ZARZĄDZENIE Nr 66/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 12 stycznia 2011 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 66/W/11 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 12 stycznia 2011 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Łodzi. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz.: 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz.: 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) oraz 17 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, zmienionego zarządzeniami Prezydenta Miasta Łodzi: Nr 4856/V/10 z dnia 14 października 2010 r., Nr 5081/V/10 z dnia 26 listopada 2010 r. i Nr 15/VI/10 z dnia 23 grudnia 2010 r. zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam szczegółowy wykaz spraw prowadzonych przez Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Łodzi, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi. 3. Traci moc zarządzenie Nr 784/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 15 listopada 2010 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Łodzi. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. PREZYDENT MIASTA Hanna ZDANOWSKA

2 Załącznik do zarządzenia Nr 66/W/11 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 12 stycznia 2011 r. SZCZEGÓŁOWY WYKAZ SPRAW PROWADZONYCH PRZEZ WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ŁODZI 1. Oddział Prezydialny Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Obsługa protokolarna posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywanie ustaleń podjętych na posiedzeniach Kolegium. 2. Formalna kontrola poprawności projektów aktów prawnych kierowanych na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi (w tym projektów uchwał Rady Miejskiej w Łodzi). 3. Prowadzenie rejestru projektów uchwał i dokumentów przedkładanych Radzie Miejskiej w Łodzi. zarządzenie Nr 484/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 9 kwietnia 2010 r. w sprawie powołania Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki

3 4. Opracowywanie tematów proponowanych do rozpatrzenia przez Radę Miejską w Łodzi. 5. Sporządzanie projektu sprawozdania Prezydenta Miasta Łodzi z działalności między sesjami. 6. Ewidencjonowanie uchwał Rady Miejskiej w Łodzi podlegających wykonaniu przez Prezydenta Miasta Łodzi. Przekazywanie kopii uchwał do wykonania kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu lub kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych oraz sporządzanie sprawozdań z ich realizacji. organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) Statut Miasta Łodzi (załącznik do uchwały Nr LXVII/1301/09 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 4 listopada 2009 r., Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z 2009 r. Nr 347, poz. 2860) ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) 7. Ewidencjonowanie interpelacji, wniosków radnych i wniosków komisji Rady Miejskiej w Łodzi skierowanych do Prezydenta Miasta Łodzi. Przekazywanie kopii interpelacji i wniosków do wykonania kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu lub kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych oraz sporządzanie projektów sprawozdań z ich realizacji. Regulamin Pracy Rady Miejskiej w Łodzi (załącznik Nr 7 do Statutu Miasta Łodzi - uchwała Nr LXVII/1301/09 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 4 listopada 2009 r., Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z 2009 r. Nr 347, poz. 2860)

4 8. Ewidencjonowanie zarządzeń Prezydenta Miasta Łodzi (jako organu) oraz innych aktów prawnych. Przekazywanie kopii zarządzeń do wykonania kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu lub kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych oraz sporządzanie sprawozdań z ich realizacji. Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) 9. Udostępnianie bądź przekazywanie do udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Łodzi i systemie MetroPortal - Wrota Łodzi m.in.: - treści interpelacji i odpowiedzi na nie, - zarządzeń Prezydenta Miasta Łodzi (jako organu), - porządków kolegiów Prezydenta Miasta Łodzi. Regulamin Pracy Rady Miejskiej w Łodzi (załącznik Nr 7 do Statutu Miasta Łodzi - uchwała Nr LXVII/1301/09 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 4 listopada 2009 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Statutu Miasta Łodzi, Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z 2009 r Nr 347, poz. 2860) ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.) 10. Obsługa uczestnictwa Łodzi w: - Unii Metropolii Polskich, - Związku Miast Polskich, - Związku Powiatów Polskich, - Stowarzyszeniu Związek Gmin i Powiatów Regionu Łódzkiego. 11. Obsługa protokolarna spotkań Sekretarza Miasta Łodzi z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Łodzi. Instrukcja postępowania w sprawie udostępniania materiałów w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Łodzi i systemie MetroPortal - Wrota Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 4792/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 września

5 12. Koordynacja działań związanych ze zgłaszaniem wniosków o odznaczenia państwowe. 13. Przygotowywanie dokumentacji Oddziału do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. ustawa z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach (Dz. U. Nr 90, poz. 450, z późn. zm.) rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów (Dz. U Nr 277, poz. 2743, z późn. zm.) Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.)

6 II. Oddział ds. Organizacji Urzędu Miasta Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Opracowywanie i aktualizowanie dokumentów określających organizację i zasady funkcjonowania Urzędu, w tym: - regulaminu organizacyjnego, - zakresu spraw powierzonych przez Prezydenta Miasta Łodzi wiceprezydentom miasta, sekretarzowi miasta i skarbnikowi miasta, - limitów etatów, - liczby zastępców kierowników komórek organizacyjnych, - statutu Urzędu. Opracowywanie projektów rozstrzygnięć sporów kompetencyjnych pomiędzy kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierownikami miejskich jednostek organizacyjnych. 2. Prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw, udzielonych pracownikom Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych. Formalna kontrola poprawności projektów upoważnień i pełnomocnictw opracowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu i miejskie jednostki organizacyjne. ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) 3. Opracowywanie projektów upoważnień Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych

7 i pełnomocnictw dotyczących m.in.: - składania oświadczeń woli w zakresie zarządzania mieniem miasta, - zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty z budżetu miasta i funduszy, - wydawania decyzji administracyjnych. i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) 4. Opracowywanie i aktualizowanie szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Wydział. 5. Przekazywanie do Wydziału Informatyki informacji o planowanych zmianach organizacyjnych w Urzędzie mających wpływ na funkcjonowanie Podsystemu Obiegu Dokumentów w Urzędzie. 6. Sprawy organizacji i funkcjonowania miejskich jednostek organizacyjnych, w tym: - współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w sprawach dotyczących organizacji i funkcjonowania miejskich jednostek organizacyjnych, - aktualizowanie wykazu miejskich jednostek organizacyjnych, określającego komórkę organizacyjną Urzędu sprawującą w imieniu Prezydenta Miasta Łodzi nadzór nad tymi jednostkami, - prowadzenie podręcznego zbioru aktów prawnych dotyczących organizacji miejskich jednostek organizacyjnych. 7. Formalna kontrola poprawności projektów zarządzeń Prezydenta Miasta Łodzi (jako kierownika Urzędu) przygotowywanych przez komórki organizacyjne Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki

8 Urzędu. organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) 8. Ewidencjonowanie zarządzeń Prezydenta Miasta Łodzi (jako kierownika Urzędu). Przekazywanie kopii zarządzeń do wykonania kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu. Wprowadzanie zarządzeń do serwisu intranetowego Urzędu. 9. Udostępnianie bądź przekazywanie do udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Łodzi i systemie MetroPortal - Wrota Łodzi informacji i materiałów m.in.: - Regulaminu organizacyjnego Urzędu, - schematu organizacyjnego Urzędu, - Statutu Urzędu. 10. Udostępnianie zainteresowanym informacji publicznej będącej w dyspozycji Oddziału. Prowadzenie wydziałowego repertorium wniosków o udostępnianie informacji publicznej Instrukcja w sprawie zasad opracowywania projektów aktów prawnych i ich przedkładania na posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta Łodzi oraz przekazywania aktów prawnych do realizacji przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Łodzi oraz miejskie jednostki organizacyjne (załącznik do zarządzenia Nr 4463/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 22 czerwca 2010 r.) ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.) Instrukcja postępowania w sprawie udostępniania materiałów w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Łodzi i systemie MetroPortal - Wrota Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 4792/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 września 2010 r.) ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.) Statut Miasta Łodzi (uchwała Nr LXVII/1301/09 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 4 listopada 2009 r., Dz. Urz. Woj. Łódzkiego Nr 347, poz. 2860) Instrukcja w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej

9 11. Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych w zakresie: - prawidłowego stosowania haseł klasyfikacyjnych i przypisanych im symboli liczbowych, w tym: - podejmowanie na wniosek zainteresowanych komórek organizacyjnych Urzędu działań mających na celu dostosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu do ich bieżących potrzeb, - przygotowywanie propozycji zmian do jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu oraz ich uzgadnianie z Archiwum Państwowym w Łodzi, - prawidłowego stosowania pieczęci i pieczątek. w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 34/02 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 maja 2002 r.) 12. Sporządzanie wyciągów z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla potrzeb Wydziału. 13. Przygotowywanie dokumentacji Oddziału do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. Sprawowanie nadzoru nad przekazywaniem akt przez komórki organizacyjne Wydziału do Archiwum Zakładowego. 14. Współpraca z Wydziałem Obsługi Administracyjnej w zakresie wyposażenia Urzędu i pracowników w pieczęcie urzędowe i pieczątki (nagłówkowe, imienne do podpisu itp.). Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenie Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.) zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca

10 Prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek stosowanych w Urzędzie. Protokolarne niszczenie pieczęci i pieczątek. Zamawianie pieczęci i pieczątek dla pracowników Wydziału. 15. Współpraca z Wydziałem Obsługi Administracyjnej w zakresie wyposażenia pracowników Wydziału w identyfikatory. Prowadzenie ewidencji wydanych i zwróconych identyfikatorów pracownikom Wydziału. 16. Prowadzenie spraw finansowych Wydziału, w tym: - opracowywanie projektów planów i planów finansowych w zakresie zadań realizowanych przez Wydział, - wnioskowanie w sprawach zmian w planach dochodów i wydatków, - prowadzenie ewidencji wykonania planowanych dochodów i wydatków według szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, w tym wydatków strukturalnych, - sporządzanie zapotrzebowań na uruchomienie środków finansowych dotyczących działalności Wydziału, - prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów dotyczących Oddziału. - sporządzanie sprawozdań budżetowych, analiz oraz informacji z wykonania planów finansowych. zarządzenie Nr 408/W/06 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 lutego 2006 r. w sprawie stosowania identyfikatorów w Urzędzie Miasta Łodzi ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 95/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r., z późn zm.) Zasady rachunkowości obowiązujące w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 66/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 30 maja 2007 r., z poźn. zm.)

11 17. Sporządzanie deklaracji PFRON oraz prowadzenie rozliczeń Urzędu z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92, z późn. zm.) 18. Prowadzenie wydziałowego rejestru skarg i wniosków. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) zarządzenie Nr 368/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 3 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia zasad przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania skarg i wniosków kierowanych do Urzędu Miasta Łodzi 19. Sporządzanie zbiorczych sprawozdań, analiz i informacji dotyczących realizacji zadań Oddziału.

12 III. Oddział Spraw Osobowych Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Prowadzenie całości spraw związanych z naborami kandydatów do pracy w Urzędzie Miasta Łodzi, na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze oraz naborami kandydatów na wolne stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.) ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002, Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 64, poz. 539) ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.) decyzja Nr 9/2008 Przewodniczącego Państwowej Komisji Akredytacyjnej z dnia 10 lipca 2008 r. w sprawie ustalenia wykazu kierunków studiów pozostających w kompetencji poszczególnych zespołów kierunków studiów, z późn. zm.

13 Instrukcja postępowania w sprawie udostępniania materiałów w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Łodzi i systemie Metro-Portal Wrota Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 4792/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 września 2010 r.) zarządzenie Nr 222/W/08 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych w Urzędzie Miasta Łodzi, z późn. zm.) Procedura naboru kandydatów do pracy w Urzędzie Miasta Łodzi oraz zasad pracy Komisji ds. Naboru (załącznik do zarządzenia Nr 526/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 maja 2010 r.) zarządzenie Nr 527/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie powołania Komisji ds. Naboru w celu przeprowadzenia naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, zatrudnianych w Urzędzie Miasta Łodzi na podstawie umowy o pracę Procedura naboru kandydatów na wolne stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, zatrudnianych w tych jednostkach na podstawie umowy o pracę oraz zasad pracy Komisji ds. Naboru (załącznik do zarządzenia Nr 528/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 maja 2010 r.) zarządzenie Nr 529/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie powołania Komisji ds. Naboru w celu przeprowadzania naboru kandydatów na wolne stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, zatrudnianych w tych jednostkach na podstawie umowy o pracę oraz zasad pracy Komisji ds. Naboru

14 2. Prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminu kończącego służbę przygotowawczą w Urzędzie Miasta Łodzi. 3. Prowadzenie całości spraw w zakresie spraw osobowych pracowników Urzędu Miasta Łodzi (bez delegatur), kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (z wyłączeniem miejskich jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Wydział Edukacji i Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej) oraz zgłaszanie i wyrejestrowanie zleceniobiorców Urzędu Miasta Łodzi. Regulamin wynagradzania w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 334/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r., z późn. zm.) Regulamin pracy w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 333/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r., z późn. zm.) ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.) Procedura przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego służbę przygotowawczą w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 477/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 kwietnia 2010 r.) ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.), ustawa z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. z 2010 r. Nr 176, poz. 1191) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94, z późn. zm.) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych

15 (Dz. U. z 2002, Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 10, poz. 65, z późn. zm.) ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227, z późn. zm.) ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.) ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, z późn. zm.) ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2004 r. Nr 241, poz. 2416, z późn. zm.) ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080, z późn. zm.) ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. Nr 90, poz. 844, z późn. zm.) ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. Nr 54, poz. 310)

16 ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 maja 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania zwolnień od pracy osobom o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym (Dz. U. Nr 100, poz. 927, z późn. zm.) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281) rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69 poz. 332) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli

17 zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743) rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69 poz. 332) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 1996 r. w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy pracownikom pełniącym z wyboru funkcje w związkach zawodowych oraz zakresu uprawnień przysługujących pracownikom w czasie urlopu bezpłatnego i zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 71, poz. 336) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz. U. Nr 230, poz. 2291) zarządzenie Nr 222/W/08 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych w Urzędzie Miasta Łodzi, z późn. zm. zarządzenie Nr 3359/V/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 lipca 2009 r. w sprawie określenia wynagrodzenia kierowników i zastępców kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z późn. zm.

18 4. Inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w zakresie zatrudniania w Urzędzie Miasta Łodzi osób bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych. 5. Organizowanie i nadzorowanie praktyk uczniowskich i studenckich odbywanych w Urzędzie Miasta Łodzi. Regulamin wynagradzania w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 334/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r., z późn. zm.) Regulamin pracy w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 333/W/2009 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r., z późn. zm.) ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne (Dz. U. Nr 5, poz. 25) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002, Nr 101, poz.926, z późn. zm.) ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 1 lipca 2002 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz. U. Nr 113, poz. 988, z późn. zm.) własne gminu własne gminu

19 6. Organizowanie i nadzór staży absolwenckich lub przygotowania zawodowego odbywanych w Urzędzie Miasta Łodzi. 7. Opracowywanie projektu regulaminu pracy Urzędu Miasta Łodzi oraz jego aktualizacja. 8. Opracowywanie we współpracy z Oddziałem ds. Organizacji Urzędu Miasta projektów zarządzeń dotyczących gospodarki etatami w Urzędzie Miasta Łodzi. ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002, Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych (Dz. U. Nr 142, poz. 1160) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) własne gminu

20 9. Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych przeglądów kadr i ocen pracowników Urzędu Miasta Łodzi. 10. Realizacja zadań z zakresu zarządzania potencjałem kadrowym oraz polityki kadrowej w Urzędzie. 11. Przygotowywanie dokumentacji Oddziału oraz akt osobowych pracowników Urzędu Miasta Łodzi do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.) Procedura okresowych ocen pracowników Urzędu Miasta Łodzi zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych (załącznik do zarządzenia Nr 4624/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 sierpnia 2010 r.) Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 grudnia 2009 r.)

21 IV. Oddział ds. Szkoleń Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Organizowanie szkoleń grupowych dla pracowników Urzędu Miasta Łodzi, w tym: - sporządzanie Rocznego planu szkoleń w oparciu o analizę wniosków z poszczególnych komórek organizacyjnych, - zbieranie ofert szkoleniowych i dokonywanie wyboru ofert spełniających w najwyższym stopniu cele szkoleniowe, - przygotowywanie projektów i zawieranie umów z firmami szkoleniowymi, - prowadzenie ewidencji zawieranych umów, - techniczna obsługa szkoleń, - prowadzenie dokumentacji szkoleń, - dokonywanie ocen efektywności prowadzonych szkoleń oraz ewaluacja prowadzonych działań w zakresie podnoszenia kwalifikacji przez pracowników Urzędu Miasta Łodzi. ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. Nr 31, poz. 216) Zasady podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych przez pracowników Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 755/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 25 października 2010 r.) 2. Prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników Urzędu Miasta Łodzi na szkolenia indywidualne. ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. Nr 31, poz. 216)

22 Zasady podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych przez pracowników Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 755/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 25 października 2010 r.) 3. Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem studiów podyplomowych pracowników Urzędu Miasta Łodzi w tym: - przygotowywanie projektów i zawieranie umów szkoleniowych. ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458, z późn. zm.) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. Nr 31, poz. 216) Zasady podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych przez pracowników Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 755/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 25 października 2010 r.) 4. Prowadzenie spraw finansowych Oddziału, w tym: - opracowywanie projektów planów i planów finansowych w zakresie zadań realizowanych przez Oddział, - współudział w przygotowywaniu wniosków dotyczących zmian w budżecie Wydziału, - rozliczanie i kontrola faktur oraz rachunków do ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie

23 zapłaty dotyczących uczestnictwa pracowników Urzędu Miasta Łodzi w szkoleniach lub studiach podyplomowych, - prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów, - sporządzanie sprawozdań budżetowych, analiz oraz informacji z wykonania planów finansowych. sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103, z późn. zm) Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 95/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r., z późn zm.) Zasady rachunkowości obowiązujące w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 66/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 30 maja 2007 r., z poźn. zm.) 5. Odpłatne udostępnianie sali wykładowej w budynku Urzędu Miasta Łodzi, przy ul. Bojowników Getta 9 w Łodzi. zarządzenie Nr 4551/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 9 lipca 2010 r. w sprawie gospodarowania pomieszczeniami Urzędu Miasta Łodzi 6. Sporządzanie informacji, sprawozdań i analiz dotyczących realizacji zadań Oddziału. 7. Przygotowywanie dokumentacji Oddziału do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.)

24 V. Oddział ds. Organizacji Centrum Kontaktu z Mieszkańcami i Systemu Zarządzania Jakością Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Organizacja i funkcjonowanie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami, w tym: przygotowanie obsługi nowych zadań pod względem organizacyjnym, informatycznym, finansowym, kadrowym i lokalowym, w tym: - realizacja projektu pn. Łódzkie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami współfinansowanego przez Unię Europejską: przygotowywanie wniosków o płatność, rozliczanie płatności, prowadzenie dokumentacji, promowanie projektu, - prowadzenie spraw związanych z lokalizacją i wyposażeniem Centrum we współpracy z Wydziałem Obsługi Administracyjnej, - wdrożenie, utrzymanie oraz rozwój platformy komunikacji elektronicznej Centrum Kontaktu z Mieszkańcami we współpracy z Wydziałem ds. Utrzymania Infrastruktury Informatycznej, - współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu i miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie organizacji i funkcjonowania Centrum Kontaktu z Mieszkańcami. 2. Koordynowanie prac w zakresie stosowania, utrzymania i rozwoju systemu zarządzania jakością w Urzędzie, w tym: - tworzenie, nadzorowanie i aktualizowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością, w tym Księgi Jakości oraz poszczególnych procedur - organizowanie oraz koordynowanie audytów Umowa z dnia 30 lipca 2009 r. o dofinansowanie projektu nr UDA-RPLD /09-00 pn. Łódzkie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata zarządzenie Nr 4474/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie wdrożenia w Urzędzie Miasta Łodzi systemu zarządzania jakością, zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO

25 wewnętrznych systemu zarządzania jakością, - analizowanie wyników audytów, prowadzenie oraz koordynowanie działań korygujących i zapobiegawczych, - podejmowanie działań doskonalących funkcjonowanie Urzędu, w tym podnoszenie świadomości wśród pracowników w zakresie wymogów systemu zarządzania jakością, - przygotowywanie dokumentów i analiz związanych z systemem zarządzania jakością. 3. Prowadzenie spraw finansowych Oddziału, w tym: - opracowywanie projektów planów i planów finansowych, - prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków, - współudział w przygotowywaniu wniosków dotyczących zmian w budżecie Wydziału, - sporządzanie zapotrzebowań na uruchomienie środków finansowych na działalność Oddziału, - prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów, - sporządzanie sprawozdań budżetowych, analiz oraz informacji z wykonania planów finansowych. 9001:2009 oraz powołania Pełnomocnika Prezydenta Miasta Łodzi ds. Systemu Zarządzania Jakością, z późn. zm.) zarządzenie Nr 602/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 9 lipca 2010 r. w sprawie powołania Zespołu ds. ustanowienia i wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 w Urzędzie Miasta Łodzi ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 10, z późn. zm) Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 95/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r., z późn zm.) Zasady rachunkowości obowiązujące w Urzędzie Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 66/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 30 maja 2007 r., z poźn. zm.) 4. Prowadzenie spraw dotyczących zamówień publicznych, w tym: ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)

26 - przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, - przygotowywanie projektów umów, - uczestniczenie w pracach komisji przetargowych w postępowaniach dotyczących Oddziału r.) zarządzenie Nr 520/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 20 maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Łodzi, z późn. zm.) zarządzenie Nr 636/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 sierpnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Łodzi Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro 5. Sporządzanie sprawozdań, analiz i informacji dotyczących realizacji zadań Oddziału. 6. Przygotowywanie dokumentacji Oddziału do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.)

27 VI. Zespół Sekretaryjny Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Obsługa administracyjno - organizacyjna i gospodarcza sekretariatów: prezydenta miasta, wiceprezydentów miasta i sekretarza miasta, w tym: - przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji, - przekazywanie korespondencji do dekretacji oraz przesyłanie jej zgodnie z właściwością i dekretacjami, - sprawdzanie pod względem formalnym pism i dokumentów przedkładanych prezydentowi miasta do podpisu oraz wiceprezydentom miasta i sekretarzowi miasta do podpisu bądź parafowania, - przygotowywanie projektów pism i dokumentów oraz wykonywanie innych czynności związanych z realizacją dyspozycji i poleceń wydanych przez prezydenta, wiceprezydentów i sekretarza miasta, - prowadzenie terminarza spotkań oraz zapewnienie ich obsługi, - prowadzenie ewidencji delegacji służbowych oraz wykonywanie czynności związanych z wyjazdami służbowymi. 2. Udzielanie informacji interesantom, w tym kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu bądź innych jednostek organizacyjnych. 3. Prowadzenie książki kontroli (dla kontroli przeprowadzanych przez zewnętrzne organy kontroli). Regulamin kontroli (załącznik do zarządzenia Nr 3216/V/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie zasad organizacji działalności kontrolnej i trybu przeprowadzania kontroli.

28 4. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i środków trwałych o charakterze wyposażenia ilościowowartościowego będących na stanie sekretariatów, w tym prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz ich aktualizacja. Przygotowywanie wniosków o likwidację środków trwałych oraz udział w inwentaryzacji i jej rozliczaniu. 5. Przygotowywanie dokumentacji sekretariatów do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 95/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dna 23 lipca 2007 r., z późn. zm.) Instrukcja w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów trwałych będących w używaniu lub stanowiących własność Urzędu Miasta Łodzi i Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 93/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r., z późn. zm.) zarządzenie Nr 121/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 27 września 2007 r. w sprawie powołania w Urzędzie Miasta Łodzi Komisji Likwidacyjnej i określenia zakresu jej działania Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.

29 VII. Samodzielne Stanowisko ds. Socjalnych Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Opracowanie projektu regulaminu świadczeń socjalnych dla Urzędu oraz jego aktualizacja. 2. Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji dotyczącej powoływania w Urzędzie Komisji Socjalnej i Zespołów Socjalnych. 3. Obsługa organizacyjno - biurowa Komisji Socjalnej Urzędu oraz Zespołu Socjalnego, w tym: - przedkładanie Komisji Socjalnej (Zespołowi Socjalnemu) wniosków osób uprawnionych o przyznanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zasiłku losowego, dofinansowania krajowego wypoczynku oraz pożyczki na cele mieszkaniowe), - przygotowywanie i protokołowanie posiedzeń, - informowanie wnioskodawców o podjętych ustaleniach. 4. Wyliczanie rocznego odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm). ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, z późn. zm. ) regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 420/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 11 stycznia regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 420/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 11 stycznia zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.)

30 pracowników oraz emerytów i rencistów Urzędu objętych opieką socjalną oraz dokonywanie korekt tego odpisu. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349, z późn. zm. ) 5. Opracowywanie - w porozumieniu z delegaturami Urzędu - corocznego preliminarza dochodów i wydatków ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 6. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakresie m.in.: - udzielania bezzwrotnej pomocy finansowej oraz dofinansowania do wypoczynku osób uprawnionych do korzystania z funduszu, - przyznawania zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe, - rozliczania wydatków wynikających z realizacji preliminarza. 7. Prowadzenie ewidencji emerytów i rencistów objętych opieką socjalną Urzędu oraz jej aktualizacja. 8. Sporządzanie sprawozdań i informacji dotyczących prowadzonej przez Urząd działalności socjalnej. obwieszczenie Prezesa GUS w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 420/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 11 stycznia 9. Prowadzenie ewidencji środków trwałych Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie rachunkowości dla Urzędu

31 i środków trwałych o charakterze wyposażenia ilościowo-wartościowego będących na stanie Wydziału (bez Zespołu Sekretaryjnego), w tym prowadzenie ksiąg inwentarzowych oraz ich aktualizacja. Prowadzenie rejestru kart użytkownika. 10. Przygotowywanie wniosków o likwidację środków trwałych będących na wyposażeniu Wydziału. Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 95/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dna 23 lipca 2007 r., z późn. zm.) Instrukcja w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów trwałych będących w używaniu lub stanowiących własność Urzędu Miasta Łodzi i Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 93/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r., z późn. zm.) zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca zarządzenie Nr 121/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 27 września 2007 r. w sprawie powołania w Urzędzie Miasta Łodzi Komisji Likwidacyjnej i określenia zakresu jej działania 11. Udział w inwentaryzacji i jej rozliczaniu. Instrukcja w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów trwałych będących w używaniu lub stanowiących własność Urzędu Miasta Łodzi i Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 93/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r., z późn. zm.) 12. Przygotowywanie dokumentacji Stanowiska do przekazania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.)

32 VIII. Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Obsługa administracyjno - organizacyjna i gospodarcza sekretariatu Wydziału, w tym: - przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji, - przekazywanie korespondencji do dekretacji oraz przesyłanie jej zgodnie z właściwością i dekretacjami, - sprawdzanie pod względem formalnym pism i dokumentów przedkładanych do podpisu bądź parafowania dyrektorowi lub zastępcy dyrektora wydziału, - przygotowywanie projektów pism i dokumentów oraz wykonywanie innych czynności związanych z realizacją dyspozycji i poleceń wydanych przez dyrektora lub zastępcę dyrektora wydziału, - prowadzenie terminarza spotkań oraz zapewnienie ich obsługi, - prowadzenie ewidencji delegacji służbowych oraz wykonywanie czynności związanych z wyjazdami służbowymi, - przygotowywanie list obecności oraz nadzór nad książkami: wyjść służbowych i prywatnych pracowników wydziału, - sprawy zaopatrzenia pracowników wydziału w materiały biurowe, druki, wyposażenie, bilety komunikacji miejskiej itp. 2. Udzielanie informacji interesantom, w tym kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu bądź innych jednostek organizacyjnych.

33 3. Prowadzenie książki kontroli (dla kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez służby kontrolne Urzędu). 4. Obsługa ogólnego konta poczty elektronicznej Wydziału. 5. Przygotowywanie dokumentacji sekretariatu do przekazywania do Archiwum Zakładowego, w tym: - dokonywanie przeglądów i uporządkowania akt, - sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych akt. Regulamin kontroli (załącznik do zarządzenia Nr 3216/V/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 1 czerwca 2009 r.) Instrukcja archiwalna dla Urzędu Miasta Łodzi (załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r.)

34 Załącznik do Szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Wydział Organizacyjny UMŁ Schemat organizacyjny Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi Dyrektor Zastępca Dyrektora Oddział ds. Organizacji Urzędu Miasta Oddział Prezydialny Oddział ds. Szkoleń Oddział Spraw Osobowych Oddział ds. Organizacji Centrum Kontaktu z Mieszkańcami i Systemu Zarządzania Jakością Samodzielne Stanowisko ds. Socjalnych Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu Zespół Sekretaryjny