Łódź, dnia 19 lutego 2016 roku

Transkrypt

1 Łódź, dnia 19 lutego 2016 roku Pani Krystyna Pastucha Dyrektor Zespołu Szkół im. Armii gen. Andersa w Łubnicach WK 602/25/2016 Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz ze zm.) informuję Panią Dyrektor, Ŝe Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła w Zespole Szkół w Łubnicach problemową kontrolę gospodarki finansowej w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych 1. Kontrolą objęto dokumentację z inwentaryzacji składników majątkowych przeprowadzonej w 2014 roku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia dotyczyły: I. 1. Z rozliczenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej składników majątkowych, przeprowadzonej w Zespole Szkół według stanu dzień 23 stycznia 2014 roku, sporządzonego przez inspektora ds. księgowości budŝetowej Urzędu Gminy i zatwierdzonego przez Wójta Gminy Henryka Cioska wynikało, Ŝe róŝnice 1 Czynności kontrolne przeprowadzone zostały w dniach listopada 2015 roku. Protokół kontroli podpisany został w dniu 15 stycznia 2016 roku. 1

2 inwentaryzacyjne nie wystąpiły. Czynności kontrolne przeprowadzone w tym zakresie przez inspektorów RIO wykazały, Ŝe dokonano nierzetelnego rozliczenia ww. inwentaryzacji. W wyniku szczegółowej analizy przedłoŝonej dokumentacji z inwentaryzacji składników majątkowych stwierdzono: [1] błędne podsumowanie przez osobę dokonującą wyceny, spisanych składników majątkowych w Przedszkolu Publicznym, co dotyczyło arkuszy spisu z natury: nr wartość spisanych składników majątkowych wg wyceny 7.697,01 zł, faktyczna wartość po zsumowaniu przez kontrolujące 5.535,06 zł, tj. mniej o kwotę 2.161,95 zł; nr wartość spisanych składników majątkowych wg wyceny 2.544,47 zł, faktyczna wartość po zsumowaniu przez kontrolujące 2.595,95 zł, tj. więcej o kwotę 51,48 zł; nr wartość spisanych składników majątkowych wg wyceny 564,19 zł, faktyczna wartość po zsumowaniu przez kontrolujące 612,70 zł, tj. więcej o kwotę 48,51 zł; nr wartość spisanych składników majątkowych wg wyceny 7,91 zł, faktyczna wartość po zsumowaniu przez kontrolujące 9,47 zł, tj. więcej o kwotę 1,47 zł. Faktyczna wartość spisanych składników majątkowych na ww. arkuszach spisu jest per saldo niŝsza o 2.060,40 zł, niŝ wynikająca z wyceny, [2] błędne podsumowanie przez osobę dokonującą wyceny, spisanych składników majątkowych w Gimnazjum Publicznym, co dotyczyło arkuszy spisu z natury: nr wartość spisanych składników majątkowych wg wyceny 4.096,90 zł, faktyczna wartość po zsumowaniu przez kontrolujące 3.657,37 zł, tj. mniej o kwotę 439,53 zł; nr wartość spisanych składników majątkowych wg wyceny 2.777,32 zł, faktyczna wartość po zsumowaniu przez kontrolujące 2.835,73 zł, tj. więcej o kwotę 58,41 zł. Faktyczna wartość spisanych składników majątkowych na ww. arkuszach spisu jest per saldo niŝsza o 381,12 zł, niŝ wynikająca z wyceny. Błędne podsumowania stron arkuszy spisowych wymienionych powyŝej spowodowało, Ŝe w wyniku rozliczenia inwentaryzacji nie wystąpiły róŝnice inwentaryzacyjne. PowyŜsze wskazuje na prawdopodobieństwo celowego działania, w celu pokazania zgodności stanu spisanych składników majątkowych z ewidencją na koncie 013 i uniknięcia procesu pracochłonnego, ale rzetelnego rozliczenia inwentaryzacji. Ponadto w wyniku porównania przez kontrolujące stanu spisanych składników majątkowych w Przedszkolu Publicznym z danymi wynikającymi z ksiąg inwentarzowych stwierdzono: [1] rozbieŝności w zakresie ilości składników majątkowych wg spisu, a ich stanem ewidencyjnym, [2] przypadki innych cen składników majątkowych w księgach inwentarzowych, a innych w spisie z natury, [3] przypadki innych wartości spisanych składników majątkowych, niŝ wynikające z ewidencji w księgach inwentarzowych, [4] omyłki rachunkowe przy wycenie niektórych składników. PowyŜsze oznacza, Ŝe osoba dokonująca rozliczenia inwentaryzacji nie porównywała stanu spisanych składników majątkowych ze stanem ewidencyjnym, wynikającym z ksiąg inwentarzowych. Szczegółowe dane porównawcze w odniesieniu do składników majątkowych, gdzie 2

3 wystąpiły rozbieŝności zaprezentowane zostały w tabeli na stronie 6 i 7 protokołu kontroli. 2. Na dzień 31 grudnia 2014 roku przeprowadzona została w drodze weryfikacji inwentaryzacja sald kont: 011, 013, 014, 020, 135, 225, 229, 231, 234, 240, 851. Udokumentowaniem przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze weryfikacji były protokoły weryfikacyjne sporządzone przez zespół weryfikacyjny: Krystyna Pastucha (Dyrektor Zespołu), ElŜbieta Gratka (Główna Księgowa) i Alicja Brząkała (inspektor ds. wynagrodzeń) róŝnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Do protokołu z weryfikacji salda konta 013 załączony został wydruk z konta syntetycznego 013. W protokole brak było informacji w oparciu, o jakie dokumenty zweryfikowane zostało saldo tego konta, i uznano je za prawidłowe. Budzi to wątpliwości, bowiem - jak opisano powyŝej inwentaryzacja w przypadku pozostałych środków trwałych została przeprowadzona i rozliczona nierzetelnie. Inwentaryzację w drodze weryfikacji moŝna byłoby uznać za rzetelnie przeprowadzoną, gdyby wcześniej inwentaryzacja została przeprowadzona w drodze spisu z natury i prawidłowo rozliczona oraz doprowadzono do zgodności syntetyki z analityką. Tymczasem jak ustalono, księgi inwentarzowe prowadzone w Zespole Szkół na koniec 2014 roku równieŝ nie były podsumowane i nie dokonano ich uzgodnienia z syntetyką. 3. Ewidencja analityczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych Przedszkola Publicznego prowadzona była w trzech księgach inwentarzowych załoŝonych: 20 września 1993 roku, 1 września 1995 roku (dla Oddziału Przedszkolnego) i księga inwentarzowa ilościowo-wartościowa załoŝona 3 października 2011 roku, do której z księgi pierwszej przeniesiono środki trwałe i pozostałe środki trwałe o wyŝszej wartości. Wskazane księgi nie były uzgadniane na koniec kaŝdego roku, a takŝe na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji z ewidencją syntetyczną. Brak było podsumowania poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych oraz zestawienia zbiorczego tych wartości, co nie pozwalało na stwierdzenie, czy stan środków trwałych i pozostałych środków trwałych wynikający z ewidencji analitycznej jest zgodny z ewidencją syntetyczną. W księdze nr 1, zniszczonej, z naderwanymi kartkami zaewidencjonowany został sprzęt - w duŝej mierze -o małej wartości (sprzęt kuchenny, zabawki, ksiąŝki, sprzęt meblowy itp.), często z okresu sprzed denominacji. DuŜa ilość sprzętu została wyksięgowana i wykreślona ze względu na likwidację. Pozostałe środki trwałe zaewidencjonowane są z podziałem na: sprzęt radiowo-telewizyjny, pomoce naukowe, sprzęt dekoracyjny, sprzęt kuchenny i gospodarczy. W szeregu przypadkach stwierdzono brak daty zakupu oraz nr dowodu, na podstawie którego dokonano zakupu. Ponadto w księgach inwentarzowych (bez wyodrębnienia) ewidencjonowano tylko ilościowo sprzęt otrzymany nieodpłatnie w formie darowizn. 4. Kierownik jednostki nie określił w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości dolnej granicy pozostałych środków trwałych, które podlegają ewidencji ilościowo- wartościowej. Zgodnie z art. 17 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., 3

4 poz. 330 ze zm.) - kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników: 1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla kaŝdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pienięŝnych; 2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budŝetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych; 3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu; 4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niŝ na dzień bilansowy. II. Przekazując informacje o powyŝszych nieprawidłowościach proszę Panią Dyrektor o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieŝenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne: 1. Zapewnić rzetelne przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji w drodze spisu z natury, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1, art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz wewnętrznymi unormowaniami jednostki. 2. Dokonując inwentaryzacji składników majątkowych w drodze weryfikacji zapewnić prawidłowe udokumentowanie i rozliczenie wyników inwentaryzacji, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 27 ust.1 i ust.2 ustawy o rachunkowości. 3. Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości o metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych w odniesieniu do rzeczowych składników majątku. Decyzja, co do metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych powinna być podjęta przez kierownika jednostki w oparciu o art. 17 ust.2 ustawy o rachunkowości. W szczególności istotnym elementem powinno być wskazanie kwotowo w ww. dokumentacji dolnej granicy pozostałych środków trwałych, które podlegać będą ewidencji ilościowo-wartościowej. 4

5 4. Uporządkować ewidencję analityczną pozostałych środków trwałych oraz doprowadzić do zgodności z ewidencją syntetyczną. 5. Egzekwować od podległych pracowników obowiązek uzgadniania sald kont pomocniczych (prowadzonych w księgach inwentarzowych) z ewidencją syntetyczną, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 16 ust.1 ustawy o rachunkowości. Podając powyŝsze do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Dyrektor o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich wykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie informuję, Ŝe zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w II części wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŝeń do Kolegium Izby. ZastrzeŜenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝeń moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyŝej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeŝenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeŝeniem. Do wiadomości: Wójt Gminy Łubnice aa 5