Zaproszenie do udziału w postępowaniu na świadczenie usługi brokerskiej

Transkrypt

1 Lublin, dnia 28 października 2015 r. Zaproszenie do udziału w postępowaniu na świadczenie usługi brokerskiej I. Nazwa oraz adres Zamawiającego: Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie, reprezentowane przez Pana Radosława Dudzińskiego Dyrektora Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zarząd Województwa Lubelskiego Uchwałą Nr CCLXVIII/5530/2014 z dnia 10 września 2014 r. w sprawie powołania Pana Radosława Dudzińskiego na stanowisko Dyrektora Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie i udzielenia pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu Województwa Lubelskiego, ul. Czechowska 19 lok Lublin tel kamila.donica@lcklubelskie.pl II. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisu art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). III. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi brokerskiej na rzecz Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia. IV. Termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia umowy.

2 V. Opis warunków udziału w postępowaniu: O przedmiotowe zamówienie może ubiegać Wykonawca spełniający jednocześnie wszystkie poniżej opisane warunki: 1. będący brokerem ubezpieczeniowym posiadającym zezwolenie wydane przez organ nadzoru oraz wpisany do rejestru brokerów ubezpieczeniowych, zgodnie z przepisem art. 20 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.). Ponadto Wykonawca musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej co najmniej w minimalnej wysokości określonej w 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 lutego 2015 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. z 2015 r., poz. 275); 2. w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, należycie wykonał na terenie RP co najmniej 10 umów o świadczenie usług brokerskich, w zakresie których wchodziło opracowanie audytu ubezpieczeniowego budynków użyteczności publicznej 1 w zakresie ubezpieczenia co najmniej: mienia, od odpowiedzialności cywilnej oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków, 3. dysponuje co najmniej 2 osobami brokerami ubezpieczeniowymi w myśl przepisu art. 20 ustawy o pośrednictwie ubezpieczeniowym, które w przypadku udzielenia zamówienia będą świadczyć usługę na rzecz Zamawiającego i które w okresie ostatnich 12 miesięcy przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania brały udział w co najmniej 5 postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na wybór ubezpieczyciela, poprzez pełnienie funkcji brokera ubezpieczeniowego, biegłego, 1 W myśl przepisu 3 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2015 r. poz. 1422), budynkiem użyteczności publicznej jest budynek przeznaczony na potrzeby administracji publicznej, wymiaru sprawiedliwości, kultury, kultu religijnego, oświaty, szkolnictwa wyższego, nauki, wychowania, opieki zdrowotnej, społecznej lub socjalnej, obsługi bankowej, handlu, gastronomii, usług, w tym usług pocztowych lub telekomunikacyjnych, turystyki, sportu, obsługi pasażerów w transporcie kolejowym, drogowym, lotniczym, morskim lub wodnym śródlądowym, oraz inny budynek przeznaczony do wykonywania podobnych funkcji; za budynek użyteczności publicznej uznaje się także budynek biurowy lub socjalny. Strona 2 z 8

3 4. nie zalega z opłacaniem podatków lub uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, 5. nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie powyższe warunki powinien spełnić, co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy wspólnie, za wyjątkiem warunku określonego przez Zamawiającego w ust. 1. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Wykonawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą spełnia nie spełnia. VI. Wykaz kryteriów, jakimi będzie kierował się Zamawiający przy wyborze brokera: Wybór Wykonawcy zostanie dokonany spośród ofert Wykonawców, którzy spełnią warunki formalne określone w rozdz. V. Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: 1. ubezpieczenie OC (suma na wszystkie zdarzenia): 5-15 pkt: broker, który posiada polisę OC w wysokości: a) euro, otrzyma 5 pkt, b) powyżej euro, lecz do euro, otrzyma 10 pkt, c) powyżej euro, otrzyma 15 pkt. 2. Doświadczenie Wykonawcy: 0-15 pkt: Wykonawca, który w ciągu ostatnich 5 lat kalendarzowych przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania obsługiwał w zakresie ubezpieczenia co najmniej: mienia i następstw nieszczęśliwych wypadków: 1) do 10 budynków użyteczności publicznej 2, otrzyma 5 pkt, 2) budynków użyteczności publicznej, otrzyma 10 pkt, 3) powyżej 15 budynków użyteczności publicznej, otrzyma 15 pkt 3 ; 2 Definicja budynku użyteczności publicznej została podana w przypisie nr 1. 3 W celu zdobycia punktów w tym kryterium, Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w obsłudze ubezpieczeniowej innych budynków niż wskazane w celu potwierdzenia spełniania Strona 3 z 8

4 3. Potencjał kadrowy Wykonawcy: 0-15 pkt: Wykonawca, który wyznaczy do wykonania usługi brokerskiej: 1) 1 dodatkowego brokera ubezpieczeniowego, który w okresie ostatnich 12 miesięcy przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania brał udział w co najmniej 3 postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych przez podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w przedmiocie ubezpieczenia co najmniej: mienia tych podmiotów oraz od odpowiedzialności cywilnej poprzez pełnienie funkcji brokera lub biegłego, otrzyma 5 pkt, 2) 2 dodatkowych brokerów ubezpieczeniowych, którzy w okresie ostatnich 12 miesięcy przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania brali udział w co najmniej 3 postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych przez podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w przedmiocie ubezpieczenia co najmniej: mienia tych podmiotów oraz od odpowiedzialności cywilnej poprzez pełnienie funkcji brokera lub biegłego otrzyma 10 pkt, 3) 3 (i więcej) dodatkowych brokerów ubezpieczeniowych, którzy w okresie ostatnich 12 miesięcy przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania brali udział w co najmniej 3 postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych przez podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w przedmiocie ubezpieczenia co najmniej: mienia tych podmiotów oraz od odpowiedzialności cywilnej poprzez pełnienie funkcji brokera lub biegłego otrzyma 15 pkt 4 ; 4. Koncepcja świadczenia usługi: 0-10 pkt: W celu zdobycia punktów w tym kryterium, Wykonawca zobowiązany będzie do szczegółowego opisania koncepcji świadczenia obsługi brokerskiej na rzecz LCK. Zamawiający będzie brał pod uwagę następujące elementy: warunków udziału w niniejszym postępowaniu. W przypadku wskazania tych samych budynków lub niewskazania w ogóle, Wykonawca nie otrzyma punktów w tym kryterium. 4 W celu zdobycia punktów w tym kryterium, Wykonawca winien wykazać się, iż dysponuje innymi brokerami niż wskazanymi w celu potwierdzenia warunku udziału w postępowaniu. W przypadku wskazania tych samych osób, lub niewskazania osób dodatkowych, broker nie zdobędzie punktów w tym kryterium. Strona 4 z 8

5 1) koncepcję współpracy w zakresie przygotowania programu ubezpieczenia, zasad i sposobu wykonania audytu ryzyka ubezpieczeniowego i audytu szkodowego, 2) koncepcję programu ubezpieczeniowego w tym: korzyści wynikające z proponowanych klauzul i postanowień szczególnych, propozycje rozwiązań w zakresie racjonalizacji składki ubezpieczeniowej, 3) koncepcję współpracy w zakresie bieżącej obsługi ubezpieczeniowej w tym: propozycje rozwiązań w zakresie uproszczenia procesu obsługi ubezpieczeń, możliwości uzyskania lepszego pokrycia ubezpieczeniowego oraz przedstawienie odpowiedniej procedury i zespołu delegowanego do obsługi Zamawiającego, 4) koncepcję sposobu monitorowania procesu likwidacji szkód (organizacja procesu pod względem kadrowym i technicznym, zabezpieczanie terminowej wypłaty odszkodowań, dotychczasowe doświadczenia związane z procesem), 5) koncepcję procedury sporządzania i przesyłania raportów dotyczących szkodowości w rozbiciu na poszczególne ryzyka, współdziałanie w powyższym zakresie z ubezpieczycielem oraz Zamawiającym, 6) inne zalety wynikające z nawiązania współpracy z Wykonawcą. Wykonawca może otrzymać maksymalnie 55 punktów. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który uzyska największą ilość punktów. VII. Termin oraz sposób złożenia oferty: 1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, 2. Ofertę należy złożyć do dnia 4 listopada 2015 r. do godz. 15:00 (oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane, a tym samym nie wezmą udziału w postępowaniu). 3. Ofertę można złożyć według wyboru: 1) pocztą/pocztą kurierską (adres: Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie, ul. Czechowska 19 pok. nr 5, Lublin), 2) osobiście w pok. nr 5 w LCK w Lublinie (adres jw.). 4. ofertę należy złożyć w kopercie/opakowaniu zabezpieczającym zawartość i opisać: (nazwa i adres Wykonawcy) Oferta w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na wybór brokera Strona 5 z 8

6 ubezpieczeniowego. Dostarczyć do dnia 4 listopada 2015 r. do godz. 15:00 do Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie, ul. Czechowska 19 pok. nr 5, Lublin VIII. Informacja na temat dokumentów, jakie należy złożyć wraz z ofertą: 6. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej: na ofertę składa się: 1) informacja dla Zamawiającego zawierająca wszystkie wymagane elementy określone w przepisie art. 26 ustawy o pośrednictwie ubezpieczeniowym w formie oryginału, 2) decyzja o posiadaniu zezwolenia na wykonywanie działalności brokerskiej wydana przez organ nadzoru oraz zaświadczenie o wpisie do rejestru brokerów ubezpieczeniowych, zgodnie z przepisem art. 20 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.) w formie oryginału lub kopii poświadczone za zgodność z oryginałem przez brokera 5 ; 3) opłacona polisa, a przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe z tytułu wykonywania działalności brokerskiej zgodna z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 lutego 2015 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. z 2015 r., poz. 275) 6. w formie oryginału, lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez brokera. Do polisy/innego dokumentu ubezpieczenia należy załączyć dowód opłacenia składki w formie oryginału, lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez brokera; 4) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonanie decyzji właściwego organu - wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę), 5 Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia zaświadczeń w odniesieniu do każdego z brokerów wskazanych w ofercie. 6 Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia polisy w odniesieniu do każdego z brokerów wskazanych w ofercie. Strona 6 z 8

7 5) aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę; 6) wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku doświadczenia - w formie oryginału - według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zaproszenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie - w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę; 7) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami w formie oryginału - według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zaproszenia; 7. W celu zdobycia punktów w kryteriach określonych w rozdz. VI, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia: 1) wykazu wykonanych lub wykonywanych (w przypadku usług ciągłych) usług - w formie oryginału - według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Zaproszenia, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie - w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę; 2) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami w formie oryginału - według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Zaproszenia; 3) pisemnej (podpisanej przez Wykonawcę) koncepcji świadczenia usługi na rzecz Zamawiającego w formie oryginału. 8. Oferta oraz załączone do niej dokumenty muszą być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do składania w imieniu Wykonawcy oświadczeń Strona 7 z 8

8 woli. W przypadku ustanowienia pełnomocnika Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w tym do składania w imieniu Wykonawcy oświadczeń woli. Pełnomocnictwo takie należy przedłożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Z pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać, do jakich czynności prawnych dana osoba/y została/y umocowana/e. Osoba/Osoby udzielająca/udzielające pełnomocnictwa musi/muszą figurować w aktualnym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy IX. Osoby upoważniony do kontaktu z Wykonawcami: Pani Kamila Donica tel , kamila.donica@lcklubelskie.pl, X. Informacja o wyborze oferty: O wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty za pomocą poczty elektronicznej (na adres wskazany w ofercie). XI. Umowa: Umowa w sprawie udzielenia zamówienia zostanie sporządzona przez Strony z wykorzystaniem wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszego Zaproszenia. XII. Załączniki: 1) Załącznik nr 1 do Zaproszenia - opis przedmiotu zamówienia; 2) Załącznik nr 2 do Zaproszenia - wzór wykazu wykonanych usług; 3) Załącznik nr 3 do Zaproszenia wzór wykazu osób uczestniczących w realizacji zamówienia; 4) Załącznik nr 4 wzór wykazu dodatkowych usług, 5) Załącznik nr 5 wzór wykazu dodatkowych osób uczestniczących w realizacji zamówienia, 6) Załącznik nr 6 wzór umowy. /-/ Radosław Dudziński Dyrektor Lubelskiego Centrum Konferencyjnego w Lublinie Strona 8 z 8