Urząd Miejski w Łowiczu Biuro ds. Kultury, Sportu, Turystyki i Organizacji Pozarządowych Łowicz, 2016-08-01 PK.4040.22.2016.GT2 BURMISTRZ MIASTA ŁOWICZA ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT WYKONANIA USŁUGI W ZAKRESIE URZĄDZEŃ REKREACYJNYCH DLA DZIECI I MŁODZIEŻY PODCZAS IMPREZY MASOWEJ PLENEROWEJ PN. Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności
1. Nazwa, termin i miejsce imprezy: Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności ; 11 września 2016 roku, Pl. Nowy Rynek w Łowiczu. Graficzny projekt położenia stoiska z urządzeniami rekreacyjnymi dla dzieci i młodzieży zawiera załącznik nr 1. 2. Zakres obsługi: Wyłoniony w drodze konkursu Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi urządzeń rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży w różnym przedziale wiekowym: - dmuchane zjeżdżalnie, zamki, plac zabaw itp., - samochodziki napędzane elektrycznie itp., - inne z wyłączeniem niebezpiecznych dla użytkowników i otoczenia. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów oraz usług ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko. 3. Zakres obowiązków oferenta: 1) Oferent zobowiązany jest posiadać aktualne pozwolenia na prowadzenie swojej działalności oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także dysponować odpowiednim personelem, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań, o których mowa w ogłoszeniu, 2) dostarczony przez oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny (nie zniszczony), 3) oferent zobowiązuje się do obsługi urządzeń rekreacyjnych w godzinach trwania imprezy (dokładna godzina zamknięcia punktów zostanie określona w umowie zawartej pomiędzy organizatorem, a wyłonionym oferentem), 4) oferent zobowiązuje się do zachowania w czystości obszaru objętego wyłącznością podczas trwania imprezy oraz posprzątanie tego terenu po zakończeniu imprezy. Jako zabezpieczenie posprzątania terenu i pokrycia ewentualnych szkód oferent wpłaci kaucję zabezpieczająca w wysokości 500,00 zł na konto organizatora (dokładny termin wpłaty kaucji i jej zwrot oraz numer konta, na który powinna zostać wpłacona zostanie określony w umowie zawartej pomiędzy organizatorem, a wyłonionym oferentem), 5) oferent zobowiązany jest do ustawienia swoich stoisk w sposób zapewniający nieblokowanie dróg ewakuacyjnych (wszelkiego typu daszki, parasole, stoliki, krzesełka nie mogą utrudniać ewakuacji i przejazdu samochodów służb ratowniczych), 6) oferent zobowiązany jest do zabezpieczenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciw pożarowych (wyposażyć w gaśnice), 7) oferent zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością. Za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym wyłącznością odpowiada wyłącznie oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców. 4. Zakres obowiązków organizatora: 1) Organizator zapewni w trakcie trwania imprezy występy artystyczne na scenie, 2) organizator nie zapewnia ochrony terenu objętego wyłącznością,
3) organizator zobowiązuje się do utrzymania czystości we wszystkich miejscach nie objętych wyłącznością oferenta w trakcie trwania imprezy, 4) organizator zapewnia dostęp do WC poprzez zapewnienie ustawienia przenośnych kabin WC, 5) organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu oferenta oraz osób, którymi oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z organizatorem wyrządzonych przez: a) uczestników imprezy, b) służby ratownicze, c) przez siły natury (wichury, burze itp.), 6) organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa itp.). 5. Organizator dopuszcza: 1) Organizator dopuszcza możliwość, iż oferent wynajmie podwykonawcę do wykonania zadania polegającego na zapewnieniu stoisk rekreacyjnych. 2) Organizator nie wyklucza organizacji stoisk handlowych innych, niż rekreacyjne i te, co do których wykonawca uzyskał wyłączność na zasadach i warunkach ustalonych na podstawie odrębnych uzgodnień z organizatorem. 3) Organizator wystawi stoiska, na których będzie można zakupić wyroby rękodzieła ludowego i artystycznego. 6. Organizator nie dopuszcza: Organizator nie wyraża zgody na parkowanie samochodów na terenie tuż za stoiskami handlowymi, wystawienniczymi i urządzeniami rekreacyjnymi. Wszystkie samochody muszą zostać zaparkowane poza wydzielonymi miejscami handlowowystawienniczymi. Proponujemy miejsca parkingowe wzdłuż ul. Św. Floriana i ul. Stanisławskiego oddalonych o ok. 250 m od Nowego Rynku. Wyznaczone miejsca parkingowe są ogólnie dostępne i nie są objęte wyłącznością. 7. Oferta powinna zawierać w szczególności: 1) Aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą, 2) oświadczenie oferenta, że w przypadku wybrania jego oferty zobowiązuje się do wpłaty zaoferowanej kwoty za wyłączność w dwóch równych ratach: a) I rata zaoferowanej kwoty za wyłączność w terminie do dnia 31 sierpnia 2016 roku, b) II rata zaoferowanej kwoty za wyłączność w terminie do dnia 14 września 2016 roku (załącznik nr 2). W przypadku przekroczenia terminu płatności I raty organizator może przeprowadzić ponownie postępowanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy masowej plenerowej na rzecz drugiego w kolejności oferenta. W przypadku nie dotrzymania terminu płatności II raty wpłacona wcześniej I rata przepada na rzecz organizatora. 3) proponowaną wysokość wpłaty netto w złotych - za wyłączność w organizacji kompleksowej obsługi, 4) koncepcję rozlokowania urządzeń rekreacyjnych wraz z propozycjami atrakcji rekreacyjnych, 5) dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorem imprezy,
6) dokument potwierdzający posiadanie aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podczas świadczenia usług objętych ofertą. 7) referencje lub inne dokumenty potwierdzające wiarygodność oraz doświadczenie oferenta w organizacji takiego typu imprez, 8) oświadczenie, że oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie powierzonych zadań (załącznik nr 3), 9) oświadczenie o zapoznaniu się oferenta z warunkami konkursu i o niezwłocznym podpisaniu umowy w przypadku wygrania konkursu (załącznik nr 4), 10) oświadczenie że oferent nie będzie rościł odszkodowania za straty wywołane odwołaniem lub skróceniem imprezy z przyczyn niezależnych od organizatora (załącznik nr 5). Oferta powinna zawierać wszystkie podpisane załączniki. Dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez oferenta. 8. Termin i miejsce składania ofert: Na zgłoszenia ofert oczekujemy w nieprzekraczalnym terminie do dnia 19 sierpnia 2016 roku do godz. 12.00. Zaklejone koperty z opisem Oferta na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży podczas imprezy masowej plenerowej pn. Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności, prosimy składać w siedzibie organizatora osobiście lub za pośrednictwem poczty: Urząd Miejski w Łowiczu Pl. Stary Rynek 1 99-400 Łowicz O terminie wpływu oferty decyduje data stempla pocztowego. 9. Kryteria wyboru oferty: Głównym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty będzie zaproponowana kwota wpłaty, jednakże komisja konkursowa weźmie również, pod uwagę: 1) jego doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć, opinie i referencje, 2) koncepcję organizacji ustawienia urządzeń rekreacyjnych wraz z propozycjami atrakcji rekreacyjnych. O wynikach konkursu oferenci zostaną powiadomieni pisemnie lub telefonicznie. Złożonych dokumentów organizator nie zwraca. W razie pytań i wątpliwości prosimy o kontakt: Urząd Miejski w Łowiczu przy ul. Stary Rynek 1, Biuro ds. Kultury Sportu, Turystyki i Organizacji Pozarządowych, bud. C, pok. nr 43, adres e-mail: grzegorz.turski@um.lowicz.pl; faks (46) 830-91-60 tel. (46) 830-91-59. Burmistrz Miasta Łowicza Krzysztof Jan Kaliński
Załącznik nr 1 UR miejsce na urządzenia rekreacyjne
... (nazwa, adres oferenta) Załącznik nr 2 do zaproszenia do składania ofert na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło - Festiwal Dobrej Żywności 2016 O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczam, że w przypadku wygrania konkursu dotyczącego wyłączności na obsługę w zakresie urządzeń rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży podczas imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności 2016 zobowiązuję się do wpłaty zaoferowanej kwoty za wyłączność w dwóch równych ratach: - I rata zaoferowanej kwoty za wyłączność w terminie do dnia 31 sierpnia 2016 roku. - II rata zaoferowanej kwoty za wyłączność w terminie do dnia 14 września 2016 roku. Oświadczam również, że jestem świadomy/a, iż w przypadku przekroczenia terminu płatności I raty organizator może przeprowadzić ponownie postępowanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy plenerowej na rzecz drugiego w kolejności oferenta. jak również, że w przypadku nie dotrzymania terminu płatności II raty wpłacona wcześniej I rata przepada na rzecz organizatora. (miejscowość, data). (podpis oferenta)
Załącznik nr 3 do zaproszenia do składania ofert na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło - Festiwal Dobrej Żywności 2016. (nazwa, adres oferenta) O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczam, że składając ofertę na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży podczas imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności 2016 znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie powierzonych zadań... (miejscowość, data). (podpis oferenta)
Załącznik nr 4 do zaproszenia do składania ofert na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło - Festiwal Dobrej Żywności 2016. (nazwa, adres oferenta) O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczam, że zapoznałem/am się z ogłoszeniem o konkursie na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych dla dzieci i młodzieży podczas imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności 2016 i akceptuję jego warunki. Oświadczam również, że w przypadku wyboru naszej oferty niezwłocznie przystąpimy do podpisania umowy w miejscu i czasie wyznaczonym przez organizatora konkursu. Oświadczam, że jestem świadom/a, iż w przypadku nie podpisania umowy w terminie określonym przez, organizatora, organizator może przeprowadzić ponownie postępowanie ofertowe lub odstąpić wyłączność na obsługę imprezy masowej plenerowej na rzecz drugiego w kolejności oferenta... (miejscowość, data) (podpis oferenta)
Załącznik nr 5 do zaproszenia do składania ofert na wyłączność obsługi w zakresie urządzeń rekreacyjnych imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło - Festiwal Dobrej Żywności 2016. (nazwa, adres oferenta) O Ś W I A D C Z E N I E Oświadczam, że nie będę rościł/a odszkodowania za straty wywołane odwołaniem lub skróceniem imprezy masowej plenerowej Księżackie Jadło Festiwal Dobrej Żywności 2016 ani domagał/a się zwrotu wpłaconej kwoty za wyłączność w przypadku odwołania lub skrócenia w/w imprezy z przyczyn niezależnych od organizatora np.: żałoba narodowa, klęski żywiołowe (powódź), siły natury (wichury, burze), zamieszki wywołane przez chuliganów itp. (miejscowość, data) (podpis)