. 10 W przypadku stwierdzenia zastrzeŝeń dotyczących odebranych przesyłek, o których mowa w 3 ust. 3 pkt 9, Odbierający wyjaśnia je z Firmą w sposób telefoniczny Przesyłki przyjmowane są na zasadach i warunkach określonych dla danej usługi odrębnymi przepisami, obowiązującymi w czasie realizacji usługi Firmowa Poczta. 2. Zgłaszanie reklamacji i dochodzenie roszczeń z tytułu utraty, ubytku lub uszkodzenia zawartości przesyłek dla przesyłek nadanych poprzez usługę Firmowa Poczta, odbywa się na zasadach ogólnych, tak jak dla przesyłek nadanych przez nadawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpośrednio w punkcie pocztowym. 12 Czas nadania przesyłki odebranej z miejsca wskazanego przez Firmę rozpoczyna się od daty i godziny umieszczonej na przesyłce w punkcie pocztowym realizującym usługę. Zamawiający Wykonawca 4

5 pieczątka Zlecającego/Nadawcy Załącznik Nr 1 do Regulaminu usługi Firmowa Poczta Zestawienie ilościowe przesyłek rejestrowanych przekazanych do nadania w ramach usługi Firmowa Poczta w dniu... Przesyłki listowe rejestrowane Rodzaj usługi Obrót krajowy ilość (szt.) w tym z zadeklarowaną wartością Przesyłki pobraniowe Paczki pocztowe Przekazał/a. Odebrał. Data odbioru Numer upowaŝnienia. Godzina.. 5

6 pieczątka Zlecającego/Nadawcy Załącznik Nr 2 do Regulaminu usługi Firmowa Poczta Zestawienie ilościowe przesyłek rejestrowanych przekazanych do nadania w ramach usługi Firmowa Poczta w dniu... Przesyłki listowe rejestrowane Rodzaj usługi Obrót zagraniczny ilość (szt.) w tym z zadeklarowaną wartością Paczki pocztowe Worek M w tym polecony Przekazał/a. Odebrał. Data odbioru Numer upowaŝnienia. Godzina.. 6

7 . Pieczątka punktu pocztowego/urzędu pocztowego Załącznik Nr 3 do Regulaminu usługi Firmowa Poczta U p o w a Ŝ n i e n i e do odbioru przesyłek z siedziby klienta w ramach usługi Firmowa Poczta UpowaŜnienie nr. wydane dnia.... Imię i nazwisko Przedstawiciel Punktu Pocztowego/Urzędu Pocztowego upowaŝniony jest do odbioru przesyłek w ramach realizacji usługi Firmowa Poczta. UpowaŜnienie jest waŝne wraz z dokumentem toŝsamości.. numer. (rodzaj dokumentu).. podpis Kierownika punktu pocztowego/urzędu pocztowego 7