INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI UNIA EUROPEJSKA UNIA EUROPEJSKA Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Kwalifikowanie wydatków Szczegółowe warunki dotyczące kwalifikowania wydatków Marek Rechnio 16.10.2012 Gdańsk Narodowy Narodowy Fundusz Fundusz Ochrony Ochrony Środowiska Środowiska i Gospodarki i Gospodarki Wodnej Wodnej
Przed rozpoczęciem wypełniania dokumentów rozliczeniowych należy zapoznać się z: Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ
Ogólne warunki kwalifikowania wydatków Okres kwalifikowania wydatków: Początek okresu kwalifikowania: 1 styczeń 2007r. Koniec okresu kwalifikowania: 31 grudzień 2015r. Wydatek faktycznie poniesiony. Wydatki bezpośrednio związane z realizacją projektu, poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie zawartej z beneficjentem (w tym zgodne z zakresem projektu). Wydatki muszą być poniesione i udokumentowane zgodnie z obowiązującym prawem krajowym i wspólnotowym. Należy zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesionych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach : zamówień publicznych, ochrony środowiska, pomocy publicznej, rachunkowości itd. Tylko wydatki poniesione przez beneficjenta (tj. podmiot odpowiedzialny za realizację projektu) mogą być uznane za kwalifikowane. W uzasadnionych przypadkach beneficjent może wskazać w umowie inny podmiot, który również będzie mógł ponosić wydatki kwalifikowane.
Ogólne warunki kwalifikowania wydatków Zakaz podwójnego finansowania Niedopuszczalne jest dwukrotne zrefundowanie całości lub części danego wydatku ze środków publicznych (tj. krajowych lub wspólnotowych) tj.: tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; podatku VAT ze środków wspólnotowych, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT; zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka w ramach środków wspólnotowych.
Potwierdzenie dokonania wydatku i jego zakwalifikowanie kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (potwierdzone za zgodność z oryginałem); kopie dokumentów bankowych potwierdzających dokonanie płatności (potwierdzone za zgodność z oryginałem); kopie dokumentów potwierdzających wykonanie i odbiór prac; inne dokumenty wymienione w instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność (stanowiące załącznik do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości w ramach PO IiŚ).
Kryteria brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów rozliczeniowych : prawidłowość opisu wszystkich dokumentów; zgodność postępu rzeczowego i finansowego w realizacji projektu z dokumentami rozliczeniowymi; zgodność załączonych dokumentów rozliczeniowych z obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikacji wydatków w ramach PO IiŚ ; sprawdzenie czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej (wniosku o płatność) nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji w ramach PO IiŚ i innego programu pomocowego.
Przygotowanie projektu Niezbędne wydatki związane z przygotowaniem projektów poniesione na przygotowanie koniecznych dokumentów takich jak dokumentacja projektowa dokumentacja techniczna, dokumentacja przetargowa, studium wykonalności raport OOŚ itp. można uznać za kwalifikowane Limit wydatków na przygotowanie projektu dot. projektów indywidualnych: Wydatki kwalifikowane na przygotowanie dokumentacji projektowej 8% x Całkowite wydatki projektu (nie tylko kwalifikowane) z uwzględnieniem wydatków związanych z przygotowaniem dokumentacji Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6 pkt. 6.1 Podrozdział 1 Przygotowanie Projektu
Zarządzanie projektem Pod pojęciem wydatków związanych z zarządzaniem projektem należy rozumieć wydatki poniesione na niezbędne działanie towarzyszące realizacji projektu. Wydatki te można podzielić na 5 grup: 1. Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi, 2. Koszty ogólne czyli takie koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu czy usługi, 3. Wydatki osobowe tj. koszty wynagrodzenia pracowników (osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) ponoszonych przez pracodawcę za okres, w którym pracownik wykonywał pracę związaną z projektem, 4. Koszty związane z wykorzystaniem informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie, 5. Pozostałe wydatki związane z przygotowaniem bądź realizacją projektu Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6 pkt. 6.2 Podrozdział 2 Zarządzanie projektem
1. Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi odrębny kontrakt na nadzór nad robotami budowlanymi nadzór nad robotami realizowany przez służby beneficjenta nadzór autorski projektanta nadzór specjalistyczny
2. Koszty ogólne Koszty ogólne muszą spełnić następujące warunki: kalkulacja kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacja danego projektu wyodrębnienie kosztów jako proporcji kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją projektu Koszty amortyzacji siedziby beneficjenta lub wydatki poniesione na podatek od nieruchomości-siedziby beneficjenta - NIEKWALIFIKOWANE
3. Wydatki osobowe koszty wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub mianowania w tym regulaminowe dodatki, nagrody, premie, trzynastka zachowanie proporcji czasu poświęconego na czynności związane z projektem Beneficjent składający wniosek o płatność uwzględniający wydatki na wynagrodzenia, powinien załączyć oświadczenie, iż te wydatki dotyczą wyłącznie realizacji projektu
Niekwalifikowane elementy wynagrodzenia: ekwiwalent urlopowy zasiłki i inne świadczenia finansowane ze środków ZUS (zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy) zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, rodzinny) zasiłek chorobowy odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych odprawy emerytalno-rentowe nagrody jubileuszowe składki na PFRON
Inne niekwalifikowane wydatki związane z zatrudnianiem pracowników: wydatki poniesione na zakup okularów korygujących wzrok wydatki poniesione na przeprowadzenie badań wstępnych i okresowych zakupy legitymacji zniżkowych np.pkp wydatki poniesione na zakup dodatkowych usług zdrowotnych dla pracowników Za niekwalifikowane uznane będą wydatki poniesione w związku z zawarciem umów cywilnoprawnych pomiędzy daną instytucją, a własnymi pracownikami. Odstępstwem od tej zasady jest incydentalne zaangażowanie pracownika instytucji w zadanie związane w realizację projektu.
4. Informatyczne systemy wspomagające (sprzęt) niezbędne do realizacji celu projektu przenośne środki trwałe (laptopy, drukarki itp.) zostaną wskazane we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie zostaną włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta
5. Pozostałe wydatki związane z realizacją projektu niezbędne ekspertyzy, porady prawne, finansowe i techniczne usługi obce w tym usługi w ramach umów zleceń, o dzieło szkolenia audyty prowadzenie rachunkowości archiwizacja dokumentacji projektu podróże służbowe zakupy materiałów nie stanowiących środków trwałych usługi telekomunikacyjne
! Łączna kwota wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem ( z wyłączeniem wydatków na nadzór budowlany): jest mniejsza/równa od 250 000 PLN + 3% całkowitych wydatk. kwalif. projektu jest mniejsza/równa od 20% całkowitych wydatk. kwalif. projektu
Nabycie nieruchomości Pod tym pojęciem należy rozumieć zakup nieruchomości (niezabudowanej, zabudowanej, nabycie prawa użytkowania wieczystego) lub przejęcie nieruchomości za odszkodowaniem na podstawie i w granicach określonych przepisami prawa. Łączna kwota wydatków kwalifikowanych nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu. Wydatki kwalifikowane w kategorii Zakup gruntu 1/9 x Całkowite wydatki kwalifikowane dla projektu (z wyłączeniem wydatków w kategorii zakup gruntu ) Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6 pkt. 6.3 Podrozdział 3 Nabycie nieruchomości
Roboty budowlane Roboty budowlane powinny być prowadzone z obowiązującym prawem, w tym w szczególności zgodnie z ustawą Prawo Budowlane. W przypadku, gdy beneficjent samodzielnie wykonuje całość lub część prac związanych z przygotowaniem placu budowy lub robotami budowlanymi, związane z tymi pracami wydatki muszą być przypisane poprzez przejrzysty i oddzielny system rozliczania projektu oparty na dokumentach księgowych lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej. Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6 pkt. 6.4 Podrozdział 4 Roboty budowlane
Roboty dodatkowe Roboty dodatkowe prace, które nie były przewidziane w pierwotnej umowie lub prace, które były przewidziane w pierwotnej umowie, ale istnieje konieczność ich wykonanie w większych ilościach, po wyższej cenie, w innej technologii niż to wynika z zawartej umowy, a ich realizacja jest niezbędna do wykonania przedmiotu umowy. Warunek ogólny odnoszący się do wszystkich robót dodatkowych: Wszystkie wydatki kwalifikowane muszą odnosić się do zakresu rzeczowego projektu zatwierdzonego Umową o dofinansowanie oraz mieścić się w maksymalnej kwocie wydatków kwalifikowanych określonej w Umowie o dofinansowanie. Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6 pkt. 6.4.2 Sekcja 2 Roboty dodatkowe
Sprzęt i wyposażenie Wydatek na nabycie środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w ramach projektu, będzie wydatkiem kwalifikowanym, pod warunkiem, że środki te będą włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości. Za kwalifikowane można uznać również wydatki na nabycie przenośnych środków trwałych po spełnieniu następujących warunków: są niezbędne do realizacji całego projektu, zostaną bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie, zostaną wskazane w Umowie o dofinansowanie, zostaną włączone w rejestr środków trwałych. Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6.5 Podrozdział 5 Sprzęt i wyposażenie
Niekwalifikowane zakupy materiałów będących wyposażeniem biura: sprzęt i wyposażenie niezwiązane bezpośrednio z pracą merytoryczną biura ( np. czajniki, ekspresy do kawy, wyposażenie kuchni itp.) inne elementy wyposażenia (np. dywany, lampy, kosze na śmieci) jeśli nie zostały poniesione w ramach remontu lub przystosowania biura na potrzeby wdrażania POIiŚ
Zakup używanego sprzętu Wydatek na nabycie używanego sprzętu będzie kwalifikowany pod 3 warunkami: 1. Cena sprzętu nie przekracza jego wartości rynkowej i nie jest wyższa od ceny nowego sprzętu o zbliżonych parametrach (należy przedstawić wycenę rzeczoznawcy), 2. Sprzęt posiada cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy, 3. Kupujący (Beneficjent) dysponuje oświadczeniem wystawionym przez Sprzedawcę stwierdzające pochodzenie tego sprzętu i potwierdzające, że w okresie poprzednich 7 lat sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych. Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6.5.6 Sekcja 6 Zakup używanego sprzętu
Niezbędne opłaty i inne obciążenia KWALIFIKOWANE podatki (inne niż VAT), opłaty, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu, wydatki na obowiązkowe ubezpieczenia, wydatki na obowiązkowe gwarancje bankowe, wydatki związane z odzyskaniem kwot nienależnie wypłaconych (po akceptacji IZ PO IiŚ), wydatki związane z obsługą instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie, wydatki poniesione na opłaty administracyjne, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu. NIEKWALIFIKOWANE odsetki od długów (np. kredytów, pożyczek) koszty wymiany walut wydatki na grzywny, kary finansowe, wydatki związane ze sprawami sądowymi oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, wydatki poniesione w związku z pozyskiwaniem źródeł finansowania (np. prowizje), wydatki operacyjne projektu inwestycyjnego (ponoszone w fazie eksploatacji inwestycji). Źródło: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków rozdział 6.8 Podrozdział 8, 10 Niezbędne opłaty i inne obciążenia
Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku Brak potwierdzenia realizacji umów np. na wykonanie dokumentacji, brak potwierdzenia realizacji umów/zleceń szkoleniowych itp.. Dokument przekazania, a dokument odbioru Potwierdzenie zakresu zrealizowanych robót Brak operatów szacunkowych przy dokumentach potwierdzających zakup nieruchomości, brak spójności danych określonych w aktach notarialnych z danymi w dokumentach rozliczeniowych (np. numery działek, powierzchnie); Brak umów dodatkowych na roboty dodatkowe oraz aneksów na zmiany; Brak wyceny rzeczoznawcy przy fakturze do refundacji kosztów za zakup używanego sprzętu;
Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d. błędy w wypełnieniu tabeli nr 9 - Wniosku np. wpisywanie niewłaściwych dat dokonania przelewów, szczególnie tych dot. wynagrodzeń, błędy w wypełnieniu tabeli nr 13, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów będących podstawą rozliczenia, nie są wypełnione wszystkie pola Wniosku o płatność, niezgodność numeru rachunku wykonawcy na wyciągu bankowym z numerem rachunku wykonawcy wskazanym w umowie kontraktowej, w opisie faktur, niezgodność kategorii wydatków z kategorią określoną w opisie projektu załączonym do Umowy o dofinansowanie, brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty, brak na fakturach numerów księgowych lub ewidencyjnych, brak podpisów pod opisami faktur, brak numeru umowy o dofinansowanie na odwrocie faktury,
Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d. akceptacja protokołu odbioru robót przez Zamawiającego po dacie wystawienia faktury, błędne kwalifikowanie wybranych elementów wynagrodzenia, Niespójność danych w tabeli nr 17 Wniosku z danymi w Załączniku nr 3b do Umowy o dofinansowanie.
Dziękuj za uwagę