PROTOKÓŁ KONTROLI problemowej przeprowadzonej w dniu 30 marca 2009 roku w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Łodzi, ul. Piotrkowska 99, 90 425 Łódź, posiadającym numer statystyczny REGON 004343702. Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego Nr 35/09 z dnia 27 marca 2009 roku wydanego na podstawie art.15 pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rządowej w województwie (jedn. tekst Dz.U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.) oraz 3 pkt 3 i 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 447/2006 Wojewody Łódzkiego z dnia 21 listopada 2006 roku, zmienionego Zarządzeniem Nr 428/2007 z dnia 31 października 2007 roku. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Oddziału Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno Organizacyjnym Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w składzie: 1) Bożena Puzder Kierownik Oddziału Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno - Organizacyjnym, 2) Patrycja Piec - Formańska Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno - Organizacyjnym. Tematyka kontroli obejmowała organizację przyjmowania oraz terminowość rozpatrywania skarg i wniosków w 2008 i 2009 roku do dnia kontroli. W okresie kontroli (od dnia 25 kwietnia 2005 roku) kierownikiem kontrolowanego podmiotu Łódzkim Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków jest Pan Wojciech Szygendowski (powołanie z dnia 20 kwietnia 2005 roku BD.VII.1120/648/2005 Zał. Nr 1 do protokołu). Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Łodzi w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie: 1
Ustawy z dnia 23 lipca 2003 roku o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. Nr 162 poz.1568); Statutu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi; Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi; Ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 ze zm.), zwanym dalej Kpa ; Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46); Zarządzenia Nr 15/08 Łódzkiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 30 grudnia 2008 roku (Zał. Nr 2 do protokołu). W toku kontroli ustalono, co następuje: m okazano załącznik do Zarządzenia Nr 2/2001 Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 21 grudnia 2001 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt (..) (Zał. Nr 3 do niniejszego protokołu) w Wojewódzkim Oddziale Służby Ochrony Zabytków w Łodzi (...), gdzie w rozdziale V zatytułowanym rejestrowanie i znakowanie spraw w pkt. 12 wskazano, iż w Urzędzie prowadzi się rejestr skarg i wniosków. Ponadto w pkt 1 tego rozdziału wskazano, iż zarejestrowanie sprawy jest obowiązkiem pracownika załatwiającego ją merytorycznie. Polega ona na wpisaniu jej do spisu spraw (rejestru elektronicznego). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez inną komórkę Urzędu. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. Zgodnie z 3 Zarządzenia Nr 15/08 Łódzkiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierzono Panu Bartoszowi Walczakowi głównemu specjaliście WUOZ w Łodzi. Z uwagi jednak na nieobecność tej osoby, informacji oraz wyjaśnień udzielała Pani Jolanta Lewkowicz specjalista ds. osobowych. 1 przedmiotowego Zarządzenia stanowi, iż rejestry skarg i wniosków przechowywane są w sekretariacie Oddziału i w Delegaturach. 2
W toku kontroli kontrolującym nie okazano rejestru skarg i wniosków na lata 2008 i 2009. Przedstawiono natomiast wykaz korespondencji (Zał. Nr 4 do protokołu) zawierający następujące rubryki: lp./ sprawa/ do kogo/ data wszczęcia/ data zakończenia/ uwagi. W przedmiotowym wykazie w 2008 roku - odnotowano pod poz.1 sprawozdanie przekazane do Wojewody Łódzkiego, zaś pod pozycjami 2 i 3 skargi na bezczynność pracowników jednej z delegatur Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi. W 2009 roku pod poz. 1 odnotowano sprawozdanie przekazane do Wojewody Łódzkiego. W wykazie korespondencji pod poz.2 odnotowano wpływ (w dniu 02 stycznia 2008 roku) skargi na bezczynność kierownika delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łódzi w związku z niepodjęciem działań w obliczu postępującej dewastacji zabytkowego parku. W pozycji data zakończenia wpisano datę 11 stycznia 2008 roku. Jak ustalono, w przedmiotowej sprawie wpłynęły dwie skargi jednak wpływ drugiej z nich nie został odnotowany w okazanej kontrolującym dokumentacji. Pierwsza ze skarg, z dnia 27 grudnia 2007 roku, wpłynęła do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi w dniu 02 stycznia 2008 roku. Odpowiedzi skarżącym udzielił Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków w piśmie z dnia 11 stycznia 2008 roku znak UOZ PT 671/005/2008. Druga skarga wpłynęła do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi w dniu 16 września 2008 roku. Odpowiedzi skarżącym udzielił Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków w piśmie z dnia 30 września 2008 roku znak UOZ PT 671/120/2008. Odpowiedzi te stanowią odpowiednio Zał. Nr 5 i Zał. Nr 6 do niniejszego protokołu. W poz. 3 w wykazie korespondencji odnotowano również wpływ skargi na bezczynność kierownika delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi skierowanej przez innego skarżącego. W wykazie w rubryce data wszczęcia wpisano 14 lipca 2008 roku, zaś w rubryce data zakończenia - 28 lipca 2008 roku. Przegląd całości okazanej kontrolującym dokumentacji pozwolił na ustalenie, iż pod tą pozycją zarejestrowane jest pismo z dnia 09 lipca 2008 roku (Zał. Nr 7 do niniejszego protokołu) dotyczące stanu technicznego zabytkowego obiektu. Odpowiedzi udzielił Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków w piśmie z dnia 28 lipca 2008 roku znak UOZ/PT-442/80/08. Jak ustalono, w przedmiotowej sprawie interesant skierował również do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi, pismo z dnia 04 sierpnia 2008 roku (które wpłynęło w dniu 21 sierpnia 2008 roku) zatytułowane zażalenie dotyczące udzielonej - przez kierownika delegatury Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi odpowiedzi. Odpowiedzi udzielił Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków w piśmie z dnia 21 października 2008 roku. 3
Ponadto w dniu 24 października 2008 roku do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi wpłynęła, skierowana do Samorządowego Kolegium Odwoławczego, skarga z dnia 15 października 2008 roku dotycząca bezczynności Łódzkiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w związku z nierozpatrzeniem wcześniej kierowanych skarg na bezczynność pracownika Delegatury. Przedmiotową skargę Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków, przekazał do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim przy piśmie z dnia 30 października 2008 roku znak WUOZ-Ł-053/4/WS/2008, które stanowi Zał. Nr 8 do niniejszego protokołu. W aktach znajduje się również pismo z dnia 03 listopada 2008 roku dotyczące tematyki pisma z dnia 04 sierpnia 2008 roku, na które Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków udzielił odpowiedzi w piśmie z dnia 09 grudnia 2008 roku znak UOZ-641/204/2008. W toku kontroli ustalono również, iż w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Łodzi prowadzona jest książka skarg i wniosków wnoszonych ustnie. W 2008 i 2009 roku nie odnotowano przyjęcia żadnego obywatela w ramach skarg i wniosków. Na tablicy informacyjnej, znajdującej się przy głównym wejściu w siedzibie Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi wywieszona została informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów. Zgodnie z tymi zapisami godziny przyjęć interesantów to poniedziałek, środa, czwartek i piątek godz. 8.00 16.00, zaś wtorek godz. 9.00 17.00. W ramach skarg i wniosków Łódzki Wojewódzki Konserwator Zabytków przyjmuje we wtorki w godzinach 9.00 17.00. Na tym protokół zakończono. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. Pismo z dnia 20 kwietnia 2005 roku znak BD.VII.1120/648/2005 powołujące Łódzkiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków; 2. Zarządzenie Nr 15/08 Łódzkiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków; 3. Zarządzenie Nr 2/2001 wraz z załącznikiem; 4. Wykaz korespondencji; 5. Pismo z dnia 11 stycznia 2008 roku znak UOZ PT-671/005/2008; 6. Pismo z dnia 30 września 2008 roku znak UOZ PT-671/120/2008; 4
7. Pismo z dnia 09 lipca 2008 roku wraz z załącznikami; 8. Pismo z dnia 30 października 2008 roku znak WUOZ-Ł-053/4/WS/2008. Na podstawie 21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji wniosków. Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki. Kontrolujące dokonały wpisu do książki kontroli Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Łodzi. Łódź,... 2009 roku Podpis kontrolowanego: Podpisy kontrolujących:... 1... 2... 5
6