Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Zarządzanie finansami w projektach mobilności LdV oraz projektach staży IVT finansowanych z PO KL
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE uprawnionymi wydatkami są tylko te, poniesione w okresie określonym w umowie, zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków, zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy, brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV, ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY NIEUPRAWNIONE VAT jeśli instytucja Beneficjenta może go odliczyć straty związane z różnicami kursowymi koszty nie związane z realizowanym projektem wydatki poniesione poza okresem uprawnienia kosztów koszty otwarcia i obsługi rachunku bankowego
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY UPRAWNIONE bezpośrednio związane z realizowanym projektem uzasadnione niezbędne do realizacji projektu poniesione zgodnie z zasadą racjonalnego zarządzania finansowego powstałe w okresie uprawnienia kosztów faktycznie poniesione przez beneficjenta i wprowadzone do jego ewidencji księgowej lub podatkowej oraz możliwe do zidentyfikowania i sprawdzenia
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY ZARZĄDZANIA Monitoring i kontrola projektu przed rozpoczęciem staży i w ich trakcie Usługi telekomunikacyjne, pocztowe, kserograficzne Zakup materiałów biurowych Wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarządzających projektem Wynagrodzenia ekspertów dokonujących ewaluacji projektu Sprzęt niezbędny do realizacji zadań w trakcie trwania projektu Odzież ochronna dla stażystów Opłaty za przelewy bankowe
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY PODRÓŻY podróż z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca odbywania stażu w kraju docelowym i z powrotem najtańszym, uzasadnionym środkiem transportu każdy uczestnik ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu tam i z powrotem KOSZTY PRZYGOTOWANIA K-P-J wynagrodzenia i/lub honoraria zakup materiałów (słowniki, przewodniki, materiały biurowe konieczne do przeprowadzenia przygotowania) koszty wydarzeń kulturalnych związanych z tematyką projektu (bilety do muzeów, teatrów) organizacja spotkań integrujących polskich beneficjentów w organizacji przyjmującej
OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY UTRZYMANIA Zakwaterowanie Wyżywienie Ubezpieczenie Przejazdy lokalne Kieszonkowe Udział osoby towarzyszącej: w projekcie biorą udział uczniowie (jeden opiekun/15 uczniów) w projekcie biorą udział osoby ze specjalnymi potrzebami lub osoby niepełnosprawne (bez ograniczenia liczby opiekunów)
POLITYKA KURSOWA Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych np. koszty podróży przy stażach/wymianach krótszych niż 12 tygodni. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategoriach: zarządzanie, przygotowanie oraz utrzymanie według stawki zryczałtowanej dla skali kosztów jednostkowych poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych.
POLITYKA KURSOWA Leonardo da Vinci Zarówno płatności zaliczkowe jak i końcowe mogą być przekazane przez FRSE w PLN lub EUR w zależności od waluty konta wskazanego przez beneficjenta w umowie finansowej. Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w EUR. UWAGA: Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu.
POLITYKA KURSOWA Leonardo da Vinci I. Zaliczka/zaliczki przekazywane na rachunki Beneficjentów prowadzone w PLN w przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w PLN do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w PLN na EUR należy stosować rzeczywisty kurs banku Narodowej Agencji z dnia wykonania płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta. Narodowa Agencja wystosuje do beneficjenta pismo z informacją o wysokości tego kursu oraz z datą przekazania płatności już po przekazaniu zaliczki. w przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej 1 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową 2. 1 dla pierwszej płatności zaliczkowej: od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów 2 dla ostatniej płatności zaliczkowej: do ostatniego dnia okresu kwalifikowalności kosztów
POLITYKA KURSOWA Leonardo da Vinci II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek bankowy prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&sea rchfield=&period=2009-2&delim=,&language=en Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o wysokości tego kursu oraz o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki.
POLITYKA KURSOWA Leonardo da Vinci II. Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Dla potrzeb przeliczenia wydatków poniesionych ze środków własnych, a podlegających zwrotowi na rzecz Beneficjenta w wyniku końcowego rozliczenia działania (płatność końcowa - maksymalnie do 20% przyznanych środków finansowych) proszę zastosować: miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home& SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en
POLITYKA KURSOWA Leonardo da Vinci W przypadku wydatków poniesionych w innej walucie niż PLN i EUR do przeliczeń na EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home& SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en
POLITYKA KURSOWA PROJEKTY IVT PO KL Obowiązek prowadzenia rachunku bankowego na potrzeby projektu w PLN. Zgodnie z umową finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w PLN.
POLITYKA KURSOWA PROJEKTY IVT PO KL W celu przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na walutę PLN należy zastosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&searchfi eld=&period=2009-2&delim=,&language=en na dzień dokonania płatności zaliczkowej przez FRSE na rzecz Beneficjenta. FRSE poinformuje beneficjenta w formie pisemnej płatności po przekazaniu zaliczki. o dacie przekazania
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI: Podstawowe kontrole mogą mieć miejsce: podczas realizacji projektu kontrola on-the-spot w siedzibie beneficjenta, kontroli podlega 5% losowo wybranych projektów po zakończeniu działania kontrola rutynowa - w siedzibie FRSE, kontroli podlega 100% projektów po zakończeniu działania kontrola desk check - w siedzibie FRSE, kontroli podlega 20% losowo wybranych projektów
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Podstawą do analizy finansowej jest część finansowa raportu końcowego, co oznacza, iż beneficjent nie przesyła wraz z raportem końcowym żadnej dokumentacji finansowej (np. listy dowodów księgowych, oryginałów dowodów księgowych). Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent na osobny wniosek Narodowej Agencji będzie zobowiązany dołączyć oryginały następujących dokumentów (na potrzeby kontroli typu desk check - w siedzibie NA):
DOKUMENTACJA PROJEKTU 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: podróż samolotem wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż autobusem wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników jeżeli nie wynika to z faktury; podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny;
DOKUMENTACJA PROJEKTU podróż samochodem prywatnym lub firmowym w zależności od tego, który wariant jest najtańszy: przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR wg kursu wskazanego przez Narodową Agencję do przeliczania wydatków w PLN na EUR (w przypadku LdV) lub wg. kursu z dn. ogłoszenia naboru do programu LLP (w przypadku projektów finansowanych z PO KL). lub na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego w zależności, który wariant jest najtańszy). Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.
DOKUMENTACJA PROJEKTU 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu zaświadczenie o uczestnictwie określające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).
Załączniki - Dowody księgowe Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczona ze środków LdV (IVT-POKL) w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej linii budżetowej, krótki opis czego dotyczy, dekrety, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych (B.1.1, B.1.2, itd.), zamieszczoną na stronie WWW: www.leonardo.org.pl / (http://pokl.frse.org.pl/staze-i-praktyki) ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg/dowód kasowy). Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy pozostałych kosztach
Załączniki - Dowody księgowe Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą zasadą: w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy.
Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe Życie : Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci.
Najczęstsze wady raportów: KONTROLA RUTYNOWA: brak wymaganych załączników, niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku, KONTROLA DESK CHECK: nieuporządkowana dokumentacja, błędy rachunkowe, zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, niezgodność danych finansowych prezentowanych w poszczególnych tabelach finansowych.
KONTAKT Zespół Rozliczeń Finansowych dla Leonardo da Vinci: Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145, ilubiak@frse.org.pl Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142 amyrcha@frse.org.pl
KONTAKT Zespół Rozliczeń Finansowych dla PO KL IVT: Sylwia Stanios tel. (22) 46 31 136, sstanios@frse.org.pl Małgorzata Lipska (22) 46-31-143 mlipska@frse.org.pl Milena Nowakowska (22) 46-31-148 mnowakowska@frse.org.pl z