Kursy Intensywne Erasmusa IP 2012 Warszawa, 5 październik 2012 r. Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl Budżet - Koszty uprawnione: Art. II umowy finansowej mówi o okresie kwalifikowalności 1
Budżet - Koszty uprawnione: Art. III umowy finansowej mówi o nieprzekraczalnej wysokości dofinansowania Budżet - Koszty uprawnione: na organizację kursu intensywnego (IP); na podróż uczestniczących w kursie nauczycieli i studentów uczelni partnerskich, dla których miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej, włącznie z kosztami wizy; na utrzymanie uczestniczących w kursie nauczycieli i studentów uczelni partnerskich, dla których miejscowość, w której odbędzie się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej, włącznie z kosztami ubezpieczenia; 2
Budżet Wymogi minimalne: Projekt typu kurs intensywny powinien być przygotowany co najmniej przez 3 uczelnie/ instytucje z co najmniej 3 krajów uczestniczących w programie Erasmus, przy czym co najmniej jedna z uczelni musi być zlokalizowana w kraju członkowskim UE, W kursie powinno uczestniczyć od 10 do 60 studentów oraz do 20 nauczycieli, Kurs intensywny może trwać minimum 10 kolejnych dni roboczych, maksimum 6 tygodni z co najmniej 6 godzinami zajęć każdego dnia; Budżet - Koszty organizacji: Dofinansowanie kosztów organizacji i prowadzenia kursu intensywnego jest przyznawane w postaci kwoty ryczałtowej 5.540 należnej po udokumentowaniu uczestnictwa w kursie odpowiedniej liczby studentów i nauczycieli Erasmusa (zgodnie z Załącznikiem I). Może być ona wykorzystana na wydatki związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych. 3
Budżet Koszty podróży: Rzeczywiste koszty biletów - dla studentów i nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej; Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji podróż w Art.III.1 umowy; Budżet Koszty podróży: W przypadku podróży samochodem prywatnym - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum zalecany wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo spośród : - ceny biletu kolejowego, autokarowego, lotniczego na trasie przejazdu samochodem (na podstawie zaświadczenia od przewoźnika o cenie jednego, najtańszego biletu), - rozliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów i stawkę ryczałtową zgodna z wewnętrznymi zasadami danej organizacji przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż równowartość 0,22 ; Refundacja kosztów podróży przysługuje tylko jednej osobie (niezależnie od liczby osób podróżujących samochodem); 4
Dokumenty podróży samochodem osobowym Beneficjent musi posiadać dokumentację potwierdzającą wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo np. informacje ze stron zawierające cenę. Budżet Koszty podróży: Koszt przejazdu taksówką jest nieuprawniony jako koszt podróży; Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na podróż uczestników kursu są potwierdzenia dokonania płatności (Art.IV.2 umowy): faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe na podróż w obie strony; wskazujące, że podróż odbyła się w terminach podanych w Art. III umowy; W przypadku podróży samochodem prywatnym oświadczenie beneficjenta (studenta/nauczyciela) o podróży samochodem wraz z informacją o liczbie kilometrów oświadczenie woli podpisane przez daną osobę oraz zaświadczenie od przewoźnika o cenie biletu na danej trasie; 5
Budżet Koszty utrzymania: Kwota ryczałtowa obliczana na podstawie stawek ryczałtowych, określonych na osobę i dla czasu trwania danego kursu, włącznie z dniami podróży, na utrzymanie studentów oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej; Kwota obliczana zgodnie z zasadami i metodami kalkulacji przedstawionymi w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy (wniosku): - w przypadku studentów: przyjęta przez uczelnię/e stawka dzienna nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 1 w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy; - w przypadku nauczycieli: ustalona przez uczelnię/e stawka dzienna lub tygodniowa albo dwutygodniowa, nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla danego czasu trwania kursu/czasu pobytu nauczyciela na kursie w kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 2 w części 6.1 pkt. 3 Załącznika I do umowy; Budżet Koszty utrzymania: Z ryczałtu na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie danej miejscowości) i w przypadku dostępności środków tzw. kieszonkowe; Kieszonkowe może być wypłacone uczestnikom wyłącznie w wysokości, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą funduszy przyznaną uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy finansowej i kwotą kosztów poniesionych przez uczelnię koordynującą kurs na utrzymanie (zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne). Decyzję o kwocie kieszonkowego, wypłacanej poszczególnym studentom i nauczycielom podejmuje konsorcjum uczelni, z zachowaniem zasady równego traktowania; 6
Budżet Koszty utrzymania: Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy; Rozliczenie kwoty przyznanej uczelni na utrzymanie uczestników kursu następuje na podstawie określonych liczb osób i określonych stawek ryczałtowych; Wypłata kieszonkowego musi zostać potwierdzona w dokumencie np. liście płac, dokumencie KW, zawierającym dane osobowe i czytelny podpis osoby, która otrzymała kieszonkowe oraz wypłaconą danej osobie kwotę w EUR; Budżet Koszty utrzymania: Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na utrzymanie uczestników kursu są (Art.IV.2 umowy): potwierdzenia udziału w kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs; Dodatkowo imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy); bilety/dokumenty podróży poświadczające daty przyjazdu i wyjazdu uczestnika do/z miejscowości, w której odbywa się kurs; 7
Koszty utrzymania i koszty organizacji : Dofinansowanie tych kategorii jest udzielone w formie płatności ryczałtowej. Beneficjent musi być w stanie udowodnić, że działanie, na które udzielono dofinansowania, miało faktycznie miejsce i jest on zobowiązany przepisami prawa do posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej poniesione koszty. Kontrola dokumentów: Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na: organizację kursu: imienna lista obecności uczestników podpisana pierwszego i ostatniego dnia kursu (z informacją o np. kodzie uczelni macierzystej) i ankieta wypełniona przez każdego studenta; podróż uczestników: potwierdzenia dokonania płatności faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe na podróż w obie strony; utrzymanie: potwierdzenie udziału w kursie 8
Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty związane lub wynikające z realizacji kursu intensywnego. Budżet - Koszty uprawnione: poniesione w okresie kwalifikowalności kosztów, ściśle związane z realizowanym projektem i należące do jednej z trzech kategorii budżetowych, udokumentowane, niezbędne do realizacji projektu i uzasadnione, muszą być możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, 9
Budżet - Koszty uprawnione: zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, szczególnie pod względem efektywności kosztów i opłacalności, muszą zostać poniesione przez beneficjenta i być zapisane w księgach rachunkowych zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami rachunkowości oraz być zadeklarowane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami podatkowymi i o zabezpieczeniu społecznym; Wszystkie dokumenty, które stanowiły koszt realizowanego projektu muszą być właściwie opisane: Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus działanie kursy intensywne na realizację umowy nr kategoria budżetowa opis 10
Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty podróży i utrzymania dla nauczycieli i studentów uczelni koordynującej nie są uprawnione, jeżeli kurs intensywny odbywa się w miejscowości, w której uczelnia koordynująca ma siedzibę, koszty podróży i utrzymania dla nauczycieli i studentów uczelni partnerskiej nie są uprawnione, jeżeli kurs intensywny odbywa się w miejscowości, w której uczelnia partnerska ma siedzibę, koszty nie związane z realizowanym projektem, nie objęte żadną z kategorii budżetowych wymienionych w umowie art. III finansowanie działania, koszty otwarcia i prowadzenia rachunku, straty z tytułu różnic kursowych, Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty odsetek, koszty różnic kursowych, koszty prowadzenia rachunku, zbyt wysokie lub nieprzemyślane wydatki, zakup środków trwałych, koszty nie związane z realizowanym projektem, koszty nieudokumentowane, koszty zadeklarowane przez wnioskodawcę, a objęte innym działaniem lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej lub z innych źródeł, koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności kosztów, koszty nieudokumentowane, VAT jeżeli jest odliczany; 11
Przesunięcia w budżecie: W drodze wyjątku Beneficjent może dokonać przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budżetu utrzymanie i podróż, pod warunkiem, że to przesunięcie środków nie wpływa na realizację działania i że przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami budżetu nie przekracza 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych. Beneficjent powinien pisemnie poinformować NA o planowanym przesunięciu środków. Wszelkie kwoty w sprawozdaniu z realizacji kursu intensywnego powinny być wyrażone w EUR. W tym celu beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR. 12
Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu niezależnie od waluty rachunku wskazanego w art. V umowy finansowej. W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en. 13
W przypadku, gdy rachunek bankowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków poniesionych w PLN na EUR należy dokonywać wg kursu rzeczywistego banku NA z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta. W przypadku, gdy rachunek bankowy jest prowadzony w PLN, przeliczenia wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR będą dokonywane wg miesięcznego kursu obrachunkowego wymiany ustalonego przez KE z miesiąca dokonania przelewu płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta i dostępnego na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en. 14
Dziękuję za uwagę Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl 15