Zmiany VAT w zakresie samochodów Joanna Rudzka jrudzka@taxadvisorypoland.pl 1
Koniec kratek z 1 kwietnia 2014r. Zmiany dotyczą zasad odliczania i rozliczania na gruncie podatku VAT wydatków dotyczących pojazdów samochodowych przez co ustawa rozumie pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Przepisy wdrażają decyzję Rady Unii Europejskiej z 17 grudnia 2013 r., która upoważniła Polskę do stosowania środków stanowiących odstępstwo od zasad odliczania VAT wskazanych w regulacjach unijnych. 2
Przeznaczenie pojazdu Ustawa różnicuje dwie sytuacje: wykorzystywanie samochodów wyłącznie do celów działalności gospodarczej, wykorzystanie samochodów do celów działalności oraz innych potrzeb (np. prywatnie). W pierwszym przypadku, prawo do odliczenia przysługuje podatnikom w całości i bez ograniczeń, w odniesieniu do wszystkich wydatków (np. zakupu paliw do napędu, czy też innych wydatków eksploatacyjnych). Rodzaj i konstrukcja pojazdu nie ma tu, co do zasady, znaczenia. W drugiej sytuacji, pojawia się możliwość odliczenia 50% podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków. 3
Szczegółowe warunki Konieczne jest jednak spełnienie szczegółowych warunków aby móc dokonywać pełnego odliczenia. Podatnicy zobowiązani są do prowadzenia szczegółowej ewidencji dowodzącej, iż nie jest możliwe wykorzystanie pojazdu do innych celów niż działalność gospodarcza. Względnie, będą musieli dowieść, że odliczenie dotyczy pojazdów, których konstrukcja wyklucza możliwość ich użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że zakres takiego użycia jest nieistotny. Konieczne jest ponadto składanie i aktualizowanie odpowiedniej dokumentacji do organów podatkowych w ściśle przewidzianych terminach (VAT 26 w terminie 7 dniod dnia poniesienia pierwszego wydatku). 4
Okres przejściowy ograniczenie odliczenia Ministerstwo zdecydowało się jednak, jak to ujęto: z uwagi na skutki budżetowe wynikające z wprowadzenia możliwości odliczania 50% kwoty podatku naliczonego zaproponować przejściowe wyłączenie tego prawa, tzn. pozostawienie w okresie do dnia 30 czerwca 2015 r. dotychczasowych rozwiązań dla nabywanych paliw do pojazdów objętych zasadą stand still, czyli głównie do samochodów osobowych. Okres przejściowy nie dotyczy wydatków na paliwa do samochodów, które są wykorzystywane w 100% do działalności gospodarczej. 5
Nowe przepisy - kwestie praktyczne Od 1 kwietnia pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej (co uprawnia do odliczeń) jeżeli: 1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub 2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. 6
Inne koszty Ograniczenie nie ma również zastosowania do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (np. taksometr). 7
Ewidencja a pełne odliczenie VAT (1) Ewidencja powinna być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Powinna ona zawierać: numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu (na dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, a także na koniec każdego okresu rozliczeniowego), wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu (obejmujący m.in. datę i cel wyjazdu, opis trasy: skąd-dokąd, liczbę przejechanych kilometrów) oraz liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego. 8
Ewidencja a pełne odliczenie VAT (2) Wpis osoby kierującej pojazdem będzie musiał być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego, z wyjątkiem sytuacji gdy osobą kierującą pojazdem będzie sam podatnik. Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych: 1) przeznaczonych wyłącznie do: a) odprzedaży, b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze - jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika. 9
Kwestie praktyczne Ustawodawca nie precyzuje nowych pojęć. To do podatnika należeć więc będzie prawidłowe określenie zasad używania samochodów (może być to np. polityka używania samochodów w firmie czy regulamin). Również obowiązek prowadzenia ewidencji będzie znacznym obciążeniem dla przedsiębiorców i może ich zniechęcić do dokonywania pełnych odliczeń. 10
Uwaga na uzasadnienie i broszurę (1) Przeznaczenie mieszane należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. Nawet jednorazowe użycie samochodu firmowego (spełniającego warunki pełnego odliczenia podatku) do celów prywatnych będzie użyciem mieszanym, które pozwala odzyskać tylko połowę podatku od nabycia czy leasingu pojazdu albo paliwa do niego. Fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej rozpatrywany będzie co do zasady wyłącznie w kategoriach obiektywnych, tj. badana będzie możliwość użytku danego pojazdu do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (przede wszystkim prywatnych) jeżeli taka możliwość istnieje pojazd co do zasady nie będzie mógł być uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w swoim miejscu zamieszkania należy uznać, że posiadany przez nich wykorzystywany w działalności gospodarczej samochód jest używany również na cele prywatne (a więc 100% odliczenie takim podatnikom się nie należy). 11
Uwaga na uzasadnienie i broszurę (2) Nie można natomiast obiektywnie uznać wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej przykładowo w następujących przypadkach: zostaną zawarte umowy z pracownikami na wynajęcie pojazdów dla celów używania ich prywatnie, w sytuacji gdy wynajem nie stanowi podstawowej działalności przedsiębiorstwa a ceny wynajmu nie są cenami rynkowymi, co łącznie może wskazywać na próbę obejścia przepisów implementujących decyzję derogacyjną. Przy określaniu ceny (opłaty) za wynajem należy brać pod uwagę postanowienia wynikające z art. 32 ustawy o VAT regulującego kwestię określania podstawy opodatkowania w przypadku istnienia powiązań między nabywcą a usługodawcą. Zatem cena za wynajem musi stanowić realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług dostępne na rynku. Fakt, że korzystanie przez pracownika do celów prywatnych z samochodu pracodawcy uznawane jest za dochód dla pracownika nie oznacza, że warunek opłaty zostaje spełniony. Również to, że pracownik wykonuje pracę na rzecz przedsiębiorstwa nie może zostać uznane za domniemaną płatność dokonaną przez pracownika za używanie samochodu; zostaną ustalone zasady używania pojazdów, jednakże nie istnieją żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie; przykładowo istnieje zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, jednakże nikt nie weryfikuje czy zakaz ten jest respektowany; podatnik prowadzi działalność w miejscu zamieszkania, posiadając jeden pojazd w tych okolicznościach nie jest możliwe obiektywne zagwarantowanie wykluczenia użytku prywatnego tego pojazdu, przykładowo w czasie wolnym od prowadzonej działalności gospodarczej (np. weekend czy wyjazd urlopowy). 12
Uwaga na uzasadnienie i broszurę (3) W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu. Zmiana wykorzystywania pojazdu musi mieć charakter trwały i stały, potwierdzony obiektywnymi okolicznościami, znajdującymi swój wyraz m.in. w zmianie zasad używania pojazdu, określonymi przez podatnika. Krótkookresowe (np. tygodniowe) zmiany wykorzystywania pojazdu wskazują na użytek mieszany pojazdu od samego początku ponoszenia wydatków związanych z pojazdem wskazują bowiem na możliwość użytku prywatnego. 13
Specyfika działalności Co z przedsiębiorcami, którzy w drodze do klienta zbaczają o sto metrów z trasy, na lunch lub aby zrobić prywatne zakupy? Czy samo zapisanie w regulaminie, że pracownikowi nie wolno zakończyć pracy w swoim miejscu zamieszania lecz musi on dostarczyć samochód na parking służbowy po powrocie np. z delegacji, zostanie uznane za wystarczające? Handlowcy? Co z popularnym home office (pracy częściowo w domu)? 14
Sankcje i inne przepisy Ustawa pozostawia regulacje dotyczące samochodów specjalnych (van, koparka, ładowarka, żuraw i inne), zawiera również przepisy odnoszące się do zmian przeznaczenia pojazdu oraz implikacji na gruncie podatków dochodowych. Regulacje wprowadzają również sankcje za niezłożenie lub brak aktualizacji informacji podatkowej o przeznaczeniu pojazdów. Zmieniany jest ponadto Kodeks Karny Skarbowy, gdzie proponuje się kary za złożenie niezgodnej ze stanem faktycznym informacji o przeznaczeniu pojazdu. 15
Bieżące doradztwo prawno-podatkowe Kancelaria Interpretacja przepisów oraz ocena podatkowych skutków transakcji (m.in. analiza umów) Występowanie o interpretację przepisów podatkowych do Ministra Finansów Planowanie i optymalizacja obciążeń podatkowych Pomoc przy rozpoczęciu działalności i przy przekształceniach Przeglądy podatkowe, sprawdzanie poprawności rozliczeń podatkowych Podatkowe due diligence Pomoc w czasie postępowań podatkowych Reprezentacja przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi Doradztwo w zakresie cen transferowych (TP) Doradztwo prawne Podatkowe hotline (krótkie porady telefoniczne i mailowe) Szkolenia dla firm i otwarte Doradztwo w języku polskim i angielskim Praktyczne analizy odpowiadające wprost na pytania klientów Bezpośredni kontakt z licencjonowanym doradcą podatkowym Skuteczność w zakresie odzyskiwania znacznych kwot podatku oraz w jak najszybszym kończeniu postępowań podatkowych 16
Kontakt Warszawa i Poznań Szkolenia i Doradztwo ul. Nowy Świat 61/5 00-042 Warszawa ul. Nowy Świat 61/5 00-042 Warszawa +48 22 219 92 29 kontakt@taxadvisorypoland.pl www.taxadvisorypoland.pl +48 22 219 92 29 szkolenia@taxadvisorypoland.pl http://www.taxadvisorypoland.pl/5.html 17