załącznik nr 1 do zarządzenia Kanclerza UG nr 3/K/12 INSTRUKCJA MONITORINGU I WINDYKACJI NALEŻNOŚCI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM 1 1. Niniejsza Instrukcja monitoringu i windykacji należności w Uniwersytecie Gdańskim zwana dalej instrukcją określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie monitoringu i windykacji należności Uniwersytetu Gdańskiego od osób trzecich (dłużników), w szczególności z tytułu: 1) czynszu dzierżawy i najmu, 2) usług dydaktycznych, 3) usług naukowo-badawczych, 4) opłat za noclegi, 5) usług wydawniczych, 6) odsetek, kar umownych i odszkodowań, 7) refundacji poniesionych kosztów 8) wynajmu mieszkań służbowych. 2. Instrukcji nie stosuje się do windykacji zaległych opłat za zamieszkanie w domu studenckim oraz należności od inkasentów UG, których zasady zostały uregulowane w odrębnych zarządzeniach. 3. Opisane w niniejszej instrukcji zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia. 4. Przez użyte w instrukcji terminy należy rozumieć: 1) należności środki pieniężne należne Uniwersytetowi Gdańskiemu od dłużników z różnych tytułów, w tym z tytułu świadczonych usług, korzystania z majątku UG, kar umownych i odszkodowań, odsetek od wymagalnych zobowiązań, 2) należności wymagalne należności, w stosunku do których upłynął termin płatności, 3) należności nieściągalne należności, wobec których udokumentowano niemożność ich wyegzekwowania a w szczególności: upadłości przedsiębiorstwa, niemożności ustalenia miejsca pobytu dłużnika, nieskutecznej egzekucji komorniczej, 4) należności przedawnione - należności, co do których dłużnik, z uwagi na upływ określonego przepisami prawa terminu przedawnienia, może uchylić się od ich zaspokojenia. 5) pracownik prowadzący monitoring i windykację pracownik wskazany przez kierownika jednostki organizacyjnej UG, o której mowa w ust. 7 pkt 1), 2) lub 3). 5. Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.) w stosunku do tytułów objętych niniejszą instrukcją mogą wystąpić następujące terminy przedawnienia: 1) 2 lata roszczenie z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności sprzedawcy, 1
2) 3 lata roszczenie o świadczenie okresowe oraz związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, 3) 10 lat roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego organu powołanego do rozpoznawania spraw danego rodzaju lub orzeczeniem sądu polubownego. 6. Postępowanie zmierzające do odzyskania należności prowadzi się w następujących etapach: 1) monitoring należności czynności zmierzające do kontroli i zapewnienia regularności spłat, niedopuszczenia do opóźnienia w płatnościach oraz zdyscyplinowania kontrahentów, prowadzone przez właściwe jednostki organizacyjne UG, prowadzone na każdym etapie dochodzenia należności, 2) windykacja przedsądowa czynności dokonywane po upływie terminu płatności należności, zmierzające do uzyskania płatności bez ponoszenia kosztów sądowych, prowadzone przez właściwe jednostki organizacyjne UG, w tym finansowoksięgowe lub podmiot zewnętrzny. 3) windykacja sądowa - czynności prowadzone za pośrednictwem Biura Prawnego mające na celu odzyskanie należności w drodze procesu sądowego, a następnie egzekucji komorniczej. 7. Do przestrzegania postanowień Instrukcji zobowiązani są pracownicy: 1) jednostek organizacyjnych UG odpowiedzialnych merytorycznie za zawarcie oraz realizację umów z kontrahentami, 2) innych jednostek organizacyjnych UG, z których działalnością związane jest powstanie należności, 3) Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń, jeżeli jednostką uprawnioną do wystawienia faktury jest Dział Finansowy, 4) zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności. 8. Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których mowa w ust. 7 pkt. 1), 2) i 3) są zobowiązani do systematycznego prowadzenia i dokumentowania monitoringu należności i windykacji przedsądowej, a następnie skierowania sprawy do Biura Prawnego celem dochodzenia na drodze sądowej, jeżeli opóźnienie w zapłacie należności przekroczy 90 dni. Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których mowa w ust. 7 pkt 4) mają obowiązek wspierać w działaniach pracowników prowadzących bezpośredni monitoring i windykację, o których mowa w zdaniu pierwszym. 9. Dział Księgowości Finansowej: 1) raz w miesiącu, tj. do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, pracownik Działu Księgowości Finansowej przesyła drogą elektroniczną do jednostki organizacyjnej UG odpowiedzialnej za prowadzenie monitoringu i windykacji należności informację potwierdzającą zakończenie księgowań i uzgodnienie rozrachunków, 2) monitoruje wykonanie wyroku lub nakazu sądowego przez dłużnika. 2 Monitoring należności wraz z procesem windykacji przedsądowej przebiega następująco: 2
1) sprawdzanie wpływu należności pierwsze sprawdzenie powinno nastąpić najpóźniej w terminie 5 dni od upływu terminu płatności należności; sprawdzenie następuje poprzez zapytanie w formie telefonicznej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pracownika Działu Księgowości Finansowej, 2) prowadzenie monitoringu telefonicznego i elektronicznego pierwszy monit (w dowolnej formie telefonicznej, papierowej, elektronicznej) powinien być wystosowany nie później niż w terminie 7 dni bezskutecznego upływu terminu płatności należności; dochodzenie należności z jednoczesnym monitorowaniem ich wpływu, na tym etapie, powinno być potwierdzone sporządzonymi notatkami służbowymi, bądź wydrukiem z poczty elektronicznej. Prowadzący monitoring ustala, czy istnieje możliwość kompensaty zobowiązań, 3) wysłanie pierwszego wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) z naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności na dzień sporządzenia wezwania wezwanie powinno być wysłane nie później niż w terminie 30 dni od bezskutecznego upływu terminu płatności należności. Wzór wezwania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji, 4) wysłanie drugiego wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) z naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności na dzień sporządzenia wezwania. Drugie wezwanie do zapłaty sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji i wysyła do dłużnika listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, nie później niż 60 dni od upływu terminu płatności. 3 1. Pracownik prowadzący monitoring i windykację może dodatkowo kontaktować się z dłużnikiem telefonicznie - fakt ten odnotowuje w aktach teczki, o której mowa w 6 ust. 1. Dobór metody zależy od wysokości zaległej kwoty i statusu prawnego kontrahenta, przy czym zaleca się, aby osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą dodatkowo monitować telefonicznie. Należy prowadzić szczegółowe notatki z rozmów telefonicznych, zapisywać daty przeprowadzanych rozmów, nazwiska i deklarowane terminy spłaty. 2. Prowadzący windykację sprawdza w sposób wskazany w 2 ust. 1 pkt 1), czy po upływie 14 dni od wysłania wezwania do zapłaty, wierzytelność została uregulowana w całości lub w części, albo czy dłużnik odpowiedział pisemnie na wezwanie lub kwestionuje istnienie wierzytelności bądź jej wysokość. 3. Jeśli dłużnik kwestionuje wierzytelność (zasadność, termin, kwotę), pracownik prowadzący monitoring i windykację wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłużnikiem dalszą korespondencję. 4. W przypadku, kiedy dłużnik ureguluje zobowiązanie bez odsetek, pracownik prowadzący monitoring i windykację nalicza należne odsetki i wystawia notę odsetkową dla dłużnika w 3 egzemplarzach. Kopię noty odsetkowej pracownik prowadzący windykację przekazuje do Działu Księgowości Finansowej. 4 3
Dopuszcza się prowadzenie windykacji przedsądowej przez podmiot zewnętrzny, jeśli jest to uzasadnione ekonomicznie. 5 1. W przypadku braku uregulowania zaległej należności, po upływie 14 dni od wysłania drugiego wezwania do zapłaty, o którym mowa w 2 ust. 1 pkt. 4) Instrukcji, pracownik prowadzący monitoring i windykację w terminie kolejnych 14 dni kieruje sprawę dłużnika do Biura Prawnego na podstawie wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Wniosek wystawia się w dwóch egzemplarzach. 2. Do wniosku załącza się następujące dokumenty (oryginały lub kserokopie według decyzji Radcy Prawnego), stanowiące podstawę do rozpoczęcia windykacji sądowej: 1) umowę z dłużnikiem, o ile została zawarta, 2) faktury, noty odsetkowe i inne dokumenty obciążeniowe, wymienione we wniosku, o którym mowa w ust. 1, 3) dokumentację z przebiegu monitoringu i windykacji przedsądowej dotyczącej przedmiotowej należności, 4) dokumenty dotyczące dłużnika, o ile znajdują się w posiadaniu UG (m.in. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z KRS), 5) dowody zapłat częściowych. 3. Kopie dokumentów, wymienionych w ust. 1 i 2 z potwierdzeniem przyjęcia przez Biuro Prawne (na jednym egzemplarzu wniosku), pracownik prowadzący monitoring i windykację przekazuje do Działu Księgowości Finansowej celem zaksięgowania na koncie roszczeń spornych dochodzonych na drodze sądowej. 4. Proces windykacji sądowej prowadzony przez Biuro Prawne przebiega w następujących etapach: 1) wysłanie trzeciego wezwania do zapłaty, które stanowi ostateczne wezwanie przedsądowe, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji w terminie 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku, o którym mowa w ust. 1, 2) złożenie pozwu do właściwego sądu i prowadzenie sprawy do czasu uzyskania prawomocnego wyroku (nakazu) i klauzuli wykonalności w terminie 30 dni od otrzymania kompletu dokumentów niezbędnych do przygotowania pozwu, 3) przekazanie wyroku (nakazu) wraz z klauzulą wykonalności do Działu Księgowości Finansowej celem odpowiedniego zaksięgowania wszystkich należności wynikających z jego treści oraz monitorowania jego wykonania, 4) prowadzenie egzekucji komorniczej, 5) jeżeli w trakcie windykacji sądowej zostanie ustalone, że należność jest nieściągalna z różnych przyczyn a w szczególności: a) upadłości przedsiębiorstwa, b) niemożności ustalenia miejsca pobytu dłużnika, c) nieskutecznej egzekucji komorniczej. Biuro Prawne przekazuje dokumentację potwierdzającą do Działu Księgowości Finansowej celem odpisania należności nieściągalnych w pozostałe koszty operacyjne. 6 4
1. Pracownik prowadzący monitoring i windykację należności zakłada i prowadzi teczkę z aktami sprawy zebranymi w trakcie poszczególnych etapów dochodzenia należności (monitoring należności i windykacja przedsądowa) oraz wyrok lub dokument wymieniony w 5 ust. 4 pkt. 5). 2. W wyjątkowych wypadkach, na uzasadniony wniosek dłużnika, termin spłaty należności może zostać odroczony lub kwota należności rozłożona na raty. Powyższe wymaga sporządzenia odpowiedniego porozumienia na piśmie. 3. Decyzję w sprawie wniosku dłużnika wymienionego w ust. 2 podejmuje Kanclerz UG, po zasięgnięciu opinii Kwestora. 4. Ustalenie z dłużnikiem nowego terminu płatności lub harmonogramu spłat oraz spisanie stosownego porozumienia, powoduje wstrzymanie kolejnych czynności windykacyjnych z wyjątkiem monitoringu należności. W przypadku naruszenia ustalonego terminu płatności należy ponownie podjąć wstrzymane czynności. 5. Po wywiązaniu się dłużnika z zobowiązań postępowanie windykacyjne jest zamykane, a posiadane dokumenty archiwizowane. 7 1. Czynności dochodzenia należności wskazane w 1 ust. 6 powinny być na bieżąco weryfikowane pod względem: 1) terminów realizacji poszczególnych czynności, 2) zgodności z postanowieniami niniejszej Instrukcji i ewentualnych porozumień z dłużnikami, 3) zgodności z przepisami prawa. 2. Weryfikacji czynności wskazanych w ust. 1 dokonuje na bieżąco bezpośredni przełożony pracownika prowadzącego monitoring i windykację w porozumieniu z Biurem Prawnym UG. 5