Badanie potrzeb organizacji pozarządowych w Polsce w zakresie narzędzi planowania strategicznego i zarządzania personelem Raport z badań Piotr Prokopowicz Grzegorz Żmuda Marianna Król Kraków, 2013
Spis treści Spis treści... 2 Wprowadzenie... 3 Opis badania... 3 Wyniki badania... 6 Wnioski... 13
Wprowadzenie Opis badania W niniejszym raporcie prezentujemy wyniki krótkich badań dotyczących potrzeb organizacji pozarządowych w zakresie wsparcia procesów zarządzania strategicznego oraz praktyk kierowania personelem. Badania przeprowadzone zostały przez firmę 313 Consulting i Związek Centralny Dzieła Kolpinga w Polsce przy wsparciu Interdyscyplinarnego Centrum Badań i Rozwoju Organizacji przy Zakładzie Psychologii Społecznej w Instytucie Psychologii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Do uczestnictwa w badaniu zostało zaproszonych ponad 800 członków, wolontariuszy i pracowników NGO reprezentujących około 400 organizacji pozarządowych głównie z Małopolski. Odpowiedzi udzielili przedstawiciele ponad dwustu organizacji, z czego blisko połowę stanowią kompletne odpowiedzi na każde zadane pytanie. Zdecydowana większość przebadanych organizacji to stowarzyszenia (zob. Ryc. 1). Forma prawna 39% Fundacja 60% Inne Stowarzyszenie 1% Rycina 1. Forma prawna przebadanych organizacji pozarządowych Jeśli chodzi o zasięg prowadzonej działalności (Ryc. 2), największa część poddanych badaniu organizacji określiła go jako ogólnopolski (36%), wojewódzki/regionalny (25%) oraz gminny/miejski (19%). Organizacje o węższym zasięgu działania stanowią łącznie 17% próby badawczej, 4% zaś to organizacje o zasięgu międzynarodowym.
Zasięg działalności 13% 25% 19% 36% 3% 4% gminny/miejski lokalny/sąsiedztwo i okolica międzynarodowy ogólnopolski powiatowy wojewódzki/regionalny Rycina 2. Zasięg prowadzonej działalności Spośród wszystkich przebadanych organizacji blisko 20% posiada status Organizacji Pożytku Publicznego (Ryc. 3). Status Organizacji Pożytku Publicznego 17% 83% Nie Tak Rycina 3. Status Organizacji Pożytku Publicznego przebadanych organizacji Organizacje uczestniczące w badaniu zostały również poproszone o wskazanie obszaru tematycznego, na którym skupia się ich główna działalność (Ryc. 4). Najczęściej wskazywane były aktywizacja społeczna (19%) oraz edukacja
i wychowanie (19%), a w dalszej kolejności nauka, kultura i sztuka (14%) oraz sport, turystyka i rekreacja (9%). Tematyczne obszar działalności Aktywizacja społeczna 7% 5% 4% 4% 3% 0% 19% Edukacja i wychowanie Nauka, kultura i sztuka Sport, turystyka i rekreacja 8% 8% 9% 14% 19% Prawa człowieka i obywatela Rozwój lokalny Pomoc społeczna i zabezpieczenie społeczne Ochrona środowiska Ochrona zdrowia Religia i duchowość Samorząd i polityka Bezpieczeństwo publiczne Rycina 4. Główne obszary tematyczne działalności
Wyniki badania Organizacje uczestniczące w badaniu odpowiadały na pytania dotyczące ich dotychczasowych doświadczeń związanych z różnymi formami rozwoju zarządzania strategicznego oraz praktyk organizacyjnych w zakresie kierowania personelem. Spośród wszystkich przebadanych organizacji niewiele ponad 40% zadeklarowało, że w ciągu ostatniego roku w jakikolwiek sposób rozwijało funkcję strategiczną w organizacji lub skorzystało w tym zakresie z zewnętrznego wsparcia. W przypadku funkcji personalnych podobną opinię wyraziło blisko 30% organizacji (por. Ryc. 5). 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Nie Tak 20% 10% 0% Czy w ciągu ostatnich 12 miesięcy Państwa organizacja korzystała z jakichkolwiek form wsparcia lub rozwoju w zakresie planowania strategicznego? Czy w ciągu ostatnich 12 miesięcy Państwa organizacja korzystała z jakichkolwiek form wsparcia lub rozwoju w zakresie zarządzania personelem? Rycina 5. Wykorzystanie wsparcia i rozwój funkcji strategicznej i personalnej w organizacjach pozarządowych w ciągu ostatniego roku działalności. Spośród organizacji, które korzystają z zewnętrznego wsparcia lub w inny sposób rozwijają kluczowe obszary zarządzania najbardziej popularną formę stanowią szkolenia i warsztaty otwarte (21%). Znaczącą grupę stanowią również dzielenie się
wiedzą wewnątrz samej organizacji, wymiana doświadczeń z innymi organizacjami oraz udział w konferencjach bezpłatnych (od 12% do 14%). w mniejszym stopniu organizacje korzystają z bezpłatnych materiałów w formie pisemnej dostępnych w internecie, bezpłatnych usług zewnętrznych doradców lub coachów oraz forów i portali społecznościowych (8-9%). Pozostałe formy, takie jak na przykład płatne usługi doradcze, lektura książek specjalistycznych, materiały filmowe dostępne w sieci czy kursy e-learningowe mają znikome znaczenie (Ryc. 6). Forma wykorzystywanego wsparcia 4% 3% 3% 1% 1% 1% 0% 21% 8% 9% 14% 9% 12% 14% Szkolenia lub warsztaty otwarte bezpłatne lub dofinansowane Dzielenie się wiedzą w obrębie własnej organizacji Dzielenie się wiedzą z innymi organizacjami Udział w konferencjach bezpłatnych Bezpłatne materiały pisane dostępne w Internecie (e-booki, podręczniki, instrukcje) Zewnętrzny doradca, trener lub coach (usługi bezpłatne lub dofinansowane) Fora i portale społecznościowe Lektura książek specjalistycznych Zewnętrzny doradca, trener lub coach (usługi płatne) Bezpłatne materiały filmowe dostępne w Internecie (youtube, wykłady on-line) Szkolenia lub warsztaty otwarte płatne Udział w konferencjach płatnych Kursy on-line / e-learning (bezpłatne lub dofinansowane) Kursy on-line / e-learning (płatne) Rycina 6. Formy wykorzystywanego wsparcia w rozwoju zarządzania strategicznego i funkcji personalnej w organizacjach Organizacje, które nie korzystają z żadnej formy wsparcia wskazują na różne przyczyny takiego stanu rzeczy (Ryc. 7). Najczęstszą przyczynę stanowi brak potrzeby rozwoju procesów, które były tematem badania (36%). Pozostałe istotne bariery w korzystaniu ze wsparcia w rozwoju zarządzania strategicznego i rozwoju procesów personalnych w organizacjach to brak dostępności materiałów dostosowanych do specyfiki funkcjonowania organizacji (27%), brak dostępności tego typu
materiałów w ogóle (22%) oraz zbyt wysoka cena dobrej jakości narzędzi (10%) i niska jakość tych, które są dostępne (5%). Powody niekorzystania ze wsparcia 10% 5% 36% 22% 27% Brak takiej potrzeby Brak materiałów dostosowanych do specyfiki organizacji Brak dostępnych materiałów tego typu Zbyt wysoka cena wysokiej jakości materiałów Niska jakość dostępnych materiałów Rycina 7. Najważniejsze powody niekorzystania ze wsparcia w zakresie rozwoju zarządzania strategicznego i funkcji personalnej w organizacjach pozarządowych. Równocześnie, w większości przypadków organizacje pozarządowe są przekonane (Ryc. 8), że potrzebują dodatkowego wsparcia zarówno w przypadku planowania strategicznego (61%), jak i rozwoju procesów zarządzania kadrami (64%). Co ciekawe, różnice między małymi a dużymi organizacjami w tym zakresie są bardzo niskie; podobnie, zarówno organizacje o długim i krótkim stażu w podobnym stopniu potrzebują profesjonalnej pomocy dotyczącej planowania strategicznego i zarządzania personelem. W zakresie zarządzania strategicznego (Ryc. 9) obszarem, który zdaniem organizacji w największym stopniu wymaga wsparcia zewnętrznego jest opracowanie działań, które umożliwią realizację celów strategicznych (22%). Inne obszary, w których przydatne byłoby wsparcie zewnętrzne to między innymi monitorowanie wdrożenia strategii (19%), ewaluacja procesu wdrożenia strategii (15%) oraz
opracowanie/modyfikacja celów szczegółowych, celów strategicznych oraz wizji rozwoju organizacji (11-14%). 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Czy, Pana/Pani zdaniem, Państwa organizacja potrzebuje dodatkowego wsparcia w zakresie planowania strategicznego? Czy, Pana/Pani zdaniem, Państwa organizacja potrzebuje dodatkowego wsparcia w zakresie zarządzania personelem? Nie Tak Rycina 8. Deklaracje dotyczące potrzeby dodatkowe wsparcia w zakresie rozwoju praktyk organizacyjnych.
Obszary strategiczne potrzebujące wsparcia 11% 13% 14% 6% 15% 22% 19% Opracowanie działań mających na celu realizację strategii organizacji Monitorowanie wdrożenia strategii organizacji Ewaluacja procesu wdrożenia strategii organizacji Opracowanie / modyfikacja celów szczegółowych organizacji Opracowanie / modyfikacja celów strategicznych organizacji Opracowanie / modyfikacja wizji organizacji Opracowanie / modyfikacja misji organizacji Rycina 9. Obszary strategiczne wymagające zdaniem organizacji dodatkowego wsparcia. Organizacje pozarządowe charakteryzują się dużą otwartością (Ryc. 10) w zakresie gotowości do przeszkolenia swoich członków w zakresie zarządzania strategicznego (63%) oraz zarządzania personelem (73%).
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% Nie Tak 30% 20% 10% 0% Czy Państwa organizacja byłaby zainteresowana przeszkoleniem swojego przedstawiciela w zakresie planowania strategicznego? Czy Państwa organizacja byłaby zainteresowana przeszkoleniem swojego przedstawiciela w zakresie zarządzania personelem? Rycina 10. Gotowość do przeszkolenia reprezentanta organizacji w zakresie zarządzania strategicznego i zarządzania personelem. W odpowiedzi na pytanie o najbardziej pożądaną formę takiego wsparcia przeważają tradycyjne formy, jak na przykład szkolenia i warsztaty otwarte, doradztwo indywidualne, konferencje i wymiana wiedzy z innymi organizacjami (od 10% do 17%). Znaczące są również bardziej innowacyjne formy takie jak gry szkoleniowe, kursy online/e-learning i bezpłatne materiały filmowe w internecie (od 5% do 8%). w tym samym zakresie organizacje pozarządowe oczekiwałyby wsparcia w postaci szkoleń i warsztatów wewnętrznych (prowadzonych przez przeszkolonego wcześniej przedstawiciela), dostępność specjalistycznych książek i innych materiałów pisemnych w formie online oraz dzielenia się wiedzą wewnątrz własnej organizacji (Ryc. 11).
Oczekiwana forma wsparcia 3% 1% 1% 0% 0% 6% 5% 4% 17% 6% 13% 6% 7% 12% 8% 10% Szkolenia lub warsztaty otwarte bezpłatne lub dofinansowane Zewnętrzny doradca, trener lub coach (usługi bezpłatne lub dofinansowane) Udział w konferencjach bezpłatnych Dzielenie się wiedzą z innymi organizacjami Gry strategiczne / menedżerskie Kursy on-line / e-learning (bezpłatne lub dofinansowane) Szkolenia lub warsztaty wewnętrzne (prowadzone przez przeszkolonych pracowników własnej organizacji) Bezpłatne materiały filmowe dostępne w Internecie (youtube, wykłady on-line) Lektura książek specjalistycznych Bezpłatne materiały pisane dostępne w Internecie (e-booki, podręczniki, instrukcje) Dzielenie się wiedzą w obrębie własnej organizacji Fora i portale społecznościowe Zewnętrzny doradca, trener lub coach (usługi płatne) Szkolenia lub warsztaty otwarte płatne Udział w konferencjach płatnych Kursy on-line / e-learning (płatne) Rycina 11. Preferowane formy wsparcia rozwoju procesów zarządzania strategicznego i zarządzania personelem.
Wnioski W raporcie przedstawiono wyniki badania zapotrzebowania organizacji pozarządowych w Polsce w zakresie narzędzi planowania strategicznego i zarządzania personelem. Wyniki dość wyraźnie wskazują, że choć relatywnie duża część organizacji korzysta z różnych form wsparcia w zakresie rozwoju funkcji zarządzania strategicznego i zarządzania personelem, istnieją w tym obszarze znaczne niedobory. Blisko 2/3 przebadanych organizacji wskazało, że ciągu ostatniego nie prowadziło aktywnych działań nakierowanych na rozwój tych dwóch kluczowych aspektów zarządzania lub nie korzystało w tym zakresie z żadnego wsparcia. Wynika to po części z deklarowanej braku takiej potrzeby, ale równie istotną barierą jest brak lub nieadekwatność powszechnie dostępnych materiałów. Organizacje podkreślają, że dostępne dla trzeciego sektora materiały bardzo często nie odpowiadają ich specyfice (czas istnienia, zakres i rodzaj działalności), co zniechęca do ich wykorzystywania w procesie rozwoju. Zdaniem znaczącej części organizacji, na rynku w ogóle brak jest użytecznych materiałów, które można byłoby wykorzystywać. Równocześnie zdecydowana większość organizacji które wzięły udział w badaniu pozarządowych bez względu na wielkość czy długość istnienia dostrzega potrzebę wzmacniania własnej funkcji strategicznej i personalnej. w obszarze zarządzania strategicznego szczególnie ważne dla organizacji byłoby wsparcie w zakresie opracowania wizji rozwoju i celów z jednej strony, oraz skutecznego ich wdrażania i ewaluacji z drugiej. Zdecydowana większość przebadanych organizacji zgodnie zadeklarowała zainteresowanie przeszkoleniem własnych reprezentantów, którzy mogliby następnie stać się agentami zmian. Najbardziej użytecznymi z punktu widzenia organizacji formami wsparcia byłyby tradycyjne szkolenia i warsztaty otwarte czy też indywidualne sesje doradcze i coachingowe. Wzrasta jednak znaczenie materiałów dostępnych w formie elektronicznej (wykłady, materiały pisemne, e-learning) oraz gier szkoleniowych. Relatywnie często wskazywane były również warsztaty i szkolenia wewnętrzne, dzielenie się wiedzą z innymi organizacjami oraz udział w konferencjach.