BK-04.0914-41-1/09 Kraków, dnia.. Pan Tadeusz Zarawski Dyrektor Zespołu Szkół Ekonomicznych nr 3 ul. Miechowity 6 w Krakowie Referat Kontroli Finansowej Biura Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa przeprowadził na podstawie upoważnienia nr 22/2009, podpisanego przez Prezydenta Miasta Krakowa, kontrolę kompleksową gospodarki finansowej, w kierowanej przez Pana jednostce, której wyniki zostały ujęte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli. Badaniem kontrolnym objęto zagadnienia dotyczące: - organizacji jednostki w zakresie gospodarki finansowej, - księgowości i sprawozdawczość budżetową, - wykonania planu finansowego, - gospodarki pieniężnej i rozrachunków, - gospodarki rzeczowymi składnikami majątku (w tym inwentaryzacja), - gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, - gospodarki prowadzonej w formie rachunku dochodów własnych. I. Ocena działalności kontrolowanej jednostki 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej stwierdzono: W jednostce istnieje potrzeba usprawnienia mechanizmów kontroli finansowej, gdyż nieprawidłowości występujące w jednostce pewnym zakresie były konsekwencją ich nieskuteczności. W jednostce stwierdzono naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów w zakresie gospodarki finansowej. 2. Ustalenia kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: w zakresie organizacji jednostki w zakresie gospodarki finansowej: 1. opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w sposób nie w pełni spełniający wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) poprzez m.in.: 1
nieokreślenie w ww. dokumentacji zasad oraz techniki prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, o czym mowa w art. 10, ust. 1, pkt 3, lit. a ustawy o rachunkowości, niedostosowanie wykazu kont księgowych ujętych w Zakładowym Planie Kont w zakresie ewidencji kosztów wg rodzajów do faktycznie prowadzonej ewidencji księgowej oraz niedostosowanie ZPK do wykazu kont określonych w załączniku nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.), 2. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez pracownika pełniącego równocześnie funkcję kasjera. Nierozdzielnie powyższych zadań pomiędzy dwóch pracowników powoduje niewdrożenie mechanizmów kontroli mających na celu ograniczenie ryzyka związanego z obrotem środkami pieniężnymi i stanowi o niewypełnieniu wymogów określonych w punkcie 13 Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 7 poz. 58), 3. opracowanie Instrukcji określającej tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji majątku, w sposób nie w pełni spełniający wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości poprzez m.in.: ujęcie w treści Instrukcji zapisów umożliwiających odstąpienie od przeprowadzania inwentaryzacji stanu należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, co stanowi o nierespektowaniu postanowień art. 26 ustawy o rachunkowości, nieujęcie w treści Instrukcji zapisów stanowiących o obowiązku inwentaryzacji użytkowanych w jednostce wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, a także nieokreślenie metod, form i terminów inwentaryzacji tych składników. Powyższe działanie może być przyczyną nieprawidłowego wykonywania kontroli w tym zakresie przez pracowników jednostki i świadczy o niezastosowaniu się do standardów nr 10 i nr 14 określonych w załączniku nr 1 do Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. nr 7 poz. 58), 4. nieokreślenie w opracowanym Regulaminie udzielania zamówień publicznych w ZSE nr 3 w Krakowie procedury odnośnie kontrolowania wydatków poniżej 14 tys. euro dokonywanych ze środków publicznych zgodnie z wymogami określonymi w art. 47 ust 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 z późn. zm.) w związku z art. 44 ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem specyfiki działania jednostki, w zakresie realizacji planu finansowego (planowane i sprawozdawczość 5. ewidencjonowanie wpływających na rachunek bankowy zwrotów po stronie Wn konta 130 w korespondencji ze stroną Ma konta 234 bez zastosowania zapisu technicznego, co w konsekwencji powodowało, iż dane widniejące po stronie Ma konta 130 były wyższe od danych wykazanych w kolumnie wydatki wykonane sprawozdania Rb- 28S. Działanie narusza zapisy pkt 17 załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ), który mówi, cyt.: na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. 2
6. sporządzanie kolumny wydatki wykonane sprawozdania budżetowego Rb-28S nie na podstawie obrotów strony Ma konta 130, a na podstawie sald konta 130, pozostaje w sprzeczności z 12 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ), który stanowi, iż cyt.: Jeżeli przepisy dotyczące sprawozdań nakładają obowiązek: 1) wykazywania w sprawozdaniach obrotów na określonych kontach - stosowana technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów oraz zapisami pkt 17 załącznika nr 2 do rozporządzenia jw. 7. dokonywanie zapisu nieodzwierciedlającego rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej, co świadczy o nieprowadzeniu ewidencji księgowej na podstawie dowodów źródłowych (naliczenie czynszu lokalu mieszkalnego nr 1). Powyższe działanie narusza art. 4 ust. 2 i art. 20 ust. 2 a w konsekwencji stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 8. ujmowanie dochodów budżetowych z tytułu 5% z dodatniego salda rachunku bankowego rachunku dochodów własnych w paragrafie 0970, co jest niezgodne z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 r. nr 107 poz. 726 z późn. zm.). Powyższe dochody winny być zaklasyfikowane do paragrafu 0920 Pozostałe odsetki. w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi 9. nieustalenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla ewidencji ilościowej, uwzględniających wartość i rodzaj poszczególnych grup rzeczowych składników majątku posiadanego przez jednostkę, co pozostaje w sprzeczności z zapisami art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 10. nieprawidłowe klasyfikowanie składników majątku, co pozostaje w sprzeczności z zapisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), np.: budynek szkolny zaklasyfikowany został do grupy 1 podgrupy 17 rodzaju 171, a winno być do grupy 0, podgrupy 10, rodzaju 107. Ponadto jednostka nie ustaliła klasyfikacji dla środka trwałego monitoring szkolny, w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 11. dokonywanie ze środków ZFŚS wydatków na opłaty bankowe oraz organizowanie spotkań integracyjnych, co pozostaje w sprzeczności z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.). II. Zalecenia pokontrolne W celu wyeliminowania wyżej opisanych nieprawidłowości oraz uniknięcia powstania ich w przyszłości należy: w zakresie organizacji jednostki w zakresie gospodarki finansowej: 1. opracować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, a w szczególności: określić w ww. dokumentacji zasady oraz technikę prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, dostosować ZPK do faktycznie prowadzonej ewidencji księgowej, 3
2. rozdzielić między różnych pracowników obowiązki w zakresie prowadzenia kasy i prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, stosownie do zapisów wynikających z Komunikatu Nr 13 w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, 3. opracować Instrukcję określającą tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji majątku zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, a w szczególności: wprowadzić obowiązek inwentaryzowania należności i zobowiązań zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, a także uwzględnić zapisy dotyczące inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, 4. uwzględnić w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w ZSE nr 3 w Krakowie procedury odnośnie kontrolowania wydatków dokonywanych ze środków publicznych poniżej 14 tys. euro zgodnie z wymogami określonymi w art. 47 ust 3 ustawie o finansach publicznych w związku z art. 44 ww. ustawy, w zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej: 5. stosować zapis techniczny w celu ustalenia prawidłowej wysokości obrotów na koncie 130 Rachunek bieżący", do czego zobowiązują zapisy zawarte w pkt. 17 załącznika nr 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ), 6. sporządzać sprawozdanie budżetowe Rb-28S na podstawie obrotów strony Ma konta 130, zgodnie z 12 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz zgodnie z 8 ust.2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej cyt. w kolumnie Wydatki wykonane wykazuje się zrealizowane wydatki na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego, 7. ujmować zdarzenia, w tym operacje gospodarcze w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną do czego zobowiązuje art. 4 ust. 2 oraz art. 20 ust 2 ustawy o rachunkowości, 8. ujmować dochody budżetowe z tytułu 5% z dodatniego salda rachunku bankowego rachunku dochodów własnych w paragrafie 0920 Pozostałe odsetki zgodne z wymogami rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków ( ), w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi 9. ustalić metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla ewidencji ilościowej, uwzględniając wartość i rodzaj poszczególnych grup rzeczowych składników majątku posiadanego przez jednostkę, zgodnie z zapisami art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, 10. klasyfikować składniki majątku zgodnie z zapisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, w zakresie gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 11. przeznaczać środki finansowe ZFŚS wyłącznie na cele wskazane w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Proszę również wyeliminować inne uchybienia opisane szczegółowo w protokole kontroli. III. IV. Osoba odpowiedzialna za realizację zaleceń pokontrolnych: Pan Tadeusz Zarawski Dyrektor Zespołu Szkół Ekonomicznych nr 3. Termin realizacji zaleceń pokontrolnych: 4
Zalecenia nr 1, 3, 4 termin: 31.08.2009 r. Zalecenia nr 2,5,6,7,8,9,10,11 termin: od zaraz. V. Termin złożenia sprawozdania z przebiegu realizacji zaleceń pokontrolnych: Sprawozdanie z wykonania niniejszych zaleceń proszę przesłać w terminie do dnia 24.07.2009 r. do Referatu Kontroli Finansowej Bira Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa, ul. Bracka 10. Pouczenie: Zgodnie z 14 ust. 1 Regulaminu przeprowadzania kontroli finansowej przez Biuro Kontroli Wewnętrznej UMK wprowadzonego zarządzeniem nr 2252/2008 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 6.11.2008 r. jednostki, w stosunku do których sformułowane zostały zalecenia pokontrolne obowiązane są do sporządzania sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie określonym w pkt V wystąpienia pokontrolnego według wzoru określonego w załączniku nr 3 do ww. Regulaminu. Otrzymują: 1. Adresat 2. a/a do wiadomości: 1. Pani Elżbieta Lęcznarowicz Zastępca Prezydenta Miasta Krakowa 2. Pan Lesław Fijał Skarbnik Miasta Krakowa 3. Pan Jan Żądło Dyrektor Wydziału Edukacji 5