Dokumentacja wdrożeniowa 1 / 13 Przyrostowa synchronizacja rozrachunków w Forte 2010 Dokumentacja wdrożeniowa Michał Marczak
Dokumentacja wdrożeniowa 2 / 13 1 WSTĘP... 3 2 PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA... 3 3 PRZEJŚCIE NA SYNCHRONIZACJĘ PRZYROSTOWA... 3 3.1 Uzgadnianie dokumentów... 3 3.1.1 Przesyłanie dokumentów do Forte Finanse i Księgowośd... 3 3.1.2 Uzgadnianie ręczne dokumentów... 4 3.1.3 Raport diagnostyczny uzgodnieo dokumentów... 5 3.1.3.1 Ustawienia raportu... 6 3.1.3.2 Diagnozowanie różnic i problemy uzgadniania... 7 3.1.3.3 Schemat działania raportu... 8 3.1.4 Dialog z użytkownikiem w trybie półautomatycznym... 8 3.2 Ustawienia współpracy z Forte Finanse i Księgowość... 10 3.3 Synchronizacja rozrachunków... 11 3.3.1 Raporty synchronizacyjne... 11 3.3.2 Wywoływanie synchronizacji... 11 4 ZALECENIA ODNOŚNIE PRACY BIEŻĄCEJ... 12 4.1 Regularna kontrola poprawności uzgodnień dokumentów... 12 4.2 Kontrola uzgodnień po odtworzeniu danych z kopii bezpieczeństwa... 12 4.3 Edycja dokumentów po przesłaniu ich do Forte Finanse i Księgowość.. 12 4.4 Zbiorcze raporty kasowe i wyciągi bankowe... 12 4.5 Włączenie synchronizacji przyrostowej między dużymi bazami... 12
Dokumentacja wdrożeniowa 3 / 13 1 Wstęp Poniższy dokument opisuje zmiany dotyczące współpracy modułów Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość w zakresie synchronizacji dokumentów i rozrachunków, jakie zaszły w systemie w związku z wprowadzeniem operacji jednoznacznego uzgadniania dokumentów i przyrostowej synchronizacji rozrachunków. 2 Podstawowe założenia W modułach Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość od wersji 2010 istnieje możliwość nadania dokumentom i zapisom unikalnego atrybutu UId(GUID), dzięki któremu jesteśmy w stanie w sposób jednoznaczny powiązać rozrachunki w obu ww. modułach. Dodatkowo obiekt integracji modułu Forte Finanse i Księgowość umożliwia odczyt rozrachunków, które uległy zmianie w zadanym okresie czasu (data modyfikacji). W celu wykorzystania tych możliwości do usprawnienia (przyspieszenia, ujednoznacznienia) współpracy pomiędzy modułami Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość powstało nowe rozwiązanie, które to zostanie przybliżone w poniższym dokumencie. Nowy sposób współpracy pomiędzy Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość nie zastąpił wcześniejszego; został wprowadzony jako dodatkowe rozwiązanie, dostępne poprzez menu ustawień współpracy z FK. Rozwiązanie wcześniejsze, nie wykorzystujące ww. nowych właściwości modułów Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość pozostaje bez zmian. 3 Przejście na synchronizację przyrostowa 3.1 Uzgadnianie dokumentów Przed włączeniem przyrostowej synchronizacji rozrachunków niezbędne jest uzgodnienie GUIDów dokumentów rozrachunkowych między bazą Forte Handel a Forte Finanse i Księgowość. Również w trakcie pracy ważne jest pilnowanie, aby wszystkie dokumenty były uzgodnione, ponieważ jest to warunek konieczny do jej prawidłowego działania. Uzgadnianie dokumentów może odbywać się trzema różnymi sposobami: przy przesyłaniu dokumentów do Forte Finanse i Księgowość za pomocą obiektu integracji lub plików poprzez uzgadnianie z poziomu okna dokumentu za pomocą raportu diagnostycznego dostępnego z poziomu kartoteki System/Pomocnicze. Wszystkie te sposoby zostaną dokładnie opisane w poniższych podpunktach. 3.1.1 Przesyłanie dokumentów do Forte Finanse i Księgowość W przypadku przesyłania poprzez pliki eksportu, identyfikatory unikalne GUID dokumentów są dołączane do plików zawsze, w formacie podobnym do tego jaki został użyty w przesyłaniu poprzez obiekt integracji. Podczas przesyłania dokumentów do Forte Finanse i Księgowość poprzez obiekt integracji następuje automatyczne uzgodnienie poprzez zapis wartości GUID dokumentu Forte Handel na poziomie odpowiedniego dokumentu lub zapisu nowo tworzonego dokumentu Forte Finanse i Księgowość (pole UId ).
Dokumentacja wdrożeniowa 4 / 13 Sposób rozstrzygania miejsca zapisu wartości GUID: Na poziomie dokumentu: o Dla dokumentów handlowych o typie dokumentu z ustawioną wartością obsługuj jak z zakresu (FVS, FVZ, RUS, RUZ) o Dla dokumentów magazynowych Na poziomie zapisu: o Dla pozostałych dokumentów handlowych o Dla dokumentów płatności(wysyłanych w formie raportów płatności) UWAGA! Z racji tego że po wysłaniu dokumentu powstaje jednoznaczne uzgodnienie pomiędzy dokumentem Forte Handel i Forte Finanse i Księgowość, nie można ponownie wysłać tego samego dokumentu, chyba że zostanie on usunięty w Forte Finanse i Księgowość. 3.1.2 Uzgadnianie ręczne dokumentów W poziomu okna dokumentu i okien kartotek dostępna jest w menu kontekstowym opcja Dokument w FKF, która otwiera okno zawierające podstawowe dane uzgodnionego dokumentu w Forte Finanse i Księgowość (Rys.1). Opcja ta jest aktywna dla dokumentów nieedytowanych, nieanulowanych i nie będących w buforze. Nie jest także dostępna dla dokumentów które nie posiadają rozrachunku typu Kontrakt Sprzedaży czy Faktura wewnętrzna. W przypadku dokumentu, dla którego nie ma kontrahenta kartotekowego, wybranie tej opcji będzie skutkowało komunikatem o niemożności uzgadniania takich dokumentów. Rys.1 Dane podmiotu pochodzą z modułu Forte Handel (podmioty muszą być wcześniej zsynchronizowane). W przypadku braku uzgodnionego dokumentu wszystkie pola w oknie są puste. Kwota oznacza pełną kwotę rozrachunku w Forte Finanse i Księgowość. Z poziomu tego okna dostępne są (Rys.2) następujące operacje: Rys.2
Dokumentacja wdrożeniowa 5 / 13 Usuń uzgodnienie usuwa istniejące uzgodnienie pomiędzy dokumentami. Tworzy Rozrachunek z FK zgodnie z ustawieniami współpracy z Forte Finanse i Księgowość, który będzie uzgodniony z odpiętym poprzez tę operację dokumentem w Forte Finanse i Księgowość. Synchronizuj rozrachunek wykonuje pełną synchronizację rozrachunku tego dokumentu. Uzgodnij z dokumentem w FK umożliwia wybór poprzez okno dialogowe (Rys.3) dokumentu w Forte Finanse i Księgowość do uzgodnienia z dokumentem w Forte Handel. Lista dokumentów z Forte Finanse i Księgowość jest tworzona na podstawie danych podmiotu, strony dokumentu Forte Handel i daty dokumentu w Forte Finanse i Księgowość. W przypadku, gdy data ta jest inna od oczekiwanej (niejednoznaczna), można wybrać nowy zakres dat i odświeżyć okno dialogowe. W przypadku wybrania dokumentu uzgodnionego wcześniej z innym dokumentem Forte Handel który nie jest Rozrachunkiem z FK, pojawi się informacja o niemożliwości uzgodnienia i konieczności wcześniejszego usunięcia uzgodnienia powodującego ww. konflikt. Po wybraniu dokumentu w Forte Finanse i Księgowość dostępnego do uzgodnienia następuje uzgodnienie wartości GUID obu dokumentów. W przypadku, gdy dokument Forte Handel był wcześniej uzgodniony z innym dokumentem w Forte Finanse i Księgowość, do tego ostatniego zostaje utworzony uzgodniony z nim Rozrachunek z FK zgodnie z ustawieniami współpracy z FK. Po uzgodnieniu lub usunięciu uzgodnienia, jeżeli w ustawieniach współpracy z FK zaznaczona jest opcja automatycznej synchronizacji, przeprowadzana jest synchronizacja rozrachunku ze zmienionym uzgodnieniem, co w przypadku usunięcia uzgodnienia usuwa ewentualne Rozliczenia z FK. Rys.3 3.1.3 Raport diagnostyczny uzgodnień dokumentów W katalogu System/Pomocnicze znajduje się raport diagnostyczny o nazwie Diagnostyka uzgodnień z FK. Może on być wykonany bezpośrednio z poziomu katalogu raportów, bądź też, po przeniesieniu do kartoteki Pieniądze, z poziomu tejże kartoteki. Umożliwi to wykonie operacji diagnostycznych dla zaznaczonych elementów ww. kartoteki.
Dokumentacja wdrożeniowa 6 / 13 3.1.3.1 Ustawienia raportu Po uruchomieniu raportu pojawia się okno ustawień (Rys.4). Rys.4 W oknie tym możemy określić zakres dokumentów diagnozowanych: Wszystkie wszystkie dokumenty Zaznaczone w przypadku uruchomienia raportu z poziomu kartoteki Płatności diagnozowane będą wybrane (zaznaczone dokumenty). Za okres po wybraniu tej opcji pojawi się możliwość określenia dat początku i końca okresu dla którego diagnozowane będą dokumenty. Dodatkowo dostępna jest także opcja Wykonuj tylko dla nierozliczonych, która ogranicza zakres diagnozowanych dokumentów. Możemy określić tryb pracy raportu Opcje uzgodnień : 1. Tylko sprawdzanie raport sprawdzi czy wybrane dokumenty są uzgodnione i ewentualnie poinformuje w raporcie podsumowującym o występujących pomiędzy HM i FK różnicach w uzgodnionych dokumentach. 2. Sprawdzanie i wyszukiwanie raport wykona operacje z podpunktu Tylko sprawdzanie Dodatkowo spróbuje wyszukać w FK dokumenty nieuzgodnione i w przypadku znalezienia poinformuje w raporcie podsumowującym o występujących pomiędzy HM i FK różnicach w dopasowanych dokumentach. 3. Sprawdzanie i uzgadnianie automatyczne raport wykona operacje z podpunktu Sprawdzanie i wyszukiwanie oraz dodatkowo dla dokładnie dopasowanych dokumentów HM i FK spróbuje je uzgodnić. 4. Sprawdzanie i uzgadnianie półautomatyczne raport wykona operacje z podpunktu Sprawdzanie i uzgadnianie automatyczne oraz dodatkowo umożliwi usunięcie uzgodnień dla dokumentów dla których wykryje różnice pomiędzy uzgodnionymi dokumentami HM i FK. Umożliwi też uzgodnienie nieuzgodnionych znalezionych i niedokładnie (z różnicami) dopasowanych dokumentów HM i FK. Wykonanie tych ww. operacji będzie dostępne poprzez interakcję z użytkownikiem co zostanie opisane poniżej. Możemy określić sposób raportowania: Wyświetl okno błędnie uzgodnionych dostępne dla wszystkich trybów pracy. Wyświetl okno nie znalezionych w FK dostępne dla trybów pracy 2, 3 i 4 - wyświetla okno kartoteki pieniądze zawierające dokumenty HM, dla których nie udało się odnaleźć odpowiedniego dokumentu w FK.
Dokumentacja wdrożeniowa 7 / 13 Wyświetl okna znalezionych w FK dostępne dla trybu pracy 2 wyświetla okna kartoteki Pieniądze zawierające dokumenty HM, dla których znaleziono odpowiedni dokument w FK. Dokumenty grupowane są w zależności od ewentualnych różnic miedzy znalezionym dokumentem FK i sprawdzanym dokumentem HM. Dokumenty o tym samym poziomie różnicy znajdują się w jednym oknie, którego tytuł odpowiada pogrupowaniu. Wyświetl okna nieuzgodnionych przez diagnostykę dostępne dla trybów pracy 3 i 4 - wyświetla okna kartoteki Pieniądze zawierające dokumenty HM, dla których znaleziono odpowiedni dokument w FK, ale nie uzgodniono. Dokumenty grupowane są w zależności od ewentualnych powodów nieuzgodnienia. Dokumenty z tym samym powodem nieuzgodnienia znajdują się w jednym oknie o odpowiednim tytule. Wyświetl okno uzgodnionych przez diagnostykę dostępne dla trybów pracy 3 i 4 wyświetla okno dokumentów, które zostały przez diagnostykę. Wybrać plik, do którego będzie zapisywany raport wykonania diagnostyki (logowane operacje). Oprócz wskazanego pliku wynikiem działania raportu jest także identyczny raport wykonania w postaci podglądu wydruku jednak w przypadku błędu czasu wykonania raportu nie będzie on wyświetlony, zaś wpisy w pliku pozostaną. Okna kartotekowe pojawią się tylko w przypadku, gdy ich zawartość (odpowiednie dokumenty) nie jest pusta. 3.1.3.2 Diagnozowanie różnic i problemy uzgadniania Domyślnie danymi porównywanymi dla uzgodnionych i uzgadnianych dokumentów są w kolejności określonej wagą ewentualnej różnicy: Strona porównywana jest strona rozrachunku (Wn, Ma). Podmiot porównywany jest typ (tzn. czy jest to kontrahent, pracownik czy urząd) i pozycja (numer z kartoteki FKF) podmiotu. Data dokumentu - porównywana jest data dokumentu w FKF z odpowiednią datą HMF. Data w HMF jest uzależniona od typu rozrachunku: o dla rozrachunków do dokumentów sprzedaży jest to data wystawienia o dla rozrachunków do pozostałych dokumentów zakupu jest to data zakupu o dla rozrachunków niezwiązanych z dokumentem handlowym jest to data rozrachunku o dla płatności jest to data płatności Symbol - porównywany jest symbol dokumentu FKF (numer dokumentu) z odpowiednim symbolem HMF. Symbol HMF jest uzależniony od typu rozrachunku: o o dla rozrachunków do dokumentów sprzedaży jest to numer dokumentu dla rozrachunków do dokumentów zakupu jest to 40-znakowy symbol złożony z numeru obcego i numeru własnego (w taki sposób generowany jest numer dokumentu w FKF przy przesyłaniu dokumentu z HMF) o dla pozostałych rozrachunków jest to numer rozrachunku o dla płatności kasowych dla których raport płatności w typie dokumentu ma ustawioną wartość obsługuj jak równą RK jest to numer płatności o dla pozostałych płatności jest to numer raportu płatności Powiązanie rozrachunku w FKF z dokumentem lub zapisem (opisana przy przesyłaniu dokumentów do FKF rozstrzyganie miejsca zapisu GUID) Kwota - porównywana jest całkowita kwota rozrachunku. Dodatkowo mogą wystąpić innego rodzaju problemy niezwiązane z zawartością dokumentów HMF i FKF: nie udało się uzgodnić dokumentów, ze względu na niemożliwość usunięcia Rozrachunku z FK utworzonego wcześniej do właśnie uzgadnianego dokumentu FK dopasowano więcej niż jeden dokument z tym samym poziomem różnic dopasowany dokument FK jest już uzgodniony z innym dokumentem w HMF, należy najpierw usunąć tamto uzgodnienie inne problemy (np. problem z zapisem do bazy)
Dokumentacja wdrożeniowa 8 / 13 Wszystkie informacje o występujących problemach są zapisywane w raporcie podsumowującym. 3.1.3.3 Schemat działania raportu W zależności od trybu pracy niektóre czynności nie są wykonywane. Dla kolejnych dokumentów wybranych do diagnozowania (za wyjątkiem Rozrachunków z FK, dokumentów w buforze, dokumentów anulowanych oraz dokumentów nie posiadających kontrahenta kartotekowego): Sprawdzane jest istnienie uzgodnionego dokumentu w Forte Finanse i Księgowość (TRYB 1, 2, 3, 4). W przypadku dokumentu uzgodnionego sprawdzana jest poprawność uzgodnienia o W przypadku różnic, w trybie półautomatycznym możliwe jest usuniecie błędnego uzgodnienia i próba ponownego uzgodnienia dokumentu.(tryb 4). o W przeciwnym wypadku (brak różnic lub TRYB 1, 2, 3) logowana jest odpowiednia informacja w pliku raportu podsumowującego. W przypadku braku uzgodnienia podejmowana jest próba odnalezienia odpowiedniego dokumentu z Forte Finanse i Księgowość i uzgodnienia go z dokumentem w Forte Handel (TRYB 2, 3, 4). o Wyszukanie następuje zgodnie ze schematem starej synchronizacji rozrachunków (odczyt po numerze dokumentu, lub numerze raportu płatności w przypadku płatności bankowych). Dla dokumentów związanych z zakupem wyszukanie odbywa się wg 40-znakowego symbolu złożonego z numeru obcego i numeru własnego; taki symbol jest nadawany dokumentom zakupu przy przesyłaniu do FK. o W przypadku znalezienia kilku dokumentów następuje weryfikacja i odszukanie takiego, który wykazuje najmniejsze różnice z diagnozowanym dokumentem Forte Handel. o Jeśli nie znaleziono żadnego lub znaleziono kilka o tym samym poziomie podobieństwa, raportowana jest informacja o braku możliwości dopasowania dokumentów. o Jeśli dopasowano dokładnie jeden dokument, ale istnieją różnice pomiędzy dokumentem dopasowanym w Forte Finanse i Księgowość a diagnozowanym to dla uzgodnień półautomatycznych (TRYB 4) możliwe jest uzgodnienie takich dokumentów. W przeciwnym wypadku logowana jest w pliku raportu informacja o różnicach i niemożności uzgodnienia. o W przypadku znalezienia dokładnie jednego w pełni dopasowanego dokumentu następuje uzgodnienie dokumentów dopasowanego i diagnozowanego(tryb 3, 4). Na koniec, jeśli wybrano prezentowanie okien, wyświetlane są okna kartotek pieniężnych zawierające dokumenty ( zależności od trybu pracy): o uzgodnione przez diagnostykę o nieuzgodnione o znalezione w FK o nieznalezione w FK o uzgodnione, ale niedokładnie dopasowane 3.1.4 Dialog z użytkownikiem w trybie półautomatycznym W przypadku wybrania trybu półautomatycznego (TRYB 4) istnieje możliwość indywidualnego wyboru akcji, którą powinien wykonać raport. W przypadku wykrycia różnic pomiędzy uzgodnionymi pojawia się okno dialogowe (Rys.5).
Dokumentacja wdrożeniowa 9 / 13 Rys.5 Raportuje on różnice pomiędzy uzgodnionymi dokumentami i umożliwia usunięcie takiego uzgodnienia. W przypadku zaznaczenia Zastosuj dla wszystkich zapamiętywany jest powód (z czego wynika różnica) i dla podobnych przypadków w przyszłości podjęta będzie wybrana akcja. W przypadku znalezienia różnic pomiędzy uzgadnianymi dokumentami pojawia się okno dialogowe (Rys.6). Rys.6 Raportuje on różnice pomiędzy uzgadnianymi dokumentami i umożliwia zapisanie takiego uzgodnienia. W przypadku zaznaczenia Zastosuj dla wszystkich zapamiętywany jest powód (z czego wynika różnica) i dla podobnych przypadków w przyszłości podjęta będzie wybrana akcja.
Dokumentacja wdrożeniowa 10 / 13 3.2 Ustawienia współpracy z Forte Finanse i Księgowość Na rysunku nr 7 przedstawiono nowy wygląd zakładki Rozrachunki z menu Ustawienia, Współpraca z FK. Rys. 7 Podstawowe zmiany jakie zaszły w stosunku do wcześniejszych wersji modułu Forte Handel: Tryb synchronizacji umożliwia wybór sposobu współpracy z FK: o Synchronizacja według starego sposobu współpracy. o Synchronizacja przyrostowa uzgodnionych dokumentów według nowego sposobu współpracy. Druga opcja jest aktywna tylko dla odpowiedniego obiektu integracji (Forte Finanse i Księgowość 2010). Wykonuj synchronizację automatyczną (zmieniona nazwa wcześniej było Wykonuj synchronizację ): o Co określony okres czasu (z możliwością edycji interwału czasowego określającego częstotliwość wykonywania automatycznej synchronizacji przyrostowej z dokładnością minut, godzin lub dni) Opcja aktywna tylko dla trybu Synchronizacji nowej. o Przy wykorzystaniu danych dla konkretnego kontrahenta. Opcja aktywna tylko dla trybu Synchronizacji starej. o Przy każdym wejściu do firmy. W przypadku trybu nowej synchronizacji dotyczy synchronizacji przyrostowej. o Przed zestawieniami rozrachunkowymi. W przypadku trybu nowej synchronizacji dotyczy synchronizacji przyrostowej.
Dokumentacja wdrożeniowa 11 / 13 Daty i czasy ostatnich synchronizacji pełnej i przyrostowej (dotyczą nowych synchronizacji). Dla podkreślenia ich znaczenia, w przypadku trybu starej synchronizacji ich nazwy są wyszarzone. Przycisk Synchronizuj rozrachunki w przypadku trybu synchronizacji nowej otwiera okno operacji przedstawione na rysunku 8, w którym można wykonać zarówno pełną synchronizację rozrachunków jak i przyrostową synchronizacji rozrachunków z wyborem daty rozpoczęcia tejże synchronizacji przyrostowej. Rys.8 Obie operacje przed wykonaniem synchronizacji wyświetlają ostrzeżenie o konieczności wcześniejszego uzgodnienia dokumentów, ze względu na założenie, że synchronizacja rozrachunków dotyczy tylko uzgodnionych dokumentów. 3.3 Synchronizacja rozrachunków 3.3.1 Raporty synchronizacyjne W katalogu raportów Integracja z FK a NOWA znajduje się grupa raportów odpowiedzialnych za synchronizację rozrachunków z modułem Forte Finanse i Księgowość. Możemy wyróżnić trzy rodzaje synchronizacji: Pełną synchronizowane są wszystkie nierozliczone rozrachunki modułów Forte Finanse i Księgowość i Forte Handel. Przyrostową synchronizowane są zmienione rozrachunki z Forte Finanse i Księgowość (od czasu ostatniej synchronizacji pełnej lub przyrostowej). Pojedynczego dokumentu synchronizuje wskazany rozrachunek. Synchronizacja pełna pod względem sposobu synchronizacji (algorytmów) jest podobna do starej synchronizacji. Synchronizowane są w pierwszej kolejności wszystkie nierozliczone rozrachunki w Forte Handel, a następnie w miarę potrzeby wszystkie wcześniej niezsynchronizowane nierozliczone rozrachunki z Forte Finanse i Księgowość. Może być wywołana z poziomu menu ustawienia Współpraca z FK. Synchronizacja przyrostowa synchronizuje wszystkie zmienione rozrachunki od określonej daty. Zwykle jest to data wykonania poprzedniej synchronizacji przyrostowej lub pełnej, ale może być zmieniona z poziomu interfejsu użytkownika (przycisk Synchronizuj w ustawieniach Współpraca z FK ). 3.3.2 Wywoływanie synchronizacji Synchronizacja może być wywołana w następujący sposób: Za pomocą przycisku synchronizuj z ustawień Współpraca z FK (pełna lub przyrostowa). Automatycznie w zależności od ustawień Współpraca z FK zakładka Rozrachunki (przyrostowa): o Przed zestawieniami rozrachunkowymi
Dokumentacja wdrożeniowa 12 / 13 o Co określony okres czasu o Przy wejściu do firmy Za pomocą przycisku Synchronizuj z menu operacje okna Dokument w FK (pojedynczego dokumentu. Synchronizacja, zarówno pełna jak i przyrostowa, przed wykonaniem sprawdza, czy nie jesteśmy w trakcie wykonywania synchronizacji (np. z innej końcówki) na poziomie serwera bazy danych i odpowiednio reaguje, tzn. nie wykonuje się. Zapobiega to jednoczesnemu wykonywaniu synchronizacji rozrachunków z różnych końcówek aplikacji Forte Handel. 4 Zalecenia odnośnie pracy bieżącej 4.1 Regularna kontrola poprawności uzgodnień dokumentów Warunkiem koniecznym do prawidłowego działania przyrostowej synchronizacji rozrachunków są prawidłowe uzgodnienia dokumentów. Dlatego też zalecane jest regularne sprawdzanie czy uzgodnienia są prawidłowe oraz czy nie ma braków w uzgodnieniach dokumentów. Można do tego celu wykorzystywać raport diagnostyczny o nazwie Diagnostyka uzgodnień z FK. 4.2 Kontrola uzgodnień po odtworzeniu danych z kopii bezpieczeństwa Z powodów opisanych w punkcie 4.1 zalecamy, aby rozszerzyć procedury odtwarzania danych z kopii bezpieczeństwa o obowiązkowe wykonanie kontroli uzgodnień po odtworzeniu danych. 4.3 Edycja dokumentów po przesłaniu ich do Forte Finanse i Księgowość Po pierwsze należy pamiętać, że żadne zmiany dokumentów po przesłaniu ich do modułu Forte Finanse i Księgowość nie są przenoszone między modułami (w tym obszarze nic się nie zmieniło). Konieczne jest zatem dokonywanie zmian jednocześnie w obu modułach. Dlatego też zalecane jest, aby w razie konieczności wykonania edycji dokumentu: Zmiany wprowadzać tylko w module Forte Handel. Następnie usunąć edytowany dokument z Forte Finanse i Księgowość. I ponownie przesłać go z modułu Forte Handel. Dzięki takiej operacji zmniejszy się ryzyko utraty powiązania dokumentów lub błędnego ich powiązania. 4.4 Zbiorcze raporty kasowe i wyciągi bankowe Jeśli wykorzystywana jest przyrostowa synchronizacja rozrachunków należy uczulić użytkowników, aby raporty kasowe oraz wyciągi bankowe wprowadzone w Forte Handel przesyłali do Forte Finanse i Księgowość jako pojedyncze dokumenty dzienne, a nie jako zbiorcze dokumenty okresowe. Zbiorcze dokumenty nie będą mogły być jednoznacznie uzgodnienie między modułami. Dlatego też synchronizacja rozrachunków nie będzie w takiej sytuacji działać poprawnie. 4.5 Włączenie synchronizacji przyrostowej między dużymi bazami W przypadku dużych baz Forte Handel i Forte Finanse i Księgowość zawierających długą historię rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić problemy z uzgodnieniem dokumentów wynikające z nieprawidłowych zapisów w bazie danych. W takiej sytuacji zalecane jest aby: 1. Wykonać uzgodnienie dokumentów - z uwagi na to że na dużych bazach może to być proces długotrwały, zaleca się aby wykonywać go etapami np. z podziałem co zadany okres czasu. Dopóki dokumenty nie zostaną całkowicie uzgodnione, w bazie może funkcjonować
Dokumentacja wdrożeniowa 13 / 13 dotychczasowa synchronizacja, proces uzgadniania dokumentów nie ma na nią wpływu. Aby zgrubnie ocenić stan zgodności danych HMF i FKF pomocna może być opcja Wykonuj tylko dla nie rozliczonych. Wprawdzie zalecane jest uzgodnienie wszystkich dokumentów rozrachunkowych znajdujących się w bazie, ale na synchronizację rozrachunków wpływ mają tylko te które są nie rozliczone. Jeśli w konkretnym przypadku można założyć że dany rozliczony dokument nie będzie już zmieniał swojego stanu rozliczenia, to uzgodnienie dokumentu nie jest niezbędne. Jest to istotne ponieważ w przypadku dużych baz osiągnięcie stanu idealnego, w którym wszystkie dokumenty są uzgodnione może być bardzo trudne lub nie możliwe, i w gestii osoby wdrażającej pozostaje ocena czy fakt że niektóre z dokumentów nie zostaną uzgodnione jest akceptowalny czy nie. 2. Następnie usunąć zsynchronizowane rozrachunki raportem pomocniczym Usuwanie zsynchronizowanych rozrachunków z FK chodzi o usunięcie rozrachunków i rozliczeń wygenerowanych przez dotychczasową synchronizację. Jeśli w wyniku tego niektóre z dokumentów stały się nie rozliczone (były rozliczone przez Rozliczenie FK które właśnie usuwamy) to bezwzględnie powinny zostać uzgodnione o ile w p.1 z jakiegoś powodu nie zostały. 3. Po przełączeniu opcji synchronizacji na przyrostową, wykonać pełną synchronizację. Taką procedurę można wykonywać profilaktycznie przy dowolnej parze baz, należy jednak pamiętać, ze w przypadku dużych baz może być czasochłonna.