PKN ORLEN S.A. Zapytanie o informacje nr 10177987 Dotyczy: Drukarki wielofunkcyjne dla Stacji Paliw PKN ORLEN S.A. Wersja: 1.0. Data: 15.03.2011 1 Ul. Chemików 7 1 z 10
1. KLAUZULA OCHRONY INFORMACJI Dostawca zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z faktu otrzymania niniejszego Zapytania, jako poufne. Dostawca dołoży wszelkich starań, aby przekazane w niniejszym zapytaniu informacje przekazane przez PKN ORLEN, były chronione za pomocą tych samych środków, co materiały chronione Dostawcy. Informacje dotyczące faktu zaproszenia Dostawcy do odpowiedzi na niniejsze zapytanie, faktu odpowiedzi, oraz prowadzenia rozmów handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Dostawcę jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody PKN ORLEN na przekazanie takich informacji. W przypadku, jeżeli Dostawca, który otrzymał niniejsze Zapytanie, nie zgadza się z powyższymi klauzulami, niniejszy materiał powinien zostać natychmiast zwrócony do PKN ORLEN, a wszystkie kopie (elektroniczne jak i papierowe) zniszczone. 2 Ul. Chemików 7 2 z 10
2. WSKAZÓWKI DLA OFERENTÓW 2.1 POTWIERDZENIE UDZIAŁU Oferenci chcący złożyć odpowiedź w przedmiotowym procesie, zobligowani są do potwierdzenia swojego uczestnictwa do dnia 18.03.2011r. do godz. 12.00. Potwierdzenie o którym mowa powyżej powinno zostać przesłane drogą mailową do osoby wskazanej w punkcie 2.3 niniejszego Zapytania Ofertowego. 2.2 ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE OFERTOWE Odpowiedzi na niniejsze zapytanie o informacje powinny zostać przesłane przez potencjalnych Partnerów do 25.03.2011r., do godziny 12.00 w zahasłowanym pliku. Hasło umożliwiające odczytanie oferty powinno być przesłane przez Oferenta drogą mailową do osoby wymienionej w pkt. 2.3 niniejszego zapytania ofertowego w terminie do 25.03.2011r. do godziny 14.00 jednak nie wcześniej niż o godzinie 13.00. Wymagana forma odpowiedzi to jednolity dokument w formacie DOC lub PDF przesłany emailem do osób odpowiedzialnych za proces z ramienia Biura Zakupów. Objętość dokumentu nie powinna przekraczać 100 stron standardowego tekstu (~1800 znaków na stronę). 2.3 OSOBY KONTAKTOWE Osobą odpowiedzialną za proces ze strony Biura Zakupów jest: Tomasz Markowski Biuro Zakupów PKN ORLEN S.A. Ul. Chemików 7, 09-411 Płock, Polska Tel. +48 (24) 256-77-27 E-mail: tomasz.markowski@orlen.pl 3 Ul. Chemików 7 3 z 10
2.4 OCENA ODPOWIEDZI Ocenę odpowiedzi dokonuje powołany w tym celu zespół oceniający. W oparciu o przesłane informacje zespół oceniający dokona oceny wszystkich odpowiedzi na podstawie ustalonych wcześniej kryteriów i ich wagi. Za najlepsze rozwiązanie zostanie uznany produkt w największym stopniu spełniający kryteria PKN ORLEN pod względem merytorycznym i handlowym. Spółka niezwłocznie powiadomi oferentów o wyniku postępowania albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru. 2.5 DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW W trakcie przygotowania odpowiedzi na niniejsze Zapytanie, Dostawca ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego Zapytania. Pytania muszą być kierowane w formie pisemnej (e-mail) do osoby wskazanej do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania. Termin składania pytań: 21.03.2011 r. godz. 12.00 Na podstawie zadanych pytań zespół po stronie PKN ORLEN przygotuje jednolitą informację zwrotną taką samą dla wszystkich Dostawców, którzy potwierdzą swój udział w przedmiotowym procesie. Jednocześnie PKN ORLEN zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. 4 Ul. Chemików 7 4 z 10
2.6 ZASTRZEŻENIA PKN ORLEN PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na Zapytanie. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania (zamknięcia) procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zapraszającego. Niniejsze Zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i innych k.c.. 5 Ul. Chemików 7 5 z 10
3. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES PROJEKTU Wymagania techniczne: - Drukowanie drukowanie czarno-białe format A-4 szybkość drukowania do 35 str./min zamontowany podajnik wewnętrzny duplex (opcja) - Kopiowanie kopia czarno-biała możliwość kopiowania dwustronnego - Skanowanie skanowanie kolorowe - Fax możliwość wysyłania i odbierania wiadomości fax z wykorzystaniem modułu sieciowego możliwość wysyłania grupowego, opóźniania transmisji, rozgłaszania i przekazywania fax-ów - Moduł sieciowy możliwość współużytkowania (obsługa drukarki w sieci) wysyłanie i odbieranie wiadomości email wraz z załącznikami (PDF, JPG, TIFF, etc.) 6 Ul. Chemików 7 6 z 10
- Ogólne zwarta budowa i niewielkie gabaryty solidna i trwała obudowa łatwość obsługi czytelny wyświetlacz i intuicyjna obsługa interface-u powszechna dostępność materiałów eksploatacyjnych - Wymagania dodatkowe: Oferent określi architekturę rozwiązania uwzględniającą wszystkie wymagania: środowisko, oprogramowanie, etc. i funkcjonalność systemu centralnego, służącego do ewidencji i podglądu zdarzeń urządzeń (preferowane środowisko Windows i bazy danych MSSQL). Oferent określi opis architektury i wszelkich wymagań sprzętowych i programowych w celu prawidłowej funkcjonalności urządzenia; Oferent określi wydajność materiałów eksploatacyjnych zgodnie z normą: ISO/IEC 19752 3.2 DOSTAWY I SERWIS Oferent przedstawi warunki dostawy urządzeń biorąc pod uwagę: - możliwości dostaw w określonym interwale czasowym Oferent przedstawi warunki świadczenia serwisu proponowanych urządzeń w okresie gwarancyjnym, jak i po-gwarancyjnym (firmy serwisowe, lokalizacje punktów, warunki serwisu, itp.). Oferent określi możliwość rozszerzenia gwarancji do 3 lat i 5 lat wraz z idącymi z tego tytułu kosztami. 7 Ul. Chemików 7 7 z 10
3.3 WYMAGANIA REFERENCYJNE Oferent przedstawi referencje wykorzystania swoich produktów w zakresie sprzedaży i instalacji z ostatnich 2 lat działalności oraz ilości zainstalowanych urządzeń w Polsce i w Europie. 3.4 SPECYFIKACJA CENOWA Oferent zobowiązany jest do przedstawienia cen produktów (włącznie z gwarancją), w ujęciu ilościowym dla poniższych wolumenów, przy założeniu, iż są to ilości szacowane: a) 500 szt., b) 1000 szt., c) 1500 szt. Uwaga: Oferent powinien potwierdzić gotowość udostępnienia do testów urządzeń będących przedmiotem Zapytania o Informację. 8 Ul. Chemików 7 8 z 10
3.5 WYMAGANIA WOBEC OFERTY / OFERENTA Oferent zobowiązany jest dostarczyć w formie dodatkowego dokumentu lub informacji pisemnej w ofercie: - Kopia aktualnego KRS lub innego odpowiedniego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (dotyczy także ewentualnych podwykonawców); - Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS oraz zobowiązań podatkowych (dotyczy także ewentualnych podwykonawców);. - Oświadczenie, że wobec Oferenta nie jest prowadzone postępowanie likwidacyjne oraz nie znajduje się w stanie upadłości (dotyczy także ewentualnych podwykonawców); - Akceptacja terminu płatności (90dni); - specyfikacja techniczna dla każdego z oferowanych urządzeń 9 Ul. Chemików 7 9 z 10
4. DODATKOWE INFORMACJE Oczekujemy wyczerpujących i konkretnych odpowiedzi na wszystkie podane w zapytaniu zagadnienia. Odpowiedzi tych należy udzielić w formie zwięzłych opisów, a tam gdzie to jest wymagane w formie tabelarycznej. Zalecane jest załączenie dodatkowych opisów technicznych, które mogą pomóc w lepszym zrozumieniu oferowanych produktów. Jeżeli którekolwiek z wymagań wyszczególnionych w Zapytaniu nie jest spełnione w części lub w całości, prosimy o wyraźne zaznaczenie tego faktu. W celu ułatwienia analizy ofert wymagana jest jej określona organizacja według punktów podanych poniżej: o Streszczenie o Profil oferenta o Szczegółowy opis proponowanego rozwiązania część merytoryczna o Cena część handlowa Dodatkowo PKN ORLEN w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie oczekuje informacji na temat czasu realizacji dostarczenia proponowanych rozwiązań. Termin płatności 90 dni od daty otrzymania faktury VAT. PKN ORLEN SA nie ponosi odpowiedzialności za treści ogłoszeń przetargowych, publikowanych na stronach internetowych innych niż www.orlen.pl i dotyczących PKN ORLEN SA. Dostęp do ogłoszeń przetargowych na stronie www.orlen.pl jest bezpłatny. 10 Ul. Chemików 7 10 z 10