System Zarządzania Forte moduł Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów

System Zarządzania Forte moduł Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Podręcznik użytkownika Wersja 2010

Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, czerwiec 2009 Symbol dokumentu MXRMKV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu... 0-1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 0-1 Korzystanie z pomocy kontekstowej... 0-1 Pomoc techniczna... 0-1 Zastrzeżenia... 0-2 Aktualne informacje... 0-2 Pojęcia podstawowe 1-1 Rozpoczęcie pracy 2-1 Uruchomienie modułu Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów... 2-1 Okno po pierwszym uruchomieniu modułu... 2-2 Ustawienia merytoryczne i pomocnicze... 2-3 Ustalenie kont, które mogą tworzyć rozliczenia... 2-3 Definiowanie parametrów wyświetlania planu rozliczeń... 2-4 Wprowadzanie istniejących rozliczeń międzyokresowych... 2-5 Cykl życia planu 3-1 Tryby pracy modułu 4-1 Tryb tworzenia... 4-1 Tryb przeglądania... 4-1 Kolory używane w trybie przeglądania... 4-1 Sortowanie... 4-2 Tworzenie nowego planu RMK 5-1 Zapisy w module Forte Finanse i Księgowość... 5-1 Definiowanie kryteriów tworzenia rat... 5-1 Jednostkowy plan rozliczeń... 5-2 Modyfikowanie istniejącego planu 6-1 Zatwierdzanie i odblokowywanie planu rozliczeń 7-1 Operacja zatwierdzania planu RMK... 7-1 Operacja odblokowania zatwierdzonego planu RMK... 7-1 Rozliczanie rat 8-1 Parametry tworzenia rozliczeń... 8-1 Procedura rozliczania i jej rezultaty... 8-1 Eksport i wydruk danych 9-1

II Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów MXRMKV2010P0001

Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf, inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/. Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Pomoc modułu.

0 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Zastrzeżenia Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Aktualności z menu Pomoc modułu. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc modułu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku, można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXRMKV2010P0001

Pojęcia podstawowe Moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów jest dodatkowym modułem rozszerzającym standardową funkcjonalność modułu Forte Finanse i Księgowość, przeznaczonym do wygodnego tworzenia planów rozliczeń kosztów, a następnie aktywowania kosztów w okresach sprawozdawczych zgodnie z przyjętym planem. Moduł może być również zastosowany do rozliczania przychodów. Rozliczenie kosztów międzyokresowych następuje w oparciu o stawki okresowe stałe lub stawki okresowe zmienne, zależnie od woli użytkownika. Podstawą do rozliczania kosztów jest plan rozliczeń, generowany przez moduł na podstawie parametrów podanych przez użytkownika. Ten plan można modyfikować dodając lub usuwając okresy i modyfikując kwoty poszczególnych rat. Za pomocą RMK można sprawnie zarządzać istniejącymi planami. W trybie przeglądania wyraźnie widać, które raty zostały już rozliczone, jaki jest bilans otwarcia na początek roku oraz ile zostało do rozliczenia. Wszystko to sprawia, że moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów jest wygodnym narzędziem tworzenia i kontroli rozliczeń kosztów. UWAGA Moduł Forte Rozliczanie Międzyokresowe Kosztów nie modyfikuje danych źródłowych pobieranych z modułu Forte Finanse i Księgowość. Jedyną zmianą, jaką moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów wprowadza w danych modułu Forte Finanse i Księgowość, jest zapisanie do bufora nowego dokumentu z dekretacją kolejnej raty wynikającej z planu rozliczeń. Moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów pozwala: tworzyć plany (tzn. automatycznie wyznaczać kolejne raty) rozliczeń z uwzględnieniem liczby rat, interwału czasowego pomiędzy sąsiednimi ratami, okresem pierwszej raty, rozksięgowaniem kwoty raty na wiele kont; rozliczać (tzn. wystawiać dokumenty z dekretacją na kontach) uprzednio wyznaczone raty; modyfikować plan rozliczeń; przeglądać i drukować plany w różnych konfiguracjach.

1 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów MXRMKV2010P0001

Rozpoczęcie pracy Uruchomienie modułu Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Zasadniczo, aby uruchomić moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów, należy uruchomić moduł Forte Finanse i Księgowość; z menu VBA wybrać polecenie Otwórz dokument SBC; w otwartym oknie wskazać i otworzyć katalog SBC_FK; z katalogu SBC_FK wybrać plik RMK.sbc; wybrać przycisk Open. Rys. 2-1 Menu VBA w module Forte Finanse i Księgowość otwieranie dokumentu SBC Rys. 2-2 Uruchomienie modułu Forte Rozliczanie Międzyokresowe Kosztów (z menu VBA)

2 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów można również uruchomić z menu Projekty wybierając polecenie RMK. Rys. 2-3 Uruchomienie modułu Forte Rozliczanie Międzyokresowe Kosztów (z menu Projekty) Innym sposobem wywołania modułu jest kliknięcie ikony, umieszczonej na aktywnym desktopie (więcej na temat aktywnego desktopu można znaleźć w pliku pomocy mxfkvba.chm, dostępnym z modułu Forte Finanse i Księgowość). UWAGA Moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów można uruchomić wyłącznie po uprzednim zainstalowaniu modułu Forte Finanse i Księgowość. Okno po pierwszym uruchomieniu modułu Jeżeli uruchamiasz moduł Forte Międzyokresowe Rozliczenia Kosztów po raz pierwszy, to otwarte okno nie będzie zawierało żadnych planów rozliczeń. Rys. 2-4 Widok okna po pierwszym uruchomieniu modułu Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów W początkowej fazie pracy z modułem dostępne (aktywne) są cztery przyciski, które wykorzystywane są w typowo operacyjnych działaniach użytkownika: Konta RMK, Tworzenie, Przeglądanie, Ustawienia. MXRMKV2010P0001

Rozpoczęcie pracy 2 3 Przed przystąpieniem do pracy z modułem należy określić wstępne parametry wskazać w tabeli konta, które mogą tworzyć rozliczenie (przycisk Konta RMK) oraz zdefiniować warunki prezentacji danych zgodnie z własnymi potrzebami (przycisk Ustawienia). Przyciski Nowy plan, Modyfikuj, Rozlicz, Dokument, Eksport staną się aktywne w dalszym etapie pracy po wprowadzeniu przez użytkownika danych, powodujących utworzenie planów i rozliczeń RMK. Użycie przycisku Info powoduje wyświetlenie, w dowolnym momencie pracy, okienka z podstawową informacją o module. Rys. 2-5 Informacja o module (przycisk Info) Ustawienia merytoryczne i pomocnicze Ustalenie kont, które mogą tworzyć rozliczenia Pierwszą czynnością, którą należy wykonać, aby przygotować moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów do właściwej pracy, jest ustalenie, które konta będą mogły tworzyć rozliczenia. W tym celu należy wybrać przycisk Konta RMK i z listy kont wskazać odpowiednie konta. Tylko z tych kont, w toku dalszej pracy modułu, zostaną wybrane poszczególne zapisy, które będzie można rozliczać w czasie. W oparciu o wybrane zapisy będzie można przygotować plany rozliczeń kosztów w czasie. W oknie Konta RMK kolumna Może tworzyć jest edytowalna. Należy zaznaczyć tutaj pola, przy tych kontach, które mogą tworzyć rozliczenia. Kolumna Tworzy RMK spełnia tylko funkcję informacyjną. Jeżeli pole jest zaznaczone oznacza to, iż wskazane konto tworzy już rozliczenie.

2 4 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Rys. 2-6 Wybór kont, które mogą tworzyć rozliczenia Definiowanie parametrów wyświetlania planu rozliczeń Aby wybrać parametry wyświetlania planów rozliczeń, należy kliknąć przycisk Ustawienia. Rys. 2-7 Ustawienia parametrów prezentacji planu rozliczeń Można zaznaczyć konkretne pola, w zależności od tego czy istnieje potrzeba przeglądania wszystkich planów, planów zatwierdzonych, czy też niezatwierdzonych. Można również ograniczyć wyświetlaną listę zaznaczając pole Nie pokazuj rozliczonych w całości. Z rozwijanej listy należy wybrać okres, za jaki mają być wyświetlone raty. Obok należy zaznaczyć czy mają być to raty Raty Wn, Raty Ma, czy też obie jednocześnie. Po wybraniu parametrów zostanie otwarte okno rozliczeń międzyokresowych kosztów w trybie przeglądania. Rozliczenia Międzyokresowe kosztów. Okno przedstawia tabelkę, w której wiersze to poszczególne plany rozliczeń. MXRMKV2010P0001

Rozpoczęcie pracy 2 5 Rys. 2-8 Okno rozliczeń międzyokresowych kosztów w początkowym etapie pracy (bez zapisów) Przykładowy widok okna z konkretnymi rozliczeniami, jakie powstaną w wyniku dalszej pracy użytkownika, ilustruje poniższy rysunek. Rys. 2-9 Okno Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Okno przedstawia tabelkę, w której wiersze to poszczególne plany rozliczeń. Wprowadzanie istniejących rozliczeń międzyokresowych Po pierwszym uruchomieniu modułu Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów najprawdopodobniej zajdzie potrzeba zaimportowania do niego istniejących rozliczeń międzyokresowych, tak aby nie prowadzić operacji rozliczania rat w dwóch niezależnych miejscach. W zależności od tego czy kwoty przeznaczone do rozliczeń w czasie pochodzą z dokumentów wprowadzonych na konta bieżącego roku obrotowego, czy też z lat poprzednich, należy zastosować nieco inną procedurę uzupełniania danych. Jeżeli użytkownik od nowego roku planuje stosowanie rozliczeń międzyokresowych kosztów, to wprowadzenie zapisów zależy od ich stanu rozliczenia poza RMK. Jeżeli zapis z BO roku bieżącego został wprowadzony na rozliczenie międzyokresowe w roku poprzednim i nie został w nim rozliczony, to najlepiej w poprzednim roku wyznaczyć plan RMK na rok bieżący. Jeżeli zapis z BO jest częścią wartości z dokumentu rozliczanego w roku poprzednim, to zapisem technicznym np. dokumentem prostym (DP), w dekrecie po obu stronach na tą samą kwotę można wprowadzić wartość BO do rozliczenia. Aby nie zawyżać obrotów, w księgowaniu równoległym można dokonać zapisu z kwotą ujemną na te same konta. Ewentualnie, zapis rozliczany w czasie wraz z rozliczeniami można wprowadzić jako korekty (czyli wyznaczyć plan) w roku powstania dokumentu. Dokładny opis procedur znajduje się w dokumencie Przygotowanie do pracy RMK.rtf, dostępnym w podkatalogu Dokumentacja katalogu docelowego, w którym zainstalowano moduł Forte Finanse i Księgowość.

Cykl życia planu Poniższy schemat przedstawia działanie modułu od przygotowania planu po wystawianie rat. Wybór zapisu tworzącego rozliczenie Ustalenie liczby rat, okresu pierwszej raty, interwału czasowego, kont na które zostaną zaksięgowane raty Automatyczne wygenerowanie planu rozliczeń Ręczna modyfikacja (dostrojenie) planu Zapisywanie planu Modyfikacja istniejącego planu Zatwierdzenie planu (Możliwe rozliczanie rat, modyfikacja planu nie) Odblokowanie planu w celu modyfikacji nie rozliczonych rat Rozliczenie jednej raty = wystawienie do bufora dokumentu rozliczającego Rys. 3-1 Schemat działania modułu Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów

Tryby pracy modułu Po wybraniu kont tworzących rozliczenia lub mogących tworzyć rozliczenia można przystąpić do tworzenia lub przeglądania planów rozliczeń. Tryb tworzenia Tryb tworzenia uruchamiany jest przyciskiem Tworzenie. Służy on do tworzenia nowego rozliczenia RMK. W trybie tym struktura drzewa zawiera fragment planu kont (tylko te konta, które tworzą RMK) oraz na ostatnim poziomie drzewa zapisy na tych kontach. Nowe rozliczenie RMK tworzy się dla wybranego zapisu. Zapis ten nazywany jest od tej pory zapisem tworzącym rozliczenie RMK (plan rozliczeń). Kwota tego zapisu będzie rozliczana w kolejnych ratach. Suma kwot wszystkich rat musi równać się kwocie zapisu tworzącego. W trybie tworzenia możliwe są również modyfikacje ustalonego wcześniej planu rozliczeń, np. wówczas, gdy w wyniku korekty zapis tworzący RMK ulegnie zmianie. Tryb przeglądania Tryb przeglądania uruchamiany jest przyciskiem Przeglądanie. Służy on do oglądania planu rozliczeń, modyfikowania tego planu oraz do rozliczania poszczególnych rat. W tym trybie okno pokazuje drzewo planu kont oraz na ostatnim poziomie drzewa zapisy tworzące rozliczenia wraz z ratami. W pierwszym roku rozliczenia międzyokresowego kosztów w kolumnach WnBO lub MaBO wyświetlana jest kwota początkowa zapisu. W pierwszym roku rozliczenia wartość zapisu nie jest pomniejszana o rozliczenia w danym roku obrotowym, natomiast w kolejnym roku obrotowym jest to kwota początkowa zapisu pomniejszona o raty RMK wyliczone w poprzednim roku. Rys. 4-1 Przeglądanie rozliczeń międzyokresowych kosztów Każdy plan rozliczeń może znajdować się w jednym z dwóch stanów: zatwierdzony (zablokowany do edycji) lub odblokowany. Kolory używane w trybie przeglądania W trybie przeglądania plany oznaczane są różnymi kolorami: zielonym - oznaczane są plany niezatwierdzone, niebieskim oznaczane są plany zatwierdzone. Raty rozliczone, dla których wystawiono dokument księgowy, oznaczone są kolorem czerwonym.

4 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Sortowanie Zarówno w trybie przeglądania jak i tworzenia istnieje możliwość posortowania zapisów w ramach jednego konta. Możliwe jest sortowanie wg: numeru ewidencyjnego; numeru (nazwy) dokumentu; kwoty; daty dokumentu. Aby posortować dane należy dwukrotnie kliknąć myszką w nagłówek odpowiedniej komórki. MXRMKV2010P0001

Tworzenie nowego planu RMK Zapisy w module Forte Finanse i Księgowość W module Forte Międzyokresowe Rozliczenia Kosztów można utworzyć nowy plan rozliczeń wyłącznie wówczas, kiedy w module Forte Finanse i Księgowość istnieją zapisy na kontach tworzących rozliczenia. Definiowanie kryteriów tworzenia rat Aby stworzyć nowy plan rozliczeń, po wskazaniu kont mogących tworzyć rozliczenia, należy wybrać przycisk Tworzenie, a następnie Nowy plan. Zostanie otwarte okno Kryteria tworzenia rat. Rys. 5-1 Tworzenie nowego planu krok pierwszy: definiowanie kryteriów tworzenia rat W kolejnych polach należy wpisać: Liczba rat liczbę rat (po wpisaniu moduł automatycznie wyliczy wysokość raty), Miesiąc pierwszej raty i w pole z prawej strony - miesiąc i rok pierwszej raty (rat może być wiele stąd możliwość wyznaczenia planu RMK od wybranego miesiąca), Raty co [liczba] miesięcy liczbę, co ile miesięcy będą płatne raty, Treść zapisów rozliczających tekst opisujący charakter rozliczenia, Zaokrąglenie w zaokrąglenie pierwszą lub ostatnią ratą. W tabelce w polu konto, klikając na można przejść do planu kont i wskazać na które konto ma być rozksięgowana rata. Raty można rozksięgować na wiele różnych kont. W tym celu należy wybrać przycisk Dodaj. Za jego pomocą można dodać nowe rozksięgowanie (rozbicie) jednej raty.

5 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów Przycisk Dalej>> umożliwia przejście do okna Jednostkowy plan rozliczeń, gdzie możliwe jest automatyczne wygenerowanie rozliczenia. Jednostkowy plan rozliczeń W oknie Jednostkowy plan rozliczeń użytkownik określa kolejne i zarazem końcowe parametry do utworzenia planu rozliczeń. Rys. 5-2 Tworzenie nowego planu krok drugi Możliwe jest tutaj modyfikowanie kwot rat oraz nadanie planowi rozliczeń ostatecznego kształtu. Za pomocą kolejnych przycisków można wstawić dowolny okres w planie rozliczeń, wstawić rozksięgowanie, usunąć wybrany okres lub rozksięgowanie, powielić okres, dodać lub usunąć korektę. Można również zmienić konto rozksięgowania kolejnej raty lub treść zapisu. Aby zmienić konto należy kliknąć myszką na przycisk przy wybranym koncie i z istniejącego otwartego planu kont wskazać wybrane konto. Aby zmienić treść zapisu należy kliknąć myszką w wybraną treść i wpisać nową treść z klawiatury. MXRMKV2010P0001

Modyfikowanie istniejącego planu Plany rozliczeń można modyfikować w trybie przeglądania. Aby zmodyfikować istniejący plan rozliczeń należy zaznaczyć go (kliknąć na nim myszką), a następnie wybrać przycisk Modyfikuj. Zostanie otwarte okno z planem rozliczeń identyczne jak druga strona kreatora przy tworzeniu nowego RMK. Rys. 6-1 Modyfikacja planu rozliczeń RMK Można tutaj wstawić lub usunąć nowy okres, czy rozksięgowanie, powielić okres czy też dodać lub usunąć korektę. Nie można usuwać rat rozliczonych, które wyświetlane są na czerwono. Dozwolona jest korekta takich rat, dostępna pod przyciskiem Dodaj korektę. Po dodaniu odpowiednich zmian należy wybrać przycisk Zakończ.

Zatwierdzanie i odblokowywanie planu rozliczeń Operacja zatwierdzania planu RMK Aby zatwierdzić wybrany plan należy kliknąć na nim prawym klawiszem myszy. Rozwinie się okienko z funkcjami do wyboru. Rys. 7-1 Zatwierdzanie planu rozliczeń międzyokresowych kosztów Z rozwiniętej listy funkcji trzeba wybrać Zatwierdź, klikając na nim myszką. Po zatwierdzeniu planu możliwe jest rozliczanie rat. W celu modyfikacji nierozliczonych rat należy plan odblokować. Operacja odblokowania zatwierdzonego planu RMK Po zablokowaniu planu nie można modyfikować. Aby móc wprowadzić zmiany należy plan odblokować. W tym celu należy kliknąć prawym klawiszem myszy na wybranym planie. Rozwinie się okienko z listą funkcji do wyboru. Z listy funkcji należy wybrać Odblokuj. Rys. 7-2 Odblokowanie planu

Rozliczanie rat Parametry tworzenia rozliczeń Po zaznaczeniu raty, która ma być rozliczona, należy wybrać przycisk Rozlicz. W otwartym oknie Tworzenie rozliczeń, należy wybrać okres, za który powstaną rozliczenia (zmiana okresu spowoduje, że rozliczona będzie inna rata niż ta wybrana) oraz typ dokumentu rozliczającego. Na podstawie tych danych zostanie wygenerowany numer własny dokumentu. Rys. 8-1 Rozliczanie rat wprowadzanie parametrów do okna Tworzenie rozliczeń Procedura rozliczania i jej rezultaty Można rozliczać wiele rat jednocześnie. W tym celu należy je zaznaczyć myszką klikając w kolejne plany, mając jednocześnie wciśnięty klawisz Shift. Rys. 8-2 Rozliczanie rat

8 2 Podręcznik użytkownika Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów W wyniku operacji rozliczania, po jej zakończeniu: na ekranie wyświetli się okno informujące o zapisaniu dokumentu (dokumentów) do bufora patrz: rysunek powyżej, w komórce rozliczanej raty, w górnym lewym rogu, pojawi się element graficzny (czerwony trójkąt), oznaczający ratę rozliczoną; po najechaniu kursorem takiej komórki ukazuje się komórka z komentarzem rozliczono (numer ewidencyjny dokumentu) patrz: pierwszy i drugi rysunek poniżej, w module Forte Finanse i Księgowość wprowadzone zostaną stosowne zapisy patrz: trzeci rysunek poniżej. Rys. 8-3 Okno po rozliczeniu rat RMK (z okienkiem komentarza) Rys. 8-4 Okno po rozliczeniu rat RMK (z ratami rozliczonymi wyróżnionymi czerwonym kolorem) Rys. 8-5 Okno Lista dokumentów w buforze w module Forte Finanse i Księgowość po rozliczeniu rat RMK w module Forte Międzyokresowe Rozliczenia Kosztów MXRMKV2010P0001

Eksport i wydruk danych Moduł Forte Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów umożliwia eksport zawartych w nim danych do programu MS Excel w celu ich dalszego wykorzystania lub wydruku. Aby wysłać dane do programu MS Excel należy wybrać przycisk Export. Zostanie otwarte okno z parametrami eksportu i wydruku. Rys. 9-1 Parametry eksportu i wydruku W otwartym oknie trzeba wybrać odpowiednie opcje i kliknąć przycisk OK. Dane przesłane do programu MS Excel będą wyglądały podobnie jak przedstawione na rysunku poniżej. Rys. 9-2 Przesłane dane do modułu MS Excel