Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie. Program Erasmus

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Zasady realizacji projektu typu kurs intensywny w roku akademickim 2012/2013 Spotkanie informacyjne dla przedstawicieli uczelni koordynujących kurs, Warszawa, 5 października 2012 r. FUNDACJA ROZWOJU SYSTEMU EDUKACJI 1

2 Kurs intensywny uprawniony do otrzymania dofinansowania z budżetu programu Uczenie się przez całe życie - Erasmus Grupa realizująca projekt: co najmniej 3 uczelnie posiadające Kartę Uczelni Erasmusa z trzech różnych krajów uczestniczących w programie (w tym minimalnie jedna z UE); Czas trwania kursu intensywnego: minimum 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych dla studentów, obejmujących od 6 do 8 godzin zajęć związanych z tematem kursu dziennie, maksimum 6 tygodni zajęć dydaktycznych; Uczestnicy kursu: minimum 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs - maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli ze wszystkich szkół wyższych realizujących projekt; Miejsce realizacji kursu: kraj uczestniczący w programie Uczenie się przez całe życie ; 3 Kurs intensywny uprawniony do otrzymania dofinansowania z budżetu programu Uczenie się przez całe życie Erasmus (2) Okres 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych i minimalnej liczby 6 godzin zajęć dziennie nie obejmuje aktywności nie związanych bezpośrednio z tematyką kursu: - czasu kształcenia w formie wirtualnej np. e-learning, - dwóch dni podróży (przyjazdu i wyjazdu), - zajęć o charakterze integrująco-kulturalnym, - dni weekendu, - godzin/dnia oceny kursu przez studentów i/lub nauczycieli akademickich (ewaluacja kursu intensywnego), - ceremonii otwarcia i zakończenia kursu intensywnego, - działań organizacyjnych (np. czas wypłaty stypendium, podziału na grupy, etc.). Dni zajęć dydaktycznych mogą być oddzielone od siebie wyłącznie weekendem lub świętem państwowym; 4 2

3 Kraje uczestniczące w działaniach zdecentralizowanych programu Uczenie się przez całe życie w roku państw członkowskich UE (z uwzględnieniem następujących regionów: Wyspy Kanaryjskie, Gwadelupa, Martynika, Gujana Francuska, Wyspa Réunion, Azory, Madera); - 4 kraje EFTA-EOG (Islandia, Liechtenstein, Norwegia Szwajcaria); - Turcja i Chorwacja - kraje kandydujące; - kraje i terytoria zamorskie zgodnie z Decyzją Rady 2001/822/EC, aneksowaną Decyzją Rady 2007/249/EC 5 Prawo udziału w programie Uczenie się przez całe życie i w projekcie typu kurs intensywny Studenci i nauczyciele akademiccy uczelni uczestniczących w projekcie: - obywatele państw biorących udział w programie; - obywatele innych krajów, jeśli: są zarejestrowani na pełen cykl studiów (licencjackich, magisterskich lub doktoranckich) w tych szkołach wyższych (studenci) lub są zatrudnieni w tych uczelniach (nauczyciele), na podstawie przepisów określonych przez państwo-uczestnika programu, w którym znajduje się dana szkoła wyższa; Studenci będący stypendystami Erasmusa w uczestniczących w projekcie uczelniach w czasie trwania kursu intensywnego; W wyjątkowych przypadkach osoby nie spełniające ww. kryteriów, ale bez prawa dofinansowania udziału; Każdy student powinien uczestniczyć w danym kursie tylko jeden raz; 6 3

4 Umowa finansowa pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt struktura dokumentu Warunki szczególne; Warunki ogólne (obowiązujące dla całego programu Uczenie się przez całe życie - strona internetowa programu Erasmus); Załączniki do umowy finansowej: - I - Wniosek o dofinansowanie projektu (złożony przez uczelnię koordynującą w marcu 2012 r.); - II - Wykaz uprawnionych uczelni partnerskich; - III - Raport z realizacji kursu intensywnego (wzór opublikowany na stronie www programu Erasmus); - IV - Ankieta ewaluacji kursu intensywnego dla studenta uczestnika (wzór opublikowany na stronie www programu Erasmus); 7 Umowa finansowa pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt struktura dokumentu (2) Załączniki do umowy finansowej cd.: - V - Potwierdzenie otrzymania środków finansowych na dzień 31 grudnia 2012 (dotyczy wszystkich uczelni; wzór opublikowany na stronie www programu); - VI Przewodnik po Programie Uczenie się przez całe życie 2012 (opublikowany na stronie www programu Erasmus); - VII - Deklaracja wekslowa (dotyczy niektórych uczelni; wzór opublikowany na stronie www programu); Dokumenty dodatkowe: Wytyczne do raportów końcowych w programie "Uczenie się przez całe życie" - umowa 2012 (dotyczy wszystkich uczelni; dokument opublikowany na stronie www programu); 8 4

5 Warunki szczególne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt Cel dofinansowania: realizacja kursu intensywnego zgodnie z opisem w Załączniku I do umowy (wniosek o dofinansowanie); Okres obowiązywania umowy, wykorzystania, kontraktowania funduszy i płatności: określony indywidualnie dla każdego projektu w Art.II.2 umowy - wszystkie dokumenty finansowe powinny być wystawione i płatności powinny być dokonane w tym okresie; Terminy: - przeprowadzenia kursu intensywnego - określony indywidualnie dla każdego projektu w Art.III.1 umowy; - złożenia raportu z realizacji projektu 60 dni po zakończeniu kursu określony indywidualnie dla każdego kursu w Art.IV.2 umowy; 9 Warunki szczególne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt (2) Sposób komunikacji pomiędzy stronami: korespondencja pisemna z określeniem numeru umowy finansowej (np PL1-ERA ) i kodu Erasmusa uczelni w tytule/treści informacji (Art.VI umowy); Sposób przetwarzania danych osobowych: zgodnie z właściwymi regulacjami krajowymi i Komisji Europejskiej możliwość publikacji adresu strony internetowej projektu i ogólnego adresu , danych koordynatora projektu (Art.VIII i IX.6 umowy); Zobowiązanie beneficjenta do wykluczenia podwójnego finansowania projektu z budżetu Unii Europejskiej możliwość rozwiązania umowy przez FRSE-NA (Art.IV i IX.3 umowy); 10 5

6 Warunki szczególne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt (3) Beneficjent uczelnia powinna informować o otrzymanym dofinansowaniu z programu Uczenie się przez całe życie i zamieszczać logo programu we wszystkich rozpowszechnianych lub publikowanych dokumentach, na każdym produkcie lub materiale wyprodukowanym dzięki funduszom programu Erasmus, w każdym oświadczeniu lub wywiadzie, zgodnie z zasadami dotyczącymi identyfikacji wizualnej opublikowanymi przez Komisję Europejską pod adresem: uczelnia jest odpowiedzialna za treść publikacji (Art.IX.4); Uczelnia koordynująca nie powinna publikować logo Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji w ww. i własnych materiałach (np. listy obecności, strona internetowa projektu, zaświadczenia o udziale w kursie, etc.). FRSE nie współtworzy ww. materiałów i nie odpowiada za ich treść. 11 Warunki szczególne umowy finansowej - budżet projektu kursu intensywnego i rodzaje wydatków uprawnionych (Art. III i IV umowy) Koszty organizacji kursu intensywnego; Koszty bezpośredniego udziału określonych w umowie liczb studentów i nauczycieli akademickich z uczelni uczestniczących w projekcie i wymienionych w Załączniku II do umowy, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej: Koszty podróży studentów i nauczycieli, włącznie z kosztami wizy (TR), ale z wyłączeniem kosztów ubezpieczenia na czas podróży, anulowania podróży, zmiany rezerwacji, itp.; Koszty utrzymania studentów i nauczycieli, włącznie z kosztami ubezpieczenia i w sytuacji koniecznej - kosztami anulowania podróży; W przypadku udziału w kursie studentów niepełnosprawnych uczelnia może wnioskować o przyznanie dodatkowych środków na podróż i utrzymanie ze specjalnego funduszu programu Erasmus dla osób niepełnosprawnych - po zakończeniu rekrutacji, a przed realizacją kursu najpóźniej do 1 kwietnia 2013(informacja i dokumenty na stronie www programu Erasmus); 12 6

7 Budżet projektu - Koszty organizacji kursu intensywnego Kwota ryczałtowa, w wysokości 5540 EUR, do wykorzystania na wydatki związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych; Kwota przynależna konsorcjum uczelni i rozliczona pod warunkami: przeprowadzenia kursu, obejmującego minimum 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych z co najmniej 6 godzinami zajęć tematycznych w każdym dniu; udokumentowania udziału w kursie odpowiedniej liczby studentów i nauczycieli akademickich, zgodnie z Załącznikiem I do umowy, w tym co najmniej 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs; Przykładowe rodzaje wydatków - informacja w Załączniku I do umowy finansowej (część 6.1.1); Budżet projektu - Koszty organizacji kursu intensywnego (2) Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni na organizację kursu (Art.IV.2 umowy) są: imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy). W przypadku, kiedy nauczyciel nie przebywa na kursie przez cały okres jego trwania, podpis na liście obecności należy złożyć w pierwszym i ostatnim dniu pobytu danej osoby na kursie (daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w ramach terminu podanego w Art.III.1 umowy); ankieta ewaluacji kursu intensywnego wypełniona przez każdego studenta uczestnika kursu także z uczelni koordynującej/organizującej (wzór kwestionariusza Załącznik IV do umowy); 7

8 Wzór listy obecności uczestników kursu intensywnego (studentów i nauczycieli) List of participants (students/teaching staff).. (tytuł kursu intensywnego) LLP Erasmus Intensive Programme organised in/on (kraj, miejscowość i termin przeprowadzenia działania) No. 1 Family name and first name of participant Date of participant s arrival Signature of the participant Date of participant s departure Signature of the participant Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli Rzeczywiste koszty biletów (cena biletów i ewentualne opłaty związane z zakupem biletów - jeśli zakupu biletów dokonuje pośrednik, z którym uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy i konieczne jest uiszczenie opłaty agencyjnej) - dla/przez studentów i nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej - na trasie: miejscowość siedziby uczelni macierzystej uczestnika miejscowość realizacji kursu - miejscowość siedziby uczelni macierzystej uczestnika ; Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli dla liczb osób zapisanych w Art.III.1 umowy finansowej i do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w kategorii podróż w Art.III.1 umowy; 8

9 Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (2) Zalecany wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo; W przypadku podróży samochodem prywatnym - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum: refundacja kosztów podróży przysługuje tylko jednej osobie (niezależnie od liczby osób podróżujących samochodem) zgodnie z zapisami w punkcie 5 dokumentu Wytyczne do raportów końcowych w programie "Uczenie się przez całe życie - umowa 2012"; Wynajem środka transportu, jeśli koszt wynajmu jest równorzędny z kosztami podróży innymi środkami transportu według faktury; 17 Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (3) Koszt przejazdu taksówką jest nieuprawniony jako koszt podróży; Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na podróż uczestników kursu są potwierdzenia dokonania płatności (Art.IV.2 umowy): faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe; w przypadku podróży samochodem oświadczenie beneficjenta (studenta/nauczyciela) o podróży samochodem i oświadczenie od przewoźnika o cenie biletu na danej trasie dokumenty wymienione w punkcie 5 Wytycznych do raportów końcowych w programie "Uczenie się przez całe życie - umowa 2012 ; 18 9

10 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli Kwota ryczałtowa obliczana na podstawie stawek jednostkowych, określonych na osobę i dla czasu trwania danego kursu, włącznie z dniami podróży, na utrzymanie studentów oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej oraz liczb studentów i nauczycieli zapisanych w Art.III.1 umowy; Kwota obliczana zgodnie z zasadami i metodami kalkulacji przedstawionymi w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy: w przypadku studentów: przyjęta przez uczelnię/e stawka dzienna nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 1 w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy; w przypadku nauczycieli: ustalona przez uczelnię/e stawka dzienna lub tygodniowa albo dwutygodniowa, nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla danego czasu trwania kursu/czasu pobytu nauczyciela na kursie w kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 2 w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy; Studenci są zobowiązani uczestniczyć w kursie od pierwszego do ostatniego dnia jego trwania Subsistence costs maximum rates for students Table 1. Subsistence costs maximum rates for students Country Daily rate Monthly rate (30 days) AT Österreich BE Belgien / Belgique / België BG - Balgarija CH Schweiz/Suisse/ Svizzera CY Kypros CZ Česká republika DE Deutschland DK Danmark EE Eesti EL/GR Ellas ES España FI Suomi / Finland FR France HR Hrvatska HU Magyarország IE Eire / Ireland IS Island IT Italia LI Liechtenstein LT Lietuva LU Luxembourg LV Latvija MT Malta NL Nederland NO Norge PL Polska PT Portugal RO Romania SE Sverige SI Slovenia SK Slovensko TR Türkiye UK United Kingdom

11 Subsistence costs maximum rates for teaching staff Table 2. Subsistence costs maximum rates for teaching staff Country 1 day 2 days 3 days 4 days 5 days 6 days 1 week (7 days) 2 weeks (14 days) Additional amount per week (weeks 3-6) AT Österreich BE Belgien / Belgique / België BG - Balgarija CH Schweiz/Suisse/ Svizzera CY Kypros CZ Česká republika DE Deutschland DK Danmark EE Eesti EL / GR Ellas ES España FI Suomi / Finland FR France HR Hrvatska HU Magyarország IE Eire / Ireland IS Island IT Italia LI Liechtenstein LT Lietuva LU Luxembourg LV Latvija MT Malta NL Nederland NO Norge PL Polska PT Portugal RO Romania SE Sverige SI Slovenia SK Slovensko TR Türkiye UK United Kingdom Budżet projektu Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (2) Beneficjent może rozdysponować fundusze związane z działaniem zwanym mobilnością (podróż i utrzymanie) pomiędzy uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli lub zorganizować zakwaterowanie i/lub wyżywienie dla uczestników. W każdym przypadku, fundusze otrzymane na działania związane z mobilnością (podróż i utrzymanie) muszą być wykorzystane zgodnie z celem i zarządzane w przejrzysty sposób (Art.III.3 umowy); Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - dla liczb osób zapisanych w Art.III.1 umowy finansowej, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w kategorii utrzymanie w Art.III.1 umowy; 22 11

12 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (3) Z ryczałtu na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie danej miejscowości); Stypendium na utrzymanie może być wypłacone uczestnikom kursu w całości lub w części w zależności od przyjętego przez uczelnię sposobu zarządzania funduszami, przedstawionego w Załączniku I do umowy; W przypadku odpowiedzialności uczelni za zorganizowanie utrzymania i zakwaterowania stypendium może być wypłacone uczestnikom wyłącznie w wysokości, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą funduszy przyznaną uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy finansowej i kwotą środków finansowych poniesioną przez uczelnię koordynującą kurs na utrzymanie (zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne). 23 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (4) Decyzję o kwocie stypendium wypłacanej poszczególnym studentom i nauczycielom podejmuje konsorcjum uczelni, z zachowaniem zasady równego traktowania danej grupy uczestników kursu; Rozliczenie kwoty przyznanej uczelni na utrzymanie uczestników kursu następuje na podstawie określonych liczb osób i określonych stawek jednostkowych; Wypłata całej lub częściowej kwoty stypendium musi zostać potwierdzona w dokumencie, zawierającym dane i czytelny podpis osoby, która otrzymała stypendium oraz wypłaconą danej osobie kwotę w EUR; 24 12

13 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (5) Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na utrzymanie uczestników kursu intensywnego są (Art.IV.2 umowy): imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy); bilety/dokumenty podróży poświadczające daty przyjazdu i wyjazdu uczestnika do/z miejscowości, w której odbywa się kurs; potwierdzenie udziału w kursie - zaświadczenie dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs): Zaświadczenie studenta powinno zawierać uzyskaną liczbę punktów ECTS = kurs integralną częścią kształcenia; 25 Budżet projektu Przesunięcie środków W drodze odstępstwa od Artykułu13 Warunków Ogólnych i bez uszczerbku dla warunków finansowania określonych w Artykule III.1 i III.2 niniejszej Umowy, Beneficjent może podczas realizacji działania dokonać przesunięcia środków pomiędzy kategoriami budżetu utrzymanie i podróż pod warunkiem, że przesunięcie to nie wpłynie na realizację działania i nie przekroczy 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych. Przesunięcie nie może zmieniać stawek na utrzymanie i limitów na podróż określonych przez NA w Załączniku I do Umowy. Przed dokonaniem takiego przesunięcia Beneficjent powiadomi NA pisemnie (Art.III.5 umowy); 26 13

14 Budżet projektu Płatności Płatność zaliczkowa - 80% całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania do 45 dni od daty podpisania umowy finansowej przez FRSE; Wszystkie dowody płatności powinny być wystawione i płatności dokonane w okresie obowiązywania umowy i kwalifikowalności wydatków (także akonto płatności końcowej); Wszystkie płatności wynikające z realizacji projektu powinny być dokonywane wyłącznie z rachunku bankowego uczelni określonego w Art.V umowy finansowej i zgodnie z zapisami umowy; Wszystkie kwoty w raporcie z realizacji kursu intensywnego powinny być wyrażone w EUR; 27 Budżet projektu Płatności (2) Ostateczna kwota dofinansowania dla projektu jest ustalana na podstawie raportu z realizacji projektu jeśli raport nie wymaga korekty lub uzupełnienia do 45 dni od daty otrzymania raportu przez FRSE-NA; W zależności od wysokości ostatecznej kwoty dofinansowania uczelnia koordynująca otrzyma: płatność końcową do 20% przyznanej całkowitej kwoty dofinansowania do 45 dni od daty zatwierdzenia raportu przez FRSE-NA; lub wezwanie do zwrotu w przypadku wykorzystania na realizację projektu kwoty mniejszej od 80% płatności zaliczkowej; 28 14

15 Zmiany w realizacji projektu wymagające sporządzenia aneksu do umowy finansowej z FRSE-NA Aneks jest konieczny i przygotowywany w odpowiedzi na złożony przez uczelnię koordynującą uzasadniony, pisemny, wniosek w sytuacji zmiany: w składzie konsorcjum realizującego projekt (zmiana uczelni koordynującej praktycznie jest niemożliwa) konieczne jest przedstawienie nowego programu kursu z uwzględnieniem proponowanej zmiany; programu kursu intensywnego (znacząca modyfikacja) - konieczne jest przedstawienie nowego programu z uwzględnieniem proponowanej zmiany oraz informacji o wpływie zmiany na osiągnięcie celu; rachunku bankowego uczelni koordynującej; 29 Zmiany w realizacji projektu wymagające sporządzenia aneksu do umowy finansowej z FRSE-NA (2) zmniejszenia wysokości całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania projektu, spowodowane mniejszym niż zakładane wykorzystaniem funduszy w kategoriach podróż (np. niższe koszty podróży, mniejsza liczba osób) i utrzymanie (np. mniejsza liczba osób) umowy; miejsca i terminu prowadzenia kursu (wyłącznie w okresie obowiązywania umowy) - konieczne jest przedstawienie nowego programu kursu z uwzględnieniem proponowanej zmiany oraz informacji o wpływie zmiany na osiągnięcie celu; W każdym przypadku uczelnia koordynująca projekt jest zobowiązana złożyć uzasadniony, pisemny, wniosek przed zaistnieniem zmiany najpóźniej 1 miesiąc przed terminem złożenia raportu z realizacji kursu, określonym w Art.IV.2 umowy

16 Zmiany w realizacji projektu wymagające pisemnego potwierdzenia ze strony FRSE-NA Pisemne potwierdzenie ze strony FRSE - w odpowiedzi na złożoną/y przez uczelnię koordynującą informację/wniosek pisemną/y - jest wymagane w sytuacji zmiany: prawnego przedstawiciela uczelni koordynującej; koordynatora projektu w uczelni koordynującej projekt; programu kursu intensywnego (niewielka modyfikacja) - konieczne jest przedstawienie nowego programu z uwzględnieniem proponowanej zmiany oraz informacji o wpływie zmiany na osiągnięcie celu; wysokości kwot w kategoriach budżetu podróż i utrzymanie (przesunięcie środków na podstawie Art.III.5 umowy, czyli w ramach możliwego limitu); W każdym przypadku uczelnia koordynująca projekt jest zobowiązana złożyć uzasadniony, pisemny, wniosek przed zaistnieniem zmiany najpóźniej 1 miesiąc przed terminem złożenia raportu z realizacji kursu, określonym w Art.IV.2 umowy. 31 Warunki ogólne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt Przepisy prawne i administracyjne (między innymi regulacje dotyczące konfliktu interesów, zamówień publicznych, prawa własności/wykorzystania wyników, ewaluacji oraz warunki zawieszenia lub rozwiązania umowy); Postanowienia finansowe (określają szczegółowo warunki dokonywania płatności, ustalenia ostatecznej kwoty dofinansowania, sposób ewentualnego zwrotu środków finansowych, zasady kontroli i audytu, m.in. zobowiązanie beneficjenta do przechowywania dokumentacji projektu co najmniej przez 5 lat od daty dokonania płatności końcowej); 32 16

17 Warunki ogólne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt (2) Siła wyższa oznacza wszelkie nieprzewidywalne sytuacje lub zdarzenia o charakterze wyjątkowym pozostające poza kontrolą stron, uniemożliwiające którejkolwiek z nich wypełnienie jakichkolwiek spośród jej zobowiązań przewidzianych niniejszą Umową, nie wynikające z błędu lub zaniedbania stron oraz pozostające nie do pokonania pomimo dołożenia wszelkiej należytej staranności. Strona nie wywiązująca się ze zobowiązań umownych nie może powoływać się na usterki sprzętu lub materiałów bądź opóźnienia w ich udostępnieniu (o ile nie są spowodowane siłą wyższą ), spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe jako siłę wyższą (Art.8.1 WO umowy). 33 Rola uczelni koordynującej projekt typu kurs intensywny Odpowiedzialność za przygotowanie i zgodną z zasadami programu Erasmus realizację kursu; Odpowiedzialność za poprawne wykorzystanie środków finansowych; Odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji projektu (w tym kursu); 34 17

18 Dokumenty związane z realizacją projektu typu kurs intensywny - FRSE-NA i uczelnia koordynująca Prowadzenie i rozliczenie projektu: Umowa finansowa z FRSE-Narodową Agencją; Dokumenty potwierdzające wydatkowanie funduszy: - dobrą praktyką jest prowadzenie rejestru wszystkich wydatków związanych z projektem (np. w postaci dokumentu MS Excel, wypełnianego przez administratora projektu) na wewnętrzne potrzeby uczelni; - wydatki na organizację kursu powinny być dokonywane w zgodności z przepisami polskimi i kraju, w którym odbywa się kurs; Dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia poszczególnych kategorii środków finansowych (organizacja kursu intensywnego, podróż, utrzymanie); Załączniki do umowy finansowej: wniosek (Załącznik I), wykaz uprawnionych uczelni partnerskich (Załącznik II), potwierdzenie otrzymania środków (Załącznik V) i raport z realizacji projektu (Załącznik III); 35 Dokumenty związane z realizacją projektu typu kurs intensywny - FRSE-NA i uczelnia koordynująca (2) Prowadzenie kursu intensywnego cd.: program kursu z określeniem formy i liczby godzin zajęć, nazwisk wykładowców i ich uczelni macierzystych; imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela); ankieta ewaluacji kursu intensywnego wypełniona przez każdego uczestniczącego w kursie studenta (wzór Załącznik IV do umowy); zaświadczenie o udziale w kursie dla każdego uczestnika; materiały, publikacje powstałe w wyniku realizacji kursu/projektu i dofinansowane z programu Uczenie się przez całe życie -Erasmus; 36 18

19 Rozliczenie dofinansowania zasada podstawowa Kwota funduszy przyznana konsorcjum uczelni na realizację kursu intensywnego może być rozliczona wyłącznie w sytuacji, kiedy spełnione zostały kryteria formalne dotyczące kursu intensywnego: liczba dni kursu, w których odbywały się zajęcia dydaktyczne wynosi co najmniej 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych z co najmniej 6 godzinami zajęć tematycznych w każdym dniu; w kursie wzięło udział co najmniej 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie, wymienionych w Załączniku II do umowy, z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs - z prawem do finansowania. W przypadku niespełnienia ww. kryteriów wydatki poniesione z tytułu przeprowadzenia kursu intensywnego (organizacja, podróż, utrzymanie) są uznane za nieuprawnione. Raport z przeprowadzenia projektu typu kurs intensywny 1. Erasmus Intensive Programme (IP) FINAL REPORT FORM FOR THE BENEFICIARY: a) Formularz opisowy (części 1, 2, 4) - dokument online; b) IP Data Dictionaries 2012/ formularz finansowo - statystyczny (część 3) - dokument MS Excel, składający się z 3 arkuszy: - IP General Data Dictionary- IP _General ; - IP Student Mobility Data Dictionary - IP _SM ; - IP Teacher Mobility Data Dictionary - IP _TM ; c) Opis projektu dla celu upowszechniania i wykorzystania jego rezultatów (część 5, wzór NA). 2. Ankiety ewaluacji kursu wypełnione przez wszystkich studentów pozostają w dokumentacji uczelni koordynującej w części 1 raportu należy zamieścić wyniki ankietowania. Zarchiwizowane ankiety są przedmiotem kontroli prowadzonej/ zlecanej przez KE/NA. Brak ankiety spowoduje konieczność zwrotu dofinansowania. 19

20 Rozliczenie umowy z realizacji projektu kursu intensywnego Jedyny/e obowiązkowo składany/e wraz z raportem dokument/y, niezbędny/e dla celów rozliczenia projektu: imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela) w pierwszym i ostatnim dniu kursu lub dniu pobytu (w przypadku niektórych nauczycieli) kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem; Inne dokumenty, składane na życzenie FRSE-NA lub innej sprawdzającej instytucji (projekty, które zostaną wybrane do losowego bardziej szczegółowego sprawdzenia finansowego) - oryginały: potwierdzenie udziału w kursie (zaświadczenie dla każdego uczestnika o udziale w kursie, zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs i/lub inne odpowiednie dokumenty) uczelnie prowadzące działanie w pierwszym roku powinny załączyć kopie wzorów zaświadczeń o udziale w kursie dla studenta i wykładowcy; ankiety ewaluacji kursu intensywnego (studenci); faktury, rachunki, bilety, etc. potwierdzające wydatki na podróż; wyciągi z rachunku bankowego uczelni koordynującej, wskazanego w Art.V umowy finansowej z FRSE-NA; Dokumenty związane z realizacją projektu typu kurs intensywny - uczelnia koordynująca i instytucje partnerskie Rozliczenia Sposób 1 - Zaliczka do rozliczenia: - wniosek od uczelni partnerskiej o wypłacenie zaliczki w określonej kwocie wraz z kosztorysem wydatków; - informacja o dokumentach potrzebnych do rozliczenia zaliczki; Sposób 2 Refundacja wydatków zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami; - preliminarz budżetu projektu i uzgodnienie kosztów, które zostaną zrefundowane każdej uczelni partnerskiej; - informacja o dokumentach potrzebnych do dokonania refundacji; Według procedur/ rozwiązań / standardów stosowanych w uczelni koordynującej 40 20

21 Realizacja umowy finansowej pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt - kalendarz 1) Podpisanie umowy pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt; 2) Przekazanie uczelni 80% całkowitej kwoty dofinansowania zapisanej w umowie finansowej w formie płatności zaliczkowej - do 45 dni od daty podpisania umowy przez FRSE; 3) Złożenie potwierdzenia otrzymania środków przez uczelnię koordynującą do 15 stycznia 2013 r. 4) Przeprowadzenie kursu intensywnego przez konsorcjum uczelni w okresie pomiędzy 1 września 2012 a 31 sierpnia 2013; 41 Realizacja umowy finansowej pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt kalendarz (2) 5) Ewentualne zgłoszenie potrzeby zmniejszenia całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania najpóźniej 15 czerwca 2013; 6) Złożenie przez uczelnię koordynującą raportu z realizacji projektu (online) najpóźniej 60 dni po terminie zakończenia kursu; 7) Ocena raportu przez FRSE-NA i obliczenie należnej kwoty dofinansowania dla projektu do 45 dni od daty złożenia dokumentu (jeśli raport nie wymaga korekty i/lub uzupełnienia); 8) Przekazanie uczelni płatności końcowej do 20% całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania - do 45 dni od daty zakończenia oceny raportu lub wezwania do zwrotu niewykorzystanej kwoty; 42 21

22

23 / 45 y / 46 23

24 y / 47 24