URZĄD MIEJSKI w Suwałkach Wyłącznie do uŝytku słuŝbowego PROTOKÓŁ z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym Nr 1 w Suwałkach z wykonania zaleceń pokontrolnych. Suwałki, 2008r.
2 Jednostka kontrolowana Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy Nr 1 w Suwałkach ul. Przytorowa 8 Dyrektor: Aleksandra Muszczynko zatrudniona na stanowisku w dniu 1 czerwca 1994r. Wicedyrektor: Hanna Dąbrowska zatrudniona od dnia 1 października 1994r. Wicedyrektor: Małgorzata Bukowska zatrudniona od dnia 1 listopada 2005r. Główny Księgowy: Marzanna Kisielewska od dnia 1 października 1990r. Jednostka przeprowadzająca kontrolę: Urząd Miejski w Suwałkach Kontrolująca: Ewa Naruszewicz inspektor ds. kontroli Termin przeprowadzenia kontroli: 8 września 2008r. 18 września 2008r. Temat kontroli sprawdzenia zaleceń pokontrolnych wydanych pismem Prezydenta Miasta Suwałk nr n.kontr.06/07 z dnia 12 lutego 2008r.
3 Kontrolę przeprowadzono na podstawie upowaŝnienia Pana Józefa Gajewskiego Prezydenta Miasta Suwałk z dnia 4 września 2008r. I. Zakres przedmiotowy zadania kontrolnego Zakres przedmiotowy zadania kontrolnego obejmował przeprowadzenie czynności sprawdzających w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym nr 1 w Suwałkach w zakresie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych pismem Prezydenta Miasta Suwałk nr Fn.Kontr.06/07 z dnia 12 lutego 2008 r. O sposobie wykonania zaleceń jednostka poinformowała Zastępcę Prezydenta Miasta Suwałk Marka Buczyńskiego dnia 19 marca 2008r. pismem nr SOSW nr 1-09/2/08. i dokonała tego w wymaganym terminie. U s t a l e n i a s z c z e g ó ł o w e: Zalecenie wydane dotyczyły prowadzenia ewidencję ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002r. ze zm.) ze szczególnym uwzględnieniem zapisów art. 4, art. 13 ust. 4, art. 14 ust. 4, art. 20 ust.3 pkt 1, ust. 5 pkt 1 3, art. 21 ust. 1, art. 23 ust 2 i 4, art. 24 ust 4 pkt 4 ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 z 2006r. ze zm.), księgowania w ewidencji ilościowo wartościowej pozostałych środków trwałych wszystkich środków wyszczególnione w paragrafie 5 ust. 3 w/w rozporządzenia. Zalecono, aby jednostka przestrzegała zasady czystości obrotów na koncie 130 rachunki bieŝące jednostek budŝetowych, uzupełnia dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont o elementy wskazane w pkt 2.8. protokółu kontroli oraz zaniechała wydatkowania środków publicznych bez uprzedniego otrzymania dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji. 1. Dokonując czynności sprawdzających stwierdzono, Ŝe księgi rachunkowe w jednostce są prowadzone są w programie Finanse Optivum firmy VULCAN.
4 Pani Aleksandra Muszczynko - dyrektor SOSW nr 1 w Suwałkach oraz p. Marzanna Kisielewska - główna księgowa w dniu 27 lutego2008r. wystosowały pismo nr SOSW 1-3364/1/08 do firmy VULCAN we Wrocławiu, w którym zwróciły się z prośbą dokonania zmian w programie Finanse Optivum celem dostosowania do wymagań ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)- zał. nr 1. Odpowiedź otrzymały w dniu 21 kwietnia 2008r., w której nie uwzględniono uwag zgłoszonych przez jednostkę (zał. nr 2). Według producenta program spełnia wszystkie kryteria ustawowe i nie są przewidywane istotne zmiany. Jedyną zmianą jest ujednolicenie nazw stron kont na Debet i Kredyt. ZastrzeŜenia dotyczące niezgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wniesione przez jednostkę dotyczyły m.in.: 1.1 Wyraźnego oznaczenia roku obrotowego (art. 13 ust.4 pkt 2). 1.2 Braku oznaczenia pierwszej i ostatniej strony na wydrukach ksiąg rachunkowych (art. 13.ust.5). 1.3 Wprowadzenie do zestawienia obrotów i sald księgi głównej elementów wymaganych art.18 ust. 1-3,a w szczególności sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych (występują kwoty ujemne i dodatnie zamiast salda Wn i salda Ma) 1.4 Na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych brak jest daty dokonania operacji, daty dokumentu, daty zapisu (art. 23 ust.2). W odpowiedzi na pkt 1.1 firma VULCAN stwierdziła, Ŝe na wszystkich zestawieniach z programu Księgowość Optivum jest drukowany okres za jaki jest sporządzane zestawienia. Pozwala to ustalić jakiego roku obrotowego dotyczą. Ustosunkowanie się do pkt 1.2 producenta było następujące strony są numerowane automatycznie, z oznaczeniem pierwszej strony wydruku kaŝdego okresu sprawozdawczego oznaczeniem tym jest wskazanie obrotów bilansu otwarcia oraz obrotów rozpoczęcia danego okresu sprawozdawczego, z oznaczeniem ostatniej strony kaŝdego okresu sprawozdawczego oznaczeniem tym jest napis na kaŝdej stronie wydruku okresu KONIEC WYDRUKU OKRESU. Propozycja firmy VULCAN dotycząca pkt 1.3 jest następująca sprawę moŝna rozwiązać umieszczając w dokumentacji opisującej przyjętą przez jednostkę politykę rachunkowości, ze kwota dodatnia w kolumnie Saldo, to saldo debetowe, natomiast kwota ujemna to saldo kredytowe. Odniesienie do pkt. 1.4 zawiera informację o następującej treści Wszystkie informacje widoczne na wydruku dziennika obrotów spełniają, co
5 najmniej minimalne wymagania art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Faktem jest, Ŝe generując nowa formatkę do dekretacji dokumentu, program zawsze sugeruje pewną datę dokumentu i datę operacji, ale pola dat są w pełni edytowane i udostępniane uŝytkownikowi programu. Daty wprowadzone przez uŝytkownika programu w omawianych polach, powinny spełniać wymagania ustawowe zawarte w art. 23 ust.1 pkt.2 oraz być zawarte w dokumentacji opisującej przyjętą przez jednostkę politykę rachunkowości. Ponadto program rejestruje jeszcze dwie daty, które nie są dostępne dla uŝytkownika: datę i godzinę zapisania dokumentu w bazie danych oraz datę i godzinę zaksięgowania (trwałego zapisania w dzienniku). Te dwie daty nie są widoczne na wydruku dziennika, gdyŝ tego nie wymaga ustawa o rachunkowości. Zarządzenie nr 7/2008 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego nr 1 w Suwałkach z dnia 21 kwietnia 2008r. wprowadzono słownik oznaczeń do określeń uŝywanych w programie Księgowość Optivum (zał. nr 5). Wobec powyŝszych faktów p. Marzanna Kisielewska w dniu 10 kwietnia złoŝyła wyjaśnienie, w którym oświadczyła, Ŝe rozpocznie prowadzenie ksiąg rachunkowych w program Finanse DDJ. WdroŜenie jego w chwili obecnej jest niemoŝliwe ze względu na niezgodność z ustawą o rachunkowości, które zgłosiła na piśmie przedstawicielowi firmy ZETO p. Adamowi Jurczenia w dniu 23 kwietnia 2008r. (zał. nr 3). Po udostępnieniu przez producenta poprawnej wersji, zostanie wprowadzona aktualizacja programu i przygotowanie do wdroŝenia do uŝytkowania z dniem 01-01-2009 r. (zał. nr 4). 2. W jednostce pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się zgodnie wymagania określone w paragrafie 5 ust. 3 rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Zarządzeniem nr 4/2008 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego nr 1 w Suwałkach z dnia 5 marca 2008r. dopuszczono uproszczenie wynikające z art. 4 ust. 1 pkt. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, polegające na wyłączeniu z ewidencji ilościowo wartościowej pozostałych środków trwałych, przedmiotów o okresie
6 uŝywalności nie przekraczającej 1 roku i wartości nie przekraczającej 200 zł (zał. nr 6). 3. Stwierdza się, Ŝe jednostka przestrzega zasady czystości obrotów na koncie 130 rachunki bieŝące jednostek budŝetowych stosując ujemny zapis techniczny, tj. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, zakładów budŝetowych oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 z 2006r. ze zm.). 4. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont została uzupełniona o elementy wskazane w pkt 2.8. protokółu kontroli. Zmiany wprowadzono zarządzeniem nr 3/2008 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego nr 1 w Suwałkach z dnia 25 lutego 2008r. w sprawie zmian w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (zał. nr 7). Zgodnie z przedstawioną do kontroli polityką rachunkowości stwierdzono, Ŝe wszelkie zmiany dokonywane są na bieŝąco. 5. Sprawdzano metodą wyrywkową wydatkowanie środków publicznych. W tym celu porównano datę wpływu faktury z datą przelewu środków na rachunek bankowy kontrahenta. I tak: - fakturę nr 101435031/55R/2008 z dnia 28.08.2008r. za energię elektryczną wystawioną przez Zakład Energetyczny Białystok S.A. na kwotę 932,87 zł. (data wpływu do jednostki 1.09.2008r.) opłacono dnia 4.09.2008r. - fakturę nr 12134/08 z dnia 30.08.2008r. za pobór wody i odprowadzenie ścieków wystawioną przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Suwałkach spółka z o.o. na kwotę 321,00 zł. (data wpływu do jednostki 2.09.2008r.) opłacono dnia 4.09.2008r. - fakturę nr 7632/08/08 z dnia 3.09.2008r. za energię cieplną wystawioną przez Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej w Suwałkach spółka z o.o. na kwotę 3.836,36 zł. (data wpływu do jednostki 8.09.2008r.) opłacono dnia 12.09.2008r.
7 S t w i e r d z e n i a k o ń c o w e Protokół niniejszy sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Osoby podpisujące protokół poinformowano o moŝliwości złoŝenia dodatkowych wyjaśnień przy podpisywaniu protokółu lub w ciągu 7 (siedmiu) dni od daty podpisania. Na tym protokół zakończono i podpisano. Suwałki, 2008-09- Załączniki: 1. Kserokopia pisma nr SOSW 1-3364/1/08 2. Kserokopia pisma firmy VULCAN z 27.04.2008r. 3. Kserokopia pisma Centrum Informatyki ZETO S.A. z dnia 23.04.2008r 4. Wyjaśnienie p. Marzanny Kisielewskiej wraz z załącznikami. 5. Kserokopia Zarządzenia nr 7/2008. 6. Kserokopia Zarządzenia nr 4/2008. 7. Kserokopia Zarządzenia nr 3/2008. Dyrektor: Gł. Księgowy: Kontrolujący: A. Muszczynko M. Kisielewska E. Naruszewicz