ZARZĄDZENIE Nr 679/W/10 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 31 sierpnia 2010 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz.: 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 167,poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz.: 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) oraz 17 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam szczegółowy wykaz spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Biura Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. PEŁNIĄCY FUNKCJĘ PREZYDENTA MIASTA ŁODZI Tomasz SADZYŃSKI
Załącznik do zarządzenia Nr 679/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 31 sierpnia 2010 r. Szczegółowy wykaz spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi I. Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Obsługa prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu w zakresie kontaktów z mediami, w tym: organizowanie wystąpień w prasie, radiu, telewizji i internecie 46 pkt 1, 2. Przygotowywanie wywiadów i ogłoszeń sponsorowanych - art. 36 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1,
3. Udzielanie informacji mediom z zakresu działań prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu - art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1, 4. Autoryzacja wywiadów i wypowiedzi - art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1, 5. Organizowanie konferencji prasowych 46 pkt 1, 6. Reagowanie na informacje medialne dotyczące pracy prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych - art. 31, 32, 33 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1, 7. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia
Biura). 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi.
II. Oddział Analiz i Serwisu Internetowego Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Przygotowywanie codziennego przeglądu prasy i monitoring mediów 2. Prowadzenie analiz informacji zamieszczanych w środkach masowego przekazu dotyczących funkcjonowania Miasta 3. Prowadzenie korespondencji okolicznościowej Prezydenta Miasta Łodzi 4. Ewidencja udzielanych patronatów honorowych Prezydenta Miasta Łodzi 5. Udzielanie miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w działalności prasowo-informacyjnej 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2,
6. Przygotowywanie materiałów zamieszczanych na stronach internetowych (pisanie tekstów, obsługa fotograficzna), 7. Obsługa medialna konferencji prasowych i wydarzeń z udziałem władz miasta 8. Prowadzenie serwisów www oraz aktualizacja danych na stronach internetowych 9. Archiwizacja informacji, także audiowizualnych na temat wydarzeń dotyczących Łodzi 10. Opracowywanie projektów planów i planów finansowych oraz sprawozdań w zakresie zadań realizowanych przez biuro 11. Prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków i etapów poprzedzających realizację dochodów 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 12. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu związków międzygminnych stanowiącej załącznik do ArchSys modułu spisowego na poziomie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia Biura). 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi
stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi. 13. Prowadzenie książki kontroli. - 15 ust. 1-3 Regulaminu kontroli stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 3216/V/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie zasad organizacji działalności kontrolnej i trybu przeprowadzania kontroli. 14. Prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych będących w bezpośrednim używaniu Biura. 15. Przygotowywanie dla Biura wyciągów z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Łodzi. 16. Prowadzenie spraw kadrowych Biura, w tym: list obecności, ewidencji: zwolnień lekarskich, delegacji służbowych, urlopów, godzin nadliczbowych. Obsługa programu kadrowopłacowego PLOTKA. Przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Łodzi w sprawach zmian kadrowych. - ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2009 r. Nr 152, poz. 1523 z późn. zm.); - ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.); - zarządzenie Nr 93/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów trwałych będących w używaniu lub stanowiących własność Urzędu Miasta Łodzi i Miasta Łodzi (z późn. zm.). - 14 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U z 1999 r. Nr 112, poz.1319, z późn. zm.); - Zarządzenie Nr 77/2000 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 12 grudnia 2000 r., w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.). i powiatu i powiatu
III. Oddział Interwencyjny Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Monitoring spraw i interwencji mieszkańców Łodzi ukazujących się w mediach, 2. Ewidencja korespondencji elektronicznej skierowanej na adres prezydent@uml.lodz.pl 3. Koordynacja obiegu korespondencji mailowej skierowanej do Prezydenta Miasta Łodzi pomiędzy poszczególnymi komórkami UMŁ 4. Umieszczanie ogłoszeń Urzędu Miasta Łodzi w mediach 46 pkt 3, 46 pkt 3, 46 pkt 3, Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi 63/W/08 28 stycznia 2008 r. w sprawie zamieszczania w środkach masowego przekazu ogłoszeń przygotowywanych przez Urząd Miasta Łodzi 5. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków. - 13 ust.1 pkt 10 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca 2010 r.; - 5 ust. 1 i 2 zarządzenia Nr 368/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 3 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia zasad i powiatu
6. Prowadzenie repertorium wniosków o udzielenie informacji publicznej. przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania skarg i wniosków kierowanych do Urzędu Miasta Łodzi. - 13 ust.1 pkt 9 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca 2010 r.; - art. 10 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.); - 5 ust. 1-3 Instrukcji w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 34/02 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej. i powiatu
IV. Samodzielne Stanowisko ds. Wydawnictw Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Przygotowywanie i rozpowszechnianie wydawnictw informacyjnych okolicznościowych i periodycznych, w tym wydawanie miesięcznika samorządowego Piotrkowska 104. 2. Przygotowywanie oraz nadzór nad organizacją wystaw na citylightach UMŁ art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) 46 pkt 4, art. 7 ust. 1 pkt 9 i 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 z 2001 r., poz. 1591, z późn. zm) 3. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie Biura). związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi.
V. Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Prowadzenie spraw administracyjnoorganizacyjnych Biura, w szczególności: obsługa sekretariatu 46 pkt 5, realizacja zadań związanych z prowadzeniem czynności kancelaryjnych - prowadzenie ewidencji korespondencji kierowanej do Biura i Dyrektora oraz jej przesyłanie zgodnie z właściwością oraz dekretacjami; prowadzenie ewidencji delegacji służbowych; prowadzenie rejestru ewidencji wyjść w godzinach służbowych; prowadzenie ewidencji wydanych i zwróconych identyfikatorów pracowników Biura; obsługa ogólnego konta poczty elektronicznej Biura; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z późn. zm.). - 19 ust. 2 załącznika do zarządzenia Nr 333/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r. w sprawie regulaminu pracy w Urzędzie Miasta Łodzi (z późn. zm.). - 3 ust. 2 i 3 oraz 5 ust.1 Zarządzenia Nr 408/W/06 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 lutego 2006 roku w sprawie stosowania identyfikatorów w Urzędzie Miasta Łodzi.
sporządzanie zleceń wydania materiałów z magazynu; 2. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie Biura). związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi.
Załącznik do szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi Schemat organizacyjny Biura Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi Dyrektor Zastępca Dyrektora Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Oddział Analiz i Serwisu Internetowego Samodzielne Stanowisko ds. Wydawnictw Oddział Interwencyjny Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu